# Kelola.co Help Center - Complete Documentation > Full documentation export optimized for AI consumption > Generated: 2026-02-15T05:16:06.517Z > Source: https://help.kelola.co --- ## Table of Contents 1. [Overview](#overview) 2. [English Documentation](#english-documentation) 3. [Dokumentasi Bahasa Indonesia](#dokumentasi-bahasa-indonesia) 4. [เอกสารภาษาไทย](#เอกสารภาษาไทย) 5. [Technical Reference](#technical-reference) 6. [Frequently Asked Questions](#frequently-asked-questions) --- ## Overview Kelola.co is an inventory-first business-management platform built for micro, small, and medium enterprises (MSMEs). It centralizes stock, sales, profit tracking, and staff collaboration in a single cloud workspace. ### Key Capabilities - Real-time stock control with low-stock alerts - Automated financial reports (P&L, cash flow) - Role-based staff access (up to 100 staff on higher tiers) - Omnichannel: Android, iOS, and modern browsers - Industry-agnostic: retail, F&B, electronics, agriculture, cosmetics, and more ### Supported Platforms - Android 8+ (Google Play) - iOS 13+ (App Store) - Web browsers: Chrome, Safari, Edge, Firefox ### Languages Supported - Bahasa Indonesia - English - Thai, Vietnamese, Filipino, Arabic, Malay --- ## English Documentation ### About Kelola #### Data Security > Secure and reliable cloud-based data storage system at Kelola.co Kelola.co utilizes a modern and secure cloud-based data storage system. Every piece of data you enter - from financial records and transactions to other important information - is automatically stored on our protected servers, not just on your device. Key benefits of our cloud system: - Your data remains secure even if devices are lost or damaged - Access financial information from any device - Regular automatic backups As an independent platform, Kelola.co has no affiliations with banks, fintech companies, or any financial institutions. We are fully committed to protecting your privacy - your financial information will never be shared or sold to third parties. This independence allows us to focus entirely on one thing: protecting and managing your financial data with the highest security standards. --- #### How to Download Kelola.co App > Complete guide on how to download and install Kelola.co app on Android, iOS, and Web To download the Kelola.co app, you can follow these steps. The app is available for Android and iOS devices, or can be accessed through a web browser if the mobile apps are not available. ## How to Download Kelola.co App on Android 1. Open Google Play Store on your Android device 2. Search for "Kelola.co" 3. Select the app and tap "Install" 4. Once installed, open the app and login using your email 5. Choose "Create Business" if you don't have a store yet or "Join Business" ## How to Download Kelola.co App on iOS 1. Open App Store on your device 2. Search for "Kelola.co" 3. Select the app and tap "Get" to install 4. Once installed, open the app and login or create a new account 5. Login using your email 6. Choose "Create Business" if you don't have a store yet or "Join Business" ## Accessing via Website You can use your laptop or PC to access via website: 1. Open your browser (Chrome, Safari, etc.) and visit "web.kelola.co" 2. Create an account or login by clicking "Continue with Google" 3. Choose "Create Business" if you don't have a store yet or "Join Business" --- #### About Kelola.co > A technology platform for managing SME operations **Kelola.co** is a cutting-edge technology platform designed to simplify and streamline business operations for micro, small, and medium enterprises (MSMEs). With user-friendly features and a focus on operational efficiency, Kelola.co empowers businesses to manage their inventory, finances, and team collaboration effortlessly. --- ## **Why Choose Kelola.co?** ### **1. Comprehensive Features for MSME Operations** - **Inventory & Stock Management** Monitor your stock in real-time and receive alerts to avoid running out of essential items. - **Automated Financial Reports** Generate detailed and easy-to-read financial reports without the hassle of manual calculations. - **Product Movement Tracking** Track incoming and outgoing products seamlessly, ensuring organized and accurate records. - **Staff Access Control** Add up to 100 team members and assign custom access levels based on their roles. ### **2. Accessible Across Multiple Devices** Stay connected to your business operations anytime, anywhere, through: - Android smartphones - iPhones - Desktop computers ### **3. Designed for Diverse Industries** Kelola.co is versatile and caters to various business sectors, including: - Retail and General Stores - Healthcare - Electronics - Manufacturing - Logistics - Agriculture - Cosmetics ### **4. Free to Use** Kelola.co offers a free plan that eliminates the need for expensive software, providing an affordable digitalization solution for small businesses. --- ## **How Kelola.co Benefits Your Business** - **Boost Operational Efficiency** Save time and resources with an intuitive system that simplifies day-to-day management. - **Reduce Losses** Avoid overstocking or running out of inventory with intelligent stock tracking and alerts. - **Drive Business Growth** Focus on scaling your business while Kelola.co handles the operational complexities. --- ## **Start Transforming Your Business Today!** Take the first step toward smarter, more efficient business management with **Kelola.co**. Download the app for free and experience its benefits for yourself! [Learn More at Kelola.co](https://kelola.co) --- ### account #### Account and Profile Management > Complete guide to managing your Kelola account settings. Learn to update profile, change language, configure notifications, and manage security. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Update your profile information - Change app language - Configure notifications - Manage security settings - Export your data --- ## Accessing Account Settings 1. Tap **"Account"** (bottom right) 2. View your profile 3. Tap **"Settings"** for more options --- ## Profile Management ### Updating Personal Information 1. Go to **Account → Edit Profile** 2. Update: - Name - Email - Phone number - Profile photo 3. Tap **"Save"** ### Changing Password 1. Go to **Account → Security** 2. Tap **"Change Password"** 3. Enter: - Current password - New password - Confirm new password 4. Tap **"Update"** > **Tip:** Use a strong password with letters, numbers, and symbols. --- ## Language Settings ### Changing App Language 1. Go to **Account → Language** 2. Select from available languages: - English - Bahasa Indonesia - Thai - And more... 3. App restarts with new language --- ## Notification Settings ### Configuring Notifications 1. Go to **Account → Notifications** 2. Toggle notifications: - **Stock Alerts** — Low inventory warnings - **Transaction Alerts** — Daily summaries - **Staff Activity** — Team updates - **App Updates** — New features ### Push Notifications Enable on your device: - iOS: Settings → Notifications → Kelola - Android: Settings → Apps → Kelola → Notifications --- ## Security Settings ### Two-Factor Authentication (2FA) If available: 1. Go to **Account → Security** 2. Tap **"Enable 2FA"** 3. Follow setup steps 4. Save backup codes ### Session Management View active sessions: 1. Go to **Account → Security** 2. View **"Active Sessions"** 3. Log out from other devices if needed --- ## Data Management ### Exporting Your Data 1. Go to **Account → Data Export** 2. Select data type: - Products - Transactions - Customers - Complete backup 3. Choose format (CSV, Excel, PDF) 4. Tap **"Export"** 5. Download file ### Deleting Account ⚠️ **Warning:** This is permanent! 1. Go to **Account → Settings** 2. Scroll to **"Delete Account"** 3. Read warnings 4. Confirm deletion 5. Enter password > **Note:** Business data may be retained for legal purposes. --- ## App Settings ### Display Preferences - **Theme** — Light/Dark mode - **Currency** — Default currency - **Date Format** — Your preference ### Printer Settings 1. Go to **Account → Printers** 2. Add Bluetooth printer 3. Configure receipt format 4. Test print --- ## Best Practices ✅ **Keep information current** - Update email if it changes - Verify phone number - Refresh profile photo ✅ **Security first** - Use strong password - Enable 2FA if available - Log out from shared devices ✅ **Regular backups** - Export data monthly - Keep backups secure - Test restoration process --- ## Troubleshooting ### "Can't change email" - Email may be in use - Verification required - Contact support ### "Notifications not working" - Check phone settings - Verify app permissions - Reinstall app if needed ### "Data export fails" - Check internet connection - Try smaller date range - Contact support for large exports --- ## FAQ **Q: Can I have multiple accounts?** A: Yes, but one account can join multiple businesses. **Q: What happens if I forget my password?** A: Use "Forgot Password" on login screen to reset. **Q: Can I transfer my account to someone else?** A: No, but you can invite them to your business. --- ### barcode #### Printing Barcode Labels > Guide to printing barcode labels for your products. Learn about label formats, printer setup, and best practices for professional product labeling. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Generate barcode labels for products - Choose the right label format - Set up label printers - Apply professional labeling standards --- ## When to Print Barcode Labels ### Products Without Barcodes Print labels for: - Raw materials - Repackaged goods - Handmade items - Fresh produce - Bulk items ### Internal Tracking Use your own barcodes for: - Better inventory control - Faster checkout - Reduced errors - Professional appearance --- ## Label Information ### What to Include on Labels **Essential:** - Barcode (scannable) - Product name - SKU **Recommended:** - Price - Date printed - Batch/lot number **Optional:** - Company logo - Product description - Expiry date ### Label Size Options | Size | Use Case | Printer Type | |------|----------|--------------| | 30mm × 20mm | Small items | Desktop label printer | | 50mm × 25mm | Standard products | Desktop label printer | | 80mm × 50mm | Large items, pallets | Industrial printer | | Continuous roll | Variable lengths | Roll-fed printer | --- ## Generating Barcodes ### Using Kelola Web Some Kelola versions support label printing: 1. Go to **Products** (web version) 2. Select products 3. Choose **Print Labels** 4. Select format 5. Print > **Note:** Feature availability varies by subscription. ### Using Third-Party Tools **Online Generators:** - Free barcode generators - Enter code, download image - Print on standard labels **Software Options:** - Microsoft Word (label templates) - Adobe Illustrator - Canva - Dedicated label software ### Professional Services **Label Printing Companies:** - Bulk printing - Pre-printed labels - Various materials **POS Suppliers:** - Label printers - Label rolls - Technical support --- ## Label Printer Setup ### Types of Label Printers **Desktop Thermal Printers:** - Cost: $100-300 - Good for: Small business - Labels: Up to 4 inches wide **Industrial Printers:** - Cost: $500-2000+ - Good for: High volume - Labels: Larger formats **Standard Printer + Labels:** - Use regular laser/inkjet - Buy label sheets (A4) - Print multiple per sheet ### Printer Recommendations **Popular Brands:** - Zebra - Dymo - Brother - Rollo - TSC **Key Features:** - Thermal printing (no ink) - USB/Bluetooth connectivity - Various label sizes - Reliable feed mechanism --- ## Label Design Best Practices ### Barcode Placement ✅ **Clear space around barcode** - 5mm margin minimum - No text overlapping - Clean, unwrinkled surface ✅ **Proper sizing** - Not too small (hard to scan) - Not too large (wastes space) - Test scan before mass printing ### Text and Fonts **Product Name:** - Clear, readable font - Large enough to read - Shortened if needed **SKU:** - Below or beside barcode - Same font family - Consistent placement **Price:** - Prominent but not dominant - Currency symbol included - Easy to update ### Label Material **Paper Labels:** - Cheapest option - Good for dry environments - May peel in humidity **Synthetic/Polyester:** - Water-resistant - Durable - Better for retail **Direct Thermal:** - No ribbon needed - Fades over time - Good for short-term **Thermal Transfer:** - Requires ribbon - Longer lasting - Better for permanent labels --- ## Printing Process ### Step-by-Step 1. **Prepare Product List** - Export from Kelola - Or create manually - Include: Name, SKU, Barcode, Price 2. **Design Template** - Choose label size - Design layout - Test with one label 3. **Generate Barcodes** - Use barcode font or generator - Ensure correct format (EAN, Code 128) - Verify scannability 4. **Print Test Page** - Print one sheet - Check alignment - Test barcode scanning - Adjust if needed 5. **Mass Print** - Load label paper - Print batch - Check quality 6. **Apply Labels** - Clean product surface - Apply straight - Press firmly - Avoid bubbles --- ## Label Templates ### Standard Layout ``` +------------------+ | [BARCODE] | | 123456789012 | | | | Product Name | | SKU: ABC-001 | | $19.99 | +------------------+ ``` ### Minimal Layout ``` +------------------+ | [BARCODE] | | Product | +------------------+ ``` ### Detailed Layout ``` +------------------+ | [LOGO] | | [BARCODE] | | Product Name | | SKU: ABC-001 | | Batch: 2024-A | | Exp: 12/2025 | | $19.99 | +------------------+ ``` --- ## Common Issues and Solutions ### Barcodes Won't Scan **Check:** - Print quality (not faded) - Size (not too small) - Contrast (dark on light) - No smudges or damage **Fix:** - Increase print darkness - Larger barcode size - Better printer resolution - Clean scanner lens ### Labels Won't Stick **Check:** - Surface is clean - Not too cold/hot - Right adhesive type **Fix:** - Clean surface before applying - Use appropriate adhesive - Consider environment ### Printer Jams **Check:** - Label roll loaded correctly - Tension settings - Paper guides aligned **Fix:** - Reload labels - Adjust settings - Clean rollers --- ## Cost Considerations ### DIY Printing **Costs:** - Printer: $100-300 - Labels: $0.02-0.10 each - Time: Your labor **Best for:** - Small quantities - Frequent changes - Custom labels ### Professional Printing **Costs:** - Setup fee: $50-100 - Per label: $0.05-0.20 - Minimum orders **Best for:** - Large quantities - Consistent designs - Special materials --- ## Best Practices ### Design Consistency ✅ **Use same format for all labels** - Same size - Same layout - Same information ### Regular Updates ✅ **Reprint when needed** - Price changes - Product updates - Damaged labels ### Quality Control ✅ **Test before full run** - Print sample - Test scan - Check appearance ### Storage ✅ **Store labels properly** - Cool, dry place - Away from sunlight - Flat (not curled) --- ## FAQ **Q: Can I print barcodes from the Kelola mobile app?** A: Mobile app doesn't support label printing. Use web version or export data. **Q: What barcode format should I use?** A: Code 128 is versatile for internal use. EAN-13 for retail products. **Q: Do I need special software?** A: Not necessarily. You can use Word templates or online generators. **Q: How durable are printed labels?** A: Paper labels last months. Synthetic labels last years. Thermal labels may fade. **Q: Can I use a regular printer?** A: Yes, with label sheets. Dedicated label printers are more efficient for volume. **Q: What if I make a mistake on a label?** A: Reprint and replace. Don't try to correct handwritten - looks unprofessional. --- #### Using Barcode Scanner in Kelola > Complete guide to using barcode scanning in Kelola. Learn to scan products for sales, stock management, and quick product lookup. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Scan barcodes with your mobile device - Use barcode scanning for sales - Scan for stock operations - Troubleshoot scanning issues - Set up barcode workflows --- ## Barcode Scanning Overview **What You Can Do:** - 📱 **Mobile scanning** — Use phone camera - 🔍 **Product lookup** — Find products instantly - ⚡ **Fast sales** — Quick checkout - 📦 **Inventory management** — Rapid stock entry - 🏷️ **Product verification** — Confirm correct item --- ## Supported Barcode Types Kelola supports common barcode formats: | Type | Format | Use Case | |------|--------|----------| | **EAN-13** | 13 digits | Retail products globally | | **UPC-A** | 12 digits | North American retail | | **Code 128** | Alphanumeric | Internal codes, shipping | | **Code 39** | Alphanumeric | Industrial, defense | | **QR Code** | 2D | URLs, information | --- ## Mobile App Scanning ### Using Camera Scanner **For sales and stock:** 1. Open **Stock Out** (or Stock In) 2. Tap **"Scan"** icon (camera) 3. Point camera at barcode 4. Hold steady until beep 5. Product auto-adds to list **Tips for success:** - ✅ Good lighting - ✅ Steady hands - ✅ Clear barcode (not wrinkled) - ✅ Close enough to fill frame - ❌ Avoid glare/shadows ### Scanning Multiple Items **Rapid scanning mode:** 1. Keep scan screen open 2. Scan first item 3. Immediately scan next 4. Items accumulate in list 5. Tap "Done" when finished > **Pro tip:** Practice the rhythm — scan, move, scan, move. ### Manual Entry Fallback **When scanning fails:** 1. Tap **"Enter Manually"** 2. Type barcode number 3. Tap **"Search"** 4. Select product --- ## Web Scanner (USB) ### Setup **For desktop/laptop:** 1. Connect USB barcode scanner 2. Wait for driver installation 3. Scanner acts as keyboard input 4. No additional software needed ### Using Web Scanner **On web.kelola.co:** 1. Open Stock In/Out 2. Click **"Scan Barcode"** button 3. Scanner beeps, product appears 4. Quantity defaults to 1 5. Adjust if needed 6. Scan next item ### Scanner Configuration **Most scanners work out-of-box.** If issues: 1. Ensure scanner in "HID keyboard" mode 2. Check suffix settings (should send Enter) 3. Verify barcode type enabled 4. Test in text editor first --- ## Scanning Workflows ### Fast Checkout (Retail) **Scenario:** Customer with multiple items ``` 1. Open Stock Out 2. Tap Scan 3. Scan each item rapidly 4. Review list 5. Select customer (optional) 6. Submit sale 7. Print receipt ``` **Time saved:** 50-70% vs manual search ### Receiving Inventory **Scenario:** Large delivery from supplier ``` 1. Open Stock In 2. Tap Scan 3. Scan each item as unloaded 4. Verify quantities match delivery note 5. Submit stock in 6. Organize on shelves ``` **Benefits:** - Real-time inventory update - No paperwork backlog - Immediate discrepancy detection ### Stock Audit **Scenario:** Monthly inventory count ``` 1. Open Stock Audit 2. Tap Scan 3. Scan each item on shelf 4. System shows expected quantity 5. Enter actual count 6. Move to next item ``` **Accuracy:** Eliminates manual entry errors --- ## Barcode Best Practices ### Product Setup ✅ **Assign unique barcodes** - One barcode per SKU - No duplicates - Consistent format ✅ **Print quality labels** - Clear, high-contrast - Proper size (min 1.5cm width) - Durable material - Proper placement ✅ **Test before use** - Scan new barcodes - Verify correct product - Check all scanner types ### Daily Operations ✅ **Scanner hygiene** - Clean camera lens regularly - Wipe scanner window - Check for damage ✅ **Lighting matters** - Avoid direct glare - Ensure adequate light - Adjust angle if needed ✅ **Backup plan** - Know manual entry process - Keep product list accessible - Train all staff --- ## Troubleshooting ### "Barcode not scanning" **Common causes:** | Issue | Solution | |-------|----------| | Poor lighting | Move to brighter area | | Blurry barcode | Hold camera steadier | | Damaged barcode | Enter manually | | Wrong barcode type | Check format support | | Glare/reflection | Adjust angle | | Too far/close | Find optimal distance | ### "Wrong product found" **Check:** - Barcode assigned to correct product - No duplicate barcodes in system - Scanner reading complete code **Fix:** 1. Verify product barcode in system 2. Reassign if wrong 3. Check for duplicates ### "Scanner not working (web)" **Check:** - USB connection secure - Scanner powered on - Correct mode (keyboard emulation) - Cursor in scan field **Try:** - Different USB port - Restart browser - Test in notepad ### "Slow scanning" **Improvements:** - Clean camera lens - Better lighting - Update app - Restart device - Check internet (for lookup) --- ## Advanced Tips ### Bulk Barcode Import **Setting up many products:** 1. Prepare CSV with: Product Name, Barcode, Price 2. Use web import tool 3. Upload file 4. Verify mappings 5. Import ### Barcode Printing **Create your own barcodes:** - Use barcode generator software - Print on label sheets - Apply to products - Scan to verify ### Custom Barcodes **For products without manufacturer codes:** 1. Generate unique codes 2. Use internal SKU format 3. Print and apply labels 4. Scan in Kelola --- ## FAQ **Q: Do I need a special device to scan?** A: No! Use your smartphone camera. USB scanners are optional for high-volume. **Q: Can I scan without internet?** A: Product lookup requires internet. Barcode scanning works offline if product cached. **Q: What if a product has no barcode?** A: Create and print your own barcode label, or use manual search. **Q: Can I scan multiple barcodes at once?** A: No, scan one at a time. But you can scan rapidly in sequence. **Q: Do barcodes work across all my devices?** A: Yes! Barcodes are tied to products, accessible on mobile and web. **Q: Can customers scan my product barcodes?** A: Only if they have access to your Kelola system. For customer scanning, use catalogs. --- ### catalog #### Creating and Managing Product Catalogs > Complete guide to creating shareable product catalogs in Kelola. Learn to curate products, customize catalog appearance, and share with customers. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Create product catalogs - Select and organize products - Customize catalog appearance - Share catalogs with customers - Track catalog performance --- ## What is a Catalog? A **Catalog** is a curated collection of products you can share with customers. Unlike your full inventory, catalogs show only selected items in a beautiful, easy-to-browse format. **Use catalogs for:** - 🛍️ **Customer browsing** — Share specific product lines - 📱 **WhatsApp selling** — Send product collections - 🎁 **Seasonal collections** — Holiday specials, new arrivals - 💼 **B2B pricing** — Wholesale catalogs - 🎨 **Themed groupings** — "Summer Essentials", "Best Sellers" --- ## Creating a Catalog ### Step 1: Access Catalog Feature 1. Tap **"Catalog"** from main menu 2. View existing catalogs 3. Tap **"+ Create Catalog"** ### Step 2: Catalog Details **Enter basic information:** | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **Catalog Name** | What customers see | "Summer Collection 2024" | | **Description** | Optional details | "Fresh arrivals for the season" | | **Cover Image** | Visual header | Your best product photo | ### Step 3: Select Products **Choose products to include:** 1. Browse your product list 2. Tap to select products 3. Select multiple items 4. Use search to find specific products 5. Filter by category **Selection tips:** - ✅ Include 5-50 products for best experience - ✅ Choose high-quality product images - ✅ Feature your best sellers - ✅ Mix price points - ❌ Avoid out-of-stock items ### Step 4: Arrange Products **Set display order:** 1. Long press product 2. Drag to reorder 3. Release to place **Arrangement strategies:** - **Featured first** — Best sellers at top - **Price ascending** — Budget to premium - **Category groups** — Similar items together - **Newest first** — Latest arrivals prominent ### Step 5: Set Catalog Options **Configure display:** | Option | Description | |--------|-------------| | **Show prices** | Display product prices | | **Show stock** | Show "In Stock" / "Out of Stock" | | **Allow ordering** | Customers can request items | | **Expiration date** | Catalog auto-expires | ### Step 6: Save and Publish 1. Review catalog preview 2. Tap **"Save"** 3. Catalog is now live 4. Shareable link generated --- ## Customizing Your Catalog ### Branding Options **Make it yours:** - **Business logo** — Displayed at top - **Brand colors** — Accent colors (if supported) - **Cover image** — Hero banner - **Welcome message** — Personalized greeting ### Product Display **Show what matters:** | Element | When to Show | |---------|--------------| | **Product name** | Always | | **Price** | Unless custom pricing needed | | **Description** | For complex products | | **Stock status** | If inventory fluctuates | | **SKU** | For B2B catalogs | ### Catalog Themes **Preset styles:** - **Grid** — Compact, many products - **List** — Detailed, fewer products - **Carousel** — Featured items - **Minimal** — Clean, image-focused --- ## Sharing Your Catalog ### Method 1: Share Link **Copy and share:** 1. Open catalog 2. Tap **"Share"** 3. Copy link 4. Share via: - WhatsApp - Email - Social media - SMS **Link format:** ``` https://kelola.co/catalog/[business-name]/[catalog-id] ``` ### Method 2: WhatsApp Direct **Send to contacts:** 1. Tap **"Share to WhatsApp"** 2. Select contact or group 3. Pre-formatted message sends with: - Catalog preview - Link - Your message ### Method 3: QR Code **For physical locations:** 1. Tap **"Generate QR Code"** 2. Display code in store 3. Customers scan to view 4. Works for: - Table tents - Posters - Business cards - Packaging ### Method 4: Embed (Web) **For your website:** 1. On web dashboard 2. Go to Catalog → Share 3. Copy embed code 4. Paste into website HTML --- ## Managing Catalogs ### Edit Catalog **Update existing:** 1. Go to Catalog section 2. Find catalog in list 3. Tap **"Edit"** 4. Modify: - Add/remove products - Change order - Update description - Toggle options 5. Save changes > **Note:** Changes reflect immediately for anyone viewing. ### Duplicate Catalog **Create similar catalog:** 1. Find existing catalog 2. Tap three dots menu 3. Select **"Duplicate"** 4. Rename 5. Modify as needed 6. Save as new **Use cases:** - Seasonal versions - Customer-specific pricing - Testing different selections ### Archive/Delete **Remove old catalogs:** 1. Open catalog 2. Tap **"Archive"** or **"Delete"** 3. Confirm **Difference:** - **Archive** — Hidden but preserved - **Delete** — Permanently removed --- ## Catalog Analytics ### Viewing Performance **Track catalog success:** 1. Open catalog 2. Tap **"Analytics"** 3. View metrics: | Metric | What It Shows | |--------|---------------| | **Views** | How many times opened | | **Unique visitors** | Individual people | | **Products viewed** | Most popular items | | **Shares** | How often forwarded | | **Inquiries** | Customer questions | ### Interpreting Data **High views, low engagement?** - Products might not match audience - Prices might be too high - Need better product photos **High engagement, low sales?** - Ordering process unclear - Stock availability issue - Pricing concern ### Using Insights **Improve catalogs:** - Feature popular products - Remove ignored items - Test different arrangements - Update based on season --- ## Advanced Catalog Features ### Customer-Specific Catalogs **Personalized selections:** 1. Create catalog 2. Add note: "For [Customer name]" 3. Select products they prefer 4. Share directly ### Time-Limited Catalogs **Flash sales, promotions:** 1. Set expiration date 2. Catalog auto-hides after 3. Create urgency 4. Track performance ### Multi-Currency Catalogs **For international customers:** - Display in customer's currency - Automatic conversion - Local pricing display --- ## Best Practices ### Catalog Creation ✅ **Keep focused** - 10-30 products ideal - Clear theme - Consistent quality ✅ **Update regularly** - Remove out-of-stock items - Add new arrivals - Refresh seasonally ✅ **Quality images** - Clear photos - Consistent style - Good lighting ### Sharing Strategy ✅ **Right audience** - Don't spam everyone - Target interested customers - Segment by preference ✅ **Good timing** - Morning for business - Evening for consumers - Before weekends ✅ **Personal touch** - Add personal message - Explain relevance - Answer questions promptly --- ## Troubleshooting ### "Catalog not showing" **Check:** - Published (not draft) - Not expired - Correct link - Business account active ### "Products missing from catalog" **Check:** - Product not archived - Product in stock (if required) - Correct product selected ### "Can't share catalog" **Check:** - Internet connection - WhatsApp installed (if using) - Permissions enabled ### "Analytics not updating" **Note:** Analytics update periodically, not real-time. Check again in a few hours. --- ## FAQ **Q: How many catalogs can I create?** A: Depends on plan. Free: 3 catalogs, Premium: Unlimited. **Q: Can customers buy directly from catalog?** A: Currently catalogs are for browsing. Customers contact you to order. E-commerce integration coming. **Q: Can I password-protect a catalog?** A: Not currently. Links are semi-private (hard to guess). For sensitive pricing, share selectively. **Q: Do catalogs update when I change product prices?** A: Yes! Catalogs reflect current product data automatically. **Q: Can I see who viewed my catalog?** A: Anonymous view data only. No individual tracking for privacy. **Q: Can customers save or download catalogs?** A: They can bookmark the link. No built-in download feature. --- ### customers #### Customer Management Guide > Complete guide to managing customers in Kelola. Learn how to add customers, track purchase history, manage credit/debt, and build customer relationships. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Add and manage customer records - Track customer purchase history - Monitor customer credit and debt - Identify top customers - Export customer data --- ## Why Customer Management Matters **Benefits of tracking customers:** - 📊 Know who your best customers are - 💰 Track who owes you money - 📈 Understand buying patterns - 🎯 Personalize service - 📧 Send receipts and promotions - 🏆 Build loyalty programs --- ## Adding a New Customer ### During a Sale (Quickest Method) While recording a Stock Out transaction: 1. In the **Customer** field, tap **"+ Add New"** 2. Enter customer information: - **Name** (required) - **Phone** (recommended) - **Email** (optional) - **Address** (optional) 3. Tap **"Save"** 4. Customer auto-selected for current sale ### From Customers Section 1. Tap **"Customers"** from main menu 2. Tap **"+"** button (top right) 3. Fill in customer details 4. Tap **"Save"** ### What Information to Collect **Essential (always collect):** - Full name - Phone number **Recommended (helps business):** - Email address - Physical address - Business/company name **Optional (for segmentation):** - Customer category (VIP, Wholesale, Retail) - Notes (preferences, special requirements) - Birth date (for birthday promotions) --- ## Customer Information Management ### Viewing Customer Details 1. Go to **Customers** 2. Tap customer name 3. View complete profile: - Contact information - Total purchase amount - Number of transactions - Current balance (if any) - Transaction history ### Editing Customer Information 1. Open customer details 2. Tap **"Edit"** (top right) 3. Update fields as needed 4. Tap **"Save"** > **Note:** Updating customer info updates all past transactions linked to them. ### Deleting a Customer 1. Open customer details 2. Tap **"Delete"** (three dots menu) 3. Confirm deletion > **⚠️ Warning:** You can only delete customers with **no transaction history**. For customers with past purchases, keep the record for accounting purposes. --- ## Understanding Customer Data ### Customer Summary Card Each customer profile shows: | Metric | What It Tells You | |--------|-------------------| | **Total Spent** | Lifetime value of customer | | **Transaction Count** | Purchase frequency | | **Average Order** | Typical transaction size | | **Current Balance** | Outstanding debt (if any) | | **First Purchase** | When they became customer | | **Last Purchase** | Recency of activity | ### Transaction History View all customer purchases: 1. Open customer profile 2. Scroll to **Transaction History** 3. See list of all purchases: - Date - Products bought - Amount spent - Payment status **Actions from history:** - Tap transaction for details - Print receipt again - Add payment (if unpaid) - View invoice --- ## Managing Customer Debt (Receivables) ### Identifying Customers with Balance **Method 1: Customer List** 1. Go to **Customers** 2. Look for balance indicator 3. Filter by "Has Balance" if available **Method 2: Receivables Report** 1. Go to **Reports → Receivables** 2. View all customers with outstanding amounts 3. See total owed per customer ### Recording Customer Payments When customer pays outstanding balance: 1. Go to **Customers** 2. Select customer 3. Tap **"Add Payment"** 4. Enter: - Amount received - Payment method - Date - Notes (optional) 5. Tap **"Save"** > **Result:** Balance reduced, payment recorded, customer notified (if enabled). ### Viewing Payment History Track all payments from a customer: 1. Open customer profile 2. Go to **Payment History** tab 3. See: - Payment dates - Amounts received - Payment methods - Related transactions --- ## Customer Categories and Segmentation ### Creating Customer Types Organize customers for better management: **Common categories:** - **Retail** — Individual consumers - **Wholesale** — Bulk buyers, resellers - **VIP** — High-value customers - **Corporate** — Business clients - **Member** — Loyalty program members **How to categorize:** 1. Edit customer profile 2. Select or create **Category** 3. Save ### Using Categories **Filtering:** - View only Wholesale customers - See VIP customers - Filter reports by category **Pricing:** - Different price lists per category - Wholesale vs retail pricing - Member discounts **Communication:** - Targeted promotions - Category-specific offers - Bulk messaging --- ## Finding and Searching Customers ### Quick Search From Customers list: 1. Tap **search bar** 2. Type: - Customer name - Phone number - Email address 3. Results filter instantly ### Advanced Filtering Filter customers by: - **Has balance** — Customers who owe money - **No transactions** — Inactive customers - **High value** — Top spenders - **Recent activity** — Active customers - **Category** — Customer type ### Sorting Options Sort customer list by: - Name (A-Z) - Total spent (high to low) - Recent activity - Date added - Outstanding balance --- ## Customer Reports and Analytics ### Customer Report Access comprehensive customer data: 1. Go to **Reports → Customers** 2. Set date range 3. View: - Total customers - New customers - Top customers by spend - Average customer value - Purchase frequency ### Exporting Customer Data **Export to spreadsheet:** 1. Go to **Customers** 2. Tap **"Export"** (three dots) 3. Choose format: - CSV (for Excel) - PDF (for printing) 4. Select fields to include 5. Download file **Use cases:** - Email marketing lists - Accounting records - Analysis in Excel - Backup data --- ## Best Practices ### Data Collection ✅ **Always collect phone number** - Primary contact method - WhatsApp receipts - Payment reminders ✅ **Ask for email** - Digital receipts - Marketing (with permission) - Formal communications ✅ **Verify spelling** - Correct names for professionalism - Accurate record-keeping - Proper communication ### Privacy and Compliance ✅ **Get consent** - Ask before adding to marketing lists - Respect opt-out requests - Follow local data protection laws ✅ **Secure data** - Don't share customer lists - Limit staff access appropriately - Regular data backups ### Relationship Building ✅ **Note preferences** - Favorite products - Special requirements - Communication preferences ✅ **Track important dates** - First purchase anniversary - Birthdays (for promotions) - Business milestones ✅ **Regular follow-up** - Inactive customers - Payment reminders - Satisfaction check-ins --- ## Troubleshooting ### "Customer already exists" - Search for existing record - May have slightly different name - Merge duplicates if found ### "Cannot delete customer" - Customer has transaction history - Kelola prevents deletion for accounting integrity - Archive instead by adding "[Inactive]" to name ### "Customer not showing in search" - Check spelling variations - Try searching by phone number - Verify customer wasn't deleted ### "Wrong balance shown" - Check for unsynced transactions - Pull down to refresh - Contact support if discrepancy persists --- ## FAQ **Q: Can a customer have multiple phone numbers?** A: Currently, one primary phone per customer. Add additional numbers in notes field. **Q: How do I merge duplicate customers?** A: Manually transfer transaction notes to the correct record, then add "[DUPLICATE - see [correct name]]" to the duplicate and avoid using it. **Q: Can customers see their own data?** A: No, Kelola doesn't have a customer portal. They only receive receipts you send them. **Q: Is there a limit to how many customers I can add?** A: Limits depend on your subscription plan. Free plans typically allow 100-500 customers. **Q: Can I import customers from Excel?** A: Yes! Use the web interface at web.kelola.co for CSV import of customer lists. **Q: How do I send bulk messages to customers?** A: Export customer list, then use WhatsApp Business or email marketing tools. Direct bulk messaging coming in future updates. --- ### Key Features #### How to Use a Barcode Scanner > Quickly input items using a barcode scanner ## Setup ### 1. Scanner Equipment Make sure you have a barcode scanner. If not, you can purchase one from any marketplace - ensure it has a USB connection so it can be used with your laptop or PC. ### 2. Device Connection Connect the scanner to your laptop or PC. ## Usage ### 1. Access Kelola Web Open Kelola Web through [web.kelola.co](https://web.kelola.co) ### 2. Navigate to Stock Pages Open your desired stock management page: - Stock In - Stock Out - Stock Audit ### 3. Start Scanning 1. Click the **Scan Barcode** button in the search field 2. A scan interface will appear 3. Point your scanner at the item's barcode you want to input ![How to scan barcodes in Kelola](/assets/features/barcode-scanner.webp) --- #### Customer Features > Benefits and advantages of customer features in Kelola.co ## Customer Features The Customer Features in Kelola.co are designed to help business owners efficiently manage customer data, sales transactions, and purchase history. ### Key Benefits of Customer Features in Kelola.co - **Easy Access**: Customer data and sales transactions are neatly stored and accessible anytime. - **Enhanced Customer Experience**: Detailed purchase history helps you deliver more targeted and personalized service. --- #### Printing and Sharing Invoices > Complete guide to printing receipts and sharing invoices. Learn about printer setup, invoice configuration, A4 PDF invoices, and thermal receipt printing. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Set up and connect Bluetooth thermal printers - Configure invoice appearance and content - Print thermal receipts (58mm and 80mm) - Generate and share A4 PDF invoices - Customize receipt footer and branding --- ## Invoice Types Kelola provides two types of invoices for different use cases: | Type | Best For | Format | Sharing | |------|----------|--------|---------| | **Thermal Receipt** | Quick customer receipts, retail POS | 58mm or 80mm thermal paper | Bluetooth printer | | **A4 Invoice** | Formal invoices, accounting records | A4 PDF | Share as PDF | --- ## Supported Printers ### Thermal Receipt Printers Kelola supports Bluetooth thermal printers that use ESC/POS commands: **Paper Sizes:** - **58mm** (2 inches) - Compact receipts - **80mm** (3 inches) - Standard retail receipts **Printer Requirements:** - Bluetooth connectivity - ESC/POS command support - Thermal printing technology **Recommended Printers:** - Portable Bluetooth thermal printers - POS/cashier printers commonly used in restaurants and retail - Available on marketplaces starting from ~$15 USD > **Note:** USB and network (Wi-Fi/LAN) printers are not currently supported for mobile apps. --- ## Connecting Your Printer ### Step 1: Pair the Printer 1. Turn on your Bluetooth thermal printer 2. On your device, go to **Settings → Bluetooth** 3. Search for and pair with your printer 4. Ensure the printer appears in paired devices ### Step 2: Grant Permissions Kelola requires these permissions to print: - **Bluetooth** - To discover and connect to printers - **Location** - Required by Android for Bluetooth scanning - **Storage** - To process receipt images ### Step 3: Print Your First Receipt 1. Open any completed **Stock Out (Sales)** transaction 2. Tap **View Invoice** 3. Select the **Receipt (Struk)** tab 4. Tap **Print** 5. Select your paired printer from the list 6. Choose paper size (58mm or 80mm) 7. The receipt will print automatically --- ## Invoice Configuration Customize how your receipts and invoices appear to customers. ### Accessing Invoice Settings 1. Open any transaction's invoice view 2. Tap **Invoice Settings** (Pengaturan Struk) 3. Adjust the options below 4. Tap **Save** ### Configuration Options | Setting | Description | Default | |---------|-------------|---------| | **Hide Customer Address** | Remove customer address from receipt | Off | | **Hide Business Logo** | Remove your business logo | Off | | **Hide Kelola Footer** | Remove "Created by kelola.co" text | Off | | **Logo Position** | Place logo at top or bottom | Bottom | | **Footer Text** | Add custom message (max 200 chars) | Empty | ### Logo Position Options **Top Position:** - Logo and business name appear at the top of the receipt - Professional look for formal receipts **Bottom Position (Default):** - Logo appears after the transaction details - Common for retail POS receipts ### Custom Footer Ideas - "Thank you for your business!" - "Follow us on Instagram @yourbusiness" - "Returns accepted within 7 days with receipt" - Your business hours or contact info --- ## Thermal Receipt Features ### What's Included **Header:** - Business logo and name - Customer name - Transaction date and time - "RECEIPT" label **Item Details:** - Product names (sorted alphabetically) - Quantity × Unit price - Line item totals **Financial Summary:** - Subtotal - Surcharge (if any) - Discount (if any) - **Total amount** - Paid amount (if partial payment) - Remaining balance (if unpaid) **Footer:** - Payment method - Staff name who processed the sale - Transaction notes - Custom footer text - Kelola branding (optional) ### Paper Size Differences | Feature | 58mm | 80mm | |---------|------|------| | Text size | Smaller | Standard | | Product name width | Narrower | Wider | | Best for | Compact spaces | Standard retail | --- ## A4 PDF Invoice Generate professional A4 invoices for formal transactions or accounting records. ### Features **Professional Layout:** - Clean, structured A4 format - Invoice number and issue date - From/To party details - Itemized table with columns **Business Information:** - Your business name and address - Business logo - Customer name and address **Financial Details:** - Itemized product list with quantities - Unit prices and line totals - Subtotal, surcharge, discount - **Final total** - Payment status (paid/partial/unpaid) **Bank Details Section:** - Bank name - Account number - Account holder name - Routing number / Sort code / BSB / IBAN - Currency information **Additional Features:** - Notes section - Multi-language support (auto-detected) - RTL (Right-to-Left) support for Arabic - Multi-page for long invoices ### Sharing A4 Invoices 1. Open the transaction's invoice view 2. Select the **Invoice (Faktur)** tab 3. Wait for the PDF to generate 4. Tap **Share** 5. Choose your sharing method (WhatsApp, Email, etc.) > **Note:** A4 invoice generation requires an internet connection for font loading. --- ## Sharing Receipts ### Share as Image For quick sharing via messaging apps: 1. Open the receipt view 2. Tap **Share** 3. The receipt is captured as a PNG image 4. Select your sharing app **Best for:** - WhatsApp/Telegram messages - Email attachments - Social media ### Share A4 PDF For formal documentation: 1. Open the Invoice (Faktur) tab 2. Wait for PDF generation 3. Tap **Share** 4. PDF includes your business details and bank info **Best for:** - Accounting records - Customer invoices - Tax documentation --- ## Troubleshooting ### Printer Not Found **Check:** - Printer is powered on - Bluetooth is enabled on your device - Printer is paired in device settings - Location permission is granted (Android) **Solution:** 1. Refresh the printer list 2. Re-pair the printer in device settings 3. Restart the Kelola app ### Print Quality Issues **Faded text:** - Check thermal paper quality - Ensure paper is loaded correctly - Clean printer head **Cut off text:** - Select correct paper size (58mm vs 80mm) - Check paper width matches setting ### Cannot Print **On Android:** - Grant all requested permissions - Enable location services - Try selecting the printer again **On iOS:** - Enable Bluetooth in Settings - Ensure printer supports iOS Bluetooth ### A4 Invoice Won't Generate - Check internet connection - Try reloading the tab - Contact support if fonts fail to load --- ## Best Practices ### For Retail Businesses 1. **Use 80mm printers** for standard retail receipts 2. **Enable logo** for brand recognition 3. **Add custom footer** with social media or thank you message 4. **Print immediately** after each sale ### For Service Businesses 1. **Use A4 invoices** for formal billing 2. **Fill in bank details** for easy customer payments 3. **Include notes** for service descriptions 4. **Share PDF** via email for records ### Receipt Management - Print duplicate receipts for high-value transactions - Share digital copies for customer records - Use invoice numbers for tracking (shown on A4) --- ## FAQ **Q: Can I use a USB printer?** A: Currently, only Bluetooth thermal printers are supported for mobile printing. Use the web version (web.kelola.co) for USB printer support. **Q: Can I print from the web version?** A: Yes, the web version supports printing to any connected printer using your browser's print function. **Q: How do I change the invoice number format?** A: Invoice numbers are auto-generated. Contact support for custom formatting requests. **Q: Can I add my tax ID to invoices?** A: Tax ID can be added to your business profile. It will appear on A4 invoices automatically. **Q: Why does printing require location permission?** A: Android requires location permission for Bluetooth device discovery. Kelola does not track your location. **Q: Can I print in different languages?** A: Receipts automatically use your app's language setting. A4 invoices support multiple languages including Arabic (RTL), Thai, Chinese, and more. **Q: What if my printer isn't listed?** A: Ensure it's paired in device Bluetooth settings first. If still not listed, your printer may not support the ESC/POS standard. --- #### Vendor Features > Benefits and advantages of vendor features in Kelola.co ## Vendor Features The Vendor Features in Kelola.co are designed to streamline your supplier relationship management and monitor purchases and inventory sourced from vendors. ### Key Benefits of Vendor Features in Kelola.co - **Efficient Purchase Management**: Streamlined management and recording of vendor purchases. - **Seamless Integration**: Vendor data, purchases, and payments are integrated with financial reports and inventory management, making it easier to run your business. --- ### getting-started #### App Navigation Guide > Learn your way around the Kelola app. Understand the main menu, navigation patterns, and where to find every feature. ## What You'll Learn After reading this guide, you'll know: - The main sections of the Kelola app - How to navigate between features - Where to find specific functions - Keyboard shortcuts (web version) --- ## Main Navigation Structure Kelola uses a **bottom navigation bar** for quick access to core features: | Icon | Section | Purpose | |------|---------|---------| | 🏠 **Home** | Dashboard | Overview of today's activity | | 📦 **Products** | Inventory | Manage products and view stock | | ➕ **Add** | Quick Actions | Fast access to common tasks | | 📋 **History** | Transactions | View and search all records | | 👤 **Account** | Settings | Profile, subscription, more options | --- ## Home Dashboard Your business command center. ### What You See - **Today's Summary**: Sales count, revenue, items sold - **Low Stock Alerts**: Products running low - **Recent Activity**: Latest transactions - **Quick Actions**: Shortcuts to common tasks ### Actions Available - Tap any metric for detailed view - Pull down to refresh data - Tap alerts to take action --- ## Products Section Manage your entire product catalog. ### Product List View - **Search bar**: Find products instantly - **Filter options**: By category, stock level, status - **Sort options**: Name, price, stock quantity - **Grid/List toggle**: Change display mode ### Product Actions Tap any product to: - View/edit details - Check transaction history - Adjust stock - Share product info --- ## The "Add" Button (Quick Actions) The **+ button** in the center opens a quick-action menu: | Action | Use When... | |--------|-------------| | **Stock In** | Receiving inventory from suppliers | | **Stock Out** | Making a sale or using inventory | | **Stock Audit** | Counting physical inventory | | **Add Product** | Creating a new product entry | | **Add Expense** | Recording business spending | > **💡 Pro Tip:** This menu is context-aware. It shows actions based on your permissions and recent activity. --- ## History Section Complete transaction log and search. ### Search & Filter - **Search by**: Product name, customer, transaction ID - **Filter by**: Date range, transaction type, staff member - **Sort by**: Date, amount, product name ### Transaction Types | Type | Icon | Description | |------|------|-------------| | Stock In | 📥 | Inventory received | | Stock Out | 📤 | Sales or usage | | Stock Audit | 🔍 | Inventory adjustments | | Expense | 💸 | Business expenses | | Transfer | 🔄 | Between businesses | --- ## Account Section Settings and business management. ### Menu Items #### Business Settings - **Switch Business**: Change between multiple businesses - **Business Profile**: Edit business info, logo, currency - **Staff Management**: Invite and manage team members - **Subscription**: View and upgrade your plan #### Preferences - **Language**: Change app language - **Notifications**: Configure alerts - **Printing**: Set up receipt printers - **Payment Methods**: Manage payment types #### Support & Info - **Help Center**: Access this documentation - **Contact Us**: Get support - **About**: App version and legal info --- ## Feature-Specific Navigation ### Stock Management Pages When in Stock In/Out/Audit: - **Left panel**: Product catalog (search & select) - **Right panel**: Selected items - **Bottom bar**: Summary and submit button ### Report Pages - **Date selector**: Choose report period - **Chart view**: Visual data representation - **Table view**: Detailed numbers - **Export button**: Download as PDF/Excel --- ## Web vs. Mobile Navigation ### Mobile App (iOS/Android) - Bottom tab navigation - Swipe gestures between tabs - Pull-to-refresh - Tap and hold for quick actions ### Web Version (web.kelola.co) - Left sidebar navigation - Keyboard shortcuts available - Hover tooltips - Larger workspace for stock operations ### Keyboard Shortcuts (Web) | Shortcut | Action | |----------|--------| | `Ctrl + K` | Quick search | | `Ctrl + /` | Show shortcuts | | `Esc` | Close modal/back | | `Ctrl + Enter` | Submit form | | `Ctrl + 1-5` | Jump to main sections | --- ## Navigation Best Practices ### For Speed 1. **Use the search bar** — fastest way to find products 2. **Learn keyboard shortcuts** (web) — save time 3. **Pin frequently used filters** — one-tap access ### For Accuracy 1. **Check the header title** — confirms where you are 2. **Review summary before submitting** — prevents errors 3. **Use breadcrumbs** — understand your navigation path ### Common Navigation Patterns ``` Finding a Product: Home → Products → Search → Tap Product Recording a Sale: Tap + Button → Stock Out → Select Products → Submit Checking Reports: Account → Reports → Select Report Type → Set Date Range Inviting Staff: Account → Staff Management → Invite → Enter Email ``` --- ## Troubleshooting Navigation ### "I can't find a feature" - Check your **permissions** — some features require owner/admin access - Look in **Account → More** — additional options - Use **search** — works across most sections ### "The screen looks different" - You might be on a **different plan** — some features are premium - Check your **role** — staff see simplified interfaces - Update the app — you might be on an old version ### "Navigation is slow" - Check your **internet connection** - Close and reopen the app - Clear cache in Account → Settings → Clear Cache --- #### Quick Start Guide > Get up and running with Kelola in under 5 minutes. Learn the basics of adding products, managing stock, and recording your first sale. ## ⚡ What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Add your first product to Kelola - Record a stock purchase (stock in) - Record your first sale (stock out) - Check your inventory levels ## 📋 Before You Start Make sure you have: - [ ] Downloaded the Kelola app (iOS or Android) - [ ] Created an account or logged in - [ ] Created your first business (or joined one) > **New to Kelola?** Download the app from the [App Store](https://apps.apple.com) or [Google Play](https://play.google.com). --- ## Step 1: Add Your First Product Products are the foundation of your inventory. Let's add one now. 1. **Open the Kelola app** and tap **"Products"** at the bottom 2. Tap the **"+"** button in the top right corner 3. Enter your product details: - **Product Name** (required): e.g., "Organic Coffee Beans 250g" - **SKU/Barcode** (optional): Your product code - **Category** (optional): e.g., "Beverages" - **Price** (required): Selling price to customers - **Initial Stock** (optional): Current quantity on hand 4. **Tap "Save"** — your product is now in the system! > **💡 Tip:** You can add a product photo by tapping the camera icon. This helps staff identify products quickly. --- ## Step 2: Record Stock In (Purchase) Now let's record inventory coming into your business. 1. From the main menu, tap **"Stock In"** 2. You'll see a two-panel screen: - **Left side**: Your product catalog - **Right side**: Items you're adding to stock 3. **Find your product** by scrolling or using the search bar 4. **Tap the product** to add it to the right panel 5. **Enter the quantity** received (e.g., 50 units) 6. (Optional) **Set the buying price** — what you paid per unit 7. (Optional) **Select a supplier** — who you bought from 8. Tap **"Submit"** at the bottom ✅ **Success Check:** Your product stock has increased! You can verify this by going to Products and checking the quantity. --- ## Step 3: Record a Sale (Stock Out) Let's record your first sale. 1. From the main menu, tap **"Stock Out"** 2. **Find and tap** the product you want to sell 3. **Enter the quantity** being sold (e.g., 2 units) 4. (Optional) **Select a customer** — track who bought it 5. (Optional) **Set the selling price** — defaults to your set price 6. (Optional) **Add notes** — e.g., "Cash payment" 7. Tap **"Submit"** ✅ **Success Check:** Your inventory has decreased and a transaction record was created! --- ## Step 4: Check Your Dashboard See your business at a glance. 1. Tap **"Home"** at the bottom of the screen 2. View your **today's summary**: - Total sales - Items sold - Low stock alerts 3. Scroll down to see **recent transactions** --- ## 🎉 Congratulations! You've just completed the core workflow of Kelola: ``` Add Product → Stock In → Stock Out → View Dashboard ``` This cycle covers 90% of daily business operations. ## 🚀 What's Next? Choose your path: **For Business Owners:** - [Add More Products →](../products/adding-products) - [Set Up Staff Access →](../staff/understanding-roles) - [Financial Reports →](../report/accounting-report) **For Daily Operations:** - [Record Stock In with Suppliers →](../stock/record-stock-in) - [Manage Customer Data →](../customers/adding-customers) - [Handle Returns →](../sales/handling-returns) **For Advanced Users:** - [Set Up Barcode Scanning →](../barcode/scanning-barcodes) - [Create Product Catalogs →](../catalog/creating-catalogs) - [Configure Stock Alerts →](../stock/managing-stock-alerts) --- ## ❓ Quick FAQ **Q: Can I use Kelola on multiple devices?** A: Yes! Your data syncs automatically across all devices. Just log in with the same account. **Q: What if I make a mistake in stock entry?** A: Go to **History**, find the transaction, and tap to edit or delete (owner permission required). **Q: Do I need internet to use Kelola?** A: You need internet to sync data, but many features work offline and sync when reconnected. **Q: Is there a limit to how many products I can add?** A: Free plans have limits. Check your subscription in **Account → Subscription**. --- ## Need More Help? - 📧 Email: support@kelola.co - 💬 In-app: Menu → Contact Us - 🌐 Website: [kelola.co](https://kelola.co) --- ### multi-business #### Managing Multiple Businesses > Complete guide to creating, switching between, and managing multiple business locations in Kelola. Learn about transfers, consolidated reporting, and multi-location workflows. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Create multiple business locations - Switch between businesses - Transfer stock between locations - Understand consolidated reporting - Manage teams across locations --- ## Multi-Business Overview **Use multiple businesses for:** - 🏪 **Multiple store locations** — Branch management - 🏭 **Different business lines** — Retail + wholesale - 🌐 **Regional operations** — City/country separation - 👥 **Partnership separation** — Distinct entities --- ## Creating a New Business ### Step 1: Access Business Management 1. Tap **"Account"** (bottom right) 2. Tap **"Switch Business"** 3. View current businesses 4. Tap **"+ Create New Business"** ### Step 2: Business Details **Enter business information:** | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **Business Name** | Public name | "Kelola Store - Downtown" | | **Business Type** | Category | Retail, Wholesale, etc. | | **Address** | Location | Full address | | **Currency** | Operating currency | IDR, USD, etc. | | **Phone** | Contact number | Business phone | ### Step 3: Configure Settings **Set business-specific options:** - **Tax settings** — Different rates per location - **Receipt header** — Location-specific branding - **Printer settings** — Local printer connection - **Payment methods** — Accepted locally ### Step 4: Create Business 1. Review details 2. Tap **"Create"** 3. New business created 4. Automatically switched to new business > **Note:** Each business has separate: > - Products and inventory > - Staff and permissions > - Transactions and reports > - Subscription (or part of plan) --- ## Switching Between Businesses ### Quick Switch **From any screen:** 1. Tap **business name** at top of screen 2. Business selector dropdown appears 3. Tap business to switch to 4. App reloads with new business data ### From Account Menu 1. Go to **Account** 2. Tap **"Switch Business"** 3. See list of all businesses 4. Tap to switch ### Visual Indicators **Know which business you're in:** - Business name in header - Different color theme (if set) - Logo display - Location indicator --- ## Stock Transfer Between Businesses ### When to Transfer **Move inventory between locations:** - Stock balancing (one has excess, one needs) - Central warehouse to stores - Inter-store transfers - Returns to main location ### How to Transfer **Step-by-step:** 1. Go to **Stock → Transfer** 2. Select **Source** (from) business 3. Select **Destination** (to) business 4. Select products to transfer 5. Enter quantities 6. Add notes (optional) 7. Submit transfer ### Transfer Process **What happens:** 1. **Source business** — Stock decreases 2. **Transfer record** — Created in both 3. **Destination business** — Stock increases 4. **History updated** — Both locations show transfer **Timeline:** - Immediate if both online - Queued if destination offline (syncs when online) ### Tracking Transfers **View transfer history:** 1. Go to **History** 2. Filter by **"Transfer"** type 3. See: - From/To locations - Products moved - Quantities - Date/time - Status ### Transfer Best Practices ✅ **Plan ahead** - Check destination capacity - Verify source availability - Schedule during low-traffic ✅ **Document properly** - Note transfer reason - Reference PO or request - Track delivery ✅ **Confirm receipt** - Destination verifies arrival - Check quantities - Report discrepancies --- ## Managing Teams Across Locations ### Staff Per Business **Separate teams:** - Staff assigned to specific business - Permissions set per location - Activity tracked per business - Reports segmented ### Moving Staff Between Locations **When staff transfers:** 1. Disable at original location 2. Invite to new location 3. Set appropriate permissions 4. Update records > **Note:** Staff can be active in multiple businesses simultaneously. ### Cross-Location Reporting **Owner/Admin view:** - See all business summary - Compare performance - Consolidated financials - Staff across locations --- ## Consolidated Reporting ### Business Overview Dashboard **For owners with multiple businesses:** 1. Go to **Account → Business Overview** 2. See summary of all locations: - Total revenue - Combined inventory - Aggregate sales - Staff count ### Comparative Reports **Compare locations:** | Report | What It Shows | |--------|---------------| | **Sales by Location** | Which store performs best | | **Inventory Value** | Stock value per location | | **Staff Performance** | Productivity by team | | **Profit Margins** | Location profitability | ### Consolidated Export **For accounting:** 1. Select date range 2. Choose "All Businesses" or specific 3. Export combined report 4. Includes business identifier --- ## Subscription and Billing ### Plan Options **Multi-business plans:** | Plan | Businesses Included | |------|---------------------| | Free | 1 business | | Basic | 1 business | | Plus | Up to 3 businesses | | Advanced | Unlimited businesses | ### Billing Structure **Options:** - **Per-business billing** — Each location separate subscription - **Consolidated billing** — One invoice, all locations (enterprise) Contact sales for custom arrangements. --- ## Best Practices ### Setup Phase ✅ **Consistent naming** - "[Brand] - [Location]" format - Clear distinction - Easy identification ✅ **Standardized processes** - Same product naming - Consistent categories - Unified pricing strategy ✅ **Proper training** - Staff know how to switch - Understand transfer process - Clear on permissions ### Daily Operations ✅ **Regular transfers** - Schedule stock movements - Balance inventory - Prevent stockouts ✅ **Cross-location communication** - Share best practices - Coordinate promotions - Manage transfers ✅ **Central oversight** - Owner reviews all locations - Regular consolidated reports - Standard policies --- ## Troubleshooting ### "Can't create more businesses" **Cause:** Subscription limit reached **Solutions:** - Upgrade plan - Archive unused business - Contact sales ### "Stock transfer failed" **Check:** - Both businesses online - Sufficient stock at source - Proper permissions - No sync issues ### "Wrong business data showing" **Fix:** - Check which business selected - Tap business name to switch - Clear app cache - Restart app ### "Staff can't access multiple locations" **Check:** - Staff invited to each business separately - Permissions set per location - Account same (email/phone) --- ## FAQ **Q: How many businesses can I create?** A: Depends on plan. Free/Basic: 1, Plus: 3, Advanced: Unlimited. **Q: Can I have different currencies per business?** A: Yes! Each business sets its own currency during creation. **Q: Do products sync between businesses?** A: No, each business has independent product catalog. Use transfers for stock movement. **Q: Can I transfer stock to any business?** A: Only businesses you own or have admin access to. **Q: Do reports combine all businesses?** A: By default, reports are per-business. Use Business Overview for consolidated view. **Q: Can customers see all my locations?** A: Only if you share multiple catalog links. Each business is separate. **Q: What if I sell a business location?** A: Can transfer ownership to new owner. Contact support for assistance. --- ### payment-methods #### Payment Methods Guide > Complete guide to managing payment methods in Kelola. Learn to add custom payment types, track payment methods in reports, and configure payment options. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Add custom payment methods - Configure payment options - Track sales by payment type - Set default payment methods --- ## Understanding Payment Methods **Default payment methods:** - 💵 Cash - 💳 Credit/Debit Card - 🏦 Bank Transfer - 📱 E-Wallet (GoPay, OVO, etc.) **Custom payment methods you can add:** - Installment/Credit - Vouchers - Points/Loyalty - Crypto - Any type you need --- ## Adding a Payment Method ### Step 1: Access Payment Settings 1. Go to **Account** 2. Tap **"Payment Methods"** 3. View existing methods 4. Tap **"+ Add Payment Method"** ### Step 2: Configure Method **Enter details:** | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **Name** | Display name | "GoPay" | | **Type** | Category | E-Wallet | | **Active** | Enable/Disable | ON | ### Step 3: Save 1. Review settings 2. Tap **"Save"** 3. Method appears in sales screen --- ## Using Payment Methods ### During Sales **Select payment method:** 1. Record Stock Out (sale) 2. Before submitting, tap **"Payment Method"** 3. Select from list 4. Complete transaction ### Multiple Payment Methods **For split payments:** 1. Select **"Multiple"** or **"Split"** 2. Enter amount for first method 3. Select method 4. Add second payment 5. Continue until total reached --- ## Payment Method Reports ### Viewing by Payment Type **Track payment preferences:** 1. Go to **Reports → Sales** 2. Filter by **"Payment Method"** 3. See breakdown: - Cash sales total - Card sales total - E-wallet sales total - Other methods ### Reconciliation **Match payments to bank deposits:** - Cash = Physical cash count - Card = Bank statement - Transfer = Bank statement - E-wallet = App statement --- ## Best Practices ✅ **Keep it simple** - Don't add too many methods - Focus on what customers use - Remove unused methods ✅ **Train staff** - Ensure correct selection - Know when to use "Multiple" - Handle errors gracefully ✅ **Reconcile daily** - Match methods to actual deposits - Investigate discrepancies - Keep accurate records --- ## Troubleshooting ### "Payment method not showing" - Check if active - Verify not hidden - Restart app ### "Wrong total in reports" - Check split payment entries - Verify method selections - Review transaction history --- ## FAQ **Q: How many payment methods can I add?** A: Unlimited, but keep it manageable. **Q: Can I rename default methods?** A: Yes, edit any payment method name. **Q: Do payment methods affect inventory?** A: No, they only track how customers pay. --- ### products #### Adding and Managing Products > Complete guide to adding products to Kelola. Learn about SKUs, barcodes, categories, pricing, and best practices for organizing your inventory. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Add products with complete details - Use SKUs and barcodes effectively - Organize products with categories - Set pricing and initial stock - Manage product images --- ## Adding a Single Product ### Step 1: Open Add Product Screen 1. Tap **"Products"** in the bottom navigation 2. Tap the **"+"** button (top right) 3. The **Add Product** form opens ### Step 2: Enter Basic Information #### Required Fields | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **Product Name** | What you call the product | "Organic Green Tea 100g" | | **Price** | Selling price to customers | 50000 | #### Optional Fields (Recommended) | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **SKU** | Your internal product code | "TEA-GRN-100" | | **Barcode** | Scannable product code | "8991234567890" | | **Category** | Product grouping | "Beverages" | | **Initial Stock** | Current quantity | 50 | | **Description** | Product details | "Premium organic tea from Sumatra" | ### Step 3: Add Product Image 1. Tap the **camera icon** or image placeholder 2. Choose source: - **Take Photo** — Use camera (mobile) - **Choose from Gallery** — Select existing photo - **Remove** — Delete current image 3. (Optional) **Crop** the image to focus on the product 4. Tap **"Done"** > **💡 Best Practice:** Use clear, well-lit photos with white/neutral backgrounds. Square images work best. ### Step 4: Save the Product 1. Review all entered information 2. Tap **"Save"** (top right) 3. Success message appears ✅ **Success Check:** Your product now appears in the Products list! --- ## Understanding Product Fields ### SKU (Stock Keeping Unit) Your internal product identifier. **Why Use SKUs?** - Track products without barcodes - Create your own naming system - Easier internal communication **SKU Best Practices:** ``` Format: [CATEGORY]-[VARIANT]-[SIZE] Examples: - TEA-GRN-100 (Tea, Green, 100g) - SHRT-BLU-L (Shirt, Blue, Large) - SNCK-CHIP-50 (Snacks, Chips, 50g) ``` ### Barcode Scannable product identifier. **Types Supported:** - UPC/EAN (retail products) - Code 128 (internal use) - QR Codes (flexible use) **How to Add:** 1. **Manual entry**: Type the barcode number 2. **Scan**: Use camera to scan (mobile app) 3. **External scanner**: Use barcode scanner (web) > **Note:** Barcodes must be unique. If you get an error, the barcode might already be assigned to another product. ### Category Organize products into groups. **Why Categories Matter:** - Faster product finding - Better reporting - Cleaner organization **Creating Categories:** 1. In the Category field, tap **"Add New"** 2. Enter category name 3. Tap **"Save"** **Category Examples:** - Food & Beverages - Electronics - Clothing - Household - Raw Materials --- ## Bulk Adding Products For adding multiple products quickly: ### Method 1: Copy from Existing 1. Find a similar product 2. Tap **"Duplicate"** (three dots menu) 3. Edit the details 4. Save as new product ### Method 2: Web Import 1. Go to **web.kelola.co** on computer 2. Navigate to **Products → Import** 3. Download the **CSV template** 4. Fill in your products 5. Upload the file --- ## Managing Product Details ### Viewing Product Information 1. Go to **Products** 2. Tap any product 3. View complete details: - Basic info (name, SKU, barcode) - Current stock quantity - Price history - Transaction history - Product image ### Editing a Product 1. Open product details 2. Tap **"Edit"** (top right) 3. Modify any field 4. Tap **"Save"** > **⚠️ Important:** Editing a product updates it everywhere. Previous transactions keep the original price for accurate reporting. ### Deleting a Product 1. Open product details 2. Tap **"Delete"** (three dots menu) 3. Confirm deletion > **⚠️ Warning:** You can only delete products with **zero stock and no transaction history**. Consider archiving instead by setting stock to 0. --- ## Product Organization Best Practices ### Naming Conventions **Good Product Names:** - ✅ "Organic Coffee Beans - Dark Roast 250g" - ✅ "T-Shirt Cotton - Black - Size M" - ✅ "Wireless Mouse - Logitech M185" **Avoid:** - ❌ "Coffee" (too vague) - ❌ "Item 1" (not descriptive) - ❌ "New Product" (not helpful) ### Category Hierarchy Tips Keep it simple but meaningful: ``` Level 1: Major Categories (5-10) → Beverages → Food → Electronics Level 2: Sub-grouping (if needed) → Beverages → Coffee & Tea → Beverages → Soft Drinks ``` ### Stock Management Setup **Initial Stock:** - Add current quantity when creating product - Use Stock In for future purchases - Use Stock Out for sales **Low Stock Alerts:** 1. Go to **Stock Alert** from main menu 2. Set minimum quantity per product 3. Get notified when stock runs low --- ## Advanced Product Features ### Product Variants For products with options (size, color, etc.): **Option 1: Separate Products** - Create each variant as its own product - Use consistent naming: "T-Shirt - Red - M", "T-Shirt - Red - L" **Option 2: Single Product with Notes** - Use description field for variants - Track total quantity only ### Bundle Products For selling multiple items together: 1. Create a "Bundle" product 2. Set price for the bundle 3. In notes, list component products 4. When selling, manually deduct component stock > **Note:** Automated bundle tracking coming in future updates. --- ## Troubleshooting ### "Barcode already exists" - Check if the product already exists in your catalog - Ensure you're not duplicating barcodes - Contact support if you believe this is an error ### "Cannot delete product" - Product has stock history — use Stock Out to zero it first - Product has transactions — cannot delete, only edit ### "Product not showing in search" - Check spelling in product name - Try searching by SKU or barcode - Verify product wasn't archived ### "Image upload failed" - Check file size (max 5MB) - Use JPG or PNG format - Ensure stable internet connection --- ## FAQ **Q: How many products can I add?** A: Depends on your plan. Free plan allows up to 100 products. Premium plans offer unlimited products. **Q: Can I import products from Excel?** A: Yes! Use the web interface at web.kelola.co for CSV import. **Q: What's the difference between SKU and Barcode?** A: SKU is your internal code, barcode is the manufacturer's scannable code. Both help identify products. **Q: Can I change a product's barcode later?** A: Yes, edit the product and update the barcode field. Ensure the new barcode isn't already in use. **Q: How do I track product cost/pricing history?** A: Kelola tracks costs through Stock In transactions. View transaction history on each product page. --- #### Organizing Product Categories > Best practices for organizing your products with categories. Learn how to create, manage, and optimize your product catalog structure for better inventory management. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Create an effective category structure - Organize products for easy finding - Use categories for better reporting - Apply best practices for category naming --- ## Why Categories Matter Categories help you: - **Find products faster** - Filter by category - **Analyze performance** - Reports by category - **Stay organized** - Logical product grouping - **Manage inventory** - Category-level stock views --- ## Creating Categories ### When Adding a Product 1. In the **Category** field, tap **Add New** 2. Enter category name 3. Tap **Save** 4. Category is assigned to the product ### Creating Categories in Bulk 1. Go to **Products** 2. Tap **Categories** (if available) 3. Add multiple categories 4. Assign products later --- ## Category Structure Best Practices ### Keep It Simple **Recommended:** 5-10 main categories ``` ✅ Good: - Beverages - Food - Electronics - Clothing - Home & Garden ``` ``` ❌ Too Complex: - Cold Beverages - Non-Alcoholic - Carbonated - Cold Beverages - Non-Alcoholic - Non-Carbonated - Hot Beverages - Coffee - Espresso Based - Hot Beverages - Coffee - Drip Coffee ``` ### Use Clear Names **Good Names:** - ✅ "Beverages" - ✅ "Snack Foods" - ✅ "Household Items" **Avoid:** - ❌ "Miscellaneous" - ❌ "Other" - ❌ "Stuff" ### Consistent Naming Use consistent style: - All plural: "Beverages", "Snacks", "Electronics" - Or all singular: "Beverage", "Snack", "Electronic" - Avoid mixing: "Beverage" vs "Snacks" --- ## Category Examples by Business Type ### Restaurant/Cafe ``` - Hot Drinks - Cold Drinks - Main Courses - Appetizers - Desserts - Specials ``` ### Retail Store ``` - Electronics - Clothing - Accessories - Home Goods - Health & Beauty - Clearance ``` ### Wholesale/Distributor ``` - Raw Materials - Finished Goods - Packaging - Office Supplies - Equipment ``` --- ## Managing Categories ### Editing Categories 1. Find a product in the category 2. Edit the product 3. Change category name 4. All products update > **Note:** Changing a category name updates it for all products in that category. ### Moving Products Between Categories 1. Open product details 2. Tap **Edit** 3. Change category 4. Save ### Deleting Categories Categories are automatically removed when: - No products use the category - All products are moved to other categories --- ## Using Categories Effectively ### In Product List - Filter products by category - Sort within categories - Quick category switching ### In Reports - Sales by category - Stock by category - Profit margins by category ### In Stock Operations - Filter stock in/out by category - Category-based stock counts - Reorder by category --- ## Category Naming Tips ### Use Customer-Facing Names Name categories as customers would search: - ✅ "Coffee" not "Hot Beverage Category 1" - ✅ "Phone Cases" not "ACC-PH-001" ### Avoid Abbreviations - ✅ "Electronics" - ❌ "ELEC" ### Consider Search Think about how staff will search: - Is "Soda" under "Beverages" or "Soft Drinks"? - Will everyone know where to find items? --- ## Common Mistakes to Avoid ### ❌ Too Many Categories Having 50+ categories makes finding harder, not easier. **Solution:** Consolidate similar categories. ### ❌ Uncategorized Products Products with no category are harder to find. **Solution:** Require category on all products. ### ❌ Overlapping Categories A product shouldn't fit in multiple categories. **Example Problem:** - "Snacks" and "Chips" - where does potato chips go? **Solution:** Use distinct categories. ### ❌ Inconsistent Updates Creating new categories for one-off items. **Solution:** Use "General" or "Other" for rare items. --- ## Advanced Tips ### Category Codes For large inventories, add codes: - BEV-001 (Beverages) - FOO-001 (Food) ### Color Coding Some businesses use colors: - Red tags = Food - Blue tags = Drinks - Green tags = Supplies ### Seasonal Categories Create temporary categories: - "Summer Specials" - "Holiday Items" - Move products back after season --- ## FAQ **Q: Can a product be in multiple categories?** A: Kelola supports one category per product. Use clear names that capture the product type. **Q: How many categories should I have?** A: Start with 5-10 main categories. Add more only if needed. **Q: Can I change category names later?** A: Yes, editing a category updates all products using it. **Q: Do categories affect reporting?** A: Yes, you can filter and analyze by category. **Q: Should I use sub-categories?** A: Kelola doesn't support sub-categories. Use clear main category names instead. --- #### Using Barcodes and SKUs > Complete guide to using barcodes and SKUs in Kelola. Learn the differences, how to assign them, and best practices for efficient inventory tracking. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Understand the difference between barcodes and SKUs - Assign and manage SKUs effectively - Use barcodes for quick product lookup - Implement best practices for tracking --- ## Barcode vs SKU: What's the Difference? | Feature | Barcode | SKU | |---------|---------|-----| | **Format** | Numbers (scannable) | Alphanumeric code | | **Source** | Manufacturer/Global | Internal/Your business | | **Uniqueness** | Globally unique | Unique to your business | | **Scanning** | Yes - with scanner | No - manual entry | | **Best For** | Fast checkout | Internal organization | --- ## What is a Barcode? Barcodes are machine-readable codes used worldwide. ### Types Supported **EAN/UPC:** - 8, 12, or 13 digits - Found on retail products - Example: `8991234567890` **Code 128:** - Variable length - Letters and numbers - Good for internal use **QR Codes:** - 2D format - Can store more data - Growing popularity ### Where Barcodes Come From - **Manufacturer printed** - On packaged goods - **Self-generated** - Print your own labels - **Retailer assigned** - Some businesses create their own --- ## What is an SKU? SKU = Stock Keeping Unit Your internal product identifier. ### SKU Format Examples ``` Simple: PROD001, PROD002 Category: BEV-COF-001 (Beverage - Coffee) Variant: SHIRT-BLU-L (Shirt - Blue - Large) Hybrid: 2024-ELC-056 ``` ### SKU Best Practices **Keep It Short:** - ✅ `TEA-001` (7 characters) - ❌ `BEVERAGE-TEA-GREEN-100G-2024-001` (too long) **Use Consistent Format:** ``` Format: [CATEGORY]-[VARIANT]-[NUMBER] Examples: - BEV-COF-001 - BEV-TEA-001 - FOD-SNA-001 ``` **Make It Readable:** - Staff should understand the code - Avoid random numbers only - Use meaningful abbreviations --- ## Adding Barcodes to Products ### Method 1: Manual Entry 1. Go to **Products** → Add/Edit 2. Find **Barcode** field 3. Type barcode number 4. Save ### Method 2: Scan with Camera 1. In product form, tap barcode field 2. Select **Scan** 3. Point camera at barcode 4. Auto-fills the field ### Method 3: USB Scanner (Web) 1. Use web version (web.kelola.co) 2. Connect USB barcode scanner 3. Click barcode field 4. Scan product --- ## Adding SKUs to Products ### Creating SKU System **Step 1: Decide Format** ``` Options: - Category-Number: BEV-001 - Category-Variant-Number: BEV-GRN-001 - Year-Category-Number: 24-BEV-001 ``` **Step 2: Assign Sequentially** - Start at 001 - Increase by 1 for each product - Don't reuse old SKUs **Step 3: Document Your System** - Write down your format - Train staff on the system - Be consistent ### Entering SKUs 1. Open product details 2. Find **SKU** field 3. Enter code 4. Save > **Tip:** SKUs must be unique. Kelola will warn if you try to use a duplicate. --- ## Using Barcodes in Daily Operations ### Stock In (Purchases) 1. Open **Stock In** 2. Tap **Scan** 3. Scan product barcode 4. Product auto-adds to list 5. Enter quantity **Speed Benefit:** - Without barcode: Search → Select (10 seconds) - With barcode: Scan (2 seconds) ### Stock Out (Sales) 1. Open **Stock Out** 2. Tap **Scan** 3. Scan each item customer buys 4. Items add automatically **For Multiple Items:** - Scan same barcode multiple times for quantity - Or scan once and edit quantity ### Stock Lookup 1. Go to **Products** 2. Use search bar 3. Scan or type barcode/SKU 4. Find product instantly --- ## Barcode and SKU Best Practices ### For New Products ✅ **Assign SKU immediately** - Don't wait until later - Easier when adding product ✅ **Add barcode if available** - Check packaging - Use manufacturer barcode ✅ **Be consistent** - Same format for all SKUs - Same process every time ### For Existing Products ✅ **Backfill missing SKUs** - Set aside time to update - Prioritize popular products ✅ **Print barcode labels** - For products without barcodes - Use consistent label format ### For Operations ✅ **Train staff** - Everyone should understand SKUs - Practice scanning ✅ **Label shelves** - Show SKU or barcode locations - Easier stock counting --- ## Generating Barcodes ### When to Generate Your Own - Products without manufacturer barcodes - Internal products - Repackaged goods ### How to Generate **Option 1: Kelola Web** - Some versions support label printing - Check web.kelola.co **Option 2: Third-Party Tools** - Online barcode generators - Label printing software - Design tools (Canva, etc.) **Option 3: Professional Services** - Printing companies - Label suppliers - POS equipment vendors ### Barcode Label Format **Standard Size:** - 50mm × 25mm (common) - 40mm × 20mm (small) - 80mm × 50mm (large) **Include on Label:** - Barcode - Product name - SKU - Price (optional) --- ## Troubleshooting ### "Barcode not scanning" **Check:** - Camera lens is clean - Good lighting - Barcode not damaged - Correct barcode type **Try:** - Manual entry - Different angle - Better lighting ### "SKU already exists" **Solution:** - Use different SKU - Check existing product - May be duplicate entry ### "Barcode already assigned" **Solution:** - Verify if same product - May need to merge products - Contact support if error --- ## FAQ **Q: Do I need both barcode and SKU?** A: Not required, but recommended. SKU is mandatory for organization, barcode is optional but speeds up operations. **Q: Can I change a barcode later?** A: Yes, but be careful if you've already printed labels or shared the barcode. **Q: What if my supplier changes barcodes?** A: Update in Kelola. You can also keep old barcode in notes. **Q: Can two products have the same barcode?** A: No, barcodes must be unique per product. **Q: Should I include price in SKU?** A: No, prices change. Keep SKUs price-independent. **Q: Can SKUs have letters?** A: Yes, SKUs can be alphanumeric (letters and numbers). **Q: How long should SKUs be?** A: 6-12 characters is ideal. Keep them short but meaningful. --- ### Business Reports #### Financial Reports > Comprehensive guide to understanding your business financial performance with sales, profit, expense tracking and visual analytics ## What is the Financial Report? The **Financial Report** provides a complete overview of your business financial performance. It consolidates data from sales, purchases, expenses, and profits into an easy-to-read dashboard with visual charts and detailed transaction tables. ## Why Use Financial Reports? Financial reports help you: - **Monitor business health** – Track revenue, costs, and profitability - **Identify trends** – See patterns in sales and expenses over time - **Make informed decisions** – Use data to guide business strategies - **Simplify accounting** – Export data for tax reporting and bookkeeping - **Track unpaid sales** – Monitor outstanding customer payments ## Financial Report Dashboard The dashboard consists of several key components: ### 1. Financial Chart A visual bar chart displaying: - **Sales** – Total sales value (including unpaid) - **Paid Sales** – Sales that have been paid - **Purchases** – Total purchase costs (Stock In) - **Expenses** – Business expenses recorded - **Profit** – Net profit calculation > **Tip:** Hover over chart bars to see exact values for each period. ### 2. Summary Cards Key metrics displayed as summary cards: | Card | Description | |------|-------------| | **Total Sales** | Sum of all sales (paid + unpaid) in the selected period | | **Paid Sales** | Sales that have been fully paid by customers | | **Total Purchases** | Cost of all stock purchases (buying price × quantity) | | **Total Expenses** | Sum of all recorded business expenses | | **Total Profit** | Paid Sales − Purchases − Expenses | | **Assets Value** | Current value of all inventory (buying price × current stock) | | **Lifetime Unpaid Sales** | Total outstanding receivables from all time | > **Note:** Some metrics require permission to view capital prices. If you see "-", you may not have access to view buying prices. ### 3. Transaction Report Table A detailed breakdown by date showing: - **Date** – The date/day/week/month of transactions - **Sales** – Total sales for that period - **Paid Sales** – Amount received from customers (with payment method breakdown) - **Purchases** – Stock purchase costs - **Expenses** – Business expenses - **Profit** – Net profit for that period Click on any row to see more details, or click the arrow next to Paid Sales to view payment methods used. ## How to View Financial Reports ### Step 1: Access Financial Reports 1. Log in to Kelola.co (Web: [web.kelola.co](https://web.kelola.co) or Mobile App) 2. From the main menu, select **"Reports"** 3. Choose **"Financial Report"** ### Step 2: Set Date Range Use the **date picker** to select your analysis period: - **Quick presets** – Last 7 days, 30 days, this month, last month, etc. - **Custom range** – Select specific start and end dates > **Note:** Free accounts may have limitations on historical data range. Upgrade to access older data. ### Step 3: Choose Time Frame Select how data is grouped using the **Time Frame** dropdown: | Time Frame | Best For | Description | |------------|----------|-------------| | **Day** | Short-term analysis | Daily breakdown of transactions | | **Week** | Weekly trends | 7-day grouped summaries | | **Month** | Monthly reporting | Monthly aggregated data | | **Year** | Long-term view | Yearly summaries | > **Tip:** The time frame auto-adjusts based on your date range. Longer periods default to Month or Year view. ### Step 4: Filter by Staff (Optional) Use the **Staff Filter** to: - View transactions by specific staff members - Analyze individual performance - Compare sales between team members Select one or multiple staff from the dropdown. Clear filters to see all transactions. ## Understanding Key Metrics ### Sales vs. Paid Sales - **Sales** = Total value of all Stock Out transactions - **Paid Sales** = Portion of sales that customers have actually paid - **Unpaid Sales** = Sales − Paid Sales (appears in Receivables Report) Example: - You sell $1,000 of products - Customer pays $600 immediately - Customer owes $400 (unpaid) - Sales = $1,000 | Paid Sales = $600 ### Profit Calculation ``` Profit = Paid Sales − Purchases − Expenses ``` **Example:** - Paid Sales: $5,000 - Purchases: $2,000 - Expenses: $500 - **Profit: $2,500** ### Assets Value This represents the current value of your inventory: ``` Assets Value = Current Stock × Buying Price ``` This helps you understand the total capital tied up in inventory. ### Lifetime Unpaid Sales The total amount customers owe you from all time, not just the selected period. This is your total accounts receivable. ## Downloading Financial Reports Export detailed financial data to Excel: 1. Set your desired filters (date range, time frame, staff) 2. Click the **"Download"** button at the top right 3. The Excel file will include: - Date - Sales amount - Paid sales amount - Purchases - Expenses - Profit - Payment methods breakdown > **Tip:** Download reports monthly for accounting records and tax preparation. ## Analyzing Your Financial Data ### Weekly Trend Analysis Select "Week" as time frame to: - Identify your best and worst performing weeks - Spot seasonal patterns - Plan inventory and staffing ### Monthly Comparison Select "Month" to: - Compare month-over-month growth - Identify seasonal trends - Set monthly targets ### Day-by-Day Tracking Select "Day" for detailed analysis: - See daily sales patterns - Identify peak business days - Track daily expenses ## Common Use Cases ### Track Business Growth 1. Set date range to last 6 months 2. Select "Month" time frame 3. Compare month-over-month sales and profit trends ### Monitor Cash Flow 1. Check "Paid Sales" vs "Sales" to see collection rate 2. Review "Lifetime Unpaid Sales" to track receivables 3. Compare incoming (Paid Sales) vs outgoing (Purchases + Expenses) ### Optimize Inventory 1. Compare "Assets Value" with "Sales" 2. High assets value + low sales = potential overstock 3. Use with Stock Report to optimize inventory levels ### Staff Performance Review 1. Filter by individual staff members 2. Compare their sales figures 3. Identify top performers and training needs ## Tips for Accurate Reporting ### Record Transactions Promptly - Enter Stock In, Stock Out, and Expenses on the same day - Delays in recording affect accuracy of time-based reports ### Use Consistent Buying Prices - Set accurate buying prices when receiving stock - This ensures correct profit calculations ### Categorize Expenses Properly - Use appropriate expense categories - This helps separate operational costs for better analysis ### Regular Review Schedule - **Daily** – Check sales and cash position - **Weekly** – Review trends and adjust operations - **Monthly** – Full financial review and reporting ## How Financial Data is Calculated ### Data Sources The Financial Report combines data from: - **Stock Out** → Sales and Paid Sales - **Stock In** → Purchases - **Expenses** → Business expenses - **Product Catalog** → Buying prices for profit calculation ### Real-Time Updates Financial data updates in real-time as you: - Record new sales (Stock Out) - Receive inventory (Stock In) - Add expenses - Record customer payments ### Data Delay Notice There may be a slight delay (few minutes) for data to fully sync across all reports due to processing. ## Related Features - **[Stock Report](./stock-report)** – View inventory movements and valuations - **[Expense Report](./expense)** – Detailed expense breakdown by category - **[Receivables Report](./receivables-report)** – Track unpaid customer invoices - **[Customer Report](./customers-report)** – Individual customer purchase history ## Need Help? If you have questions about financial reports or need help interpreting your data, please contact our support team through the **Contact Us** button in the Kelola app. --- #### Customer Reports > Guide to viewing and downloading customer reports in Kelola.co ## Customer Reports The customer reporting feature in Kelola.co provides insights and analysis of purchases made by your buyers and customers. Here's how to view and download purchase reports in Kelola.co: 1. **Open the Kelola.co app or website**. 2. **Select "Reports"** from the main page. 3. **Choose "Customer Reports"** and select your desired time period. 4. Kelola.co will display total transactions, sales, and profit. 5. You can download customer reports by clicking "Download". 6. The customer report will automatically download in Excel format. --- #### Expense Management Guide > Complete guide to tracking, categorizing, and managing business expenses in Kelola. Learn to record expenses, create categories, analyze spending, and export reports. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Record business expenses quickly - Organize expenses with categories - Track spending patterns - Export expense reports - Analyze expenses for better budgeting --- ## Why Track Expenses? **Benefits of expense tracking:** - 📊 **Financial clarity** — Know exactly where money goes - 💰 **Profit accuracy** — True profit = Revenue - Expenses - 📋 **Tax preparation** — Organized records for filing - 🎯 **Budget planning** — Identify spending patterns - ✂️ **Cost reduction** — Find areas to cut --- ## Expense Dashboard Overview The Expenses section shows: ### Visual Components | Component | What It Shows | |-----------|---------------| | **Pie Chart** | Spending breakdown by category | | **Category Legend** | Color-coded list with amounts | | **Total Expenses** | Sum for selected period | | **Expense List** | Chronological transaction log | --- ## Recording an Expense ### Step 1: Access Expenses 1. Tap **"Expense"** from main menu 2. View current month's expenses ### Step 2: Add New Expense 1. Tap **"+"** button (bottom right) 2. Fill in expense details: **Required Fields:** | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **Amount** | How much spent | 250000 | | **Category** | Type of expense | "Office Supplies" | **Optional Fields:** | Field | Description | Example | |-------|-------------|---------| | **Notes** | Details about expense | "Printer paper, A4 size" | | **Date** | When expense occurred | Today or past date | ### Step 3: Save Choose save option: - **"Save"** — Record and close - **"Save & Add More"** — Record and add another (for batch entry) > **💡 Quick Save:** Press `Ctrl + Enter` (web) to save quickly. --- ## Expense Categories ### Creating Categories Organize expenses into meaningful groups: 1. In Add Expense, tap Category dropdown 2. Tap **"+ New Category"** 3. Enter category name 4. Tap **Save** ### Recommended Category Structure **Common Business Expenses:** ``` 📁 Operating Expenses ├── Rent & Utilities ├── Office Supplies ├── Maintenance & Repairs └── Insurance 📁 Employee Costs ├── Salaries & Wages ├── Benefits └── Training 📁 Sales & Marketing ├── Advertising ├── Promotions └── Travel & Entertainment 📁 Administrative ├── Professional Services ├── Software & Subscriptions └── Legal & Accounting 📁 Cost of Goods Sold ├── Raw Materials ├── Packaging └── Shipping ``` ### Category Best Practices ✅ **Be specific but not excessive** - Good: "Marketing - Digital" - Too vague: "Miscellaneous" - Too specific: "Facebook Ad Campaign March 2024" ✅ **Use consistently** - Same expense type = same category - Train all staff on categories - Review monthly for consistency ✅ **Limit number of categories** - Aim for 5-10 main categories - Too many = analysis paralysis - Too few = lack of insight --- ## Managing Expense Records ### Viewing Expense History **Default view:** - Current month expenses - Grouped by date - Newest first **Navigation:** - Scroll to see older entries - Tap month selector to change period - Use search to find specific expenses ### Editing an Expense **When you need to correct:** 1. Find expense in list 2. Tap **edit icon** (pencil) 3. Modify fields 4. Tap **"Update"** > **Note:** Editing affects financial reports. Document reason if significant change. ### Deleting an Expense **For incorrect entries:** 1. Find expense in list 2. Tap **delete icon** (trash) 3. Confirm deletion > **⚠️ Warning:** Deletion is permanent and affects profit calculations. --- ## Filtering and Analysis ### Date Filtering **Preset periods:** - Today - This week - This month - Last month - This quarter - Custom range **To filter:** 1. Tap **date selector** at top 2. Choose preset or custom 3. View filtered results ### Category Filtering **View specific expense types:** 1. Tap **category dropdown** 2. Select category 3. See only that category's expenses **Use cases:** - "How much on marketing this month?" - "Compare utilities across months" - "Track one-time vs recurring costs" ### Understanding the Pie Chart **How to read:** - **Largest slice** = Biggest expense category - **Color coding** = Consistent across views - **Hover/tap** = See exact amount **Analysis tips:** - Review monthly for trends - Watch for unexpected growth - Compare to revenue percentage --- ## Expense Reports and Export ### Exporting to Excel **For accounting and analysis:** 1. Apply desired filters 2. Tap **"Download"** (top right) 3. Choose format: **Excel/CSV** 4. File includes: - Date - Category - Notes - Amount - Running total ### Scheduled Reports **Automated reporting (premium plans):** - Weekly expense summaries - Monthly category breakdowns - Email delivery - PDF formatting Contact support to configure. --- ## Expense Tracking Best Practices ### Daily Habits ✅ **Record immediately** - Don't let receipts pile up - 2 minutes now vs 30 minutes later - Better accuracy ✅ **Keep receipts** - Photo for digital backup - Note reference number - Required for taxes ✅ **Be descriptive** - "Lunch with client - ABC Corp" - Not just "Meal" - Future you will thank you ### Weekly Review ✅ **Check spending** - Review dashboard - Compare to budget - Spot anomalies ✅ **Categorize consistently** - Fix miscategorized items - Train new staff - Update category list ### Monthly Analysis ✅ **Download reports** - Export for records - Share with accountant - Year-over-year comparison ✅ **Budget review** - Actual vs planned - Adjust next month's budget - Identify cost-saving opportunities --- ## Integration with Financial Reports ### How Expenses Affect Your Business **In Financial Reports:** - Deducted from revenue - Calculates true profit - Tracks by period **In Accounting:** - Organized by category - Date-based reporting - Tax-deductible tracking **In Cash Flow:** - Money leaving business - Impact on bank balance - Forecasting input --- ## Common Expense Scenarios ### Recurring Monthly Expenses **Rent, utilities, subscriptions:** 1. Record on same date each month 2. Use consistent category 3. Add reference (invoice #) 4. Set calendar reminder ### One-time Purchases **Equipment, furniture:** 1. Record full amount 2. Category: "Capital Expenses" 3. Note: Description and purpose 4. Keep receipt long-term ### Reimbursable Expenses **Staff-paid, business-reimbursed:** 1. Staff records expense 2. Notes: "Reimbursable - [Staff name]" 3. Reimbursement recorded separately 4. Or use "Employee Reimbursement" category ### Mixed Personal/Business **When lines blur:** 1. Record only business portion 2. Notes: "Business use - 50%" 3. Keep documentation 4. Consult accountant --- ## Troubleshooting ### "Category not available" - Create new category on the fly - Check spelling of existing - Categories are business-specific ### "Cannot edit expense" - Check permissions (owner/admin) - May be locked after period close - Contact support if error persists ### "Wrong total showing" - Check date range filter - Verify no categories hidden - Refresh data (pull down) ### "Export file empty" - Check filters applied - Try larger date range - Verify file downloaded completely --- ## FAQ **Q: What's the difference between Expense and Stock In?** A: Stock In records inventory purchases (becomes assets). Expense records operational costs (immediate deduction). **Q: Can I split one payment across categories?** A: Currently, create separate expense entries. One payment = multiple expense records. **Q: How do I handle refunds or returns?** A: Record as negative expense, or create "Refund" category with negative amount. **Q: Can I attach receipts to expenses?** A: Currently no attachment feature. Take photo and store separately, reference in notes. **Q: Are expenses shared across multiple businesses?** A: No, expenses are per-business. Switch businesses to see respective expenses. **Q: Can I set expense budgets or limits?** A: Budgeting features coming in future updates. Currently track and analyze manually. --- #### Receivables Report > Track and manage customer unpaid transactions with automatic balance calculations ## What is Receivables Report? The **Receivables Report** helps you track all outstanding payments from your customers. It automatically calculates unpaid balances from stock out transactions, giving you a clear overview of who owes you money and how much. This feature is essential for businesses that: - Sell on credit or partial payment terms - Need to follow up on outstanding invoices - Want to monitor customer payment history - Require accurate cash flow forecasting ## How Receivables Work When you record a stock out (sale), Kelola automatically tracks the payment status: ### Automatic Balance Calculation - **Full Payment** – Transaction is marked as paid, no balance remains - **Partial Payment** – The remaining amount automatically appears in the Receivables Report - **No Payment** – The full transaction amount is recorded as receivable ### Real-Time Updates The Receivables Report updates instantly whenever you: - Record a new stock out with partial/unpaid amount - Receive a payment from a customer - Adjust payment amounts on existing transactions ## How to View Receivables Report Follow these steps to access your receivables: ### Step 1: Access Reports 1. Open the Kelola.co app or website 2. From the main dashboard, select **"Reports"** 3. The Receivables Report option is located alongside other reports (Stock Report, Financial Report, Customer Report) ### Step 2: View Receivables Report 1. Tap **"Receivables Report"** from the reports list 2. The report displays all customers with outstanding balances ### Step 3: Understand the Report Each entry in the Receivables Report shows: - **Customer Name** – Who owes the payment - **Total Outstanding** – Total unpaid amount across all transactions - **Transaction Count** – Number of unpaid transactions - **Last Transaction Date** – Most recent sale date ### Step 4: View Customer Details Tap on any customer to see: - Complete list of unpaid transactions - Individual transaction amounts - Original transaction dates - Amount already paid vs. remaining balance ## Managing Receivables ### Recording Payments When a customer pays their outstanding balance: 1. Go to the **Receivables Report** 2. Tap on the customer name 3. Select the specific transaction they are paying 4. Tap **"Record Payment"** 5. Enter the payment amount (can be partial or full) 6. Select payment date and method 7. Save – the balance will update automatically ### Following Up on Overdue Payments Use the Receivables Report to: - Identify customers with long-outstanding balances - Export the report for accounting or collection purposes - Plan your cash flow based on expected collections ## Best Practices for Managing Receivables ### Set Clear Payment Terms - Establish payment terms before making sales - Communicate due dates clearly to customers - Consider offering early payment discounts ### Regular Monitoring - Check the Receivables Report weekly - Follow up promptly on overdue accounts - Keep detailed notes on payment agreements ### Accurate Recording - Always record payments immediately when received - Use partial payment feature correctly to maintain accurate balances - Review and reconcile receivables regularly ## Related Features ### Stock Out with Payment Options The Receivables Report works directly with the [Stock Out](../stock/record-stock-out) feature. Learn more about recording sales with full or partial payment options in the Stock Out guide. ### Customer Reports View complete customer transaction history and payment patterns in the [Customer Report](./customers-report). ## Need Help? If you have questions about managing receivables or recording payments, please contact our support team through the **Contact Us** button in the Kelola app. --- #### Stock Report > Comprehensive inventory tracking with product-level details, stock movements, profit analysis, and downloadable reports ## What is the Stock Report? The **Stock Report** provides detailed insights into your inventory movements and performance. It shows you exactly how much stock has come in, gone out, and the profitability of each product during a specific time period. ## Why Use Stock Reports? Stock reports help you: - **Track inventory flow** – Monitor stock in, out, and current levels - **Identify best-selling products** – See which products have high stock out volumes - **Analyze product profitability** – Understand which products generate the most profit - **Optimize stock levels** – Identify slow-moving vs fast-moving inventory - **Staff performance** – Track which staff members handle the most stock transactions ## Stock Report Dashboard The dashboard consists of: ### Summary Cards | Card | Description | |------|-------------| | **Total Products** | Total number of products in your catalog | | **Total Product Quantity** | Sum of all units currently in stock across all products | ### Product Details Table A comprehensive list showing for each product: | Column | Description | |--------|-------------| | **Product Name** | Product name with image, category, and SKU | | **Stock In** | Total units received during the selected period | | **Stock Out** | Total units sold/outgoing during the period | | **Profit** | Profit generated from this product (requires permission) | | **Current Stock** | Latest available stock quantity | > **Note:** Profit data requires permission to view capital prices. If you see "-", you may not have access. ## How to View Stock Reports ### Step 1: Access Stock Reports 1. Log in to Kelola.co (Web: [web.kelola.co](https://web.kelola.co) or Mobile App) 2. From the main menu, select **"Reports"** 3. Choose **"Stock Report"** ### Step 2: Set Date Range Use the **date picker** to select your analysis period: - **Quick presets** – Last 7 days, 30 days, this month, last month, etc. - **Custom range** – Select specific start and end dates The report will show stock movements that occurred within this date range. ### Step 3: Filter by Staff (Optional) Use the **Staff Filter** to: - View stock transactions by specific staff members - Analyze individual staff performance - Track who handled specific stock movements Select one or multiple staff from the dropdown. ## Understanding the Product Table ### Product Information Each row shows: - **Product Image** – Thumbnail of the product - **Product Name** – Click to see full name if truncated - **Category** – Product category - **SKU** – Product SKU code ### Stock In Total quantity received through: - Stock In transactions (purchases from suppliers) - Stock Transfers from other businesses - Stock Audit adjustments (positive) ### Stock Out Total quantity outgoing through: - Stock Out transactions (sales to customers) - Stock Transfers to other businesses - Stock Audit adjustments (negative) ### Profit Calculation ``` Product Profit = (Stock Out × Selling Price) − (Stock Out × Buying Price) ``` Or simplified: ``` Profit = Stock Out Quantity × (Selling Price − Buying Price) ``` This shows the gross profit for each product during the selected period. ### Current Stock The latest available quantity for each product, reflecting all transactions up to now (not just the selected date range). ## Sorting the Report Click on column headers to sort: | Sort By | Description | |---------|-------------| | **Name** | Alphabetical order by product name | | **Stock In** | Highest to lowest incoming quantities | | **Stock Out** | Highest to lowest outgoing quantities | | **Profit** | Highest to lowest profit (if accessible) | Click again to reverse the sort order (ascending/descending). ## Analyzing Your Stock Data ### Identify Fast-Moving Products Sort by **Stock Out** (descending) to see: - Your best-selling products - Products that need frequent restocking - Top performers by volume ### Identify Slow-Moving Products Sort by **Stock Out** (ascending) to see: - Products with low sales volume - Potential dead stock - Items that may need promotions ### Track Purchase Patterns Sort by **Stock In** to see: - Which products you restock most frequently - Products with high purchasing activity - Seasonal stocking patterns ### Profitability Analysis Sort by **Profit** (if accessible) to see: - Your most profitable products - High-margin vs high-volume products - Products contributing most to bottom line ## Downloading Stock Reports Export detailed stock data to Excel: 1. Apply desired filters (date range, staff) 2. Set your preferred sorting 3. Click the **"Download"** button at the top right 4. The Excel file will include: - Product name - Category - SKU - Stock In quantity - Stock Out quantity - Profit (if accessible) - Current stock quantity > **Tip:** Download reports regularly to track inventory trends over time. ## Common Use Cases ### Weekly Inventory Review 1. Set date range to "Last 7 Days" 2. Review Stock In to see what was received 3. Review Stock Out to see what sold 4. Identify products needing reorder ### Monthly Performance Analysis 1. Set date range to current month 2. Sort by Profit to see top performers 3. Identify products with high Stock In but low Stock Out (overstocking) 4. Plan purchasing strategy for next month ### Staff Performance Review 1. Filter by individual staff member 2. Compare Stock In/Out volumes 3. Identify training needs or top performers ### Seasonal Analysis 1. Set date range to previous season (e.g., last December) 2. Compare with current period 3. Identify seasonal trends 4. Plan inventory for upcoming season ## Tips for Accurate Stock Reporting ### Record All Transactions - Ensure all Stock In, Stock Out, and Audit transactions are recorded - Missing transactions will affect report accuracy ### Set Accurate Prices - Keep buying prices updated for accurate profit calculations - Set correct selling prices for revenue tracking ### Use Consistent Units - Ensure product units are consistent (pieces, kg, liters, etc.) - Mixed units can cause confusion in quantity reporting ### Regular Audits - Perform stock audits periodically to correct discrepancies - Adjust stock quantities to match physical counts ## Understanding Stock Movements ### Stock In Sources Stock In quantities come from: - **Purchase Orders** – Buying from suppliers - **Returns** – Customer returns (if recorded as Stock In) - **Transfers** – Stock received from other business locations - **Audits** – Positive adjustments from stock counts ### Stock Out Destinations Stock Out quantities go to: - **Sales** – Sold to customers - **Transfers** – Sent to other business locations - **Damages/Losses** – Recorded through Stock Audit - **Internal Use** – Used for business operations ### Deleted Products If you see "Product Deleted" in the report: - The product was removed from your catalog - Historical data is preserved for reporting - SKU and category may show as "Info Not Found" ## How Stock Data is Calculated ### Real-Time Updates Stock movements are recorded in real-time as you: - Record Stock In transactions - Process Stock Out sales - Perform Stock Audits - Transfer stock between businesses ### Data Sources The report combines data from: - **Stock In transactions** → Incoming quantities - **Stock Out transactions** → Outgoing quantities - **Product Catalog** → Current stock levels, prices, details - **Stock Audits** → Adjustments to quantities ### Date Range Impact - **Stock In/Out** – Shows only transactions within the selected date range - **Current Stock** – Shows latest quantity regardless of date range (real-time) - **Profit** – Calculated based on transactions within the date range ## Related Features - **[Financial Report](./accounting-report)** – Overall business financial performance - **[Stock In](../stock/record-stock-in)** – Record incoming inventory - **[Stock Out](../stock/record-stock-out)** – Record sales and outgoing stock - **[Stock Transfer](../stock/stock-transfer)** – Move stock between businesses - **[Product List](../features/barcode-scanner)** – Manage your product catalog ## Need Help? If you have questions about stock reports or need help analyzing your inventory data, please contact our support team through the **Contact Us** button in the Kelola app. --- #### Understanding Business Reports > Complete guide to Kelola's reporting system. Learn about financial reports, stock reports, customer analytics, and how to interpret data for better business decisions. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Navigate all report types in Kelola - Understand financial performance metrics - Analyze stock movements and trends - Generate customer insights - Export and share reports --- ## Reports Overview Kelola provides comprehensive reporting to help you understand your business performance. Reports are organized into categories: | Report Category | Purpose | Key Metrics | |-----------------|---------|-------------| | **Financial** | Track revenue, profit, expenses | Sales, profit margin, trends | | **Stock** | Monitor inventory levels | Stock movements, low stock alerts | | **Customers** | Analyze customer behavior | Purchase history, top customers | | **Receivables** | Track unpaid balances | Outstanding debts, payment status | --- ## Accessing Reports ### Navigation 1. Go to **Account** → **Reports** 2. Select report category 3. Choose specific report type 4. Set date range and filters ### Common Report Controls **Date Range Selector:** - Today - Last 7 days - This month - Last month - Custom range **Export Options:** - PDF - For sharing/printing - Excel/CSV - For analysis - View on screen - Quick review --- ## Financial Reports ### Financial Summary Report Your complete business financial overview. **What's Included:** - Total sales revenue - Total purchases (stock in) - Gross profit calculation - Expense summary - Net profit **How to Read:** ``` Sales Revenue: $10,000 Purchase Costs: -$6,000 Gross Profit: $4,000 Expenses: -$1,000 Net Profit: $3,000 ``` **Time Periods:** - Daily breakdown - Weekly summary - Monthly view - Yearly comparison ### Sales by Product Report Identify your best and worst performing products. **Metrics:** - Units sold - Revenue per product - Profit margin - Compare periods **Use Cases:** - Stock purchasing decisions - Promotion planning - Product discontinuation ### Sales Trends Visual charts showing business performance over time. **Chart Types:** - Line graph - Sales over time - Bar chart - Compare periods - Pie chart - Category breakdown --- ## Stock Reports ### Stock Movement Report Track all inventory changes. **What's Tracked:** - Stock in (purchases) - Stock out (sales) - Adjustments - Current levels **Key Insights:** - Fast-moving products - Slow-moving inventory - Reorder timing ### Low Stock Alert Prevent stockouts with automatic alerts. **How It Works:** 1. Set minimum stock levels per product 2. Kelola monitors quantities 3. Get alerts when stock is low 4. Reorder before running out **Setting Alerts:** 1. Go to **Stock Alerts** 2. Select product 3. Set minimum quantity 4. Save ### Stock Valuation Know the value of your inventory. **Calculations:** - Quantity on hand × Cost price - Total inventory value - Value by category --- ## Customer Reports ### Customer List Report Complete customer database with purchase history. **Information Included:** - Customer name and contact - Total purchases - Total amount spent - Last purchase date - Outstanding balance ### Top Customers Report Identify your most valuable customers. **Ranked By:** - Total purchase amount - Number of transactions - Average order value **Benefits:** - VIP customer recognition - Targeted promotions - Loyalty programs ### Customer Purchase History Detailed view of individual customer activity. **View:** - All transactions - Products purchased - Payment patterns - Returns history --- ## Receivables Report ### Outstanding Balances Track who owes you money. **Report Shows:** - Customer name - Total outstanding amount - Days overdue - Last payment date ### Payment Status Tracking Monitor partial payments and credit. **Statuses:** - **Paid** - Fully paid - **Partial** - Part paid, balance due - **Unpaid** - Nothing paid yet - **Overdue** - Past payment terms --- ## Expense Reports ### Expense Summary Track all business spending. **Categories:** - Rent - Utilities - Salaries - Supplies - Marketing - Other **Analysis:** - Total expenses by category - Trend over time - Percentage of revenue ### Expense Trends Identify spending patterns. **Questions Answered:** - Are expenses increasing? - Which category grew most? - Seasonal variations? --- ## Using Reports for Decision Making ### Daily Operations **Morning Routine:** 1. Check yesterday's sales 2. Review low stock alerts 3. Follow up on overdue payments ### Weekly Planning **Weekly Review:** 1. Top selling products 2. Customer activity 3. Expense tracking 4. Stock levels ### Monthly Strategy **Monthly Analysis:** 1. Profit and loss summary 2. Compare to previous month 3. Identify trends 4. Adjust purchasing ### Quarterly Business Review **Strategic Decisions:** 1. Product line evaluation 2. Customer retention analysis 3. Profitability by category 4. Growth opportunities --- ## Exporting and Sharing Reports ### Export Formats **PDF:** - Professional format - Easy to share - Print-ready **Excel/CSV:** - Data analysis - Custom calculations - Import to other systems ### Sharing Options 1. **Email** - Send directly from Kelola 2. **Download** - Save to device 3. **Print** - Physical copy 4. **Cloud storage** - Upload to Google Drive, Dropbox --- ## Best Practices ### For Accuracy ✅ **Regular review** - Check reports weekly - Verify data matches reality - Spot discrepancies early ✅ **Consistent categorization** - Use same expense categories - Consistent product categorization - Accurate customer records ✅ **Timely data entry** - Record transactions promptly - Don't backlog entries - Daily reconciliation ### For Insights ✅ **Compare periods** - Month-over-month - Year-over-year - Seasonal comparisons ✅ **Set benchmarks** - Target profit margins - Sales goals - Stock turnover rates ✅ **Act on insights** - Adjust inventory - Focus on profitable products - Address customer issues --- ## Troubleshooting ### "Report data doesn't match" - Check date range is correct - Verify all transactions are recorded - Check for pending/sync issues ### "Can't export report" - Check internet connection - Try different format - Contact support if persistent ### "Report loading slowly" - Reduce date range - Apply filters before loading - Try during off-peak hours ### "Missing transactions" - Check if transactions are in correct date range - Verify staff recorded transactions - Check for deleted transactions --- ## FAQ **Q: How often are reports updated?** A: Reports update in real-time as transactions are recorded. **Q: Can I customize report date ranges?** A: Yes, most reports allow custom date ranges from any period. **Q: Who can access reports?** A: Depends on user role. Owners and Admins can see all reports. Staff may have limited access. **Q: Can I schedule automated reports?** A: Currently, reports are generated on-demand. Scheduled reports may be available in future updates. **Q: How far back does report data go?** A: Reports include all historical data since you started using Kelola. **Q: Can I compare multiple locations?** A: If you have multiple businesses, switch between them to compare reports. **Q: What's the difference between gross and net profit?** A: Gross profit = Sales - Cost of goods. Net profit = Gross profit - All expenses. --- ### sales #### Handling Returns and Refunds > Complete guide to processing customer returns and managing refunds in Kelola. Learn how to record returns, handle different refund types, and track returned inventory. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Process customer returns step-by-step - Handle different refund methods (cash, store credit, exchange) - Record returns to update inventory - Track return history and patterns - Manage partial returns --- ## Understanding Returns in Kelola When a customer returns an item, you need to: 1. Record the return transaction 2. Update inventory (stock increases) 3. Process refund or store credit 4. Keep records for accounting **Return Types Supported:** - ✅ Full returns - All items returned - ✅ Partial returns - Some items returned - ✅ Exchange - Return + new purchase - ✅ Store credit - No cash refund --- ## Processing a Return ### Step 1: Find the Original Transaction 1. Go to **History** from the main menu 2. Search for the original sale transaction: - By customer name - By date range - By transaction ID 3. Tap the transaction to open details ### Step 2: Initiate Return 1. In the transaction details, tap **Return** or **Refund** 2. Select items being returned: - Tap each item to select - Adjust quantities if partial return 3. Choose return reason (optional): - Defective item - Wrong item - Customer changed mind - Other ### Step 3: Select Return Method | Method | When to Use | Process | |--------|-------------|---------| | **Cash Refund** | Customer wants money back | Return cash or transfer | | **Store Credit** | Customer will buy later | Credit added to customer account | | **Exchange** | Swapping for different item | Return + new sale combined | | **Repair** | Item will be fixed | Note for tracking | > **💡 Tip:** Store credit keeps the customer relationship and encourages future purchases. ### Step 4: Confirm and Submit 1. Review return details: - Items being returned - Quantities - Refund amount - Return method 2. Add notes if needed 3. Tap **Submit** ✅ **Success Check:** - Return transaction created - Inventory automatically updated (stock increases) - Financial records adjusted --- ## Return Scenarios ### Full Return Example Customer returns everything from a purchase: ``` Original Sale: 3 items, Total $150 Return: All 3 items Refund: $150 cash or store credit Result: Stock increases by 3, Sale voided ``` ### Partial Return Example Customer returns only some items: ``` Original Sale: 5 items, Total $250 Return: 2 items worth $80 Refund: $80 Result: Stock increases by 2, Sale adjusted ``` ### Exchange Example Customer swaps for different item: 1. Process return for original item 2. Create new sale for exchange item 3. Handle price difference: - Exchange higher: Customer pays difference - Exchange lower: Give store credit or refund --- ## Managing Refunds ### Cash Refunds 1. Process return in Kelola 2. Give cash to customer 3. Record in cash register/count > **⚠️ Important:** Always process the return in Kelola BEFORE giving cash to ensure accurate records. ### Store Credit 1. Process return selecting "Store Credit" 2. Credit is tracked on customer profile 3. Customer can use credit on next purchase **Checking Customer Credit:** 1. Go to **Customers** 2. Find customer 3. View available credit balance ### Partial Refunds When refunding less than full amount: - Deduct restocking fee - Account for used/worn items - Note reason in transaction --- ## Return Best Practices ### For Accuracy ✅ **Always find original transaction** - Links return to sale - Maintains audit trail - Easier reporting ✅ **Record immediately** - Don't delay data entry - Ensures accurate inventory - Prevents forgetting details ✅ **Add notes** - Reason for return - Condition of item - Any agreements made ### For Customer Service ✅ **Clear return policy** - Post at checkout - Include on receipts - Train staff on rules ✅ **Process quickly** - Fast returns = happy customers - Use Kelola's simple workflow - Keep customers informed ✅ **Track patterns** - Frequent returns from same customer - Product quality issues - Training opportunities ### For Inventory Management ✅ **Inspect returned items** - Check condition before restocking - Mark damaged items - Update notes in Kelola ✅ **Restock promptly** - Returns add to inventory - Makes items available for resale - Accurate stock levels --- ## Return Reporting ### Viewing Return History 1. Go to **History** 2. Filter by transaction type **"Returns"** 3. View all return transactions 4. Export if needed ### Return Metrics Track these for business insights: - Return rate by product - Return rate by customer - Reasons for returns - Refund amounts vs store credit ### Identifying Issues High return rates may indicate: - Product quality problems - Description mismatch - Sizing issues - Training needs for sales staff --- ## Troubleshooting ### "Can't find original transaction" - Try searching by customer name - Use date range filter - Check if it was a different business location ### "Refund amount looks wrong" - Check for discounts on original sale - Verify quantities - Look for partial payments ### "Item won't return to stock" - Check if item was deleted - Verify product still exists - Contact support if persistent ### "Customer credit not showing" - Refresh customer list - Check if credit was applied correctly - Verify customer profile is correct --- ## FAQ **Q: Can I return an item without the original transaction?** A: It's best practice to find the original transaction. If you can't find it, you can manually adjust stock, but this won't track the return properly. **Q: What happens to my sales reports when I process a return?** A: Returns are subtracted from your sales totals. The original sale is adjusted to show the net amount after returns. **Q: Can customers return items from any location?** A: This depends on your business policy. Kelola tracks which business location made the original sale. **Q: How do I handle returns for items bought on credit/unpaid?** A: If the original sale was unpaid, you can cancel the debt or adjust the balance owed. **Q: Can I set a time limit for returns?** A: Yes, establish and communicate your return policy. Kelola doesn't enforce time limits - that's up to your business policy. **Q: What if the returned item is damaged?** A: You can still process the return but may offer partial refund based on condition. Add notes about the damage. --- #### Managing Transaction History > Complete guide to finding, filtering, editing, and managing all your business transactions in Kelola. Learn search techniques, export methods, and transaction workflows. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Find any transaction quickly - Filter and sort transaction history - Edit and correct transactions - Export transaction data - Understand transaction details --- ## Understanding Transaction History The **History** section is your complete business activity log. Every stock movement is recorded here: | Transaction Type | When It Appears | |------------------|-----------------| | **Stock In** | Inventory received | | **Stock Out** | Sales made | | **Stock Audit** | Inventory adjustments | | **Transfer** | Between businesses | | **Expense** | Business spending | --- ## Accessing Transaction History 1. Tap **"History"** in bottom navigation 2. View list of all transactions (newest first) 3. Default shows last 30 days --- ## Finding Specific Transactions ### Quick Search Fastest way to find a transaction: 1. Tap **search bar** at top 2. Type any of: - Product name ("Coffee Beans") - Customer name ("John Smith") - Transaction ID (if known) - Amount ("50000") 3. Results filter instantly ### Advanced Filtering Tap **"Filter"** to narrow results: **By Transaction Type:** - Stock In only - Stock Out only - Stock Audit - All types **By Date Range:** - Today - Yesterday - Last 7 days - Last 30 days - Custom range (pick start and end dates) **By Payment Status:** - Paid - Partial - Unpaid - All **By Customer:** - Select specific customer - Or search customer name **By Staff Member:** - Transactions by specific employee - Useful for auditing ### Sorting Results Change sort order: - **Newest first** (default) - **Oldest first** - **Highest amount** - **Lowest amount** - **By customer name** --- ## Viewing Transaction Details ### Transaction Card Each transaction shows: - **Type icon** (in/out/audit/expense) - **Date and time** - **Customer name** (if applicable) - **Product summary** - **Total amount** - **Payment status badge** ### Detailed View Tap any transaction to see: **Header Information:** - Transaction ID - Date and time - Staff who created it - Transaction type **Product Details:** - List of all products - Quantities - Unit prices - Subtotals **Financial Summary:** - Total amount - Amount paid - Balance due (if any) - Payment method **Additional Info:** - Customer details - Notes - Supplier (for Stock In) - Reference numbers ### Actions from Detail View Available actions (vary by permissions): - **Edit** — Modify transaction - **Delete** — Remove transaction - **Print** — Print receipt/invoice - **Share** — Send via WhatsApp/email - **Duplicate** — Copy for new transaction - **Return** — Process return/refund --- ## Editing Transactions ### When You Can Edit Editing allowed for: - Recent transactions (time limit varies by settings) - Your own transactions (if permission enabled) - Any transaction (owner/admin with full permissions) ### What You Can Edit | Field | Editable? | Notes | |-------|-----------|-------| | Product quantities | ✅ Yes | Affects stock | | Prices | ✅ Yes | Affects revenue | | Customer | ✅ Yes | Updates linkage | | Payment status | ✅ Yes | Updates receivables | | Notes | ✅ Yes | No system impact | | Date | ⚠️ Limited | May need admin | | Staff | ❌ No | Creator preserved | ### How to Edit 1. Open transaction detail 2. Tap **"Edit"** (top right) 3. Modify fields as needed 4. Review changes 5. Tap **"Save"** > **⚠️ Important:** Editing affects: > - Inventory levels (stock recalculated) > - Financial reports (revenue updated) > - Customer balances (receivables adjusted) > > Edit carefully and document reason in notes. --- ## Deleting Transactions ### When to Delete vs. Edit **Delete when:** - Completely wrong transaction - Duplicate entry - Test transaction **Edit when:** - Minor correction needed - Amount slightly wrong - Customer wrong ### How to Delete 1. Open transaction detail 2. Tap three dots menu 3. Select **"Delete"** 4. Confirm deletion 5. (Optional) Enter reason for audit log > **⚠️ Warning:** > - Deletion is permanent > - Stock levels restored > - Financial records adjusted > - Action may be logged ### Recovery Deleted transactions: - Cannot be recovered by users - May be recoverable by support (contact within 30 days) - Consider exporting data before major deletions --- ## Exporting Transaction Data ### Export Options **For accounting:** 1. Apply filters (date range, type) 2. Tap **"Export"** 3. Select format: - **Excel/CSV** — For spreadsheets - **PDF** — For records - **JSON** — For developers 4. Choose fields to include 5. Download file ### Export Fields Available - Transaction ID - Date and time - Type (In/Out/Audit) - Products (with quantities) - Customer name - Total amount - Payment status - Payment method - Staff member - Notes ### Scheduled Exports **For regular reporting:** Some plans support: - Weekly email exports - Monthly automated reports - API access for integration Contact support to set up. --- ## Transaction Workflows ### Daily Reconciliation **End-of-day routine:** 1. Go to History 2. Filter "Today" 3. Review all transactions: - Verify amounts match cash register - Check for missing entries - Note any discrepancies 4. Export for records 5. Resolve any issues ### Weekly Review **Business health check:** 1. Filter "Last 7 days" 2. Sort by amount (high to low) 3. Review: - Top sales - Unusual transactions - Pending payments 4. Follow up on receivables ### Monthly Reporting **Financial summary:** 1. Set custom date range (month) 2. Export all transactions 3. Import to accounting software 4. Reconcile with bank statements --- ## Troubleshooting Common Issues ### "Transaction not found" - Check date range in filters - Try different search terms - Verify transaction wasn't deleted - Check if viewing correct business (multi-business users) ### "Can't edit transaction" - Editing time limit may have expired - Insufficient permissions - Transaction already exported to accounting (locked) - Contact owner/admin for assistance ### "Duplicate transactions" - Search for similar amounts/dates - Delete the incorrect one - Add note explaining correction - Review process to prevent future duplicates ### "Wrong customer attached" - Edit transaction to change customer - Or delete and recreate - Customer history updates automatically ### "Export not working" - Check internet connection - Reduce date range (try smaller chunks) - Clear app cache - Try different format --- ## FAQ **Q: How long is transaction history kept?** A: Forever! Kelola retains all transaction history as long as your account is active. **Q: Can I see transactions from all my businesses?** A: No, History is per-business. Switch businesses in Account menu to see other locations. **Q: Can staff see all transactions or only their own?** A: Depends on permissions. Staff with `view_all_transactions` can see everything; otherwise only their own. **Q: How do I find a transaction from months ago?** A: Use custom date range filter, or search by customer/product name. **Q: Can I bulk delete transactions?** A: Not recommended. Bulk deletion is restricted. Contact support if absolutely necessary. **Q: What's the difference between Delete and Return?** A: Delete removes the transaction completely. Return creates a reversal transaction while keeping original record. **Q: Can I attach files to transactions?** A: Currently no, but you can include file references (invoice numbers, photo IDs) in notes. --- #### Recording Sales and Transactions > Step-by-step guide to recording sales in Kelola. Learn how to process customer orders, handle different payment methods, and manage sales workflows. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Record sales transactions quickly - Handle different payment methods - Add customers to transactions - Process partial payments - View and manage transaction history --- ## Recording a Sale (Stock Out) ### Method 1: Quick Sale (Fastest) Best for: Speed, single or few items, known products 1. **Tap the "+" button** in bottom navigation 2. Select **"Stock Out"** 3. **Find products** using: - Search bar (type product name) - Category filter - Scroll through catalog 4. **Tap each product** to add to the sale 5. **Enter quantities** for each item 6. **Set prices** (defaults to product price, editable) 7. (Optional) **Select customer** — tap "Add Customer" 8. (Optional) **Add notes** — payment method, special instructions 9. **Review the total** 10. Tap **"Submit"** ✅ **Success Check:** Transaction saved! Stock decreased automatically. --- ### Method 2: With Barcode Scanner Best for: Retail environments, many items, fast checkout **Mobile App:** 1. In Stock Out, tap **"Scan"** icon 2. Point camera at barcode 3. Product auto-adds to cart 4. Adjust quantity if needed 5. Continue scanning or tap **"Done"** **Web with Scanner:** 1. Click **"Scan Barcode"** button 2. Scan with USB barcode scanner 3. Product auto-adds 4. Scan next item or finish > **💡 Pro Tip:** Keep the scanner button pressed and scan multiple items rapidly for bulk checkout. --- ## Adding Customer Information Track who made the purchase for better customer management. ### Selecting an Existing Customer 1. In Stock Out screen, tap **"Customer"** field 2. Search by name or phone number 3. Tap customer name to select 4. Customer info attaches to transaction ### Adding a New Customer 1. Tap **"Customer"** field 2. Tap **"+ Add New Customer"** 3. Enter: - Name (required) - Phone number (optional) - Email (optional) - Address (optional) 4. Tap **"Save"** 5. Customer auto-selected for this transaction > **Why Add Customers?** > - Track purchase history per customer > - Identify top customers > - Manage credit/debt tracking > - Send receipts via WhatsApp/email --- ## Payment Handling ### Payment Status Options | Status | Use When... | Result | |--------|-------------|--------| | **Paid** | Customer paid in full | No debt recorded | | **Partial** | Customer paid part now | Balance tracked as debt | | **Unpaid** | Will pay later | Full amount tracked as debt | ### Setting Payment Status 1. Before submitting, tap **"Payment Status"** 2. Select status: - **Paid**: Enter amount received (default: full amount) - **Partial**: Enter amount received now - **Unpaid**: No payment received 3. Tap **"Confirm"** 4. Complete transaction ### Partial Payment Workflow When customer pays part now, rest later: 1. Set status to **"Partial"** 2. Enter **amount received** (e.g., 50000 of 100000 total) 3. Submit transaction 4. Remaining balance tracked in: - Customer profile - Receivables report - Transaction history **Recording Final Payment:** 1. Go to **History** 2. Find the original transaction 3. Tap **"Add Payment"** 4. Enter payment amount 5. Save --- ## Managing Transaction Details ### Adding Notes Add context to transactions: - **Payment method**: "Cash", "Credit Card", "Transfer" - **Reference number**: Invoice #, PO number - **Special instructions**: "Deliver tomorrow", "Gift wrap" - **Staff reference**: Who handled the sale To add notes: 1. Scroll to **"Notes"** field in Stock Out 2. Type your note (max 200 characters) 3. Included in transaction record ### Changing Transaction Date For recording past sales: 1. Tap **"Date"** field (defaults to today) 2. Select actual transaction date 3. Select time if needed 4. Confirm > **Note:** Editing dates may require owner/admin permission. --- ## Transaction Summary Review Before submitting, verify: | Element | What to Check | |---------|---------------| | **Product List** | Correct items and quantities | | **Prices** | Selling prices are accurate | | **Subtotal** | Sum of all items | | **Customer** | Correct customer selected | | **Payment Status** | Paid/Partial/Unpaid correct | | **Notes** | Any important info recorded | | **Date** | Transaction date correct | --- ## After the Sale ### Immediate Actions **Print Receipt:** 1. After submitting, tap **"Print Receipt"** 2. Connect to Bluetooth printer (first time only) 3. Receipt prints automatically **Share Invoice:** 1. Tap **"Share Invoice"** 2. Choose format: PDF, WhatsApp, Email 3. Send to customer ### Viewing in History All sales appear in **History**: - Tap **"History"** in bottom nav - Filter by **"Stock Out"** type - Search by customer, product, or date - Tap any transaction for details --- ## Handling Special Scenarios ### Returns and Refunds When customer returns an item: 1. Go to **History** 2. Find original sale transaction 3. Tap **"Return"** or **"Refund"** 4. Select items being returned 5. Enter return quantity 6. Choose refund method: - Cash refund - Store credit - Exchange 7. Submit > **Result:** Stock increases automatically. Financial record adjusted. ### Discounts and Price Changes **Temporary Price Reduction:** 1. In Stock Out, tap the price field 2. Enter new selling price 3. Price applies to this transaction only **Note:** For permanent price changes, edit the product instead. ### Split Payments When customer pays with multiple methods: 1. Set initial payment status 2. In notes, write: "Cash: 50000, Card: 50000" 3. Record actual amounts 4. For detailed tracking, use partial payments --- ## Sales Reporting ### Real-time Metrics View sales data in **Reports**: - **Today's Sales**: From Home dashboard - **Sales by Period**: Daily, weekly, monthly - **Sales by Product**: Best sellers - **Sales by Customer**: Top customers ### Exporting Sales Data 1. Go to **History** 2. Apply filters (date range, type) 3. Tap **"Export"** 4. Choose format: PDF, Excel, CSV 5. Share or save file --- ## Best Practices ### For Accuracy - ✅ Always double-check quantities before submitting - ✅ Verify customer selection for credit tracking - ✅ Add notes for unusual transactions - ✅ Count cash before marking "Paid" ### For Speed - ✅ Learn keyboard shortcuts (web) - ✅ Use barcode scanner for retail - ✅ Save frequent customers as favorites - ✅ Use quick-add for common items ### For Customer Service - ✅ Attach customer to every transaction when possible - ✅ Send digital receipts via WhatsApp - ✅ Record preferences in customer notes - ✅ Follow up on unpaid transactions promptly --- ## Troubleshooting ### "Product not found" - Check spelling in search - Try scanning barcode instead - Verify product exists in catalog ### "Insufficient stock" - Check current stock in Products - May need to record stock in first - Verify no pending transactions ### "Cannot change payment status" - Editing restricted after certain time - Contact owner/admin for adjustments - Create adjustment transaction instead ### "Receipt not printing" - Check Bluetooth connection - Verify printer has paper - Try reconnecting printer in Account → Settings --- ## FAQ **Q: Can I edit a sale after submitting?** A: Yes, with proper permissions. Go to History, find the transaction, and tap Edit. Some fields may be restricted. **Q: How do I handle tips/gratuities?** A: Add as a separate "Tip" product, or include in notes. For detailed tracking, create a tips income category. **Q: What if I made a mistake in quantity?** A: Edit the transaction in History, or create a return/adjustment transaction to correct stock. **Q: Can I duplicate a previous sale?** A: Find the transaction in History, tap the three dots, and select "Duplicate". Modify as needed. **Q: How do I track sales by staff member?** A: Each transaction records the staff who created it. View Staff Reports for breakdown by team member. --- ### Staff Management #### Inviting Staff Members > Step-by-step guide to inviting team members to your Kelola business. Learn about invitation codes, permission templates, and onboarding staff. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Invite staff members to your business - Choose appropriate permission levels - Send invitations via multiple methods - Troubleshoot invitation issues - Onboard new team members --- ## Before You Invite Staff ### Prerequisites - You must be **Owner** or **Admin** - Your subscription supports the number of staff - Staff member has email address or WhatsApp ### Plan the Permission Level **Ask yourself:** - What will this person do daily? - What data should they see? - What should they NOT access? **Quick Reference:** | Role | Can Do | Cannot Do | |------|--------|-----------| | **Admin** | Manage operations, invite staff, view reports | Change subscription, delete business | | **Staff** | Daily operations (sales, stock) | See costs, financial reports, admin settings | > **💡 Best Practice:** Start with fewer permissions. You can always add more later. --- ## Step-by-Step Invitation ### Step 1: Access Staff Management 1. Open Kelola app 2. Tap **"Account"** (bottom right) 3. Tap **"Staff Management"** 4. View current team list ### Step 2: Start Invitation 1. Tap **"Invite Staff"** or **"+"** button 2. Invitation form opens ### Step 3: Enter Staff Information **Required:** | Field | Description | |-------|-------------| | **Name** | Staff member's full name | | **Email** | For invitation link | | **Phone** | For WhatsApp invitation (optional but recommended) | **Optional:** - Role assignment - Permission template - Welcome note ### Step 4: Select Role and Permissions **Choose Role:** - **Staff** — Limited access for daily workers - **Admin** — Extended access for managers **Choose Permission Template:** | Template | Best For | Access | |----------|----------|--------| | **Cashier** | Sales staff | Record sales, add customers, print receipts | | **Warehouse** | Inventory staff | Stock in/out, view stock, no pricing | | **Manager** | Supervisors | All operations, reports, invite staff | | **Custom** | Specific needs | You select each permission | > **Note:** You can customize permissions after invitation. ### Step 5: Send Invitation **Method 1: WhatsApp (Recommended)** 1. Tap **"Send via WhatsApp"** 2. Select contact or enter number 3. Pre-written message sends with: - Join code - Download link - Instructions **Method 2: Copy Code** 1. Tap **"Copy Invitation Code"** 2. Code copied to clipboard 3. Send via your preferred method: - SMS - Email - Messaging app - In person **Method 3: Email** 1. Tap **"Send Email"** 2. Email app opens with template 3. Send to staff member ### Step 6: Confirmation After sending: - Staff appears in list as "Pending" - Status shows "Invitation sent" - You'll be notified when they join --- ## What Staff Receive ### WhatsApp Message ``` Hi [Name], You've been invited to join [Business Name] on Kelola! Join Code: ABC123XYZ Download the app: iOS: [App Store link] Android: [Play Store link] Or use: https://kelola.co/download How to join: 1. Install Kelola app 2. Create account or login 3. Tap "Join Business" 4. Enter code: ABC123XYZ Questions? Contact [Your Name] at [Your Phone] ``` ### Email Invitation Similar content with: - Business name - Join code - Download links - Step-by-step instructions - Contact information --- ## Managing Pending Invitations ### View Invitation Status In Staff Management: - **Pending** — Invited, not yet joined - **Active** — Joined and using app - **Inactive** — Account disabled ### Resending Invitations If staff didn't receive or lost code: 1. Find staff in list 2. Tap **"Resend Invitation"** 3. Choose method (WhatsApp/Email/Copy) 4. Send again ### Canceling Invitations If invited by mistake: 1. Find pending invitation 2. Tap **"Cancel"** 3. Confirmation required 4. Invitation becomes invalid > **Note:** Cancelled codes cannot be used. Staff will see "Invalid code" if they try. --- ## After Staff Joins ### Notification You'll receive: - Push notification - Email confirmation - In-app alert ### Verify Setup When staff joins: 1. Check they appear as "Active" 2. Verify role is correct 3. Confirm permissions appropriate 4. Welcome them personally ### Adjusting Permissions **If access needs change:** 1. Go to Staff Management 2. Select staff member 3. Tap **"Permissions"** 4. Toggle specific access 5. Save changes > **Changes take effect immediately.** Staff may need to restart app. --- ## Troubleshooting Invitations ### "Code not working" **Causes:** - Code expired (30 days) - Already used - Invitation cancelled - Typo in code **Solutions:** - Resend invitation - Verify code entry - Check for spaces ### "Staff already in another business" **Issue:** Staff account linked to different business **Solutions:** - Staff can join multiple businesses - They need to switch, not re-register - Guide them to "Join Business" in their existing account ### "Invitation not received" **Check:** - Correct phone number/email - WhatsApp installed (if using WhatsApp) - Email spam folder - Phone signal/internet **Try:** - Resend via different method - Copy code manually - Use email instead of WhatsApp ### "Cannot invite more staff" **Issue:** Subscription limit reached **Solutions:** - Check subscription plan limits - Remove inactive staff - Upgrade subscription - Contact support ### "Permission denied" error **Cause:** Insufficient role **Solution:** - Only Owner and Admin can invite - Request promotion from Owner - Owner must send invitation --- ## Staff Onboarding Checklist ### Before First Day - [ ] Send invitation - [ ] Confirm they joined - [ ] Verify permissions correct - [ ] Prepare device (if company phone) - [ ] Schedule training time ### First Day Training **Show them:** - [ ] How to login - [ ] Where to find products - [ ] How to record sales - [ ] How to print receipts - [ ] Who to ask for help **Explain:** - [ ] Their role and responsibilities - [ ] What they can/can't access - [ ] Daily closing procedures - [ ] Who manages refunds/issues ### First Week - [ ] Check they're recording correctly - [ ] Review any mistakes gently - [ ] Answer questions - [ ] Adjust permissions if needed --- ## Best Practices ### Security ✅ **Verify identity** - Confirm phone/email is correct - Speak to person before inviting - Don't send codes to unknown numbers ✅ **Principle of least privilege** - Start with minimum access - Add permissions as needed - Regular permission audits ✅ **Remove promptly** - Disable access immediately when staff leaves - Don't wait for subscription renewal - Prevent unauthorized access ### Organization ✅ **Use consistent naming** - Full names (not nicknames) - Same format for everyone - Easy to identify in reports ✅ **Document roles** - Keep list of who does what - Update when roles change - Share with management team --- ## FAQ **Q: How many staff can I invite?** A: Depends on your plan. Free: 2 staff, Basic: 5, Plus: 15, Advanced: Unlimited. **Q: Can one person be staff in multiple businesses?** A: Yes! Staff can join multiple Kelola businesses with the same account. **Q: Do staff need their own subscription?** A: No, staff access is included in the owner's subscription. **Q: Can I see what staff are doing?** A: Yes, view Staff Reports to see transactions, edits, and activity by team member. **Q: What if staff forgets their password?** A: They reset through the app. Doesn't affect their connection to your business. **Q: Can I transfer ownership to staff?** A: Yes, contact support to initiate ownership transfer process. **Q: Do invitations expire?** A: Yes, invitation codes expire after 30 days if not used. **Q: Can staff see my financial data?** A: Only if you give them permission. Staff role by default cannot see costs or profits. --- #### How Staff Can Join a Business > Guide for staff members to join a business and start collaborating. ## For New Users ### 1. Get a Staff Invitation Code To get a staff invitation code, the business owner must first create an invitation through the staff menu in either the Kelola Android app or Kelola Web version. Or read the article [How to Invite Staff](../staff/invite-staff) ### 2. Create a Kelola Account As a staff member, you'll need to register for a Kelola account first. You can download the Kelola app at [kelola.co](https://kelola.co). Then sign up using your Google account. ### 3. Choose Join Business After successfully registering, click the **Join Business** button. Enter the invitation code sent by the business owner who invited you. Please note that the code is case-sensitive. ### 4. Complete If you enter the correct code, you'll automatically join as a staff member of that business. You'll only be able to perform activities that have been authorized by the business owner. ## For Existing Users If you already have a Kelola account, you can return to the Kelola home page by either: - Logging out and logging back in, or - Clicking Menu, then selecting **Switch Business** --- #### Managing Team Members > Guide to managing staff after they've joined. Learn to update permissions, monitor activity, handle departures, and maintain team efficiency. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - View and update staff permissions - Monitor team activity - Handle staff departures - Troubleshoot access issues - Maintain team efficiency --- ## Staff Management Dashboard ### Accessing Team Management 1. Tap **"Account"** (bottom right) 2. Tap **"Staff Management"** 3. View all team members ### Understanding the Staff List Each entry shows: | Element | Meaning | |---------|---------| | **Name** | Staff member's name | | **Role** | Owner/Admin/Staff badge | | **Status** | Active/Inactive/Pending | | **Last Active** | When they last used app | --- ## Viewing Staff Details ### Individual Profile Tap any staff member to see: **Basic Information:** - Full name - Email address - Phone number - Join date **Access Information:** - Current role - Permission list - Business associations **Activity Summary:** - Total transactions - Last active time - Recent activity ### Activity Timeline View what staff member has done: 1. Open staff profile 2. Scroll to **Activity** 3. See chronological list: - Transactions created - Products added - Changes made - Login times > **Use for:** Performance review, training needs, audit trails. --- ## Updating Permissions ### When to Update **Promote when:** - Taking on more responsibility - Proven trustworthy - Need for additional access **Restrict when:** - Role changes - Mistakes made - Security concern **Adjust when:** - New features added - Process changes - Feedback received ### How to Change Permissions 1. Go to **Staff Management** 2. Select staff member 3. Tap **"Permissions"** 4. Toggle specific permissions: | Category | Options | |----------|---------| | **Products** | View, Add, Edit, Delete, See Costs | | **Stock** | Stock In, Stock Out, Audit, Edit History | | **Sales** | Create, Edit Own, Edit All, Delete | | **Customers** | View, Add, Edit, Delete | | **Reports** | View Basic, View Financial, Export | | **Staff** | View, Invite, Manage | 5. Tap **"Save"** > **Changes take effect immediately.** Staff sees new permissions on next action. ### Using Permission Templates Quick permission sets: 1. In Permissions screen 2. Tap **"Apply Template"** 3. Choose: - **Cashier** — Sales only - **Warehouse** — Inventory only - **Manager** — Operations + reports - **Custom** — Your saved template 4. Adjust as needed 5. Save --- ## Changing Staff Roles ### Promoting to Admin **When to promote:** - Managing other staff - Making operational decisions - Trusted with sensitive data **How to promote:** 1. Open staff profile 2. Tap **"Change Role"** 3. Select **"Admin"** 4. Confirm promotion 5. Review permissions > **⚠️ Warning:** Admins can invite other staff. Ensure trust before promoting. ### Demoting to Staff **When to demote:** - Role reduction - Access too broad - Performance issues **How to demote:** 1. Open staff profile 2. Tap **"Change Role"** 3. Select **"Staff"** 4. Confirm 5. Review restricted permissions > **Note:** Demotion is immediate. Staff loses admin access right away. --- ## Monitoring Team Activity ### Staff Reports View team performance: 1. Go to **Reports → Staff Reports** 2. Select date range 3. View metrics: | Metric | What It Shows | |--------|---------------| | **Transactions** | Count of sales/stock entries | | **Items Sold** | Total products moved | | **Revenue** | Sales amount generated | | **Avg Transaction** | Typical sale size | ### Individual Performance Deep dive into one staff member: 1. Go to Staff Management 2. Select staff 3. Tap **"Performance"** 4. View: - Daily activity - Comparison to team average - Trend over time ### Activity Alerts Set up notifications for: - Large transactions - Unusual hours activity - Multiple edits - Failed login attempts Configure in **Account → Notifications**. --- ## Handling Staff Departures ### When Staff Leaves **Immediate actions:** 1. **Disable Access** (don't delete) - Go to Staff Management - Select staff member - Toggle **"Active"** to OFF - Access immediately blocked 2. **Review Recent Activity** - Check last transactions - Verify nothing pending - Note any issues 3. **Handover Check** - Outstanding receivables they managed - Ongoing customer issues - Inventory they were tracking > **💡 Best Practice:** Disable access during exit interview or on last day. ### Why Disable Instead of Delete **Keep records for:** - Transaction audit trail - Historical reporting - Legal/compliance requirements - Future reference **Disabled staff:** - Cannot login - Don't count toward subscription limit - Remain in historical reports - Can be reactivated if returning ### Reactivating Staff If staff returns: 1. Find staff in list (shows as "Inactive") 2. Tap **"Reactivate"** 3. Confirm 4. Review permissions (may need updating) 5. Send new invitation if needed --- ## Team Management Best Practices ### Regular Reviews **Monthly:** - Review staff activity reports - Check for permission adjustments needed - Verify no unauthorized access **Quarterly:** - Permission audit — remove unnecessary access - Role review — promotions/demotions - Training needs assessment ### Security Maintenance ✅ **Regular audits** - Review who has access - Remove ex-staff - Check permission levels ✅ **Password policy** - Encourage strong passwords - Regular password changes - No password sharing ✅ **Device management** - Company devices: maintain control - Personal devices: clear data on departure - Remote wipe capability (if available) ### Communication ✅ **Permission changes** - Inform staff when access changes - Explain why - Offer training if needed ✅ **Role expectations** - Clear job descriptions - Defined permissions align with role - Regular feedback --- ## Troubleshooting ### "Staff can't login" **Check:** - Account still Active (not disabled) - Using correct email/phone - App updated to latest version - Internet connection **Try:** - Password reset - Reinstall app - Contact support if persistent ### "Staff sees wrong business" **Cause:** Multi-business account, wrong selection **Fix:** 1. Staff taps business name (top of app) 2. Selects correct business 3. Or uses Switch Business in Account ### "Permissions not working" **Check:** - Changes saved successfully - Staff restarted app - No conflicting permissions - Subscription active **Try:** - Toggle permission off and on - Log out and back in - Reapply template ### "Can't change someone's role" **Restrictions:** - Only Owner can change Admin roles - Cannot demote self - Some changes need Owner approval **Solution:** - Contact business Owner - Request permission change - Document reason for audit ### "Staff report shows wrong data" **Check:** - Correct date range - Right staff member selected - Transactions properly attributed - Sync complete (pull down to refresh) --- ## FAQ **Q: Can I see what staff are doing in real-time?** A: Activity appears in reports shortly after actions. Not truly real-time but near real-time. **Q: Can staff see they're being monitored?** A: Staff know their transactions are recorded. Activity reports are Owner/Admin only. **Q: What happens to transactions if I delete a staff member?** A: Transactions remain but show "[Deleted User]" as creator. Better to disable than delete. **Q: Can staff work offline?** A: Yes, but activity syncs when online. Monitor for pending sync issues. **Q: How do I know if staff shared their login?** A: Look for: simultaneous logins, unusual location data, activity outside work hours. **Q: Can I limit staff to specific time windows?** A: Not currently. Monitor through activity reports and address issues directly. **Q: What if staff loses their phone?** A: Disable their account immediately. Reactivate when they have new device. --- #### Understanding User Roles and Permissions > Complete guide to Kelola's permission system. Learn about Owner, Admin, and Staff roles, what each can do, and how to set up access control for your team. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll understand: - The three user roles in Kelola - What each role can and cannot do - How to assign appropriate permissions - Best practices for team access control - How to audit and manage staff activities --- ## User Roles Overview Kelola has three built-in roles designed for different responsibilities: | Role | Best For | Access Level | |------|----------|--------------| | **Owner** | Business owners, founders | Full access | | **Admin** | Managers, supervisors | Extended access | | **Staff** | Employees, cashiers, workers | Limited access | --- ## Owner Role ### Who Should Be Owner - Business founder/owner - Primary account holder - Person responsible for business operations ### Capabilities #### ✅ Full Access To: - **Business Settings** - Edit business information - Change subscription plan - Archive/delete business - Manage all payment methods - **Staff Management** - Invite new staff - Remove staff members - Change staff roles - View all staff activities - **Product Management** - Add/edit/delete all products - Manage categories - Set buying prices (cost) - Bulk import products - **Financial Data** - View complete financial reports - See buying prices and profit margins - Access accounting reports - Export all data - **Transaction Control** - Edit any transaction - Delete transactions - View all transaction history - Override any restriction - **System Configuration** - Set up printers - Configure notifications - Manage integrations - Access API settings ### Limitations - Cannot remove themselves without transferring ownership - Subscription changes may require payment confirmation --- ## Admin Role ### Who Should Be Admin - Store managers - Supervisors - Trusted senior staff - Accountants/bookkeepers ### Capabilities #### ✅ Can Do: - **Staff Management** - Invite Staff-level users - View staff list (cannot remove Owners) - See staff activity reports - **Product Management** - Add and edit products - Manage categories - Update stock quantities - View buying prices (if enabled) - **Transactions** - Record all transaction types - Edit recent transactions - View transaction history - Process returns - **Reports** - Access most reports - Export data - View analytics #### ❌ Cannot Do: - Remove Owners or other Admins - Change subscription plan - Archive/delete business - Edit Owner's personal transactions - Access some sensitive financial settings --- ## Staff Role ### Who Should Be Staff - Sales associates - Cashiers - Warehouse workers - Part-time employees ### Default Capabilities #### ✅ Typically Can Do: - **Daily Operations** - Record Stock Out (sales) - View product catalog - Check stock levels - Print receipts - **Customer Interaction** - Add new customers - View customer list - Record customer purchases - Print customer receipts #### ❌ Cannot Do (by default): - Delete transactions - Edit past transactions - View buying prices (cost) - See profit margins - Access financial reports - Invite other staff - Change business settings - Manage subscriptions --- ## Granular Permission System Beyond basic roles, Kelola allows fine-tuned permissions. ### Permission Categories #### 1. Product Permissions | Permission | Description | |------------|-------------| | `view_products` | See product catalog | | `add_products` | Create new products | | `edit_products` | Modify existing products | | `delete_products` | Remove products | | `view_buying_price` | See cost/pricing info | #### 2. Stock Permissions | Permission | Description | |------------|-------------| | `stock_in` | Record incoming stock | | `stock_out` | Record sales/outgoing | | `stock_audit` | Perform stock counts | | `view_stock_history` | See stock movements | | `edit_stock_records` | Modify past entries | #### 3. Transaction Permissions | Permission | Description | |------------|-------------| | `create_transactions` | Record new transactions | | `edit_own_transactions` | Edit their own entries | | `edit_all_transactions` | Edit anyone's entries | | `delete_transactions` | Remove transactions | | `view_all_transactions` | See complete history | #### 4. Report Permissions | Permission | Description | |------------|-------------| | `view_basic_reports` | Simple sales summaries | | `view_financial_reports` | Profit/loss, accounting | | `view_staff_reports` | Team performance | | `export_data` | Download reports | #### 5. Staff Permissions | Permission | Description | |------------|-------------| | `invite_staff` | Add new team members | | `manage_staff` | Edit/remove staff | | `view_staff_activity` | See what staff did | --- ## Setting Up Permissions ### Default Role Templates When inviting staff, choose a preset: | Template | Best For | Key Permissions | |----------|----------|-----------------| | **Cashier** | Front desk sales | Stock out, add customers, print receipts | | **Warehouse** | Inventory staff | Stock in/out, view stock, no pricing | | **Manager** | Store supervisors | All operations, reports, no admin settings | | **Accountant** | Bookkeepers | View all data, reports, no stock operations | | **Custom** | Special roles | You choose each permission | ### Creating Custom Permissions 1. Go to **Account → Staff Management** 2. Select staff member 3. Tap **"Permissions"** 4. Toggle individual permissions on/off 5. Save changes > **💡 Best Practice:** Start restrictive, then grant more access as needed. It's easier to add permissions than remove them. --- ## Role Assignment Best Practices ### For Small Teams (1-5 people) ``` Owner: 1 person (business owner) Admin: 1 person (manager or senior staff) Staff: 2-3 people (everyone else) ``` ### For Medium Teams (5-15 people) ``` Owner: 1 person Admin: 2-3 people (shift supervisors) Staff: 5-12 people (cashiers, warehouse) Custom: 1-2 people (accountant with special access) ``` ### For Multi-Location ``` Each Location: - 1 Admin (location manager) - 2-5 Staff (location workers) Central: - Owner (overall oversight) - 1 Admin (regional manager) ``` --- ## Security Considerations ### Best Practices 1. **Principle of Least Privilege** - Give minimum access needed for the job - Regularly review permissions - Remove access when staff leave 2. **Separation of Duties** - Different people for sales and inventory counting - Manager approval for large transactions - Owner review for financial reports 3. **Activity Monitoring** - Regularly check Staff Reports - Review transaction edits - Monitor unusual patterns ### Red Flags to Watch | Warning Sign | Action | |--------------|--------| | Frequent transaction edits | Review with staff member | | Access outside work hours | Verify if legitimate | | Unusual stock adjustments | Investigate immediately | | Multiple failed login attempts | Check account security | --- ## Managing Staff Access ### Inviting Staff 1. Go to **Account → Staff Management** 2. Tap **"Invite Staff"** 3. Enter email address 4. Select role (Staff/Admin) 5. Choose permission template 6. Send invitation Staff receives email with: - Download link for app - Join code for your business - Instructions to get started ### Removing Staff 1. Go to **Account → Staff Management** 2. Find staff member 3. Tap **"Remove"** 4. Confirm removal > **⚠️ Important:** Removed staff immediately lose access. Their transaction history remains for records. ### Changing Roles 1. Select staff member 2. Tap **"Change Role"** 3. Select new role 4. Adjust permissions if needed 5. Save --- ## Staff Activity Reports ### What You Can Track | Metric | Why It Matters | |--------|----------------| | Transactions made | Productivity measure | | Items sold | Sales performance | | Average transaction value | Efficiency indicator | | Login times | Attendance verification | | Edits made | Accuracy tracking | | Errors/voids | Training needs | ### Accessing Reports 1. Go to **Reports → Staff Reports** 2. Select date range 3. Choose staff member (or all) 4. View summary or detailed list 5. Export if needed --- ## Common Permission Scenarios ### Scenario 1: New Cashier **Need:** Can sell but not see costs **Setup:** - Role: Staff - Permissions: Stock out, add customers, print receipts - No: View buying price, edit transactions, access reports ### Scenario 2: Inventory Manager **Need:** Manage stock but not financials **Setup:** - Role: Staff or Admin - Permissions: Stock in/out/audit, view stock history, add products - No: View buying price (optional), financial reports ### Scenario 3: Store Manager **Need:** Run location but not change settings **Setup:** - Role: Admin - Permissions: All operations, view reports, invite staff - No: Subscription changes, archive business, remove owners ### Scenario 4: Accountant **Need:** See data but not operate **Setup:** - Role: Staff (custom) - Permissions: View all transactions, access all reports, export data - No: Create transactions, edit products, stock operations --- ## Troubleshooting ### "Staff can't see products" - Check `view_products` permission - Verify they're in correct business - Check if products are archived ### "Staff can't record sales" - Ensure `stock_out` permission is enabled - Check if they've reached transaction limits (subscription) - Verify stock is available ### "Staff sees wrong prices" - They're seeing buying price instead of selling price - Remove `view_buying_price` permission - Staff should only see selling price ### "Can't change someone's role" - Only Owners can change Admin roles - Can't modify roles of higher-level users - Contact support if ownership transfer needed --- ## FAQ **Q: Can I have multiple Owners?** A: No, each business has one Owner. You can have multiple Admins with similar access. **Q: Can Staff see each other's transactions?** A: Depends on `view_all_transactions` permission. Without it, they only see their own. **Q: What happens when I downgrade subscription?** A: Staff limits may apply. Excess staff lose access until you upgrade or remove users. **Q: Can Staff use the web version?** A: Yes, permissions apply across mobile and web. Same login works everywhere. **Q: How do I know what a staff member can do?** A: Go to Staff Management, select the user, and view their permission list. **Q: Can I set time-based restrictions?** A: Not currently. Staff have access whenever they log in. Monitor through activity reports. --- #### Understanding Staff Management > Key benefits of Kelola.co's staff management features for business owners ## Key Benefits of Kelola.co's Staff Management ### Efficient Team Management Business owners can invite staff members and grant access based on their specific roles and responsibilities. ### Role-Based Access Control Business owners can set different access permissions for each staff member according to their duties. For example, warehouse staff can only access inventory management and cannot access financial data. ### Real-Time Monitoring Business owners can monitor staff activities in real-time, including inventory updates, sales transactions, and financial reports, ensuring continuous oversight of business operations. ### Comprehensive Reporting Business owners have access to detailed activity reports, enabling them to track staff performance, monitor business metrics, and make data-driven decisions to optimize operations. --- ### Stock Management #### Edit or Delete Records > Guide to modifying or deleting transaction history in Kelola.co ## Edit or Delete Records Kelola.co provides a feature that allows you to directly edit or delete transaction records when data entry errors occur. Here's how to manage your transaction history in Kelola.co: 1. **Open the Kelola.co app or website**. 2. **Select "History"** from the main menu. 3. **Choose the "Transaction"** you want to modify. 4. **Click "Edit/Delete"** to modify the selected transaction, then press "Continue". 5. Stock levels and inventory reports will be automatically updated. Note: The edit or delete history feature is currently only available to Owner accounts. --- #### Understanding Stock Flow: In, Out, and Audit > Complete guide to understanding Kelola's three stock management operations. Learn when to use Stock In, Stock Out, and Stock Audit for accurate inventory control. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll understand: - The difference between Stock In, Out, and Audit - When to use each operation - How they affect your inventory - Best practices for each --- ## The Three Stock Operations Kelola provides three ways to manage inventory: | Operation | Icon | Purpose | Stock Effect | |-----------|------|---------|--------------| | **Stock In** | 📥 | Add inventory | Increases quantity | | **Stock Out** | 📤 | Remove inventory | Decreases quantity | | **Stock Audit** | 🔍 | Correct inventory | Adjusts to match reality | --- ## Stock In: Adding Inventory ### What It Does Stock In records products **entering** your inventory. **Stock change:** ⬆️ Quantity increases ### When to Use Stock In | Scenario | Example | |----------|---------| | **Purchasing from suppliers** | Received 100 units from vendor | | **Customer returns** | Customer brought back 5 items | | **Production completion** | Manufactured 50 new units | | **Finding extra stock** | Discovered 10 units not recorded | | **Transfer from location** | Received stock from Store B | ### What Gets Recorded - Product(s) added - Quantity received - Buying price (cost) - Supplier (optional) - Date - Notes ### Example Workflow ``` Purchase Order → Delivery Received → Stock In Recorded → Inventory Updated ``` **Result:** - Before: Coffee Beans = 50 units - Stock In: +100 units - After: Coffee Beans = 150 units --- ## Stock Out: Removing Inventory ### What It Does Stock Out records products **leaving** your inventory. **Stock change:** ⬇️ Quantity decreases ### When to Use Stock Out | Scenario | Example | |----------|---------| | **Sales to customers** | Sold 3 units to customer | | **Internal use** | Used 10 units for production | | **Damage/loss** | 5 units broken, unsellable | | **Samples given** | Gave 2 units as free samples | | **Transfer to location** | Sent stock to Store B | | **Returns to supplier** | Sent 20 defective units back | ### What Gets Recorded - Product(s) removed - Quantity sold/used - Selling price (revenue) - Customer (optional) - Payment status - Date - Notes ### Example Workflow ``` Customer Order → Items Picked → Stock Out Recorded → Inventory Updated ``` **Result:** - Before: Coffee Beans = 150 units - Stock Out: -3 units - After: Coffee Beans = 147 units --- ## Stock Audit: Correcting Inventory ### What It Does Stock Audit adjusts inventory to match **physical count**. Use when system and reality don't match. **Stock change:** ⬆️⬇️ Adjusts up or down to match actual ### When to Use Stock Audit | Scenario | Why Audit | |----------|-----------| | **Periodic stock count** | Monthly/quarterly inventory check | | **Discrepancy found** | System says 100, shelf has 95 | | **After stock loss** | Theft, damage, expiration discovered | | **System errors** | Wrong entry discovered later | | **Year-end closing** | Annual inventory verification | ### Audit vs. Stock In/Out | Situation | Use This | Why | |-----------|----------|-----| | Bought from supplier | Stock In | Normal business flow | | Sold to customer | Stock Out | Normal business flow | | Counted 95, system says 100 | Stock Audit | Correction needed | | Found 5 extra units | Stock Audit | Adjust to reality | ### What Gets Recorded - Product audited - Physical quantity counted - System quantity (auto-filled) - Adjustment amount - Reason for adjustment - Date - Notes ### Example Workflow ``` Physical Count → Compare to System → Record Discrepancy → Audit Adjustment ``` **Result:** - System shows: Coffee Beans = 147 units - Physical count: 145 units - Audit: -2 units adjustment - After: Coffee Beans = 145 units (matches reality) --- ## Comparison Table | Aspect | Stock In | Stock Out | Stock Audit | |--------|----------|-----------|-------------| | **Purpose** | Add inventory | Remove inventory | Correct inventory | | **Direction** | Inward | Outward | Adjustment | | **Normal use** | Purchases | Sales | Corrections | | **Financial impact** | Cost recorded | Revenue recorded | Adjustment recorded | | **Supplier link** | Yes | No | No | | **Customer link** | No | Yes | No | | **Frequency** | Daily | Daily | Weekly/Monthly | | **Who uses** | All staff | All staff | Admin/Owner | --- ## Decision Flowchart ### Which Operation Do I Need? ``` Did inventory physically arrive from outside? ├── YES → Did you pay for it? │ ├── YES → STOCK IN (purchase) │ └── NO → STOCK IN (return to stock) └── NO → Did inventory physically leave? ├── YES → Was it sold? │ ├── YES → STOCK OUT (sale) │ └── NO → STOCK OUT (loss/use) └── NO → Does system match physical count? ├── YES → No action needed └── NO → STOCK AUDIT (adjustment) ``` --- ## Common Mistakes ### ❌ Wrong: Using Stock In for Found Items **Mistake:** - Found 5 extra units - Recorded as Stock In **Problem:** - Appears as purchase in reports - Distorts buying costs - Messes up supplier history **✅ Correct:** - Use Stock Audit - Add note: "Found during stock count" ### ❌ Wrong: Using Stock Out for Damaged Goods **Mistake:** - 3 units damaged - Recorded as Stock Out with $0 **Problem:** - Appears as sale in reports - Affects revenue numbers - Wrong financial data **✅ Correct:** - Use Stock Audit (decrease) - Add note: "Damaged goods - unsellable" - Or use dedicated "Damage/Loss" reason ### ❌ Wrong: Multiple Audits for Small Corrections **Mistake:** - Found discrepancy - Audited immediately - Found another issue - Audited again same day **Problem:** - Clutters transaction history - Hard to track - Looks unprofessional **✅ Correct:** - Complete full physical count first - Record all discrepancies - Single audit for all corrections --- ## Best Practices ### For Stock In ✅ **Always link to supplier** - Better purchase tracking - Vendor performance data - Reorder history ✅ **Record immediately** - Don't let deliveries pile up - Same day as receipt - While unpacking ✅ **Check quantities** - Verify against delivery note - Note discrepancies - Photo damaged items ### For Stock Out ✅ **Always link to customer** - Purchase history - Debt tracking - Customer analytics ✅ **Record before delivery** - Prevents forgotten sales - Accurate real-time stock - Better customer service ✅ **Note payment method** - Cash flow tracking - Reconciliation aid - Audit trail ### For Stock Audit ✅ **Do regularly** - Monthly: Fast-moving items - Quarterly: All inventory - Annually: Full audit ✅ **Count when closed** - No transactions during count - More accurate - Less disruption ✅ **Document reasons** - Why adjustment needed - Who authorized - Prevent recurrence ✅ **Investigate discrepancies** - Don't just adjust - Find root cause - Fix process if needed --- ## Integration with Reports ### How Each Affects Reports **Stock In affects:** - Inventory valuation (increases) - Purchase reports - Supplier performance - Cost of goods available **Stock Out affects:** - Revenue reports - Customer purchase history - Sales analytics - Inventory valuation (decreases) **Stock Audit affects:** - Inventory accuracy - Loss/theft tracking - Shrinkage reports - Correction history --- ## Troubleshooting ### "Can't choose Stock Audit" **Cause:** Permission restricted **Solution:** - Only Admin/Owner can audit - Staff need `stock_audit` permission - Contact business owner ### "Audit shows wrong adjustment" **Check:** - Physical count accuracy - Pending transactions - Unit of measure (box vs unit) ### "Stock In/Out not changing inventory" **Check:** - Transaction submitted (not draft) - Sync completed - Correct product selected - No error messages --- ## FAQ **Q: Can I undo a Stock In/Out/Audit?** A: Yes, go to History, find the transaction, and delete it. Stock reverts automatically. **Q: What's the difference between Stock Out and Stock Audit (decrease)?** A: Stock Out is normal business (sales). Audit is correction when things don't match. **Q: Should I use Stock In for opening inventory?** A: Yes, for initial setup. Record your starting stock as Stock In with notes "Opening inventory". **Q: How often should I audit stock?** A: A-items (fast movers): weekly. B-items: monthly. C-items: quarterly. Full audit: annually. **Q: Can I audit multiple products at once?** A: Yes, Stock Audit allows selecting multiple products for batch auditing. **Q: Do I need to audit if I use Kelola perfectly?** A: Still recommended. Physical counts catch: theft, damage, expiration, system errors. --- #### Managing Stock Alerts and Low Inventory > Complete guide to setting up and managing stock alerts in Kelola. Learn to configure low stock thresholds, receive notifications, and prevent stockouts. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Set up low stock alerts for products - Configure notification preferences - Respond to stock alerts - Prevent stockouts - Manage reorder processes --- ## What Are Stock Alerts? **Stock Alerts** notify you when product inventory falls below a set threshold. This helps you: - 🔔 Never run out of popular items - 📦 Reorder inventory on time - 💰 Avoid lost sales from stockouts - 📊 Plan purchasing better --- ## Setting Up Stock Alerts ### Method 1: Per Product Set alert while adding or editing a product: 1. Go to **Products** 2. Select a product 3. Tap **"Edit"** 4. Find **"Low Stock Alert"** field 5. Enter minimum quantity: - **For fast-moving items**: Higher threshold (e.g., 50 units) - **For slow-moving items**: Lower threshold (e.g., 5 units) - **For critical items**: Safety stock level (e.g., 100 units) 6. Tap **"Save"** ### Method 2: Bulk Setup Set alerts for multiple products: 1. Go to **Stock Alert** (from main menu) 2. View all products 3. Tap any product row 4. Enter alert threshold 5. Save 6. Continue to next product ### Method 3: During Stock In Quick set while receiving inventory: 1. After Stock In, product page shows 2. Tap **"Set Alert"** 3. Enter threshold based on: - How fast item sells - Supplier lead time - Storage capacity 4. Save --- ## Choosing Alert Thresholds ### Factors to Consider | Factor | Impact on Threshold | |--------|---------------------| | **Sales velocity** | Fast sellers need higher alerts | | **Supplier lead time** | Longer delivery = higher alert | | **Seasonality** | Increase before busy periods | | **Storage cost** | Limited space = lower thresholds | | **Product importance** | Critical items = higher safety stock | ### Recommended Formulas **Basic calculation:** ``` Alert Threshold = (Daily Sales × Lead Time Days) + Safety Stock Example: - Sell 10 units/day - 7 days lead time - 20 units safety stock - Alert at: (10 × 7) + 20 = 90 units ``` **Conservative approach:** ``` Alert Threshold = (Daily Sales × Lead Time × 1.5) + Safety Stock ``` ### Examples by Product Type | Product Type | Daily Sales | Lead Time | Alert Threshold | |--------------|-------------|-----------|-----------------| | Bestseller | 50 | 5 days | 300 units | | Regular item | 10 | 7 days | 90 units | | Slow mover | 2 | 14 days | 40 units | | Seasonal | Varies | 10 days | 200 units (peak) | --- ## Viewing Stock Alerts ### Stock Alert Dashboard Access from main menu: 1. Tap **"Stock Alert"** 2. View two sections: - **🔴 Below Threshold** — Need attention - **✅ Above Threshold** — All good ### Alert List Features Each row shows: | Column | Information | |--------|-------------| | Product | Name and image | | Current Stock | Actual quantity | | Alert At | Threshold set | | Status | How urgent | **Sorting options:** - By stock level (lowest first) - By product name - By category - By alert status ### Home Dashboard Alerts Quick view from Home: - Badge on menu icon - Notification dot - Summary card: "3 items low stock" Tap to go directly to Stock Alert page. --- ## Notification Settings ### In-App Notifications Always enabled: - Badge counts - Dashboard alerts - In-app banners ### Push Notifications Configure in **Account → Notifications**: 1. Go to Account settings 2. Tap **"Notifications"** 3. Toggle **"Stock Alerts"** 4. Set urgency level: - **All alerts** — Every threshold breach - **Critical only** — Most urgent items - **Daily digest** — Once per day summary ### Email Notifications Available on premium plans: - Daily stock status email - Weekly low stock summary - Immediate alerts for critical items Configure in web dashboard. --- ## Responding to Alerts ### When You Get an Alert **Immediate actions:** 1. **Check current stock** - Verify physical count - Check for pending orders - Confirm alert is accurate 2. **Assess urgency** - How fast does this sell? - How long to replenish? - Can customers wait? 3. **Take action** - Order from supplier - Transfer from another location - Update threshold if wrong ### Creating a Purchase Order From Stock Alert: 1. Find product in alert list 2. Tap product 3. View current stock and threshold 4. Tap **"Order Stock"** (if integrated) 5. Or note quantity needed 6. Contact supplier ### Marking Alerts as Reviewed After taking action: 1. In Stock Alert list 2. Swipe left on product 3. Tap **"Mark Reviewed"** 4. Alert temporarily cleared 5. Reappears if stock remains low --- ## Best Practices ### Setting Thresholds ✅ **Review regularly** - Monthly threshold review - Adjust for seasonality - Update for sales trends ✅ **Differentiate products** - A-items (top 20%): Higher safety stock - B-items (middle 30%): Moderate alerts - C-items (bottom 50%): Lower priority ✅ **Consider lead times** - Local suppliers: Lower thresholds - International: Higher thresholds - Unreliable suppliers: Extra buffer ### Managing Alerts ✅ **Daily review habit** - Check alerts every morning - Prioritize critical items - Plan purchasing accordingly ✅ **Don't ignore alerts** - Address within 24 hours - Escalate if supplier issues - Document reasons for delays ✅ **Communicate with team** - Share alert status - Coordinate purchases - Train staff to report low stock ### Preventing Stockouts ✅ **Safety stock formula** ``` Safety Stock = (Max Daily Sales × Max Lead Time) - (Avg Daily Sales × Avg Lead Time) ``` ✅ **Reorder point** ``` Reorder Point = (Avg Daily Sales × Lead Time) + Safety Stock ``` --- ## Advanced Features ### Auto-Reorder (If Available) Some integrations support: - Automatic PO generation - Supplier email notifications - Reorder quantity suggestions Contact support to set up. ### Multi-Location Alerts For businesses with multiple locations: - Set alerts per location - Transfer stock between locations - Consolidated alert dashboard ### Seasonal Adjustments Before busy seasons: 1. Increase alert thresholds 2. Increase safety stock 3. Pre-order inventory 4. Monitor more frequently After season: 1. Reduce thresholds 2. Clear excess stock 3. Review what sold --- ## Troubleshooting ### "Not receiving alerts" **Check:** - Notifications enabled in settings - Alert thresholds actually set - Product stock below threshold - App notifications allowed (phone settings) **Try:** - Toggle notifications off and on - Restart app - Check phone notification settings ### "Too many alerts" **Solutions:** - Raise thresholds for non-critical items - Use daily digest instead of immediate - Focus alerts on A-items only - Disable alerts for slow movers ### "Alert threshold keeps changing" **Possible causes:** - Multiple staff editing - Sync issues - App bugs **Fix:** - Verify only authorized staff change thresholds - Check last updated by - Contact support if persistent ### "Wrong stock level shown" **Check:** - Unsynced transactions - Pending stock operations - Multi-device sync issues **Fix:** - Pull down to refresh - Check internet connection - Force sync in settings --- ## FAQ **Q: How many products can have alerts?** A: Unlimited! Set alerts for as many products as you need. **Q: Can I set different alerts for different locations?** A: Yes, each business location has independent alert settings. **Q: Do alerts work offline?** A: Alerts calculate based on last synced data. Sync when online for accuracy. **Q: Can staff receive alerts too?** A: Yes, if they have appropriate permissions and notifications enabled. **Q: What's the difference between alert and reorder point?** A: Alert notifies you. Reorder point is when you should place an order (usually same number). **Q: Can I export alert data?** A: Yes, use Stock Report and filter by low stock items. **Q: Do alerts consider pending stock in?** A: Currently alerts show current stock only. Check pending orders separately. --- #### Recording Stock In (Purchases) > Complete guide to recording incoming inventory and purchases in Kelola. Learn how to add stock, track supplier information, manage costs, and handle receiving workflows. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Record inventory purchases and receipts - Link stock to suppliers - Track buying prices and costs - Handle partial deliveries - Manage stock in history --- ## What is Stock In? **Stock In** records products entering your inventory. Use this when: - ✅ Receiving goods from suppliers - ✅ Adding initial stock for new products - ✅ Recording returns from customers - ✅ Correcting inventory (with notes) - ✅ Transferring from another location **Result:** Stock quantity increases, costs are tracked, records are created. --- ## The Stock In Interface Kelola provides an intuitive two-panel interface: | Panel | Purpose | |-------|---------| | **Left Panel** | Product catalog — search and select | | **Right Panel** | Selected items — quantities and prices | | **Bottom Bar** | Summary and action buttons | ### Mobile vs. Web **Mobile App:** - Swipe between panels - Optimized for touch - Camera for barcode scanning **Web (web.kelola.co):** - Side-by-side panels - Keyboard shortcuts - USB barcode scanner support --- ## Step-by-Step Guide ### Step 1: Access Stock In 1. Open Kelola app 2. Tap **"Stock In"** from main menu, OR 3. Tap **"+"** button → **"Stock In"** ### Step 2: Select Products **Method A: Browse and Tap** 1. Scroll through product catalog (left panel) 2. Use category filters to narrow down 3. Tap product to add to right panel **Method B: Search** 1. Tap search bar 2. Type product name 3. Tap product from results **Method C: Barcode Scan (Fastest)** 1. Tap **"Scan"** icon 2. Scan product barcode 3. Product auto-adds to selection > **💡 Pro Tip:** You can add multiple products before proceeding to quantity entry. ### Step 3: Enter Quantities For each product in the right panel: 1. Tap the **quantity field** 2. Enter number received: - Use **+ / -** buttons for small adjustments - Type directly for large numbers 3. Quantity updates automatically **Quantity Tips:** - Use your unit of measure (pieces, kg, boxes) - Be consistent with how you sell - Note: "5 boxes" vs "5 pieces" matters! ### Step 4: Set Buying Prices (Optional but Recommended) Track what you paid to calculate profit. 1. Tap the **price field** (shows pencil icon) 2. Enter buying price per unit 3. Tap **Save** **Why This Matters:** - Accurate profit calculations - Cost of goods sold (COGS) tracking - Price change history > **Note:** Viewing buying prices requires `view_buying_price` permission. Staff without this permission will only see selling prices. ### Step 5: Select Supplier (Recommended) Track who you bought from. 1. Tap **"Choose Supplier"** at top 2. Options: - **Select existing**: Search your supplier list - **Add new**: Tap "+ New Supplier" 3. Supplier linked to transaction **Adding a New Supplier:** 1. Tap **"+ New Supplier"** 2. Enter: - Supplier name (required) - Phone number (optional) - Email (optional) - Address (optional) 3. Tap **"Save"** > **Benefit:** Track purchases per supplier, manage vendor relationships, simplify reordering. ### Step 6: Set Transaction Date (If Needed) Default is today. Change for: - Recording past purchases - Backdated bookkeeping - Different accounting period 1. Tap **date field** (top right) 2. Select date from calendar 3. Select time if needed 4. Tap **"Confirm"** > **Note:** Editing dates may require owner/admin permission depending on your settings. ### Step 7: Add Reference Notes Add context for future reference: - **Invoice number**: "INV-2024-00123" - **PO number**: "PO-45678" - **Delivery note**: "Received via FedEx" - **Condition notes**: "2 items damaged" 1. Scroll to **Notes** field (bottom) 2. Type reference information 3. Max 200 characters ### Step 8: Review and Submit Check everything before saving: | Check | Why It Matters | |-------|----------------| | Products correct? | Wrong items = inventory errors | | Quantities accurate? | Affects stock levels | | Prices entered? | Impacts profit calculations | | Supplier selected? | Tracks vendor history | | Date correct? | Affects reporting periods | **Submit:** 1. Review summary at bottom: - Total products (unique items) - Total quantity (all units) - Total buying price (if visible) 2. Tap **"Submit"** 3. Success confirmation appears ✅ **Success Check:** - Stock quantities increased - Transaction saved to History - Stock Report updated - Supplier history updated --- ## Special Scenarios ### Partial Delivery When supplier delivers part of your order: 1. Record only received items 2. Add note: "Partial delivery, remaining 50 units expected Jan 15" 3. Create new Stock In later for remaining items ### Handling Damaged Goods If some items arrive damaged: **Option A: Record all, note damage** 1. Enter total received quantity 2. In notes: "5 units damaged, claimed with supplier" 3. Create Stock Out later for damaged items **Option B: Record only good items** 1. Enter only usable quantity 2. Don't pay for damaged items 3. Separate transaction for replacements ### Multiple Supplier Delivery If shipment contains items from multiple suppliers: 1. Create **separate Stock In transactions** 2. One per supplier 3. Keeps accounting clean ### Returns to Stock When customers return items: 1. Create Stock In 2. Select returned products 3. Add note: "Customer return - [Customer name] - [Reason]" 4. Optional: Link to original sale in notes --- ## Stock In Best Practices ### For Accuracy ✅ **Count before entering** - Physically count items - Compare to delivery note - Then enter in Kelola ✅ **Check immediately** - Verify quality on arrival - Note damages right away - Resolve discrepancies with supplier ✅ **Use reference numbers** - Always link to invoice/PO - Easier reconciliation - Audit trail ### For Efficiency ✅ **Barcode scanning** - Use for large deliveries - Much faster than manual search - Reduces errors ✅ **Template approach** - Common orders = similar entries - Copy patterns from history - Train staff on typical workflows ✅ **Regular timing** - Set specific receiving times - Batch entries if possible - Don't let backlog build up ### For Cost Tracking ✅ **Always enter buying prices** - Even if similar to last time - Prices change frequently - Essential for profit reports ✅ **Include all costs** - Product cost - Shipping/freight - Taxes and duties - Full landed cost if possible --- ## Managing Stock In History ### Viewing Past Entries 1. Go to **History** (bottom nav) 2. Tap **Filter** → Select **"Stock In"** 3. Apply date range if needed 4. Tap any transaction for details ### Editing Stock In **When allowed (Owner/Admin):** 1. Open transaction from History 2. Tap **"Edit"** 3. Modify fields as needed 4. Save changes > **⚠️ Warning:** Editing affects inventory levels and reports. Edit carefully! ### Deleting Stock In **If entered by mistake:** 1. Open transaction 2. Tap **"Delete"** (three dots menu) 3. Confirm deletion 4. Stock automatically adjusted back > **Note:** Deleting removes the transaction entirely. Consider editing instead if you need record retention. --- ## Troubleshooting ### "Product not found" - Product may not exist yet — add it first - Check spelling in search - Try searching by SKU/barcode ### "Cannot set buying price" - Requires `view_buying_price` permission - Contact your admin/owner - Subscription may limit this feature ### "Stock not updating" - Check internet connection - Sync may be pending - Pull down to refresh ### "Supplier not in list" - Add new supplier during Stock In - Or go to Suppliers section first - Check spelling when searching ### "Duplicate transaction warning" - Similar transaction recently created - Verify this is a new delivery - Check if you're accidentally duplicating --- ## FAQ **Q: Can I record stock in without a supplier?** A: Yes, supplier is optional. But tracking suppliers helps with vendor management and reordering. **Q: What if I don't know the buying price?** A: You can leave it blank, but your profit reports won't be accurate. Enter estimated price or update later. **Q: Can I add products during stock in?** A: Yes! If product doesn't exist, you can create it quickly without leaving the Stock In screen. **Q: How do I handle returns to supplier?** A: Use Stock Out with negative effect, or create a specific "Return to Supplier" transaction type (if available). **Q: Can I import bulk stock in from Excel?** A: Yes, use the web interface at web.kelola.co for CSV import of large stock receipts. **Q: What's the difference between Stock In and Stock Audit?** A: Stock In adds inventory (receiving). Stock Audit corrects inventory to match physical count (adjusting). --- #### Recording Stock Out (Sales & Usage) > Complete guide to recording sales, managing outgoing inventory, and tracking customer payments in Kelola. Learn about payment statuses, partial payments, and sales workflows. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Record sales and reduce inventory - Handle different payment scenarios (paid, partial, unpaid) - Track customer purchases and credit - Process returns and adjustments - Manage sales history --- ## What is Stock Out? **Stock Out** records products leaving your inventory. Use this when: - ✅ Selling to customers - ✅ Using materials for production - ✅ Giving samples or free items - ✅ Transferring to another location - ✅ Recording damage/loss (with notes) **Result:** Stock quantity decreases, sales recorded, payments tracked. --- ## Recording a Sale ### Step 1: Access Stock Out 1. Open Kelola app 2. Tap **"Stock Out"** from main menu, OR 3. Tap **"+"** button → **"Stock Out"** ### Step 2: Select Products to Sell **Find and add products:** 1. **Browse catalog** (left panel) — scroll or use categories 2. **Search** — type product name in search bar 3. **Scan barcode** — tap scan icon and scan product **Adding products:** - Tap product to add to selection - Product appears in right panel - Add multiple products for one transaction ### Step 3: Set Selling Quantities For each selected product: 1. Tap the **quantity field** 2. Enter amount being sold: - Use **+ / -** for adjustments - Or type directly 3. Verify available stock shown > **💡 Tip:** Stock Out won't let you sell more than available inventory. Check stock levels if you can't enter desired quantity. ### Step 4: Set Selling Prices Prices default to your product's set price, but you can modify: 1. Tap the **price field** 2. Enter new selling price if needed: - **Discounts**: Lower price for promotions - **Premium**: Higher price for special orders - **Custom**: Different price per customer 3. Tap **Save** > **Note:** Price changes here apply to this transaction only. To permanently change a product's price, edit the product. ### Step 5: Select Customer (Recommended) Link the sale to a customer for tracking: 1. Tap **"Customer"** field 2. Choose option: - **Existing customer**: Search and select - **New customer**: Tap "+ Add New" 3. Customer linked to transaction **Why Add Customers:** - Track purchase history - Monitor credit/debt - Identify top customers - Send receipts easily ### Step 6: Set Payment Status Choose how the customer paid: | Status | Use When | Result | |--------|----------|--------| | **Paid** | Customer paid full amount | No debt recorded | | **Partial** | Customer paid part now | Balance tracked as receivable | | **Unpaid** | Will pay later | Full amount as receivable | **To set:** 1. Tap **"Payment Status"** 2. Select appropriate status 3. If Partial: Enter amount received 4. Tap **Confirm** ### Step 7: Complete Transaction Details **Set date:** - Default: Today - Tap to change for past sales **Add notes:** - Payment method: "Cash", "Credit Card" - Reference: "Invoice #12345" - Special instructions: "Deliver to warehouse" ### Step 8: Review and Submit Check before saving: - ✅ Products and quantities correct - ✅ Prices as intended - ✅ Customer selected (if applicable) - ✅ Payment status correct - ✅ Total amount matches expectation Tap **"Submit"** to complete. ✅ **Success Check:** - Stock reduced automatically - Transaction saved to History - Receivables updated (if applicable) - Receipt available to print/share --- ## Payment Scenarios Explained ### Full Payment (Paid) **When to use:** - Cash sales - Card payments - Any immediate full payment **What happens:** - Transaction marked complete - No outstanding balance - Full amount recorded as revenue - No follow-up needed ### Partial Payment **When to use:** - Customer pays deposit - Installment payments - Split payment (cash + card) **Recording partial payment:** 1. Select **"Partial"** 2. Enter amount received (e.g., 50,000 of 100,000) 3. Submit 4. Remaining 50,000 tracked as receivable **Recording additional payment:** 1. Go to **History** 2. Find original transaction 3. Tap **"Add Payment"** 4. Enter new payment amount 5. Save > **Note:** Continue until balance reaches zero. ### Unpaid (Credit Sale) **When to use:** - Invoice-based sales - Trusted customer credit - Pay-later arrangements **What happens:** - Full amount recorded as receivable - Customer debt tracked - Appears in Receivables Report - Payment reminder needed **Best practices:** - Set payment terms with customer - Regular follow-up - Monitor Receivables Report weekly - Record payment as soon as received --- ## Special Sale Scenarios ### Selling with Barcode Scanner **For fast retail checkout:** 1. In Stock Out, tap **"Scan"** 2. Scan each product barcode 3. Products auto-add with quantity 1 4. Adjust quantities if needed 5. Scan next item or finish > **Pro tip:** Keep scan button pressed for continuous scanning. ### Bulk Sales **Selling large quantities:** 1. Select product 2. Enter total quantity (e.g., 500 units) 3. Verify price per unit 4. Add notes about bulk discount 5. Submit ### Free Samples / Promotional Items **Recording non-revenue stock out:** 1. Select product 2. Set quantity 3. Set price to **0** (zero) 4. In notes: "Free sample - [Customer name]" 5. Submit > **Result:** Stock reduces, no revenue recorded. ### Internal Use **Using inventory for business operations:** 1. Record Stock Out 2. Set customer as "Internal" or your business name 3. In notes: "Used for [purpose]" 4. Price can be at cost or market value --- ## Post-Sale Actions ### Print Receipt Immediately after sale: 1. Tap **"Print Receipt"** 2. Select printer (if multiple) 3. Receipt prints automatically ### Share Invoice Send digital copy: 1. Tap **"Share"** 2. Choose format: - **PDF**: Send via email/WhatsApp - **WhatsApp**: Direct message - **Email**: With invoice attachment 3. Select/send to customer ### View in History All sales recorded in **History**: 1. Tap **History** (bottom nav) 2. Filter by **"Stock Out"** 3. Search by customer, product, or date 4. Tap any transaction for details --- ## Managing Sales History ### Editing a Sale **When allowed (permissions required):** 1. Go to **History** 2. Find and open transaction 3. Tap **"Edit"** 4. Modify fields as needed 5. Save changes > **⚠️ Warning:** Editing affects inventory and financial records. Edit carefully! ### Processing Returns **When customer returns items:** 1. Go to **History** 2. Find original sale 3. Tap **"Return"** 4. Select items being returned 5. Enter return quantity 6. Choose: - **Refund**: Cash/credit back - **Store credit**: For future purchase - **Exchange**: Swap for different item 7. Submit > **Result:** Stock increases, financial records adjusted. ### Deleting a Sale **If entered by mistake:** 1. Open transaction in History 2. Tap **"Delete"** (three dots) 3. Confirm deletion 4. Stock restored automatically > **Note:** Deleting removes record entirely. Consider editing or creating return instead for audit trail. --- ## Sales Best Practices ### For Accuracy ✅ **Double-check before submitting** - Wrong product = unhappy customer - Wrong quantity = inventory error - Wrong price = profit loss ✅ **Attach customers to sales** - Enables debt tracking - Builds customer history - Simplifies receipts ✅ **Record immediately** - Don't batch entries - Reduces forgotten sales - Keeps reports accurate ### For Customer Service ✅ **Send digital receipts** - WhatsApp preferred - Professional image - Proof of purchase ✅ **Note special requests** - Delivery instructions - Preferred payment method - Future order requests ✅ **Follow up on credit sales** - Check Receivables Report weekly - Friendly payment reminders - Clear payment terms ### For Efficiency ✅ **Use barcode scanning** - Fast checkout - Accurate product selection - Reduces errors ✅ **Learn keyboard shortcuts (web)** - `Ctrl + K`: Quick search - `Enter`: Confirm/submit - Arrow keys: Navigate ✅ **Prepare common scenarios** - Set up frequent customers - Know product locations - Have receipt paper ready --- ## Troubleshooting ### "Insufficient stock" error - Current stock less than requested quantity - Check Products for actual stock level - May need to record Stock In first - Check for pending/unsubmitted transactions ### "Product not found" - Product may be archived - Check spelling in search - Try scanning barcode - Verify product exists in catalog ### "Cannot edit transaction" - Editing restricted after time limit - Requires owner/admin permission - Contact manager for assistance - Create adjustment transaction instead ### "Payment status can't be changed" - Some statuses locked after submission - Add new payment instead of changing old - Owner may need to override ### "Receipt won't print" - Check Bluetooth connection - Verify printer has paper - Restart printer and retry - Check printer settings in Account --- ## FAQ **Q: Can I split payment between cash and card?** A: Record as Partial payment. In notes, write: "Cash: 50000, Card: 50000". For detailed tracking, create custom payment method. **Q: What if customer pays more than the total?** A: Enter actual amount received. The excess is recorded but you may need to give change. Current version doesn't auto-calculate change. **Q: Can I apply discounts to the whole transaction?** A: Currently, apply discounts per product by editing the selling price. Transaction-level discounts coming in future updates. **Q: How do I handle tips/gratuities?** A: Add as separate "Tip" product, or include in transaction notes. For detailed tracking, create income category for tips. **Q: Can I save an incomplete sale?** A: No, transactions must be completed when started. For pending sales, use Draft feature (if available) or note details for later entry. **Q: How do I find all sales to a specific customer?** A: Go to History, filter by customer name, or go to Customers, select customer, view transaction history. --- #### Stock Transfer Between Businesses > Transfer inventory seamlessly between your businesses, warehouses, or branches with automatic product mapping ## What is Stock Transfer? The **Stock Transfer** feature allows you to move inventory between businesses within your Kelola account. This is perfect for businesses that operate multiple locations, such as: - **Multi-branch retail stores** – Transfer stock from headquarters to branch outlets - **Warehouse operations** – Move products from central warehouse to retail locations - **Franchise businesses** – Distribute inventory across franchise partners - **Consolidation needs** – Combine stock from closing branches to active ones ## How Stock Transfer Works When you transfer stock between businesses, Kelola handles everything automatically: ### Automatic Product Creation If the product doesn't exist in the destination business, Kelola will **automatically create it** with all the original product details copied over. ### Smart SKU Mapping If the product already exists in the destination business, Kelola **automatically matches** them using the SKU code and updates the stock quantity accordingly. ### Synchronized Records Both businesses will have complete transfer records, making it easy to track inventory movement across your entire operation. ## How to Transfer Stock Follow these simple steps to transfer stock between your businesses: ### Step 1: Access Stock Transfer 1. Log in to your Kelola.co account 2. From the main dashboard, tap **"Stock Transfer"** 3. The Stock Transfer option is located alongside Stock In, Stock Out, and Audit features ### Step 2: Select Destination Business 1. Choose the **destination business** from your list of businesses 2. This is the business that will receive the transferred stock ### Step 3: Select Products to Transfer 1. Tap **"Select Product"** to choose which items to transfer 2. Enter the **quantity** for each product you want to transfer 3. You can transfer multiple products in a single transfer ### Step 4: Complete the Transfer 1. Review the transfer details 2. Add any notes if needed (optional) 3. Tap **"Save"** to complete the transfer ### Step 5: Automatic Updates Once saved: - Stock is **deducted** from the source business - Stock is **added** to the destination business - Transfer record is saved in both businesses' history ## Important Notes ### Before Transferring - Ensure both businesses are active in your account - Verify you have sufficient stock in the source business - Make sure products have unique SKUs for accurate mapping ### SKU Best Practices For seamless automatic product mapping, we recommend: - Using consistent SKU codes across all your businesses - Avoiding duplicate SKUs within the same business - Keeping SKU formats simple and standardized ### Transfer Limitations - You can only transfer between businesses within the same Kelola account - Transferred products maintain their original details (name, SKU, unit, etc.) - Stock values are calculated based on each business's own cost settings ## Managing Transfer History All transfers are recorded and can be viewed in: - **Transfer History** – Complete list of all transfers - **Stock Reports** – Includes transfer activities in calculations - **Product Details** – Shows transfer history per product To view transfer history: 1. Go to **History** from the main menu 2. Select **Transfer** filter to see only transfer records 3. Tap any record to view complete transfer details ## Need Help? If you encounter any issues with stock transfers or have questions about managing multiple businesses, please contact our support team through the **Contact Us** button in the Kelola app. --- #### Understanding Stock Flow > Learn how inventory moves through your business. Understand stock in, stock out, transfers, and how transactions affect your inventory levels. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Understand how inventory moves in Kelola - Track stock in, out, and adjustments - See how transactions affect stock levels - Manage stock transfers between locations --- ## The Stock Flow Cycle Inventory in Kelola follows a simple lifecycle: ``` Stock In → Inventory → Stock Out (Purchases) (Sales) ``` ### Stock In (Adding Inventory) **When to use:** - Buying from suppliers - Receiving deliveries - Manufacturing/production - Returns from customers **Result:** Stock quantity increases ### Inventory (Holding) **What happens:** - Stock sits in inventory - Available for sale - Tracked in real-time - Alerts when low ### Stock Out (Removing Inventory) **When to use:** - Selling to customers - Internal use - Damage/loss - Returns to suppliers **Result:** Stock quantity decreases --- ## Types of Stock Transactions ### 1. Stock In (Purchases) **Purpose:** Record inventory coming in **Common Uses:** - Supplier purchases - Production output - Customer returns **What You Record:** - Product - Quantity received - Buying price (cost) - Supplier - Notes **Effect:** +Quantity to stock ### 2. Stock Out (Sales) **Purpose:** Record inventory going out **Common Uses:** - Customer sales - Samples/giveaways - Internal consumption **What You Record:** - Product - Quantity sold - Selling price - Customer - Payment status **Effect:** -Quantity from stock ### 3. Stock Transfer **Purpose:** Move stock between businesses/locations **When to Use:** - Multiple store locations - Warehouse to store - Between business units **What Happens:** - Decrease at source - Increase at destination - Tracked as transfer ### 4. Stock Audit/Adjustment **Purpose:** Correct inventory counts **When to Use:** - Physical count differs from system - Damage/spoilage discovered - Theft/loss - Initial setup **Types:** - **Positive** - Add stock (found extra) - **Negative** - Remove stock (missing/damaged) --- ## How Stock Levels Change ### Example Transaction Flow **Starting Point:** ``` Product: Coffee Beans Current Stock: 50 units ``` **Day 1: Stock In (Purchase)** ``` Receive: 100 units New Stock: 50 + 100 = 150 units ``` **Day 2: Stock Out (Sale)** ``` Sell: 30 units New Stock: 150 - 30 = 120 units ``` **Day 3: Stock Out (Sale)** ``` Sell: 20 units New Stock: 120 - 20 = 100 units ``` **Day 4: Stock Audit (Adjustment)** ``` Physical count: 98 units System shows: 100 units Adjust: -2 units (damage) New Stock: 100 - 2 = 98 units ``` ### Viewing Stock History Every change is tracked: 1. Go to **History** 2. Filter by product 3. See all transactions 4. View who made changes --- ## Understanding the Stock Equation ``` Starting Stock + Stock In (purchases, returns) - Stock Out (sales, usage) +/- Adjustments (audit) = Current Stock ``` ### Real Example ``` January 1: Starting stock = 100 units January 5: Stock In +50 units January 10: Stock Out -30 units January 15: Stock Out -20 units January 20: Adjustment -5 (damaged) January 25: Stock In +40 units February 1: Current stock = ? 100 + 50 - 30 - 20 - 5 + 40 = 135 units ``` --- ## Stock Flow Best Practices ### Record Immediately ✅ **Enter transactions promptly** - Record purchases when received - Record sales when made - Don't backlog entries **Why:** Accurate real-time stock levels ### Be Accurate ✅ **Double-check quantities** - Count physical stock - Verify before submitting - Review before saving **Why:** Prevents inventory discrepancies ### Use Notes ✅ **Add context** - Why stock changed - Reference numbers - Special circumstances **Why:** Audit trail and clarity ### Regular Audits ✅ **Physical counts** - Monthly or quarterly - Compare to system - Adjust as needed **Why:** Catch errors early --- ## Common Stock Scenarios ### Scenario 1: Normal Sale ``` Customer buys 5 units ↓ Record Stock Out ↓ Stock decreases by 5 ↓ Sale recorded in reports ``` ### Scenario 2: Customer Return ``` Customer returns 2 units ↓ Record Stock In (Return) ↓ Stock increases by 2 ↓ Refund or store credit issued ``` ### Scenario 3: Damaged Goods ``` Find 3 damaged units ↓ Record Stock Audit (Negative) ↓ Stock decreases by 3 ↓ Add note: "Damaged - water spill" ``` ### Scenario 4: Supplier Return ``` Return 10 defective units to supplier ↓ Record Stock Out (Return to Supplier) ↓ Stock decreases by 10 ↓ Credit received from supplier ``` --- ## Stock Alerts and Monitoring ### Low Stock Alerts Set minimum levels: 1. Go to **Stock Alerts** 2. Set minimum quantity per product 3. Get notified when stock runs low ### High Stock Alerts Avoid overstocking: - Set maximum levels - Monitor slow-moving items - Adjust purchasing --- ## Stock Flow Reports ### Stock Movement Report See all changes: - Date/time - Type (in/out/adjustment) - Quantity - Staff who recorded ### Current Stock Report Snapshot of inventory: - Current quantities - Total value - By category - By location ### Stock History Timeline view: - All transactions - Trend over time - Seasonal patterns --- ## Troubleshooting Stock Issues ### "Stock doesn't match physical count" **Possible Causes:** - Missing transactions - Wrong quantities entered - Returns not recorded - Theft/damage not logged **Solution:** 1. Count physical stock 2. Review all transactions 3. Make adjustment 4. Investigate discrepancies ### "Negative stock showing" **Cause:** - Selling more than recorded - Data entry errors **Solution:** - Check recent sales - Verify purchase records - Adjust if needed ### "Can't record stock out" **Cause:** - No stock available - Product out of stock **Solution:** - Check current stock - Record stock in first - Or check if wrong product --- ## FAQ **Q: What happens to stock when I delete a transaction?** A: Stock is adjusted back. Deleting a sale adds stock back. Deleting a purchase removes stock. **Q: Can I have negative stock?** A: Kelola can be configured to allow or prevent negative stock. Check your settings. **Q: How do I track stock across multiple locations?** A: Use different businesses for each location, or use Stock Transfer between them. **Q: What's the difference between Stock Out and Stock Audit?** A: Stock Out is for sales/usage. Stock Audit is for corrections and adjustments. **Q: Can I edit past stock transactions?** A: Yes, with proper permissions. Editing changes stock levels automatically. **Q: How often should I do physical stock counts?** A: Depends on business size. Weekly for fast-moving, monthly for slow-moving items. --- ### Subscription & Billing #### How to Upgrade > Guide to upgrade your Kelola.co app ## How to Upgrade You can upgrade your Kelola.co app to unlock premium features and maximize your experience. Here's a guide on how to upgrade through Android and iOS devices: ### Android 1. **Open the Kelola.co app** on your Android device. 2. **Tap "More"** on the main dashboard. 3. **Select "View Subscription Plans"** at the top of the screen. 4. **Choose your preferred subscription plan**: "Basic / Plus / Advanced" and select your desired subscription period. 5. **Tap "Subscribe Now"** to proceed with payment. 6. **Select your payment method**: "Credit Card, Debit Card, Google Pay, Google Play Gift Card, and Other Payment Methods". 7. **Complete the payment process** according to your chosen payment method. 8. Once successful, you'll have access to premium features in the Kelola.co app. ### iOS 1. **Open the Kelola.co app** on your iPhone. 2. **Tap "More"** on the main dashboard. 3. **Select "View Subscription Plans"** at the top of the screen. 4. **Choose your preferred subscription plan**: "Basic / Plus / Advanced" and select your desired subscription period. 5. **Tap "Subscribe Now"** to proceed with payment. 6. **Select your payment method**: "Credit Card, Debit Card, Apple Pay, Apple Gift Card, Google Pay, PayPal, and Other Payment Methods". 7. **Complete the payment process** according to your chosen payment method. 8. Once successful, you'll have access to premium features in the Kelola.co app. --- ### suppliers #### Supplier Management Guide > Complete guide to managing suppliers in Kelola. Learn to add vendors, track purchase history, manage relationships, and streamline your procurement process. ## What You'll Learn By the end of this guide, you'll be able to: - Add and manage supplier records - Link suppliers to purchases - Track purchase history per vendor - Evaluate supplier performance - Streamline reordering --- ## Why Manage Suppliers? **Benefits of supplier tracking:** - 📊 Know who you buy from most - 💰 Track spending per vendor - 📈 Negotiate better terms - 🔄 Simplify reordering - 📋 Maintain contact records --- ## Adding a Supplier ### During Stock In **Quickest method** — while recording a purchase: 1. In Stock In, tap **"Choose Supplier"** 2. Tap **"+ Add New Supplier"** 3. Enter supplier information: - **Name** (required) - **Phone** (optional) - **Email** (optional) - **Address** (optional) 4. Tap **"Save"** 5. Supplier auto-selected for this purchase ### From Suppliers Section 1. Go to **Suppliers** (main menu) 2. Tap **"+"** button 3. Fill in supplier details 4. Tap **"Save"** ### Supplier Information to Collect **Essential:** - Company name - Contact person - Phone number **Recommended:** - Email address - Physical address - Payment terms **Optional:** - Tax ID - Bank details - Lead time - Notes --- ## Managing Supplier Details ### Viewing Supplier Profile 1. Go to **Suppliers** 2. Tap supplier name 3. View: - Contact information - Total purchase amount - Number of orders - Purchase history ### Editing Supplier Information 1. Open supplier profile 2. Tap **"Edit"** 3. Update fields 4. Tap **"Save"** ### Supplier Purchase History Track all purchases from a supplier: 1. Open supplier profile 2. Scroll to **Purchase History** 3. See: - Date of each purchase - Products bought - Quantities - Total amounts --- ## Linking Suppliers to Purchases ### Automatic Linking When you select a supplier during Stock In: - Purchase linked to supplier - Appears in their history - Counts toward their totals ### Benefits of Linking | Benefit | How It Helps | |---------|--------------| | **Spending tracking** | Know how much per vendor | | **Order history** | See what you bought when | | **Price comparison** | Compare costs over time | | **Reorder ease** | Quick reference for restocking | --- ## Supplier Reports ### Viewing Supplier Performance **In Reports section:** 1. Go to **Reports → Suppliers** 2. View metrics: - Total spending per supplier - Number of orders - Average order value - Purchase frequency ### Top Suppliers Identify your most important vendors: 1. Sort by total spent 2. See who you rely on most 3. Prioritize relationships 4. Negotiate better terms --- ## Best Practices ### Supplier Setup ✅ **Complete information** - Full contact details - Multiple contact methods - Clear payment terms ✅ **Consistent naming** - Use official company names - Avoid abbreviations - Keep it professional ✅ **Regular updates** - Update when contacts change - Review annually - Remove inactive suppliers ### Purchase Tracking ✅ **Always link purchases** - Select supplier for every Stock In - Improves reporting accuracy - Simplifies future reference ✅ **Add reference numbers** - PO numbers - Invoice numbers - Delivery note numbers --- ## Troubleshooting ### "Supplier not in list" - Use search function - Check spelling - Add new if needed ### "Cannot delete supplier" - Has purchase history - Archive instead of delete - Keep for records --- ## FAQ **Q: How many suppliers can I add?** A: Unlimited on all plans. **Q: Can a supplier also be a customer?** A: Yes, create both records separately. **Q: Can I export supplier data?** A: Yes, use export function in Suppliers section. --- ### troubleshooting #### Troubleshooting Common Issues > Solutions to common Kelola problems. Find fixes for login issues, sync problems, errors, and performance issues. ## What You'll Learn Quick fixes for common Kelola issues: - Login and authentication problems - Sync and data issues - App performance - Error messages --- ## Login Issues ### "Can't Log In" **Check:** 1. Internet connection 2. Correct email/phone 3. Correct password (case-sensitive) 4. Account not disabled **Try:** - Reset password - Clear app cache - Reinstall app ### "Account Locked" **Cause:** Too many failed attempts **Fix:** 1. Wait 30 minutes 2. Try again 3. Or reset password ### "Session Expired" **Fix:** 1. Log in again 2. Check "Remember me" 3. Ensure stable internet --- ## Sync Issues ### "Data Not Syncing" **Symptoms:** - Changes not appearing - Old data showing - "Pending sync" message **Solutions:** 1. **Pull down to refresh** - On any list screen - Forces sync 2. **Check internet** - WiFi or mobile data on - Stable connection - Try different network 3. **Force close and reopen** - Close app completely - Reopen - Wait for sync 4. **Clear cache** - Account → Settings → Clear Cache - Restart app ### "Transaction Not Saving" **Check:** - All required fields filled - Internet connected - Not in airplane mode - Sufficient storage **Try:** - Save again - Check for error messages - Contact support if persistent --- ## App Performance ### "App Running Slow" **Solutions:** 1. **Close other apps** - Free up RAM - Reduce load 2. **Clear cache** - Account → Settings → Clear Cache 3. **Update app** - Get latest version - Bug fixes included 4. **Restart device** - Fresh start - Clears memory ### "App Crashing" **Try:** 1. Update to latest version 2. Restart device 3. Clear app data (re-login required) 4. Reinstall app **Report:** - Send crash report if prompted - Note what you were doing - Contact support --- ## Common Error Messages ### "Network Error" **Causes:** - No internet - Server maintenance - Firewall blocking **Fix:** - Check connection - Try again later - Use different network ### "Permission Denied" **Causes:** - Insufficient role - Feature restricted - Subscription limitation **Fix:** - Contact admin/owner - Check subscription - Request access ### "Server Error (500)" **This is our problem, not yours!** **Do:** - Try again in a few minutes - Check status page - Contact support **Don't:** - Keep retrying rapidly - Delete data - Panic ### "Product Not Found" **Check:** - Spelling correct - Product not archived - In correct business - Search with barcode --- ## Specific Feature Issues ### Printer Not Working **Check:** - Bluetooth on - Printer paired - Paper loaded - Power on **Try:** - Re-pair printer - Test print from settings - Restart printer ### Barcode Not Scanning **Check:** - Good lighting - Clear barcode - Camera permission granted - Correct barcode type **Try:** - Manual entry - Clean camera lens - Different angle ### Notifications Not Receiving **Check:** - Notifications enabled in app - Phone notification settings - Not in Do Not Disturb - App updated **Try:** - Toggle notifications off/on - Reinstall app - Check phone settings --- ## Data Issues ### "Wrong Stock Quantity" **Check:** - Pending transactions - Recent edits - Transfer status - Audit records **Fix:** - Verify with physical count - Stock audit if needed - Check transaction history ### "Missing Transactions" **Check:** - Correct date range - Correct business selected - Filters cleared - Not deleted **Find:** - Use search - Check all transaction types - Export and check --- ## Still Need Help? If issues persist: 📧 **Email:** support@kelola.co 💬 **In-app:** Account → Contact Us 🌐 **Help Center:** help.kelola.co **When contacting support, include:** - What you were doing - Error message (screenshot) - Device type - App version --- ## Quick Fixes Checklist Before contacting support, try: - [ ] Restart app - [ ] Check internet - [ ] Update app - [ ] Clear cache - [ ] Restart device - [ ] Check permissions - [ ] Verify account status --- ## Dokumentasi Bahasa Indonesia ### Tentang Kelola #### Keamanan Data > Sistem penyimpanan data berbasis cloud yang aman dan terpercaya di Kelola.co Kelola.co menggunakan sistem penyimpanan data berbasis cloud yang modern dan aman. Setiap data yang Anda masukkan - mulai dari catatan keuangan, transaksi, hingga informasi penting lainnya - disimpan secara otomatis di server kami yang terlindungi, bukan hanya di perangkat Anda. Keunggulan sistem cloud kami: - Data Anda tetap aman meski perangkat hilang atau rusak - Akses informasi keuangan dari perangkat manapun - Backup otomatis yang rutin Sebagai platform independen, Kelola.co tidak berafiliasi dengan bank, fintech, atau lembaga keuangan manapun. Kami berkomitmen penuh menjaga privasi data Anda - informasi keuangan Anda tidak akan pernah dibagikan atau dijual kepada pihak ketiga. Kemandirian ini memungkinkan kami fokus sepenuhnya pada satu hal: melindungi dan mengelola data keuangan Anda dengan standar keamanan tertinggi. --- #### Cara Download Aplikasi Kelola.co > Panduan lengkap cara mengunduh dan menginstall aplikasi Kelola.co di Android, iOS, dan Web Untuk mendownload aplikasi Kelola.co, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut. Aplikasi tersedia untuk Android dan iOS, atau dapat diakses melalui browser jika aplikasi tidak tersedia. ## Cara Mendownload Aplikasi Kelola.co di Android 1. Buka Google Play Store di Android Anda 2. Cari "Kelola.co" 3. Pilih aplikasi dan tekan "Install" 4. Setelah terpasang, buka aplikasi dan login menggunakan email 5. Pilih "Buat Bisnis' jika belum memiliki toko atau "Gabung Bisnis" ## Cara Mendownload Aplikasi Kelola.co di iOS 1. Buka App Store di Perangkat Anda 2. Cari "Kelola.co" 3. Pilih aplikasi dan tekan "Get" untuk instal 4. Setelah terpasang, buka aplikasi dan login atau daftar akun baru 5. Setelah terpasang, buka aplikasi dan login menggunakan email 6. Pilih "Buat Bisnis' jika belum memiliki toko atau "Gabung Bisnis" ## Mengakses via Website Anda dapat menggunakan device laptop atau pc dengan alternatif website: 1. Buka browser (Chrome, Safari, dll.) dan kunjungi "web.kelola.co" 2. Daftar akun atau login akun dengan klik "Lanjutkan dengan Google" 3. Pilih "Buat Bisnis' jika belum memiliki toko atau "Gabung Bisnis" --- #### Tentang Kelola.co > Platform teknologi untuk pengelolaan operasional UMKM **Kelola.co** adalah platform teknologi yang dirancang khusus untuk membantu UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah) dalam mengelola operasional bisnis mereka secara lebih efisien. Dengan fitur-fitur unggulan yang intuitif, Kelola.co mendukung berbagai aspek pengelolaan bisnis, mulai dari manajemen inventaris hingga pelaporan keuangan otomatis. --- ## **Mengapa Memilih Kelola.co?** ### **1. Fitur Lengkap untuk Operasional UMKM** - **Manajemen Inventaris & Stok** Pantau stok barang secara real-time dan hindari kehabisan stok dengan fitur pengingat yang cerdas. - **Laporan Keuangan Otomatis** Dapatkan laporan keuangan yang terperinci dan mudah dipahami tanpa perlu hitungan manual. - **Kontrol Perpindahan Barang** Melacak barang masuk dan keluar menjadi lebih mudah, sehingga semua data tersimpan rapi. - **Pengaturan Hak Akses Staf** Tambahkan hingga 100 staf dengan akses yang berbeda sesuai peran mereka di bisnis Anda. ### **2. Mudah Digunakan di Berbagai Perangkat** Akses Kelola.co kapan saja dan di mana saja melalui: - Android - iPhone - Komputer ### **3. Cocok untuk Berbagai Industri** Kelola.co dapat digunakan oleh berbagai jenis usaha, seperti: - Ritel dan Warung - Kesehatan - Elektronik - Manufaktur - Logistik - Pertanian - Kosmetik ### **4. Gratis untuk Digunakan** Kelola.co menawarkan layanan gratis tanpa biaya tambahan. Ini adalah solusi terjangkau bagi UMKM yang ingin beralih ke digitalisasi tanpa beban biaya besar. --- ## **Manfaat Menggunakan Kelola.co** - **Meningkatkan Efisiensi Operasional** Dengan Kelola.co, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola bisnis. - **Meminimalkan Kerugian** Hindari stok berlebih atau kekurangan barang dengan sistem inventaris yang terintegrasi. - **Mendorong Pertumbuhan Bisnis** Fokus pada pengembangan bisnis Anda karena semua operasional sudah dikelola secara efektif. --- ## **Mulai Sekarang dan Digitalisasi Bisnis Anda!** Jadikan pengelolaan bisnis Anda lebih mudah dan profesional dengan **Kelola.co**. Unduh aplikasinya secara gratis dan rasakan manfaatnya hari ini! [Pelajari Lebih Lanjut di Kelola.co](https://kelola.co) --- ### account #### Pengelolaan Akun dan Profil > Panduan lengkap mengelola pengaturan akun Kelola Anda. Pelajari cara memperbarui profil, mengubah bahasa, mengkonfigurasi notifikasi, dan mengelola keamanan. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Memperbarui informasi profil - Mengubah bahasa aplikasi - Mengkonfigurasi notifikasi - Mengelola pengaturan keamanan - Mengekspor data Anda --- ## Mengakses Pengaturan Akun 1. Ketuk **"Akun"** (kanan bawah) 2. Lihat profil Anda 3. Ketuk **"Pengaturan"** untuk opsi lebih --- ## Pengelolaan Profil ### Memperbarui Informasi Pribadi 1. Buka **Akun → Edit Profil** 2. Perbarui: - Nama - Email - Nomor telepon - Foto profil 3. Ketuk **"Simpan"** ### Mengubah Kata Sandi 1. Buka **Akun → Keamanan** 2. Ketuk **"Ubah Kata Sandi"** 3. Masukkan: - Kata sandi saat ini - Kata sandi baru - Konfirmasi kata sandi baru 4. Ketuk **"Perbarui"** > **Tip:** Gunakan kata sandi kuat dengan huruf, angka, dan simbol. --- ## Pengaturan Bahasa ### Mengubah Bahasa Aplikasi 1. Buka **Akun → Bahasa** 2. Pilih dari bahasa yang tersedia: - English - Bahasa Indonesia - Thai - Dan lainnya... 3. Aplikasi restart dengan bahasa baru --- ## Pengaturan Notifikasi ### Mengkonfigurasi Notifikasi 1. Buka **Akun → Notifikasi** 2. Aktifkan/nonaktifkan notifikasi: - **Peringatan Stok** — Peringatan stok rendah - **Peringatan Transaksi** — Ringkasan harian - **Aktivitas Staf** — Pembaruan tim - **Pembaruan Aplikasi** — Fitur baru ### Notifikasi Push Aktifkan di perangkat Anda: - iOS: Pengaturan → Notifikasi → Kelola - Android: Pengaturan → Aplikasi → Kelola → Notifikasi --- ## Pengaturan Keamanan ### Otentikasi Dua Faktor (2FA) Jika tersedia: 1. Buka **Akun → Keamanan** 2. Ketuk **"Aktifkan 2FA"** 3. Ikuti langkah setup 4. Simpan kode cadangan ### Manajemen Sesi Lihat sesi aktif: 1. Buka **Akun → Keamanan** 2. Lihat **"Sesi Aktif"** 3. Logout dari perangkat lain jika perlu --- ## Manajemen Data ### Mengekspor Data Anda 1. Buka **Akun → Ekspor Data** 2. Pilih tipe data: - Produk - Transaksi - Pelanggan - Backup lengkap 3. Pilih format (CSV, Excel, PDF) 4. Ketuk **"Ekspor"** 5. Unduh file ### Menghapus Akun ⚠️ **Peringatan:** Ini permanen! 1. Buka **Akun → Pengaturan** 2. Gulir ke **"Hapus Akun"** 3. Baca peringatan 4. Konfirmasi penghapusan 5. Masukkan kata sandi > **Catatan:** Data bisnis mungkin disimpan untuk tujuan hukum. --- ## Pengaturan Aplikasi ### Preferensi Tampilan - **Tema** — Mode Terang/Gelap - **Mata Uang** — Mata uang default - **Format Tanggal** — Preferensi Anda ### Pengaturan Printer 1. Buka **Akun → Printer** 2. Tambah printer Bluetooth 3. Konfigurasi format struk 4. Tes cetak --- ## Praktik Terbaik ✅ **Pertahankan informasi terkini** - Perbarui email jika berubah - Verifikasi nomor telepon - Segarkan foto profil ✅ **Keamanan pertama** - Gunakan kata sandi kuat - Aktifkan 2FA jika tersedia - Logout dari perangkat bersama ✅ **Backup rutin** - Ekspor data bulanan - Simpan backup dengan aman - Uji proses pemulihan --- ## Pemecahan Masalah ### "Tidak bisa mengubah email" - Email mungkin sudah digunakan - Verifikasi diperlukan - Hubungi dukungan ### "Notifikasi tidak berfungsi" - Periksa pengaturan telepon - Verifikasi izin aplikasi - Instal ulang jika perlu ### "Ekspor data gagal" - Periksa koneksi internet - Coba rentang tanggal lebih kecil - Hubungi dukungan untuk ekspor besar --- ## FAQ **Q: Bisakah saya memiliki beberapa akun?** A: Ya, tapi satu akun dapat bergabung dengan banyak bisnis. **Q: Apa yang terjadi jika saya lupa kata sandi?** A: Gunakan "Lupa Kata Sandi" di layar login untuk reset. **Q: Bisakah saya mentransfer akun ke orang lain?** A: Tidak, tapi Anda dapat mengundang mereka ke bisnis Anda. --- ### barcode #### Mencetak Label Barcode > Pelajari cara mencetak label barcode untuk produk Anda menggunakan printer thermal atau printer standar. # Mencetak Label Barcode ## Ikhtisar Label barcode memudahkan proses transaksi di kasir dengan memungkinkan scanning cepat. Kelola mendukung pencetakan barcode untuk semua produk di inventaris Anda. ## Metode Pencetakan ### 1. Cetak dari Detail Produk 1. Buka menu **Produk** 2. Cari dan pilih produk 3. Tekan tombol **Cetak Barcode** 4. Pilih jumlah label 5. Pilih ukuran label 6. Konfirmasi cetak ### 2. Cetak Massal 1. Buka menu **Produk** 2. Tekan tombol **Pilih** (ikon checklist) 3. Pilih beberapa produk 4. Tekan **Cetak Barcode** 5. Atur jumlah per produk 6. Konfirmasi cetak ## Ukuran Label Kelola mendukung beberapa ukuran label: - **Kecil**: 30mm x 20mm (untuk produk kecil) - **Sedang**: 50mm x 30mm (ukuran standar) - **Besar**: 70mm x 40mm (untuk produk besar) ## Pengaturan Printer ### Printer Thermal 1. Hubungkan printer thermal via Bluetooth 2. Pastikan kertas thermal tersedia 3. Pilih format cetak thermal di pengaturan 4. Label akan tercetak dengan barcode dan nama produk ### Printer Standar 1. Gunakan kertas label A4 2. Atur layout sesuai ukuran label 3. Cetak dan potong label manual ## Informasi pada Label Label barcode standar mencakup: - **Barcode**: Nomor barcode dalam format batang - **Nama Produk**: Nama singkat produk - **Harga**: Harga jual (opsional) - **SKU**: Kode SKU (opsional) ## Tips Cetak Label - Gunakan kertas label berkualitas untuk hasil scan yang baik - Pastikan printer memiliki resolusi cukup (min 203 DPI) - Cetak secukupnya untuk menghindari label menumpuk - Simpan label di tempat kering dan terhindar dari panas --- #### Menggunakan Pemindai Barcode di Kelola > Panduan lengkap menggunakan pemindaian barcode di Kelola. Pelajari cara memindai produk untuk penjualan, manajemen stok, dan pencarian produk cepat. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Memindai barcode dengan perangkat seluler Anda - Menggunakan pemindaian barcode untuk penjualan - Memindai untuk operasi stok - Memecahkan masalah pemindaian - Mengatur alur kerja barcode --- ## Ikhtisar Pemindaian Barcode **Apa yang Dapat Anda Lakukan:** - 📱 **Pemindaian seluler** — Gunakan kamera ponsel - 🔍 **Pencarian produk** — Temukan produk secara instan - ⚡ **Penjualan cepat** — Checkout cepat - 📦 **Manajemen inventori** — Entri stok cepat - 🏷️ **Verifikasi produk** — Konfirmasi barang yang benar --- ## Jenis Barcode yang Didukung Kelola mendukung format barcode umum: | Jenis | Format | Kasus Penggunaan | |-------|--------|------------------| | **EAN-13** | 13 digit | Produk retail global | | **UPC-A** | 12 digit | Retail Amerika Utara | | **Code 128** | Alfanumerik | Kode internal, pengiriman | | **Code 39** | Alfanumerik | Industri, pertahanan | | **Kode QR** | 2D | URL, informasi | --- ## Pemindaian Aplikasi Seluler ### Menggunakan Pemindai Kamera **Untuk penjualan dan stok:** 1. Buka **Stok Keluar** (atau Stok Masuk) 2. Ketuk ikon **"Pindai"** (kamera) 3. Arahkan kamera ke barcode 4. Tahan stabil sampai bunyi bip 5. Produk otomatis ditambahkan ke daftar **Tips untuk sukses:** - ✅ Pencahayaan yang baik - ✅ Tangan yang stabil - ✅ Barcode jelas (tidak kusut) - ✅ Cukup dekat untuk mengisi bingkai - ❌ Hindari silau/bayangan ### Memindai Beberapa Item **Mode pemindaian cepat:** 1. Biarkan layar pemindaian tetap terbuka 2. Pindai item pertama 3. Segera pindai item berikutnya 4. Item terakumulasi dalam daftar 5. Ketuk "Selesai" saat selesai > **Tip pro:** Latih ritmenya — pindai, pindah, pindai, pindah. ### Entri Manual sebagai Cadangan **Saat pemindaian gagal:** 1. Ketuk **"Masukkan Manual"** 2. Ketik nomor barcode 3. Ketuk **"Cari"** 4. Pilih produk --- ## Pemindai Web (USB) ### Pengaturan **Untuk desktop/laptop:** 1. Hubungkan pemindai barcode USB 2. Tunggu instalasi driver 3. Pemindai berfungsi sebagai input keyboard 4. Tidak perlu perangkat lunak tambahan ### Menggunakan Pemindai Web **Di web.kelola.co:** 1. Buka Stok Masuk/Keluar 2. Klik tombol **"Pindai Barcode"** 3. Pemindai berbunyi, produk muncul 4. Kuantitas default adalah 1 5. Sesuaikan jika diperlukan 6. Pindai item berikutnya ### Konfigurasi Pemindai **Kebanyakan pemindai berfungsi langsung.** Jika ada masalah: 1. Pastikan pemindai dalam mode "HID keyboard" 2. Periksa pengaturan akhiran (harus mengirim Enter) 3. Verifikasi jenis barcode diaktifkan 4. Uji di editor teks terlebih dahulu --- ## Alur Kerja Pemindaian ### Checkout Cepat (Retail) **Skenario:** Pelanggan dengan beberapa item ``` 1. Buka Stok Keluar 2. Ketuk Pindai 3. Pindai setiap item dengan cepat 4. Tinjau daftar 5. Pilih pelanggan (opsional) 6. Kirim penjualan 7. Cetak struk ``` **Waktu yang dihemat:** 50-70% vs pencarian manual ### Penerimaan Inventori **Skenario:** Pengiriman besar dari pemasok ``` 1. Buka Stok Masuk 2. Ketuk Pindai 3. Pindai setiap item saat dibongkar 4. Verifikasi kuantitas cocok dengan nota pengiriman 5. Kirim stok masuk 6. Atur di rak ``` **Manfaat:** - Update inventori real-time - Tidak ada penumpukan dokumen - Deteksi ketidakcocokan segera ### Audit Stok **Skenario:** Hitungan inventori bulanan ``` 1. Buka Audit Stok 2. Ketuk Pindai 3. Pindai setiap item di rak 4. Sistem menunjukkan kuantitas yang diharapkan 5. Masukkan hitungan aktual 6. Pindah ke item berikutnya ``` **Akurasi:** Menghilangkan kesalahan entri manual --- ## Praktik Terbaik Barcode ### Pengaturan Produk ✅ **Tetapkan barcode unik** - Satu barcode per SKU - Tidak ada duplikat - Format konsisten ✅ **Cetak label berkualitas** - Kontras tinggi yang jelas - Ukuran tepat (min lebar 1,5cm) - Material tahan lama - Penempatan yang tepat ✅ **Uji sebelum digunakan** - Pindai barcode baru - Verifikasi produk yang benar - Periksa semua jenis pemindai ### Operasi Harian ✅ **Kebersihan pemindai** - Bersihkan lensa kamera secara teratur - Lap jendela pemindai - Periksa kerusakan ✅ **Pencahayaan penting** - Hindari silau langsung - Pastikan cahaya memadai - Sesuaikan sudut jika diperlukan ✅ **Rencana cadangan** - Ketahui proses entri manual - Simpan daftar produk yang dapat diakses - Latih semua staf --- ## Pemecahan Masalah ### "Barcode tidak terpindai" **Penyebab umum:** | Masalah | Solusi | |---------|--------| | Pencahayaan buruk | Pindah ke area lebih terang | | Barcode buram | Tahan kamera lebih stabil | | Barcode rusak | Masukkan secara manual | | Jenis barcode salah | Periksa dukungan format | | Silau/pantulan | Sesuaikan sudut | | Terlalu jauh/dekat | Temukan jarak optimal | ### "Produk salah ditemukan" **Periksa:** - Barcode ditetapkan ke produk yang benar - Tidak ada barcode duplikat di sistem - Pemindai membaca kode lengkap **Perbaiki:** 1. Verifikasi barcode produk di sistem 2. Tetapkan ulang jika salah 3. Periksa duplikat ### "Pemindai tidak berfungsi (web)" **Periksa:** - Koneksi USB aman - Pemindai menyala - Mode benar (emulasi keyboard) - Kursor di bidang pemindaian **Coba:** - Port USB berbeda - Restart browser - Uji di notepad ### "Pemindaian lambat" **Perbaikan:** - Bersihkan lensa kamera - Pencahayaan lebih baik - Update aplikasi - Restart perangkat - Periksa internet (untuk pencarian) --- ## Tips Lanjutan ### Impor Barcode Massal **Mengatur banyak produk:** 1. Siapkan CSV dengan: Nama Produk, Barcode, Harga 2. Gunakan alat impor web 3. Unggah file 4. Verifikasi pemetaan 5. Impor ### Pencetakan Barcode **Buat barcode Anda sendiri:** - Gunakan perangkat lunak generator barcode - Cetak di lembar label - Tempel ke produk - Pindai untuk memverifikasi ### Barcode Kustom **Untuk produk tanpa kode pabrikan:** 1. Hasilkan kode unik 2. Gunakan format SKU internal 3. Cetak dan tempel label 4. Pindai di Kelola --- ## FAQ **T: Apakah saya memerlukan perangkat khusus untuk memindai?** J: Tidak! Gunakan kamera ponsel cerdas Anda. Pemindai USB bersifat opsional untuk volume tinggi. **T: Bisakah saya memindai tanpa internet?** J: Pencarian produk memerlukan internet. Pemindaian barcode berfungsi offline jika produk di-cache. **T: Bagaimana jika produk tidak memiliki barcode?** J: Buat dan cetak label barcode Anda sendiri, atau gunakan pencarian manual. **T: Bisakah saya memindai beberapa barcode sekaligus?** J: Tidak, pindai satu per satu. Tapi Anda dapat memindai secara berurutan dengan cepat. **T: Apakah barcode berfungsi di semua perangkat saya?** J: Ya! Barcode terikat ke produk, dapat diakses di seluler dan web. **T: Bisakah pelanggan memindai barcode produk saya?** J: Hanya jika mereka memiliki akses ke sistem Kelola Anda. Untuk pemindaian pelanggan, gunakan katalog. --- ### catalog #### Membuat dan Mengelola Katalog Produk > Panduan lengkap untuk membuat katalog produk yang dapat dibagikan di Kelola. Pelajari cara mengkurasi produk, menyesuaikan tampilan katalog, dan membagikannya dengan pelanggan. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Pada akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Membuat katalog produk - Memilih dan mengatur produk - Menyesuaikan tampilan katalog - Membagikan katalog dengan pelanggan - Melacak performa katalog --- ## Apa itu Katalog? **Katalog** adalah koleksi produk yang dikurasi yang dapat Anda bagikan dengan pelanggan. Tidak seperti inventori lengkap Anda, katalog hanya menampilkan item yang dipilih dalam format yang indah dan mudah dijelajahi. **Gunakan katalog untuk:** - 🛍️ **Penjelajahan pelanggan** — Bagikan lini produk tertentu - 📱 **Penjualan WhatsApp** — Kirim koleksi produk - 🎁 **Koleksi musiman** — Spesial hari raya, produk baru - 💼 **Harga B2B** — Katalog grosir - 🎨 **Pengelompokan bertema** — "Esensial Musim Panas", "Terlaris" --- ## Membuat Katalog ### Langkah 1: Akses Fitur Katalog 1. Ketuk **"Katalog"** dari menu utama 2. Lihat katalog yang ada 3. Ketuk **"+ Buat Katalog"** ### Langkah 2: Detail Katalog **Masukkan informasi dasar:** | Kolom | Deskripsi | Contoh | |-------|-----------|--------| | **Nama Katalog** | Yang dilihat pelanggan | "Koleksi Musim Panas 2024" | | **Deskripsi** | Detail opsional | "Produk baru untuk musim ini" | | **Gambar Sampul** | Header visual | Foto produk terbaik Anda | ### Langkah 3: Pilih Produk **Pilih produk untuk disertakan:** 1. Jelajahi daftar produk Anda 2. Ketuk untuk memilih produk 3. Pilih beberapa item 4. Gunakan pencarian untuk menemukan produk tertentu 5. Filter berdasarkan kategori **Tips pemilihan:** - ✅ Sertakan 5-50 produk untuk pengalaman terbaik - ✅ Pilih gambar produk berkualitas tinggi - ✅ Unggulkan produk terlaris Anda - ✅ Campurkan rentang harga - ❌ Hindari barang yang kehabisan stok ### Langkah 4: Atur Produk **Atur urutan tampilan:** 1. Tekan lama produk 2. Seret untuk menyusun ulang 3. Lepaskan untuk meletakkan **Strategi pengaturan:** - **Unggulan pertama** — Terlaris di atas - **Harga naik** — Hemat ke premium - **Kelompok kategori** — Barang serupa bersama - **Terbaru pertama** — Kedatangan terbaru menonjol ### Langkah 5: Atur Opsi Katalog **Konfigurasi tampilan:** | Opsi | Deskripsi | |------|-----------| | **Tampilkan harga** | Tampilkan harga produk | | **Tampilkan stok** | Tampilkan "Tersedia" / "Habis" | | **Izinkan pemesanan** | Pelanggan dapat meminta barang | | **Tanggal kedaluwarsa** | Katalog kadaluarsa otomatis | ### Langkah 6: Simpan dan Publikasikan 1. Tinjau pratinjau katalog 2. Ketuk **"Simpan"** 3. Katalog sekarang aktif 4. Tautan yang dapat dibagikan dibuat --- ## Menyesuaikan Katalog Anda ### Opsi Branding **Jadikan milik Anda:** - **Logo bisnis** — Ditampilkan di atas - **Warna merek** — Warna aksen (jika didukung) - **Gambar sampul** — Spanduk hero - **Pesan sambutan** — Sapaan personal ### Tampilan Produk **Tampilkan yang penting:** | Elemen | Kapan Menampilkannya | |--------|----------------------| | **Nama produk** | Selalu | | **Harga** | Kecuali harga kustom diperlukan | | **Deskripsi** | Untuk produk kompleks | | **Status stok** | Jika inventori berfluktuasi | | **SKU** | Untuk katalog B2B | ### Tema Katalog **Gaya preset:** - **Grid** — Kompak, banyak produk - **Daftar** — Detail, lebih sedikit produk - **Carousel** — Item unggulan - **Minimal** — Bersih, fokus gambar --- ## Membagikan Katalog Anda ### Metode 1: Bagikan Tautan **Salin dan bagikan:** 1. Buka katalog 2. Ketuk **"Bagikan"** 3. Salin tautan 4. Bagikan melalui: - WhatsApp - Email - Media sosial - SMS **Format tautan:** ``` https://kelola.co/catalog/[business-name]/[catalog-id] ``` ### Metode 2: WhatsApp Langsung **Kirim ke kontak:** 1. Ketuk **"Bagikan ke WhatsApp"** 2. Pilih kontak atau grup 3. Pesan yang sudah diformat terkirim dengan: - Pratinjau katalog - Tautan - Pesan Anda ### Metode 3: Kode QR **Untuk lokasi fisik:** 1. Ketuk **"Hasilkan Kode QR"** 2. Tampilkan kode di toko 3. Pelanggan pindai untuk melihat 4. Berfungsi untuk: - Tenda meja - Poster - Kartu nama - Kemasan ### Metode 4: Sematkan (Web) **Untuk website Anda:** 1. Di dasbor web 2. Buka Katalog → Bagikan 3. Salin kode sematan 4. Tempel ke HTML website --- ## Mengelola Katalog ### Edit Katalog **Perbarui yang ada:** 1. Buka bagian Katalog 2. Temukan katalog di daftar 3. Ketuk **"Edit"** 4. Ubah: - Tambah/hapus produk - Ubah urutan - Perbarui deskripsi - Aktifkan/nonaktifkan opsi 5. Simpan perubahan > **Catatan:** Perubahan langsung terlihat oleh siapa pun yang melihat. ### Duplikat Katalog **Buat katalog serupa:** 1. Temukan katalog yang ada 2. Ketuk menu tiga titik 3. Pilih **"Duplikat"** 4. Ganti nama 5. Ubah sesuai kebutuhan 6. Simpan sebagai baru **Kasus penggunaan:** - Versi musiman - Harga khusus pelanggan - Menguji seleksi berbeda ### Arsip/Hapus **Hapus katalog lama:** 1. Buka katalog 2. Ketuk **"Arsip"** atau **"Hapus"** 3. Konfirmasi **Perbedaan:** - **Arsip** — Tersembunyi tapi disimpan - **Hapus** — Dihapus permanen --- ## Analitik Katalog ### Melihat Performa **Lacak kesuksesan katalog:** 1. Buka katalog 2. Ketuk **"Analitik"** 3. Lihat metrik: | Metrik | Apa yang Ditampilkan | |--------|----------------------| | **Tampilan** | Berapa kali dibuka | | **Pengunjung unik** | Individu | | **Produk dilihat** | Item paling populer | | **Bagikan** | Seberapa sering diteruskan | | **Pertanyaan** | Pertanyaan pelanggan | ### Menginterpretasikan Data **Tampilan tinggi, engagement rendah?** - Produk mungkin tidak cocok dengan audiens - Harga mungkin terlalu tinggi - Perlu foto produk yang lebih baik **Engagement tinggi, penjualan rendah?** - Proses pemesanan tidak jelas - Masalah ketersediaan stok - Kekhawatiran harga ### Menggunakan Wawasan **Tingkatkan katalog:** - Unggulkan produk populer - Hapus item yang diabaikan - Uji pengaturan berbeda - Perbarui berdasarkan musim --- ## Fitur Katalog Lanjutan ### Katalog Khusus Pelanggan **Seleksi personal:** 1. Buat katalog 2. Tambah catatan: "Untuk [Nama pelanggan]" 3. Pilih produk yang mereka sukai 4. Bagikan langsung ### Katalog Terbatas Waktu **Penjualan kilat, promosi:** 1. Atur tanggal kedaluwarsa 2. Katalog otomatis tersembunyi setelahnya 3. Ciptakan urgensi 4. Lacak performa ### Katalog Multi-Mata Uang **Untuk pelanggan internasional:** - Tampilkan dalam mata uang pelanggan - Konversi otomatis - Tampilan harga lokal --- ## Praktik Terbaik ### Pembuatan Katalog ✅ **Tetap fokus** - 10-30 produk ideal - Tema jelas - Kualitas konsisten ✅ **Perbarui secara teratur** - Hapus barang yang kehabisan stok - Tambah produk baru - Segarkan secara musiman ✅ **Gambar berkualitas** - Foto jelas - Gaya konsisten - Pencahayaan baik ### Strategi Berbagi ✅ **Audiens yang tepat** - Jangan spam semua orang - Targetkan pelanggan yang tertarik - Segmen berdasarkan preferensi ✅ **Waktu yang tepat** - Pagi untuk bisnis - Malam untuk konsumen - Sebelum akhir pekan ✅ **Sentuhan personal** - Tambahkan pesan personal - Jelaskan relevansi - Jawab pertanyaan dengan cepat --- ## Pemecahan Masalah ### "Katalog tidak muncul" **Periksa:** - Diterbitkan (bukan draf) - Tidak kedaluwarsa - Tautan benar - Akun bisnis aktif ### "Produk hilang dari katalog" **Periksa:** - Produk tidak diarsipkan - Produk tersedia (jika diperlukan) - Produk yang benar dipilih ### "Tidak dapat membagikan katalog" **Periksa:** - Koneksi internet - WhatsApp terinstal (jika digunakan) - Izin diaktifkan ### "Analitik tidak diperbarui" **Catatan:** Analitik diperbarui secara berkala, bukan real-time. Periksa lagi dalam beberapa jam. --- ## FAQ **T: Berapa banyak katalog yang bisa saya buat?** J: Tergantung paket. Gratis: 3 katalog, Premium: Tidak terbatas. **T: Bisakah pelanggan membeli langsung dari katalog?** J: Saat ini katalog untuk penjelajahan. Pelanggan menghubungi Anda untuk memesan. Integrasi e-commerce akan datang. **T: Bisakah saya melindungi kata sandi katalog?** J: Saat ini tidak. Tautan bersifat semi-pribadi (sulit ditebak). Untuk harga sensitif, bagikan secara selektif. **T: Apakah katalog diperbarui ketika saya mengubah harga produk?** J: Ya! Katalog mencerminkan data produk saat ini secara otomatis. **T: Bisakah saya melihat siapa yang melihat katalog saya?** J: Hanya data tampilan anonim. Tidak ada pelacakan individu untuk privasi. **T: Bisakah pelanggan menyimpan atau mengunduh katalog?** J: Mereka dapat menandai tautan. Tidak ada fitur unduh bawaan. --- ### customers #### Panduan Manajemen Pelanggan > Panduan lengkap untuk mengelola pelanggan di Kelola. Pelajari cara menambahkan pelanggan, melacak riwayat pembelian, mengelola kredit/piutang, dan membangun hubungan dengan pelanggan. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Pada akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Menambah dan mengelola data pelanggan - Melacak riwayat pembelian pelanggan - Memantau kredit dan piutang pelanggan - Mengidentifikasi pelanggan terbaik - Mengekspor data pelanggan --- ## Mengapa Manajemen Pelanggan Penting **Manfaat melacak pelanggan:** - 📊 Mengetahui siapa pelanggan terbaik Anda - 💰 Melacak siapa yang berhutang kepada Anda - 📈 Memahami pola pembelian - 🎯 Memberikan layanan yang dipersonalisasi - 📧 Mengirim struk dan promosi - 🏆 Membangun program loyalitas --- ## Menambahkan Pelanggan Baru ### Saat Penjualan (Metode Tercepat) Saat mencatat transaksi Stock Out: 1. Di kolom **Customer**, ketuk **"+ Add New"** 2. Masukkan informasi pelanggan: - **Name** (wajib) - **Phone** (disarankan) - **Email** (opsional) - **Address** (opsional) 3. Ketuk **"Save"** 4. Pelanggan otomatis terpilih untuk penjualan saat ini ### Dari Bagian Customers 1. Ketuk **"Customers"** dari menu utama 2. Ketuk tombol **"+"** (kanan atas) 3. Isi detail pelanggan 4. Ketuk **"Save"** ### Informasi Apa yang Perlu Dikumpulkan **Esensial (selalu kumpulkan):** - Nama lengkap - Nomor telepon **Direkomendasikan (membantu bisnis):** - Alamat email - Alamat fisik - Nama bisnis/perusahaan **Opsional (untuk segmentasi):** - Kategori pelanggan (VIP, Wholesale, Retail) - Catatan (preferensi, kebutuhan khusus) - Tanggal lahir (untuk promosi ulang tahun) --- ## Manajemen Informasi Pelanggan ### Melihat Detail Pelanggan 1. Buka **Customers** 2. Ketuk nama pelanggan 3. Lihat profil lengkap: - Informasi kontak - Total jumlah pembelian - Jumlah transaksi - Saldo saat ini (jika ada) - Riwayat transaksi ### Mengedit Informasi Pelanggan 1. Buka detail pelanggan 2. Ketuk **"Edit"** (kanan atas) 3. Perbarui kolom sesuai kebutuhan 4. Ketuk **"Save"** > **Catatan:** Memperbarui info pelanggan akan memperbarui semua transaksi sebelumnya yang terhubung dengan mereka. ### Menghapus Pelanggan 1. Buka detail pelanggan 2. Ketuk **"Delete"** (menu tiga titik) 3. Konfirmasi penghapusan > **⚠️ Peringatan:** Anda hanya dapat menghapus pelanggan yang **tidak memiliki riwayat transaksi**. Untuk pelanggan dengan pembelian sebelumnya, pertahankan catatan untuk keperluan akuntansi. --- ## Memahami Data Pelanggan ### Kartu Ringkasan Pelanggan Setiap profil pelanggan menampilkan: | Metrik | Apa yang Diberitahukan | |--------|------------------------| | **Total Spent** | Nilai lifetime pelanggan | | **Transaction Count** | Frekuensi pembelian | | **Average Order** | Ukuran transaksi tipikal | | **Current Balance** | Hutang yang belum dibayar (jika ada) | | **First Purchase** | Kapan mereka menjadi pelanggan | | **Last Purchase** | Seberapa baru aktivitas mereka | ### Riwayat Transaksi Lihat semua pembelian pelanggan: 1. Buka profil pelanggan 2. Gulir ke **Transaction History** 3. Lihat daftar semua pembelian: - Tanggal - Produk yang dibeli - Jumlah yang dibelanjakan - Status pembayaran **Tindakan dari riwayat:** - Ketuk transaksi untuk detail - Cetak ulang struk - Tambahkan pembayaran (jika belum dibayar) - Lihat faktur --- ## Mengelola Hutang Pelanggan (Piutang) ### Mengidentifikasi Pelanggan dengan Saldo **Metode 1: Daftar Pelanggan** 1. Buka **Customers** 2. Cari indikator saldo 3. Filter berdasarkan "Has Balance" jika tersedia **Metode 2: Laporan Piutang** 1. Buka **Reports → Receivables** 2. Lihat semua pelanggan dengan jumlah yang belum dibayar 3. Lihat total yang terhutang per pelanggan ### Mencatat Pembayaran Pelanggan Ketika pelanggan membayar saldo yang tertunggak: 1. Buka **Customers** 2. Pilih pelanggan 3. Ketuk **"Add Payment"** 4. Masukkan: - Jumlah yang diterima - Metode pembayaran - Tanggal - Catatan (opsional) 5. Ketuk **"Save"** > **Hasil:** Saldo berkurang, pembayaran tercatat, pelanggan diberitahu (jika diaktifkan). ### Melihat Riwayat Pembayaran Lacak semua pembayaran dari pelanggan: 1. Buka profil pelanggan 2. Buka tab **Payment History** 3. Lihat: - Tanggal pembayaran - Jumlah yang diterima - Metode pembayaran - Transaksi terkait --- ## Kategori dan Segmentasi Pelanggan ### Membuat Jenis Pelanggan Kelompokkan pelanggan untuk manajemen yang lebih baik: **Kategori umum:** - **Retail** — Konsumen individu - **Wholesale** — Pembeli besar, pengecer - **VIP** — Pelanggan bernilai tinggi - **Corporate** — Klien bisnis - **Member** — Anggota program loyalitas **Cara mengkategorikan:** 1. Edit profil pelanggan 2. Pilih atau buat **Category** 3. Simpan ### Menggunakan Kategori **Filtering:** - Lihat hanya pelanggan Wholesale - Lihat pelanggan VIP - Filter laporan berdasarkan kategori **Penetapan harga:** - Daftar harga berbeda per kategori - Harga wholesale vs retail - Diskon anggota **Komunikasi:** - Promosi yang ditargetkan - Penawaran khusus per kategori - Pesan massal --- ## Mencari dan Menelusuri Pelanggan ### Pencarian Cepat Dari daftar Customers: 1. Ketuk **search bar** 2. Ketik: - Nama pelanggan - Nomor telepon - Alamat email 3. Hasil filter secara instan ### Filter Lanjutan Filter pelanggan berdasarkan: - **Has balance** — Pelanggan yang berhutang - **No transactions** — Pelanggan tidak aktif - **High value** — Pembelanja terbesar - **Recent activity** — Pelanggan aktif - **Category** — Jenis pelanggan ### Opsi Pengurutan Urutkan daftar pelanggan berdasarkan: - Nama (A-Z) - Total spent (tinggi ke rendah) - Aktivitas terbaru - Tanggal ditambahkan - Saldo yang belum dibayar --- ## Laporan dan Analitik Pelanggan ### Laporan Pelanggan Akses data pelanggan yang komprehensif: 1. Buka **Reports → Customers** 2. Atur rentang tanggal 3. Lihat: - Total pelanggan - Pelanggan baru - Pelanggan teratas berdasarkan pengeluaran - Nilai pelanggan rata-rata - Frekuensi pembelian ### Mengekspor Data Pelanggan **Ekspor ke spreadsheet:** 1. Buka **Customers** 2. Ketuk **"Export"** (tiga titik) 3. Pilih format: - CSV (untuk Excel) - PDF (untuk mencetak) 4. Pilih kolom yang akan disertakan 5. Unduh file **Kasus penggunaan:** - Daftar email marketing - Catatan akuntansi - Analisis di Excel - Backup data --- ## Praktik Terbaik ### Pengumpulan Data ✅ **Selalu kumpulkan nomor telepon** - Metode kontak utama - Struk WhatsApp - Pengingat pembayaran ✅ **Minta email** - Struk digital - Pemasaran (dengan izin) - Komunikasi formal ✅ **Verifikasi ejaan** - Nama yang benar untuk profesionalisme - Pencatatan yang akurat - Komunikasi yang tepat ### Privasi dan Kepatuhan ✅ **Dapatkan persetujuan** - Tanyakan sebelum menambahkan ke daftar pemasaran - Hormati permintaan opt-out - Ikuti undang-undang perlindungan data lokal ✅ **Amankan data** - Jangan bagikan daftar pelanggan - Batasi akses staf sesuai kebutuhan - Backup data secara teratur ### Membangun Hubungan ✅ **Catat preferensi** - Produk favorit - Kebutuhan khusus - Preferensi komunikasi ✅ **Lacak tanggal penting** - Ulang tahun pembelian pertama - Ulang tahun (untuk promosi) - Tonggak bisnis ✅ **Tindak lanjut rutin** - Pelanggan yang tidak aktif - Pengingat pembayaran - Pemeriksaan kepuasan --- ## Pemecahan Masalah ### "Customer already exists" - Cari catatan yang sudah ada - Mungkin memiliki nama yang sedikit berbeda - Gabungkan duplikat jika ditemukan ### "Cannot delete customer" - Pelanggan memiliki riwayat transaksi - Kelola mencegah penghapusan untuk integritas akuntansi - Arsipkan sebagai gantinya dengan menambahkan "[Inactive]" ke nama ### "Customer not showing in search" - Periksa variasi ejaan - Coba cari berdasarkan nomor telepon - Verifikasi pelanggan tidak dihapus ### "Wrong balance shown" - Periksa transaksi yang belum tersinkron - Tarik ke bawah untuk menyegarkan - Hubungi dukungan jika ketidaksesuaian berlanjut --- ## FAQ **Q: Bisakah pelanggan memiliki beberapa nomor telepon?** A: Saat ini, satu nomor telepon utama per pelanggan. Tambahkan nomor tambahan di kolom catatan. **Q: Bagaimana cara menggabungkan pelanggan duplikat?** A: Transfer secara manual catatan transaksi ke catatan yang benar, lalu tambahkan "[DUPLICATE - lihat [nama yang benar]]" ke duplikat dan hindari penggunaannya. **Q: Bisakah pelanggan melihat data mereka sendiri?** A: Tidak, Kelola tidak memiliki portal pelanggan. Mereka hanya menerima struk yang Anda kirimkan. **Q: Apakah ada batasan berapa banyak pelanggan yang dapat saya tambahkan?** A: Batasan tergantung pada paket langganan Anda. Paket gratis biasanya mengizinkan 100-500 pelanggan. **Q: Bisakah saya mengimpor pelanggan dari Excel?** A: Ya! Gunakan antarmuka web di web.kelola.co untuk impor CSV daftar pelanggan. **Q: Bagaimana cara mengirim pesan massal ke pelanggan?** A: Ekspor daftar pelanggan, lalu gunakan WhatsApp Business atau alat pemasaran email. Pengiriman pesan massal langsung akan hadir di pembaruan mendatang. --- ### Fitur Utama #### Cara Pakai Barcode Scanner > Input barang dengan cepat menggunakan barcode scanner ## Persiapan ### 1. Peralatan Scanner Pastikan Anda telah memiliki alat scan barcode. Jika belum, Anda bisa membelinya di marketplace dan pastikan memiliki colokan USB sehingga bisa dipakai di laptop atau PC. ### 2. Koneksi Alat Hubungkan alat scanner pada Laptop atau PC Anda. ## Penggunaan ### 1. Akses Kelola Web Buka Kelola Web melalui [web.kelola.co](https://web.kelola.co) ### 2. Navigasi ke Halaman Stok Buka halaman Stok yang Anda inginkan: - Stok Masuk - Stok Keluar - Audit Stok ### 3. Mulai Scanning 1. Pada kolom pencarian, klik tombol **Scan Barcode** 2. Sebuah tampilan scan akan muncul 3. Arahkan Scanner pada barcode barang yang Anda ingin input ![Cara scan barcode di Kelola](/assets/features/barcode-scanner.webp) --- #### Fitur Pembeli > Manfaat dan keunggulan fitur pembeli di Kelola.co ## Fitur Pembeli Fitur Pembeli merupakan salah satu fitur pada aplikasi Kelola.co yang dirancang untuk memudahkan Anda sebagai pemilik bisnis dalam mengelola data pembeli, transaksi penjualan, dan riwayat pembelian. ### Keunggulan Fitur Pembeli di Kelola.co - **Mudah diakses**: Data pembeli dan transaksi penjualan tersimpan rapi dan dapat diakses kapan saja. - **Meningkatkan Pengalaman Pelanggan**: Riwayat pembelian yang tercatat membantu Anda meningkatkan pelayanan tepat sasaran. --- #### Mencetak dan Membagikan Invoice > Panduan lengkap untuk mencetak struk dan membagikan invoice. Pelajari tentang pengaturan printer, konfigurasi invoice, invoice PDF A4, dan pencetakan struk thermal. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan mampu: - Mengatur dan menghubungkan printer thermal Bluetooth - Mengkonfigurasi tampilan dan konten invoice - Mencetak struk thermal (58mm dan 80mm) - Membuat dan membagikan invoice PDF A4 - Menyesuaikan footer dan branding struk --- ## Jenis Invoice Kelola menyediakan dua jenis invoice untuk kebutuhan berbeda: | Jenis | Terbaik Untuk | Format | Berbagi | |-------|---------------|--------|---------| | **Struk Thermal** | Struk pelanggan cepat, POS retail | Kertas thermal 58mm atau 80mm | Printer Bluetooth | | **Invoice A4** | Invoice formal, catatan akuntansi | PDF A4 | Bagikan sebagai PDF | --- ## Printer yang Didukung ### Printer Struk Thermal Kelola mendukung printer thermal Bluetooth yang menggunakan perintah ESC/POS: **Ukuran Kertas:** - **58mm** (2 inci) - Struk ringkas - **80mm** (3 inci) - Struk retail standar **Persyaratan Printer:** - Konektivitas Bluetooth - Dukungan perintah ESC/POS - Teknologi pencetakan thermal **Printer yang Direkomendasikan:** - Printer thermal Bluetooth portabel - Printer POS/kasir yang umum digunakan di restoran dan retail - Tersedia di marketplace mulai dari ~Rp200.000 > **Catatan:** Printer USB dan jaringan (Wi-Fi/LAN) saat ini tidak didukung untuk aplikasi mobile. --- ## Menghubungkan Printer Anda ### Langkah 1: Memasangkan Printer 1. Nyalakan printer thermal Bluetooth Anda 2. Di perangkat Anda, buka **Pengaturan → Bluetooth** 3. Cari dan pasangkan dengan printer Anda 4. Pastikan printer muncul di daftar perangkat yang dipasangkan ### Langkah 2: Memberikan Izin Kelola memerlukan izin berikut untuk mencetak: - **Bluetooth** - Untuk menemukan dan menghubungkan ke printer - **Lokasi** - Diperlukan oleh Android untuk pemindaian Bluetooth - **Penyimpanan** - Untuk memproses gambar struk ### Langkah 3: Mencetak Struk Pertama Anda 1. Buka transaksi **Stok Keluar (Penjualan)** yang selesai 2. Ketuk **Lihat Invoice** 3. Pilih tab **Struk** 4. Ketuk **Cetak** 5. Pilih printer yang dipasangkan dari daftar 6. Pilih ukuran kertas (58mm atau 80mm) 7. Struk akan tercetak otomatis --- ## Konfigurasi Invoice Sesuaikan bagaimana struk dan invoice Anda muncul bagi pelanggan. ### Mengakses Pengaturan Invoice 1. Buka tampilan invoice transaksi apa pun 2. Ketuk **Pengaturan Struk** 3. Sesuaikan opsi di bawah 4. Ketuk **Simpan** ### Opsi Konfigurasi | Pengaturan | Deskripsi | Default | |------------|-----------|---------| | **Sembunyikan Alamat Pelanggan** | Hapus alamat pelanggan dari struk | Mati | | **Sembunyikan Logo Bisnis** | Hapus logo bisnis Anda | Mati | | **Sembunyikan Footer Kelola** | Hapus teks "Dibuat oleh kelola.co" | Mati | | **Posisi Logo** | Tempatkan logo di atas atau bawah | Bawah | | **Teks Footer** | Tambahkan pesan kustom (maks 200 karakter) | Kosong | ### Opsi Posisi Logo **Posisi Atas:** - Logo dan nama bisnis muncul di bagian atas struk - Tampilan profesional untuk struk formal **Posisi Bawah (Default):** - Logo muncul setelah detail transaksi - Umum untuk struk POS retail ### Ide Footer Kustom - "Terima kasih atas bisnis Anda!" - "Ikuti kami di Instagram @bisnisanda" - "Pengembalian diterima dalam 7 hari dengan struk" - Jam operasional atau info kontak bisnis Anda --- ## Fitur Struk Thermal ### Apa yang Termasuk **Header:** - Logo dan nama bisnis - Nama pelanggan - Tanggal dan waktu transaksi - Label "STRUK" **Detail Item:** - Nama produk (diurutkan alfabetis) - Jumlah × Harga satuan - Total per baris **Ringkasan Keuangan:** - Subtotal - Biaya tambahan (jika ada) - Diskon (jika ada) - **Total** - Jumlah dibayar (jika pembayaran parsial) - Sisa saldo (jika belum lunas) **Footer:** - Metode pembayaran - Nama staf yang memproses penjualan - Catatan transaksi - Teks footer kustom - Branding Kelola (opsional) ### Perbedaan Ukuran Kertas | Fitur | 58mm | 80mm | |-------|------|------| | Ukuran teks | Lebih kecil | Standar | | Lebar nama produk | Lebih sempit | Lebih lebar | | Terbaik untuk | Ruang terbatas | Retail standar | --- ## Invoice A4 PDF Buat invoice A4 profesional untuk transaksi formal atau catatan akuntansi. ### Fitur **Tata Letak Profesional:** - Format A4 yang bersih dan terstruktur - Nomor invoice dan tanggal terbit - Detail pihak Dari/Kepada **Informasi Bisnis:** - Nama dan alamat bisnis Anda - Logo bisnis - Nama dan alamat pelanggan **Detail Keuangan:** - Daftar produk itemized dengan jumlah - Harga satuan dan total per baris - Subtotal, biaya tambahan, diskon - **Total akhir** - Status pembayaran (lunas/parsial/belum) **Bagian Detail Bank:** - Nama bank - Nomor rekening - Nama pemilik rekening - Nomor routing / Kode sortir / BSB / IBAN - Informasi mata uang **Fitur Tambahan:** - Bagian catatan - Dukungan multi-bahasa (deteksi otomatis) - Dukungan RTL (Kanan ke Kiri) untuk Arab - Multi-halaman untuk invoice panjang ### Membagikan Invoice A4 1. Buka tampilan invoice transaksi 2. Pilih tab **Invoice (Faktur)** 3. Tunggu PDF dibuat 4. Ketuk **Bagikan** 5. Pilih metode berbagi Anda (WhatsApp, Email, dll.) > **Catatan:** Pembuatan invoice A4 memerlukan koneksi internet untuk memuat font. --- ## Berbagi Struk ### Bagikan sebagai Gambar Untuk berbagi cepat via aplikasi pesan: 1. Buka tampilan struk 2. Ketuk **Bagikan** 3. Struk diambil sebagai gambar PNG 4. Pilih aplikasi berbagi Anda **Terbaik untuk:** - Pesan WhatsApp/Telegram - Lampiran email - Media sosial ### Bagikan PDF A4 Untuk dokumentasi formal: 1. Buka tab Invoice (Faktur) 2. Tunggu pembuatan PDF 3. Ketuk **Bagikan** 4. PDF mencakup detail bisnis dan info bank Anda **Terbaik untuk:** - Catatan akuntansi - Invoice pelanggan - Dokumentasi pajak --- ## Pemecahan Masalah ### Printer Tidak Ditemukan **Periksa:** - Printer menyala - Bluetooth aktif di perangkat Anda - Printer dipasangkan di pengaturan perangkat - Izin lokasi diberikan (Android) **Solusi:** 1. Segarkan daftar printer 2. Pasangkan ulang printer di pengaturan perangkat 3. Restart aplikasi Kelola ### Masalah Kualitas Cetak **Teks pudar:** - Periksa kualitas kertas thermal - Pastikan kertas dimuat dengan benar - Bersihkan head printer **Teks terpotong:** - Pilih ukuran kertas yang benar (58mm vs 80mm) - Periksa lebar kertas cocok dengan pengaturan ### Tidak Dapat Mencetak **Di Android:** - Berikan semua izin yang diminta - Aktifkan layanan lokasi - Coba pilih printer lagi **Di iOS:** - Aktifkan Bluetooth di Pengaturan - Pastikan printer mendukung Bluetooth iOS ### Invoice A4 Tidak Dapat Dibuat - Periksa koneksi internet - Coba muat ulang tab - Hubungi dukungan jika font gagal dimuat --- ## Praktik Terbaik ### Untuk Bisnis Retail 1. **Gunakan printer 80mm** untuk struk retail standar 2. **Aktifkan logo** untuk pengenalan merek 3. **Tambahkan footer kustom** dengan media sosial atau pesan terima kasih 4. **Cetak segera** setelah setiap penjualan ### Untuk Bisnis Jasa 1. **Gunakan invoice A4** untuk penagihan formal 2. **Isi detail bank** untuk pembayaran pelanggan yang mudah 3. **Sertakan catatan** untuk deskripsi layanan 4. **Bagikan PDF** via email untuk catatan ### Manajemen Struk - Cetak struk duplikat untuk transaksi bernilai tinggi - Bagikan salinan digital untuk catatan pelanggan - Gunakan nomor invoice untuk pelacakan (muncul di A4) --- ## FAQ **T: Bisakah saya menggunakan printer USB?** J: Saat ini, hanya printer thermal Bluetooth yang didukung untuk mobile printing. Gunakan versi web (web.kelola.co) untuk dukungan printer USB. **T: Bisakah saya mencetak dari versi web?** J: Ya, versi web mendukung pencetakan ke printer apa pun yang terhubung menggunakan fungsi cetak browser Anda. **T: Bagaimana cara mengubah format nomor invoice?** J: Nomor invoice dibuat otomatis. Hubungi dukungan untuk permintaan format kustom. **T: Bisakah saya menambahkan NPWP ke invoice?** J: NPWP dapat ditambahkan ke profil bisnis Anda. Ini akan muncul di invoice A4 secara otomatis. **T: Mengapa pencetakan memerlukan izin lokasi?** A: Android memerlukan izin lokasi untuk penemuan perangkat Bluetooth. Kelola tidak melacak lokasi Anda. **T: Bisakah saya mencetak dalam bahasa berbeda?** J: Struk otomatis menggunakan pengaturan bahasa aplikasi Anda. Invoice A4 mendukung banyak bahasa termasuk Arab (RTL), Thai, Cina, dan lainnya. **T: Bagaimana jika printer saya tidak terdaftar?** J: Pastikan dipasangkan di pengaturan Bluetooth perangkat terlebih dahulu. Jika masih tidak terdaftar, printer Anda mungkin tidak mendukung standar ESC/POS. --- #### Fitur Vendor > Manfaat dan keunggulan fitur vendor di Kelola.co ## Fitur Vendor Fitur Vendor pada Kelola.co dirancang untuk memudahkan Anda dalam mengelola hubungan dengan vendor atau pemasok, serta memantau pembelian barang dan stok yang dibeli dari vendor. ### Keunggulan Fitur Vendor di Kelola.co - **Efisiensi Pengelolaan Pembelian**: Pengelolaan dan pencatatan pembelian barang dari vendor. - **Integrasi Mudah**: Data vendor, pembelian, dan pembayaran terintegrasi dengan laporan keuangan dan stok, sehingga memudahkan Anda untuk mengelola bisnis. --- ### getting-started #### Panduan Navigasi Aplikasi > Pelajari cara mengoperasikan aplikasi Kelola dan menemukan setiap fitur dengan mudah. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Setelah membaca panduan ini, Anda akan mengetahui: - Bagian utama aplikasi Kelola - Cara menavigasi antar fitur - Di mana menemukan fungsi tertentu - Pintasan keyboard (versi web) --- ## Struktur Navigasi Utama Kelola menggunakan **bilah navigasi bawah** untuk akses cepat ke fitur inti: | Ikon | Bagian | Tujuan | |------|--------|--------| | 🏠 **Beranda** | Dashboard | Ikhtisar aktivitas hari ini | | 📦 **Produk** | Inventori | Kelola produk dan lihat stok | | ➕ **Tambah** | Tindakan Cepat | Akses cepat ke tugas umum | | 📋 **Riwayat** | Transaksi | Lihat dan cari semua catatan | | 👤 **Akun** | Pengaturan | Profil, langganan, opsi lain | --- ## Bagian Beranda Pusat komando bisnis Anda. ### Apa yang Anda Lihat - **Ringkasan Hari Ini**: Jumlah penjualan, pendapatan, item terjual - **Peringatan Stok Rendah**: Produk yang hampir habis - **Aktivitas Terbaru**: Transaksi terakhir - **Tindakan Cepat**: Pintasan ke tugas umum ### Tindakan yang Tersedia - Ketuk metrik apa pun untuk tampilan detail - Tarik ke bawah untuk menyegarkan data - Ketuk peringatan untuk mengambil tindakan --- ## Bagian Produk Kelola seluruh katalog produk Anda. ### Tampilan Daftar Produk - **Bilah pencarian**: Temukan produk seketika - **Opsi filter**: Berdasarkan kategori, level stok, status - **Opsi urutkan**: Nama, harga, jumlah stok - **Beralih Grid/Daftar**: Ubah mode tampilan ### Tindakan Produk Ketuk produk apa pun untuk: - Lihat/edit detail - Periksa riwayat transaksi - Sesuaikan stok - Bagikan info produk --- ## Tombol "Tambah" (Tindakan Cepat) Tombol **+ di tengah** membuka menu tindakan cepat: | Tindakan | Gunakan Saat... | |----------|-----------------| | **Stok Masuk** | Menerima inventori dari supplier | | **Stok Keluar** | Melakukan penjualan atau menggunakan inventori | | **Audit Stok** | Menghitung inventori fisik | | **Tambah Produk** | Membuat entri produk baru | | **Tambah Pengeluaran** | Mencatat pengeluaran bisnis | > **💡 Tip Pro:** Menu ini sadar konteks. Menampilkan tindakan berdasarkan izin dan aktivitas terbaru Anda. --- ## Bagian Riwayat Log transaksi lengkap dan pencarian. ### Cari & Filter - **Cari berdasarkan**: Nama produk, pelanggan, ID transaksi - **Filter berdasarkan**: Rentang tanggal, tipe transaksi, anggota staf - **Urutkan berdasarkan**: Tanggal, jumlah, nama produk ### Jenis Transaksi | Tipe | Ikon | Deskripsi | |------|------|-----------| | Stok Masuk | 📥 | Inventori diterima | | Stok Keluar | 📤 | Penjualan atau penggunaan | | Audit Stok | 🔍 | Penyesuaian inventori | | Pengeluaran | 💸 | Pengeluaran bisnis | | Transfer | 🔄 | Antar bisnis | --- ## Bagian Akun Pengaturan dan manajemen bisnis. ### Item Menu #### Pengaturan Bisnis - **Beralih Bisnis**: Ubah antar beberapa bisnis - **Profil Bisnis**: Edit info bisnis, logo, mata uang - **Manajemen Staf**: Undang dan kelola anggota tim - **Langganan**: Lihat dan tingkatkan paket Anda #### Preferensi - **Bahasa**: Ubah bahasa aplikasi - **Notifikasi**: Konfigurasi peringatan - **Pencetakan**: Atur printer struk - **Metode Pembayaran**: Kelola tipe pembayaran #### Dukungan & Info - **Pusat Bantuan**: Akses dokumentasi ini - **Hubungi Kami**: Dapatkan dukungan - **Tentang**: Versi aplikasi dan info legal --- ## Navigasi Khusus Fitur ### Halaman Manajemen Stok Saat di Stok Masuk/Keluar/Audit: - **Panel kiri**: Katalog produk (cari & pilih) - **Panel kanan**: Item terpilih - **Bilah bawah**: Ringkasan dan tombol submit ### Halaman Laporan - **Pemilih tanggal**: Pilih periode laporan - **Tampilan grafik**: Representasi visual data - **Tampilan tabel**: Angka detail - **Tombol ekspor**: Unduh sebagai PDF/Excel --- ## Web vs Navigasi Mobile ### Aplikasi Mobile (iOS/Android) - Navigasi tab bawah - Gerakan usap antar tab - Tarik-untuk-menyegarkan - Ketuk dan tahan untuk tindakan cepat ### Versi Web (web.kelola.co) - Bilah samping navigasi kiri - Pintasan keyboard tersedia - Tooltip saat hover - Ruang kerja lebih besar untuk operasi stok ### Pintasan Keyboard (Web) | Pintasan | Tindakan | |----------|----------| | `Ctrl + K` | Pencarian cepat | | `Ctrl + /` | Tampilkan pintasan | | `Esc` | Tutup modal/kembali | | `Ctrl + Enter` | Kirim formulir | | `Ctrl + 1-5` | Lompat ke bagian utama | --- ## Praktik Terbaik Navigasi ### Untuk Kecepatan 1. **Gunakan bilah pencarian** — cara tercepat untuk menemukan produk 2. **Pelajari pintasan keyboard** (web) — hemat waktu 3. **Sematkan filter yang sering digunakan** — akses satu ketukan ### Untuk Akurasi 1. **Periksa judul header** — konfirmasi di mana Anda berada 2. **Tinjau ringkasan sebelum mengirim** — cegah kesalahan 3. **Gunakan jejak navigasi** — pahami jalur navigasi Anda ### Pola Navigasi Umum ``` Mencari Produk: Beranda → Produk → Cari → Ketuk Produk Mencatat Penjualan: Ketuk Tombol + → Stok Keluar → Pilih Produk → Submit Memeriksa Laporan: Akun → Laporan → Pilih Tipe Laporan → Atur Rentang Tanggal Mengundang Staf: Akun → Manajemen Staf → Undang → Masukkan Email ``` --- ## Pemecahan Masalah Navigasi ### "Saya tidak dapat menemukan fitur" - Periksa **izin** Anda — beberapa fitur memerlukan akses owner/admin - Lihat di **Akun → Lainnya** — opsi tambahan - Gunakan **pencarian** — berfungsi di sebagian besar bagian ### "Layar terlihat berbeda" - Anda mungkin di **paket berbeda** — beberapa fitur adalah premium - Periksa **peran** Anda — staf melihat antarmuka yang disederhanakan - Perbarui aplikasi — Anda mungkin menggunakan versi lama ### "Navigasi lambat" - Periksa **koneksi internet** Anda - Tutup dan buka kembali aplikasi - Hapus cache di Akun → Pengaturan → Hapus Cache --- #### Panduan Memulai Cepat > Mulai menggunakan Kelola dalam waktu kurang dari 5 menit. Pelajari dasar-dasar menambah produk, mengelola stok, dan mencatat penjualan pertama Anda. ## ⚡ Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Menambah produk pertama ke Kelola - Mencatat pembelian stok (stok masuk) - Mencatat penjualan pertama (stok keluar) - Memeriksa level stok Anda ## 📋 Sebelum Anda Mulai Pastikan Anda memiliki: - [ ] Mengunduh aplikasi Kelola (iOS atau Android) - [ ] Membuat akun atau login - [ ] Membuat bisnis pertama (atau bergabung dengan satu) > **Baru di Kelola?** Unduh aplikasi dari [App Store](https://apps.apple.com) atau [Google Play](https://play.google.com). --- ## Langkah 1: Tambah Produk Pertama Anda Produk adalah fondasi inventori Anda. Mari tambah satu sekarang. 1. **Buka aplikasi Kelola** dan ketuk **"Produk"** di bagian bawah 2. Ketuk tombol **"+"** di pojok kanan atas 3. Masukkan detail produk Anda: - **Nama Produk** (wajib): contoh, "Kopi Organik 250g" - **SKU/Barcode** (opsional): Kode produk Anda - **Kategori** (opsional): contoh, "Minuman" - **Harga** (wajib): Harga jual ke pelanggan - **Stok Awal** (opsional): Jumlah saat ini 4. **Ketuk "Simpan"** — produk Anda sekarang dalam sistem! > **💡 Tip:** Anda dapat menambah foto produk dengan mengetuk ikon kamera. Ini membantu staf mengidentifikasi produk dengan cepat. --- ## Langkah 2: Catat Stok Masuk (Pembelian) Sekarang mari catat inventori yang masuk ke bisnis Anda. 1. Dari menu utama, ketuk **"Stok Masuk"** 2. Anda akan melihat layar dua panel: - **Panel kiri**: Katalog produk Anda - **Panel kanan**: Item yang Anda tambahkan ke stok 3. **Cari produk Anda** dengan menggulir atau menggunakan bilah pencarian 4. **Ketuk produk** untuk menambahkannya ke panel kanan 5. **Masukkan jumlah** yang diterima (contoh, 50 unit) 6. (Opsional) **Atur harga beli** — berapa yang Anda bayar per unit 7. (Opsional) **Pilih supplier** — dari siapa Anda membeli 8. Ketuk **"Submit"** di bagian bawah ✅ **Cek Berhasil:** Stok produk Anda telah meningkat! Anda dapat memverifikasi ini dengan membuka Produk dan memeriksa jumlahnya. --- ## Langkah 3: Catat Penjualan (Stok Keluar) Mari catat penjualan pertama Anda. 1. Dari menu utama, ketuk **"Stok Keluar"** 2. **Temukan dan ketuk** produk yang ingin Anda jual 3. **Masukkan jumlah** yang dijual (contoh, 2 unit) 4. (Opsional) **Pilih pelanggan** — lacak siapa yang membeli 5. (Opsional) **Atur harga jual** — default ke harga yang Anda tetapkan 6. (Opsional) **Tambah catatan** — contoh, "Pembayaran tunai" 7. Ketuk **"Submit"** ✅ **Cek Berhasil:** Inventori Anda telah berkurang dan catatan transaksi dibuat! --- ## Langkah 4: Periksa Dashboard Anda Lihat bisnis Anda dalam sekilas. 1. Ketuk **"Beranda"** di bagian bawah layar 2. Lihat **ringkasan hari ini**: - Total penjualan - Item terjual - Peringatan stok rendah 3. Gulir ke bawah untuk melihat **transaksi terbaru** --- ## 🎉 Selamat! Anda baru saja menyelesaikan alur kerja inti Kelola: ``` Tambah Produk → Stok Masuk → Stok Keluar → Lihat Dashboard ``` Siklus ini mencakup 90% dari operasi bisnis harian. ## 🚀 Selanjutnya? Pilih jalur Anda: **Untuk Pemilik Bisnis:** - [Tambah Lebih Banyak Produk →](../products/adding-products) - [Atur Akses Staf →](../staff/understanding-roles) - [Lihat Laporan Bisnis →](../report/accounting-report) **Untuk Operasional Harian:** - [Catat Stok Masuk dengan Supplier →](../stock/record-stock-in) - [Kelola Data Pelanggan →](../customers/adding-customers) - [Handle Pengembalian →](../sales/handling-returns) **Untuk Pengguna Lanjutan:** - [Atur Pemindaian Barcode →](../barcode/scanning-barcodes) - [Buat Katalog Produk →](../catalog/creating-catalogs) - [Konfigurasi Peringatan Stok →](../stock/managing-stock-alerts) --- ## ❓ FAQ Cepat **Q: Bisakah saya menggunakan Kelola di beberapa perangkat?** A: Ya! Data Anda menyelaraskan otomatis di semua perangkat. Cukup login dengan akun yang sama. **Q: Bagaimana jika saya membuat kesalahan dalam entri stok?** A: Buka **Riwayat**, temukan transaksi, dan ketuk untuk mengedit atau menghapus (izin owner diperlukan). **Q: Apakah saya membutuhkan internet untuk menggunakan Kelola?** A: Anda memerlukan internet untuk menyinkronkan data, tetapi banyak fitur yang berfungsi offline dan menyinkronkan saat terhubung kembali. **Q: Apakah ada batasan berapa banyak produk yang dapat saya tambahkan?** A: Paket gratis memiliki batas. Periksa langganan Anda di **Akun → Langganan**. --- ## Butuh Bantuan Lebih? - 📧 Email: support@kelola.co - 💬 In-app: Menu → Hubungi Kami - 🌐 Website: [kelola.co](https://kelola.co) --- ### multi-business #### Mengelola Beberapa Bisnis > Panduan lengkap untuk membuat, beralih antara, dan mengelola beberapa lokasi bisnis di Kelola. Pelajari tentang transfer, pelaporan terkonsolidasi, dan alur kerja multi-lokasi. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Membuat beberapa lokasi bisnis - Beralih antara bisnis - Mentransfer stok antar lokasi - Memahami pelaporan terkonsolidasi - Mengelola tim di berbagai lokasi --- ## Ikhtisar Multi-Bisnis **Gunakan beberapa bisnis untuk:** - 🏪 **Beberapa lokasi toko** — Manajemen cabang - 🏭 **Lini bisnis berbeda** — Retail + grosir - 🌐 **Operasi regional** — Pemisahan kota/negara - 👥 **Pemisahan kemitraan** — Entitas yang berbeda --- ## Membuat Bisnis Baru ### Langkah 1: Akses Manajemen Bisnis 1. Ketuk **"Akun"** (kanan bawah) 2. Ketuk **"Ganti Bisnis"** 3. Lihat bisnis saat ini 4. Ketuk **"+ Buat Bisnis Baru"** ### Langkah 2: Detail Bisnis **Masukkan informasi bisnis:** | Kolom | Deskripsi | Contoh | |-------|-----------|--------| | **Nama Bisnis** | Nama publik | "Toko Kelola - Pusat Kota" | | **Jenis Bisnis** | Kategori | Retail, Grosir, dll. | | **Alamat** | Lokasi | Alamat lengkap | | **Mata Uang** | Mata uang operasional | IDR, USD, dll. | | **Telepon** | Nomor kontak | Telepon bisnis | ### Langkah 3: Konfigurasi Pengaturan **Atur opsi khusus bisnis:** - **Pengaturan pajak** — Tarif berbeda per lokasi - **Header struk** — Branding khusus lokasi - **Pengaturan printer** — Koneksi printer lokal - **Metode pembayaran** — Diterima secara lokal ### Langkah 4: Buat Bisnis 1. Tinjau detail 2. Ketuk **"Buat"** 3. Bisnis baru dibuat 4. Otomatis beralih ke bisnis baru > **Catatan:** Setiap bisnis memiliki terpisah: > - Produk dan inventori > - Staf dan izin > - Transaksi dan laporan > - Langganan (atau bagian dari paket) --- ## Beralih Antara Bisnis ### Ganti Cepat **Dari layar mana saja:** 1. Ketuk **nama bisnis** di bagian atas layar 2. Dropdown pemilih bisnis muncul 3. Ketuk bisnis untuk beralih 4. Aplikasi memuat ulang dengan data bisnis baru ### Dari Menu Akun 1. Buka **Akun** 2. Ketuk **"Ganti Bisnis"** 3. Lihat daftar semua bisnis 4. Ketuk untuk beralih ### Indikator Visual **Ketahui bisnis mana yang Anda masuki:** - Nama bisnis di header - Tema warna berbeda (jika diatur) - Tampilan logo - Indikator lokasi --- ## Transfer Stok Antara Bisnis ### Kapan Transfer **Pindahkan inventori antar lokasi:** - Penyeimbangan stok (satu berlebih, satu membutuhkan) - Gudang pusat ke toko - Transfer antar toko - Pengembalian ke lokasi utama ### Cara Transfer **Langkah demi langkah:** 1. Buka **Stok → Transfer** 2. Pilih bisnis **Sumber** (dari) 3. Pilih bisnis **Tujuan** (ke) 4. Pilih produk yang akan ditransfer 5. Masukkan kuantitas 6. Tambahkan catatan (opsional) 7. Kirim transfer ### Proses Transfer **Apa yang terjadi:** 1. **Bisnis sumber** — Stok berkurang 2. **Catatan transfer** — Dibuat di keduanya 3. **Bisnis tujuan** — Stok bertambah 4. **Riwayat diperbarui** — Kedua lokasi menunjukkan transfer **Timeline:** - Langsung jika keduanya online - Antri jika tujuan offline (sinkron saat online) ### Melacak Transfer **Lihat riwayat transfer:** 1. Buka **Riwayat** 2. Filter berdasarkan jenis **"Transfer"** 3. Lihat: - Dari/Ke lokasi - Produk yang dipindahkan - Kuantitas - Tanggal/waktu - Status ### Praktik Terbaik Transfer ✅ **Rencanakan sebelumnya** - Periksa kapasitas tujuan - Verifikasi ketersediaan sumber - Jadwalkan saat lalu lintas rendah ✅ **Dokumentasikan dengan benar** - Catat alasan transfer - Referensi PO atau permintaan - Lacak pengiriman ✅ **Konfirmasi penerimaan** - Tujuan memverifikasi kedatangan - Periksa kuantitas - Laporkan ketidakcocokan --- ## Mengelola Tim di Berbagai Lokasi ### Staf Per Bisnis **Tim terpisah:** - Staf ditugaskan ke bisnis tertentu - Izin diatur per lokasi - Aktivitas dilacak per bisnis - Laporan tersegmentasi ### Memindahkan Staf Antara Lokasi **Saat staf dipindahkan:** 1. Nonaktifkan di lokasi asli 2. Undang ke lokasi baru 3. Atur izin yang sesuai 4. Perbarui catatan > **Catatan:** Staf dapat aktif di beberapa bisnis secara bersamaan. ### Pelaporan Lintas Lokasi **Tampilan Pemilik/Admin:** - Lihat ringkasan semua bisnis - Bandingkan kinerja - Keuangan terkonsolidasi - Staf di berbagai lokasi --- ## Pelaporan Terkonsolidasi ### Dasbor Ikhtisar Bisnis **Untuk pemilik dengan beberapa bisnis:** 1. Buka **Akun → Ikhtisar Bisnis** 2. Lihat ringkasan semua lokasi: - Total pendapatan - Inventori gabungan - Penjualan agregat - Jumlah staf ### Laporan Komparatif **Bandingkan lokasi:** | Laporan | Apa yang Ditunjukkan | |---------|----------------------| | **Penjualan per Lokasi** | Toko mana yang berkinerja terbaik | | **Nilai Inventori** | Nilai stok per lokasi | | **Kinerja Staf** | Produktivitas per tim | | **Margin Keuntungan** | Profitabilitas lokasi | ### Ekspor Terkonsolidasi **Untuk akuntansi:** 1. Pilih rentang tanggal 2. Pilih "Semua Bisnis" atau spesifik 3. Ekspor laporan gabungan 4. Termasuk pengidentifikasi bisnis --- ## Langganan dan Penagihan ### Opsi Paket **Paket multi-bisnis:** | Paket | Bisnis Termasuk | |-------|-----------------| | Gratis | 1 bisnis | | Dasar | 1 bisnis | | Plus | Hingga 3 bisnis | | Lanjutan | Bisnis tak terbatas | ### Struktur Penagihan **Opsi:** - **Penagihan per bisnis** — Setiap lokasi langganan terpisah - **Penagihan terkonsolidasi** — Satu faktur, semua lokasi (enterprise) Hubungi penjualan untuk pengaturan kustom. --- ## Praktik Terbaik ### Fase Pengaturan ✅ **Penamaan konsisten** - Format "[Merek] - [Lokasi]" - Perbedaan jelas - Identifikasi mudah ✅ **Proses terstandarisasi** - Penamaan produk sama - Kategori konsisten - Strategi harga terpadu ✅ **Pelatihan yang tepat** - Staf tahu cara beralih - Memahami proses transfer - Jelas tentang izin ### Operasi Harian ✅ **Transfer teratur** - Jadwalkan pergerakan stok - Seimbangkan inventori - Cegah kehabisan stok ✅ **Komunikasi lintas lokasi** - Bagikan praktik terbaik - Koordinasikan promosi - Kelola transfer ✅ **Pengawasan pusat** - Pemilik meninjau semua lokasi - Laporan terkonsolidasi teratur - Kebijakan standar --- ## Pemecahan Masalah ### "Tidak dapat membuat lebih banyak bisnis" **Penyebab:** Batas langganan tercapai **Solusi:** - Upgrade paket - Arsipkan bisnis yang tidak digunakan - Hubungi penjualan ### "Transfer stok gagal" **Periksa:** - Kedua bisnis online - Stok mencukupi di sumber - Izin yang tepat - Tidak ada masalah sinkronisasi ### "Data bisnis salah yang ditampilkan" **Perbaiki:** - Periksa bisnis mana yang dipilih - Ketuk nama bisnis untuk beralih - Bersihkan cache aplikasi - Restart aplikasi ### "Staf tidak dapat mengakses beberapa lokasi" **Periksa:** - Staf diundang ke setiap bisnis secara terpisah - Izin diatur per lokasi - Akun sama (email/telepon) --- ## FAQ **T: Berapa banyak bisnis yang dapat saya buat?** J: Tergantung paket. Gratis/Dasar: 1, Plus: 3, Lanjutan: Tak Terbatas. **T: Bisakah saya memiliki mata uang berbeda per bisnis?** J: Ya! Setiap bisnis menetapkan mata uangnya sendiri saat pembuatan. **T: Apakah produk sinkron antara bisnis?** J: Tidak, setiap bisnis memiliki katalog produk independen. Gunakan transfer untuk pergerakan stok. **T: Bisakah saya mentransfer stok ke bisnis mana saja?** J: Hanya bisnis yang Anda miliki atau memiliki akses admin. **T: Apakah laporan menggabungkan semua bisnis?** J: Secara default, laporan per bisnis. Gunakan Ikhtisar Bisnis untuk tampilan terkonsolidasi. **T: Bisakah pelanggan melihat semua lokasi saya?** J: Hanya jika Anda membagikan beberapa tautan katalog. Setiap bisnis terpisah. **T: Bagaimana jika saya menjual lokasi bisnis?** J: Dapat mentransfer kepemilikan ke pemilik baru. Hubungi dukungan untuk bantuan. --- ### payment-methods #### Panduan Metode Pembayaran > Panduan lengkap mengelola metode pembayaran di Kelola. Pelajari cara menambah jenis pembayaran kustom, melacak metode dalam laporan, dan mengkonfigurasi opsi pembayaran. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Menambah metode pembayaran kustom - Mengkonfigurasi opsi pembayaran - Melacak penjualan berdasarkan jenis pembayaran - Mengatur metode pembayaran default --- ## Memahami Metode Pembayaran **Metode pembayaran default:** - 💵 Tunai - 💳 Kartu Kredit/Debit - 🏦 Transfer Bank - 📱 E-Wallet (GoPay, OVO, dll.) **Metode pembayaran kustom yang dapat Anda tambahkan:** - Cicilan/Kredit - Voucher - Poin/Loyalty - Crypto - Jenis apa pun yang Anda butuhkan --- ## Menambah Metode Pembayaran ### Langkah 1: Akses Pengaturan Pembayaran 1. Buka **Akun** 2. Ketuk **"Metode Pembayaran"** 3. Lihat metode yang ada 4. Ketuk **"+ Tambah Metode Pembayaran"** ### Langkah 2: Konfigurasi Metode **Masukkan detail:** | Kolom | Deskripsi | Contoh | |-------|-----------|--------| | **Nama** | Nama tampilan | "GoPay" | | **Tipe** | Kategori | E-Wallet | | **Aktif** | Aktif/Nonaktif | ON | ### Langkah 3: Simpan 1. Tinjau pengaturan 2. Ketuk **"Simpan"** 3. Metode muncul di layar penjualan --- ## Menggunakan Metode Pembayaran ### Saat Penjualan **Pilih metode pembayaran:** 1. Catat Stock Out (penjualan) 2. Sebelum submit, ketuk **"Metode Pembayaran"** 3. Pilih dari daftar 4. Selesaikan transaksi ### Beberapa Metode Pembayaran **Untuk pembayaran terpisah:** 1. Pilih **"Ganda"** atau **"Pisah"** 2. Masukkan jumlah untuk metode pertama 3. Pilih metode 4. Tambahkan pembayaran kedua 5. Lanjutkan hingga total tercapai --- ## Laporan Metode Pembayaran ### Melihat Berdasarkan Jenis Pembayaran **Lacak preferensi pembayaran:** 1. Buka **Laporan → Penjualan** 2. Filter berdasarkan **"Metode Pembayaran"** 3. Lihat rincian: - Total penjualan tunai - Total penjualan kartu - Total penjualan e-wallet - Metode lainnya ### Rekonsiliasi **Cocokkan pembayaran dengan setoran bank:** - Tunai = Hitung fisik - Kartu = Rekening koran - Transfer = Rekening koran - E-wallet = Aplikasi merchant --- ## Praktik Terbaik ✅ **Pertahankan kesederhanaan** - Jangan tambah terlalu banyak metode - Fokus pada yang pelanggan gunakan - Hapus metode yang tidak digunakan ✅ **Latih staf** - Pastikan pemilihan yang benar - Tahu kapan menggunakan "Ganda" - Tangani kesalahan dengan baik ✅ **Rekonsiliasi harian** - Cocokkan metode dengan setoran aktual - Selidiki perbedaan - Simpan catatan akurat --- ## Pemecahan Masalah ### "Metode pembayaran tidak muncul" - Periksa apakah aktif - Verifikasi tidak disembunyikan - Restart aplikasi ### "Total salah di laporan" - Periksa entri pembayaran terpisah - Verifikasi pemilihan metode - Tinjau riwayat transaksi --- ## FAQ **Q: Berapa banyak metode pembayaran yang bisa saya tambahkan?** A: Tidak terbatas, tapi pertahankan yang dapat dikelola. **Q: Bisakah saya mengganti nama metode default?** A: Ya, edit nama metode pembayaran apa pun. **Q: Apakah metode pembayaran mempengaruhi stok?** A: Tidak, hanya melacak bagaimana pelanggan membayar. --- ### products #### Menambah dan Mengelola Produk > Panduan lengkap menambah produk ke Kelola. Pelajari tentang SKU, barcode, kategori, harga, dan praktik terbaik untuk mengatur inventori Anda. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Menambah produk dengan detail lengkap - Menggunakan SKU dan barcode secara efektif - Mengorganisir produk dengan kategori - Mengatur harga dan stok awal - Mengelola gambar produk --- ## Menambah Produk Tunggal ### Langkah 1: Buka Layar Tambah Produk 1. Ketuk **"Produk"** di navigasi bawah 2. Ketuk tombol **"+"** (pojok kanan atas) 3. Formulir **Tambah Produk** terbuka ### Langkah 2: Masukkan Informasi Dasar #### Kolom Wajib | Kolom | Deskripsi | Contoh | |-------|-----------|--------| | **Nama Produk** | Apa Anda menyebut produk | "Teh Hijau Organik 100g" | | **Harga** | Harga jual ke pelanggan | 50000 | #### Kolom Opsional (Direkomendasikan) | Kolom | Deskripsi | Contoh | |-------|-----------|--------| | **SKU** | Kode produk internal Anda | "TEA-GRN-100" | | **Barcode** | Kode produk yang dapat dipindai | "8991234567890" | | **Kategori** | Pengelompokan produk | "Minuman" | | **Stok Awal** | Jumlah saat ini | 50 | | **Deskripsi** | Detail produk | "Teh organik premium dari Sumatra" | ### Langkah 3: Tambah Gambar Produk 1. Ketuk ikon **kamera** atau placeholder gambar 2. Pilih sumber: - **Ambil Foto** — Gunakan kamera (mobile) - **Pilih dari Galeri** — Pilih foto yang ada - **Hapus** — Hapus gambar saat ini 3. (Opsional) **Potong** gambar untuk fokus pada produk 4. Ketuk **"Selesai"** > **Praktik Terbaik:** Gunakan foto yang jelas, pencahayaan baik dengan latar belakang putih/netral. Gambar persegi berfungsi paling baik. ### Langkah 4: Simpan Produk 1. Tinjau semua informasi yang dimasukkan 2. Ketuk **"Simpan"** (pojok kanan atas) 3. Pesan sukses muncul ✅ **Cek Berhasil:** Produk Anda sekarang muncul di Daftar Produk! --- ## Memahami Kolom Produk ### SKU (Stock Keeping Unit) Pengidentifikasi produk internal Anda. **Mengapa Menggunakan SKU?** - Melacak produk tanpa barcode - Buat sistem penamaan Anda sendiri - Komunikasi internal yang lebih mudah **Praktik Terbaik SKU:** ``` Format: [KATEGORI]-[VARIAN]-[UKURAN] Contoh: - TEA-GRN-100 (Teh, Hijau, 100g) - SHRT-BLU-L (Kemeja, Biru, Besar) - SNCK-CHIP-50 (Makanan Ringan, Keripik, 50g) ``` ### Barcode Pengidentifikasi produk yang dapat dipindai. **Tipe yang Didukung:** - UPC/EAN (produk retail) - Code 128 (penggunaan internal) - Kode QR (penggunaan fleksibel) **Cara Menambah:** 1. **Entri manual**: Ketik nomor barcode 2. **Pindai**: Gunakan kamera untuk memindai (aplikasi mobile) 3. **Pemindai eksternal**: Gunakan pemindai barcode (web) > **Catatan:** Barcode harus unik. Jika Anda mendapat error, barcode mungkin sudah ditetapkan ke produk lain. ### Kategori Organisir produk ke dalam grup. **Mengapa Kategori Penting:** - Pencarian produk lebih cepat - Pelaporan yang lebih baik - Organisasi yang lebih rapi **Membuat Kategori:** 1. Di kolom Kategori, ketuk **"Tambah Baru"** 2. Masukkan nama kategori 3. Ketuk **"Simpan"** **Contoh Kategori:** - Makanan & Minuman - Elektronik - Pakaian - Rumah Tangga - Bahan Baku --- ## Menambah Produk Secara Massal Untuk menambah banyak produk dengan cepat: ### Metode 1: Duplikasi 1. Temukan produk serupa 2. Ketuk **"Duplikat"** (menu tiga titik) 3. Edit detail 4. Simpan sebagai produk baru ### Metode 2: Impor Web 1. Buka **web.kelola.co** di komputer 2. Navigasi ke **Produk → Impor** 3. Unduh **templat CSV** 4. Isi produk Anda 5. Unggah file --- ## Mengelola Detail Produk ### Melihat Informasi Produk 1. Buka **Produk** 2. Ketuk produk apa pun 3. Lihat detail lengkap: - Info dasar (nama, SKU, barcode) - Jumlah stok saat ini - Riwayat harga - Riwayat transaksi - Gambar produk ### Mengedit Produk 1. Buka detail produk 2. Ketuk **"Edit"** (pojok kanan atas) 3. Modifikasi kolom apa pun 4. Ketuk **"Simpan"** > **⚠️ Penting:** Mengedit produk memperbaruinya di mana-mana. Transaksi sebelumnya menyimpan harga asli untuk pelaporan akurat. ### Menghapus Produk 1. Buka detail produk 2. Ketuk **"Hapus"** (menu tiga titik) 3. Konfirmasi penghapusan > **⚠️ Peringatan:** Anda hanya dapat menghapus produk dengan **stok nol dan tidak ada riwayat transaksi**. Pertimbangkan untuk mengarsipkan dengan mengatur stok ke 0. --- ## Praktik Terbaik Organisasi Produk ### Konvensi Penamaan **Nama Produk yang Baik:** - ✅ "Biji Kopi Organik - Dark Roast 250g" - ✅ "Kaos Katun - Hitam - Ukuran M" - ✅ "Mouse Nirkabel - Logitech M185" **Hindari:** - ❌ "Kopi" (terlalu umum) - ❌ "Item 1" (tidak deskriptif) - ❌ "Produk Baru" (tidak membantu) ### Tips Hierarki Kategori Pertahankan kesederhanaan tapi bermakna: ``` Level 1: Kategori Utama (5-10) → Minuman → Makanan → Elektronik Level 2: Sub-pengelompokan (jika diperlukan) → Minuman → Kopi & Teh → Minuman → Minuman Ringan ``` ### Pengaturan Manajemen Stok **Stok Awal:** - Tambah jumlah saat ini saat membuat produk - Gunakan Stok Masuk untuk pembelian masa depan - Gunakan Stok Keluar untuk penjualan **Peringatan Stok Rendah:** 1. Buka **Peringatan Stok** dari menu utama 2. Atur jumlah minimum per produk 3. Dapatkan notifikasi saat stok menipis --- ## Fitur Produk Lanjutan ### Varian Produk Untuk produk dengan opsi (ukuran, warna, dll.): **Opsi 1: Produk Terpisah** - Buat setiap varian sebagai produk sendiri - Gunakan penamaan konsisten: "Kaos - Merah - M", "Kaos - Merah - L" **Opsi 2: Produk Tunggal dengan Catatan** - Gunakan kolom deskripsi untuk varian - Lacak jumlah total saja ### Produk Bundle Untuk menjual beberapa item bersama: 1. Buat produk "Bundle" 2. Tetapkan harga untuk bundle 3. Di catatan, daftar komponen produk 4. Saat menjual, kurangi stok komponen secara manual > **Catatan:** Pelacakan bundle otomatis akan datang di pembaruan mendatang. --- ## Pemecahan Masalah ### "Barcode sudah ada" - Periksa apakah produk sudah ada di katalog Anda - Pastikan Anda tidak menduplikasi barcode - Hubungi dukungan jika Anda yakin ini error ### "Tidak dapat menghapus produk" - Produk memiliki riwayat stok — gunakan Stok Keluar untuk mengosongkan terlebih dahulu - Produk memiliki transaksi — tidak dapat menghapus, hanya edit ### "Produk tidak muncul di pencarian" - Periksa ejaan dalam nama produk - Coba cari dengan SKU atau barcode - Verifikasi produk tidak diarsipkan ### "Unggah gambar gagal" - Periksa ukuran file (maks 5MB) - Gunakan format JPG atau PNG - Pastikan koneksi internet stabil --- ## FAQ **Q: Berapa banyak produk yang dapat saya tambahkan?** A: Tergantung paket Anda. Paket gratis memungkinkan hingga 100 produk. Paket premium menawarkan produk tak terbatas. **Q: Bisakah saya mengimpor produk dari Excel?** A: Ya! Gunakan antarmuka web di web.kelola.co untuk impor CSV. **Q: Apa bedanya SKU dan Barcode?** A: SKU adalah kode internal Anda, barcode adalah kode yang dapat dipindai dari pabrikan. Keduanya membantu mengidentifikasi produk. **Q: Bisakah saya mengubah barcode produk nanti?** A: Ya, edit produk dan perbarui kolom barcode. Pastikan barcode baru belum digunakan. **Q: Bagaimana cara melacak riwayat biaya/harga produk?** A: Kelola melacak biaya melalui transaksi Stok Masuk. Lihat riwayat transaksi di setiap halaman produk. --- #### Mengatur Kategori Produk > Pelajari cara membuat dan mengelola kategori produk untuk mengorganisir katalog Anda dengan lebih baik. # Mengatur Kategori Produk ## Ikhtisar Kategori produk membantu Anda mengorganisir inventaris dan memudahkan pencarian produk saat transaksi. Kelola memungkinkan Anda membuat dan mengelola kategori dengan fleksibel. ## Membuat Kategori ### Langkah-langkah: 1. Buka menu **Produk** → **Kategori** 2. Tekan tombol **+** atau **Tambah Kategori** 3. Masukkan nama kategori (misal: Makanan, Minuman, Elektronik) 4. Pilih warna kategori (opsional) 5. Simpan ## Mengatur Produk dalam Kategori ### Saat Menambah Produk: - Pilih kategori dari dropdown saat membuat produk baru - Satu produk hanya dapat masuk satu kategori ### Mengubah Kategori Produk: 1. Buka detail produk 2. Tekan tombol **Edit** 3. Pilih kategori baru dari dropdown 4. Simpan perubahan ## Mengelola Kategori ### Edit Kategori 1. Buka menu **Produk** → **Kategori** 2. Tekan kategori yang ingin diubah 3. Edit nama atau warna 4. Simpan ### Hapus Kategori 1. Buka menu **Produk** → **Kategori** 2. Tekan lama kategori yang ingin dihapus 3. Konfirmasi penghapusan > **Catatan**: Kategori yang memiliki produk tidak dapat dihapus. Pindahkan produk ke kategori lain terlebih dahulu. ## Manfaat Menggunakan Kategori - **Pencarian cepat**: Filter produk berdasarkan kategori di kasir - **Laporan tersegmentasi**: Analisis penjualan per kategori - **Navigasi mudah**: Temukan produk lebih cepat di katalog --- #### Menggunakan Barcode dan SKU > Panduan lengkap tentang penggunaan barcode dan SKU untuk identifikasi dan pelacakan produk yang efisien. # Menggunakan Barcode dan SKU ## Ikhtisar Barcode dan SKU (Stock Keeping Unit) adalah sistem identifikasi yang membantu Anda melacak produk dengan cepat dan akurat. Kelola mendukung berbagai format barcode dan memungkinkan SKU kustom. ## Perbedaan Barcode dan SKU | Fitur | Barcode | SKU | |-------|---------|-----| | Format | Angka (biasanya 8-13 digit) | Alphanumeric (bebas) | | Standar | EAN-8, EAN-13, UPC | Kustom | | Pencetakan | Memerlukan printer barcode | Dapat dicetak biasa | | Pemindaian | Menggunakan scanner | Manual/diketik | ## Menambahkan Barcode ### Saat Membuat Produk: 1. Pada form tambah produk, isi field **Barcode** 2. Masukkan nomor barcode (biasanya tertera di kemasan produk) 3. Simpan produk ### Scan Barcode: 1. Ketuk field barcode 2. Arahkan kamera ke barcode produk 3. Sistem akan otomatis mengisi nomor barcode ### Untuk Produk Tanpa Barcode: Anda dapat membuat barcode sendiri menggunakan generator barcode online, lalu cetak dan tempel ke produk. ## Menambahkan SKU SKU adalah kode internal Anda untuk mengidentifikasi produk. Format bebas sesuai kebutuhan bisnis. ### Contoh Format SKU: - `F&B-BRG-001` (Food & Beverage - Burger - 001) - `ELC-HP-SMG-001` (Electronics - HP - Samsung - 001) - `MIN-COL-330` (Minuman - Cola - 330ml) ### Tips Membuat SKU: - Gunakan singkatan kategori - Sertakan merek/varian - Akhiri dengan nomor urut - Konsisten dalam format ## Menggunakan Barcode di Kasir 1. Buka menu **Kasir** 2. Arahkan scanner ke barcode produk 3. Produk akan otomatis ditambahkan ke keranjang Atau: 1. Tekan ikon **Scan** di kasir 2. Pindai barcode menggunakan kamera 3. Produk akan ditambahkan otomatis ## Manajemen Barcode ### Multiple Barcode per Produk Kelola mendukung satu barcode per produk. Untuk varian (ukuran/warna), buat produk terpisah dengan barcode berbeda. ### Mencari dengan Barcode Gunakan fitur pencarian di halaman produk dengan memasukkan nomor barcode. --- ### Laporan Bisnis #### Laporan Keuangan > Panduan lengkap memahami kinerja keuangan bisnis Anda dengan pelacakan penjualan, laba, pengeluaran dan analitik visual ## Apa itu Laporan Keuangan? **Laporan Keuangan** menyediakan gambaran lengkap tentang kinerja keuangan bisnis Anda. Ini menggabungkan data dari penjualan, pembelian, pengeluaran, dan laba ke dalam dasbor yang mudah dibaca dengan grafik visual dan tabel transaksi terperinci. ## Mengapa Menggunakan Laporan Keuangan? Laporan keuangan membantu Anda: - **Memantau kesehatan bisnis** – Lacak pendapatan, biaya, dan profitabilitas - **Mengidentifikasi tren** – Lihat pola dalam penjualan dan pengeluaran dari waktu ke waktu - **Membuat keputusan yang tepat** – Gunakan data untuk memandu strategi bisnis - **Menyederhanakan akuntansi** – Ekspor data untuk pelaporan pajak dan pembukuan - **Melacak penjualan yang belum dibayar** – Pantau pembayaran outstanding dari pelanggan ## Dasbor Laporan Keuangan Dasbor terdiri dari beberapa komponen kunci: ### 1. Grafik Keuangan Bagan batang visual yang menampilkan: - **Penjualan** – Nilai penjualan total (termasuk yang belum dibayar) - **Penjualan Dibayar** – Penjualan yang telah dibayar - **Pembelian** – Total biaya pembelian (Stok Masuk) - **Pengeluaran** – Pengeluaran bisnis yang tercatat - **Laba** – Perhitungan laba bersih > **Tips:** Arahkan kursor ke batang grafik untuk melihat nilai tepat untuk setiap periode. ### 2. Kartu Ringkasan Metrik kunci ditampilkan sebagai kartu ringkasan: | Kartu | Deskripsi | |-------|-----------| | **Total Penjualan** | Jumlah semua penjualan (dibayar + belum dibayar) dalam periode yang dipilih | | **Penjualan Dibayar** – Penjualan yang telah dibayar penuh oleh pelanggan | | **Total Pembelian** | Biaya semua pembelian stok (harga beli × jumlah) | | **Total Pengeluaran** | Jumlah semua pengeluaran bisnis yang tercatat | | **Total Laba** | Penjualan Dibayar − Pembelian − Pengeluaran | | **Nilai Aset** | Nilai saat ini dari semua persediaan (harga beli × stok saat ini) | | **Penjualan Belum Dibayar Seumur Hidup** – Total piutang dari semua waktu | > **Catatan:** Beberapa metrik memerlukan izin untuk melihat harga modal. Jika Anda melihat "-", Anda mungkin tidak memiliki akses untuk melihat harga beli. ### 3. Tabel Laporan Transaksi Rincian terperinci berdasarkan tanggal menunjukkan: - **Tanggal** – Tanggal/hari/minggu/bulan transaksi - **Penjualan** – Total penjualan untuk periode tersebut - **Penjualan Dibayar** – Jumlah yang diterima dari pelanggan (dengan rincian metode pembayaran) - **Pembelian** – Biaya pembelian stok - **Pengeluaran** – Pengeluaran bisnis - **Laba** – Laba bersih untuk periode tersebut Klik baris apa saja untuk melihat lebih detail, atau klik panah di sebelah Penjualan Dibayar untuk melihat metode pembayaran yang digunakan. ## Cara Melihat Laporan Keuangan ### Langkah 1: Akses Laporan Keuangan 1. Masuk ke Kelola.co (Web: [web.kelola.co](https://web.kelola.co) atau Aplikasi Mobile) 2. Dari menu utama, pilih **"Laporan"** 3. Pilih **"Laporan Keuangan"** ### Langkah 2: Atur Rentang Tanggal Gunakan **pemilih tanggal** untuk memilih periode analisis Anda: - **Preset cepat** – 7 hari terakhir, 30 hari terakhir, bulan ini, bulan lalu, dll. - **Rentang kustom** – Pilih tanggal mulai dan berakhir tertentu > **Catatan:** Akun gratis mungkin memiliki keterbatasan pada rentang data historis. Upgrade untuk mengakses data yang lebih lama. ### Langkah 3: Pilih Kerangka Waktu Pilih cara pengelompokan data menggunakan dropdown **Kerangka Waktu**: | Kerangka Waktu | Terbaik Untuk | Deskripsi | |----------------|---------------|-----------| | **Hari** | Analisis jangka pendek | Rincian harian transaksi | | **Minggu** | Tren mingguan | Ringkasan kelompok 7-hari | | **Bulan** | Pelaporan bulanan | Data agregat bulanan | | **Tahun** | Tampilan jangka panjang | Ringkasan tahunan | > **Tips:** Kerangka waktu menyesuaikan secara otomatis berdasarkan rentang tanggal Anda. Periode yang lebih panjang defaultnya tampilan Bulan atau Tahun. ### Langkah 4: Filter berdasarkan Staf (Opsional) Gunakan **Filter Staf** untuk: - Melihat transaksi oleh anggota staf tertentu - Menganalisis kinerja individu - Membandingkan penjualan antar anggota tim Pilih satu atau beberapa staf dari dropdown. Hapus filter untuk melihat semua transaksi. ## Memahami Metrik Kunci ### Penjualan vs. Penjualan Dibayar - **Penjualan** = Total nilai semua transaksi Stok Keluar - **Penjualan Dibayar** = Bagian penjualan yang telah dibayar oleh pelanggan - **Penjualan Belum Dibayar** = Penjualan − Penjualan Dibayar (muncul di Laporan Piutang) Contoh: - Anda menjual produk senilai $1.000 - Pelanggan membayar $600 segera - Pelanggan berutang $400 (belum dibayar) - Penjualan = $1.000 | Penjualan Dibayar = $600 ### Perhitungan Laba ``` Laba = Penjualan Dibayar − Pembelian − Pengeluaran ``` **Contoh:** - Penjualan Dibayar: $5.000 - Pembelian: $2.000 - Pengeluaran: $500 - **Laba: $2.500** ### Nilai Aset Ini mewakili nilai saat ini dari persediaan Anda: ``` Nilai Aset = Stok Saat Ini × Harga Beli ``` Ini membantu Anda memahami total modal yang tertahan dalam persediaan. ### Penjualan Belum Dibayar Seumur Hidup Jumlah total yang terutang oleh pelanggan dari semua waktu, bukan hanya periode yang dipilih. Ini adalah total piutang Anda. ## Mengunduh Laporan Keuangan Ekspor data keuangan terperinci ke Excel: 1. Atur filter yang diinginkan (rentang tanggal, kerangka waktu, staf) 2. Klik tombol **"Unduh"** di kanan atas 3. File Excel akan mencakup: - Tanggal - Jumlah penjualan - Jumlah penjualan dibayar - Pembelian - Pengeluaran - Laba - Rincian metode pembayaran > **Tips:** Unduh laporan bulanan untuk catatan akuntansi dan persiapan pajak. ## Menganalisis Data Keuangan Anda ### Analisis Tren Mingguan Pilih "Minggu" sebagai kerangka waktu untuk: - Mengidentifikasi minggu dengan performa terbaik dan terburuk - Melihat pola musiman - Merencanakan persediaan dan staffing ### Perbandingan Bulanan Pilih "Bulan" untuk: - Membandingkan pertumbuhan bulan-ke-bulan - Mengidentifikasi tren musiman - Menetapkan target bulanan ### Pelacakan Hari-per-Hari Pilih "Hari" untuk analisis terperinci: - Melihat pola penjualan harian - Mengidentifikasi hari bisnis puncak - Melacak pengeluaran harian ## Kasus Penggunaan Umum ### Melacak Pertumbuhan Bisnis 1. Atur rentang tanggal ke 6 bulan terakhir 2. Pilih kerangka waktu "Bulan" 3. Bandingkan tren penjualan dan laba bulan-ke-bulan ### Memantau Arus Kas 1. Periksa "Penjualan Dibayar" vs "Penjualan" untuk melihat tingkat koleksi 2. Tinjau "Penjualan Belum Dibayar Seumur Hidup" untuk melacak piutang 3. Bandingkan masuk (Penjualan Dibayar) vs keluar (Pembelian + Pengeluaran) ### Mengoptimalkan Persediaan 1. Bandingkan "Nilai Aset" dengan "Penjualan" 2. Nilai aset tinggi + penjualan rendah = potensi kelebihan stok 3. Gunakan dengan Laporan Stok untuk mengoptimalkan level persediaan ### Tinjauan Kinerja Staf 1. Filter berdasarkan anggota staf individu 2. Bandingkan angka penjualan mereka 3. Identifikasi performer terbaik dan kebutuhan pelatihan ## Tips untuk Pelaporan yang Akurat ### Catat Transaksi Segera - Masukkan Stok Masuk, Stok Keluar, dan Pengeluaran pada hari yang sama - Keterlambatan dalam pencatatan mempengaruhi akurasi laporan berbasis waktu ### Gunakan Harga Beli yang Konsisten - Tetapkan harga beli yang akurat saat menerima stok - Ini memastikan perhitungan laba yang benar ### Kategorikan Pengeluaran dengan Benar - Gunakan kategori pengeluaran yang sesuai - Ini membantu memisahkan biaya operasional untuk analisis yang lebih baik ### Jadwal Tinjauan Rutin - **Harian** – Periksa penjualan dan posisi kas - **Mingguan** – Tinjau tren dan sesuaikan operasi - **Bulanan** – Tinjau keuangan lengkap dan pelaporan ## Bagaimana Data Keuangan Dihitung ### Sumber Data Laporan Keuangan menggabungkan data dari: - **Stok Keluar** → Penjualan dan Penjualan Dibayar - **Stok Masuk** → Pembelian - **Pengeluaran** → Pengeluaran bisnis - **Katalog Produk** → Harga beli untuk perhitungan laba ### Pembaruan Real-Time Data keuangan diperbarui secara real-time saat Anda: - Mencatat penjualan baru (Stok Keluar) - Menerima persediaan (Stok Masuk) - Menambahkan pengeluaran - Mencatat pembayaran pelanggan ### Pemberitahuan Penundaan Data Mungkin ada sedikit penundaan (beberapa menit) untuk data untuk sepenuhnya menyinkronkan di semua laporan karena pemrosesan. ## Fitur Terkait - **[Laporan Stok](./stock-report)** – Lihat pergerakan dan valuasi persediaan - **[Laporan Pengeluaran](./expense)** – Rincian pengeluaran berdasarkan kategori - **[Laporan Piutang](./receivables-report)** – Lacak faktur pelanggan yang belum dibayar - **[Laporan Pelanggan](./customers-report)** – Riwayat pembelian pelanggan individu ## Butuh Bantuan? Jika Anda memiliki pertanyaan tentang laporan keuangan atau memerlukan bantuan menginterpretasikan data Anda, silakan hubungi tim support kami melalui tombol **Hubungi Kami** di aplikasi Kelola. --- #### Laporan Pembeli > Panduan melihat dan mengunduh laporan pembeli di Kelola.co ## Laporan Pembeli Fitur laporan pembeli pada Kelola.co memberikan informasi dan analisis tentang pembelian yang dilakukan oleh pembeli atau pelanggan. Berikut cara melihat dan mengunduh laporan pembelian pada aplikasi Kelola.co: 1. **Buka aplikasi atau website Kelola.co**. 2. **Pilih “Laporan”** pada halaman utama. 3. **Pilih “Laporan Pembeli”** dan pilih periode waktu yang ingin dilihat. 4. Kelola.co akan menunjukkan total transaksi, penjualan, dan profit. 5. Anda dapat mengunduh laporan pembeli dengan pilih “Download”. 6. Laporan pembeli akan otomatis terdownload dengan format excel. --- #### Manajemen Pengeluaran > Lacak, kategorikan, dan kelola pengeluaran bisnis Anda dengan analitik visual dan laporan yang dapat diekspor ## Apa itu Manajemen Pengeluaran? Fitur **Pengeluaran** membantu Anda melacak dan mengelola semua pengeluaran bisnis di satu tempat. Dari biaya operasional hingga pengeluaran lainnya, Anda dapat mencatat, mengkategorikan, dan menganalisis pengeluaran untuk lebih memahami arus kas bisnis Anda. ## Mengapa Melacak Pengeluaran? Melacak pengeluaran sangat penting untuk: - **Kejelasan keuangan** – Ketahui persis ke mana uang Anda pergi - **Perencanaan anggaran** – Identifikasi pola pengeluaran dan rencanakan sesuai - **Persiapan pajak** – Simpan catatan terorganisir untuk pelaporan pajak - **Analisis laba** – Bandingkan pengeluaran dengan pendapatan untuk perhitungan laba yang akurat - **Pengurangan biaya** – Identifikasi area di mana Anda dapat memotong pengeluaran yang tidak perlu ## Dashboard Pengeluaran Halaman Pengeluaran menyediakan tampilan komprehensif dari pengeluaran Anda: ### Analitik Visual - **Diagram Lingkaran** – Pemecahan visual pengeluaran berdasarkan kategori - **Legenda Kategori** – Daftar berkode warna yang menunjukkan jumlah per kategori - **Total Pengeluaran** – Pengeluaran keseluruhan untuk periode yang dipilih ### Daftar Pengeluaran Pengeluaran dikelompokkan berdasarkan bulan untuk pelacakan yang mudah: - **Header Bulan** – Menampilkan bulan, tahun, dan total untuk periode tersebut - **Entri Individual** – Tanggal, kategori, catatan, dan jumlah untuk setiap pengeluaran - **Infinite Scroll** – Muat lebih banyak pengeluaran saat Anda menggulir ke bawah ## Cara Menambahkan Pengeluaran ### Langkah 1: Akses Pengeluaran 1. Masuk ke Kelola.co (Web: [web.kelola.co](https://web.kelola.co)) 2. Dari menu utama, pilih **"Pengeluaran"** ### Langkah 2: Buka Dialog Tambah Pengeluaran Klik **tombol mengambang "+"** di kanan bawah layar. ### Langkah 3: Masukkan Detail Pengeluaran #### Jumlah (Wajib) 1. Masukkan jumlah pengeluaran di field **Jumlah** 2. Gunakan format mata uang (diformat secara otomatis) #### Kategori (Wajib) 1. Pilih kategori dari dropdown 2. Jika kategori tidak ada, klik tombol **"+"** di sebelah field 3. Masukkan nama kategori baru dan simpan > **Tips:** Kategori membantu Anda mengorganisir pengeluaran berdasarkan jenis (misalnya, Sewa, Utilitas, Perlengkapan, Transportasi). #### Catatan (Opsional) Tambahkan detail tentang pengeluaran: - Maksimum 100 karakter - Gunakan ini untuk menjelaskan pengeluaran tersebut #### Tanggal - Default ke tanggal hari ini - Klik field tanggal untuk memilih tanggal yang berbeda - Gunakan pemilih kalender untuk memilih tanggal masa lalu ### Langkah 4: Simpan Pengeluaran Pilih cara Anda ingin menyimpan: - **"Simpan"** – Simpan dan tutup dialog - **"Simpan & Tambah Lagi"** – Simpan dan pertahankan dialog terbuka untuk entri cepat pengeluaran lain > **Pintasan Keyboard:** Tekan `Cmd + Enter` (Mac) atau `Ctrl + Enter` (Windows) untuk menyimpan dengan cepat. ## Mengelola Kategori Pengeluaran ### Membuat Kategori Baru 1. Di dialog Tambah Pengeluaran, klik tombol **"+"** di sebelah field Kategori 2. Masukkan nama kategori 3. Klik **Simpan** ### Ide Kategori Populer - Sewa & Utilitas - Perlengkapan Kantor - Transportasi - Pemasaran & Periklanan - Gaji Karyawan - Pemeliharaan & Perbaikan - Jasa Profesional - Makanan & Hiburan ## Melihat dan Memfilter Pengeluaran ### Filter berdasarkan Tanggal Gunakan **Pemilih Bulan** di bagian atas untuk: - Melihat pengeluaran untuk bulan tertentu - Membandingkan pengeluaran di periode yang berbeda ### Filter berdasarkan Kategori Gunakan dropdown **Filter Kategori** untuk: - Melihat pengeluaran dari kategori tertentu saja - Fokus pada jenis pengeluaran tertentu ### Hapus Filter Klik **ikon reset** untuk kembali ke tampilan default (bulan ini, semua kategori). ## Mengedit atau Menghapus Pengeluaran ### Edit Pengeluaran 1. Temukan pengeluaran dalam daftar 2. Klik **ikon pensil** di sebelah pengeluaran 3. Perbarui detailnya 4. Klik **Perbarui** untuk menyimpan perubahan ### Hapus Pengeluaran 1. Temukan pengeluaran dalam daftar 2. Klik **ikon sampah** di sebelah pengeluaran 3. Konfirmasi penghapusan > **Catatan:** Mengedit dan menghapus pengeluaran memerlukan izin akses yang tepat. ## Mengunduh Laporan Pengeluaran Ekspor data pengeluaran Anda ke Excel: 1. Terapkan filter yang diinginkan (rentang tanggal, kategori) 2. Klik tombol **"Unduh"** di kanan atas 3. File Excel akan mencakup: - Tanggal setiap pengeluaran - Kategori - Catatan/Deskripsi - Jumlah - Mata Uang > **Tips:** Unduh laporan bulanan atau kuartalan untuk keperluan akuntansi dan pajak. ## Memahami Diagram Lingkaran Diagram lingkaran menunjukkan distribusi pengeluaran Anda berdasarkan kategori: - **Arahkan kursor** ke bagian untuk melihat jumlah persisnya - **Warna** membantu mengidentifikasi area pengeluaran besar dengan cepat - **Legenda** menunjukkan nama kategori dan jumlah Gunakan visual ini untuk: - Mengidentifikasi kategori pengeluaran terbesar Anda - Menemukan pola pengeluaran yang tidak biasa - Membuat keputusan anggaran yang tepat ## Praktik Terbaik untuk Pelacakan Pengeluaran ### Catat Pengeluaran Segera - Masukkan pengeluaran pada hari yang sama jika memungkinkan - Jangan biarkan tumpukan struk – catat segera ### Gunakan Catatan Deskriptif - Tambahkan deskripsi yang jelas untuk mengingat pengeluaran tersebut - Sertakan nomor referensi atau nama vendor jika relevan ### Kategorikan Secara Konsisten - Gunakan kategori yang sama untuk pengeluaran serupa - Buat kategori spesifik untuk kebutuhan bisnis Anda ### Tinjau Secara Teratur - Periksa dashboard pengeluaran Anda setiap minggu - Bandingkan pengeluaran bulan-ke-bulan - Cari peningkatan yang tidak terduga ### Simpan Catatan Digital - Unduh laporan bulanan untuk cadangan - Simpan laporan pengeluaran dengan catatan akuntansi Anda ## Bagaimana Pengeluaran Mempengaruhi Laporan Keuangan Pengeluaran secara otomatis disertakan dalam: - **Laporan Keuangan** – Dikurangkan dari pendapatan untuk menghitung laba - **Laporan Akuntansi** – Diorganisir berdasarkan tanggal dan kategori - **Analisis Arus Kas** – Lacak uang yang keluar dari bisnis Anda ## Fitur Terkait - **[Laporan Keuangan](./accounting-report)** – Lihat kinerja keuangan lengkap termasuk pengeluaran - **[Laporan Piutang](./receivables-report)** – Lacak uang masuk vs. pengeluaran keluar - **[Stok Masuk](../stock/record-stock-in)** – Catat pembelian persediaan (berbeda dari pengeluaran) ## Butuh Bantuan? Jika Anda memiliki pertanyaan tentang pelacakan pengeluaran atau memerlukan bantuan dengan fitur pengeluaran, silakan hubungi tim support kami melalui tombol **Hubungi Kami** di aplikasi Kelola. --- #### Laporan Piutang > Pantau dan kelola transaksi unpaid pelanggan dengan perhitungan saldo otomatis ## Apa itu Laporan Piutang? **Laporan Piutang** membantu Anda melacak semua pembayaran outstanding dari pelanggan Anda. Laporan ini secara otomatis menghitung saldo unpaid dari transaksi stok keluar, memberikan gambaran jelas tentang siapa yang berutang dan berapa jumlahnya. Fitur ini sangat penting untuk bisnis yang: - Menjual dengan syarat kredit atau pembayaran parsial - Perlu menindaklanjuti invoice yang belum dibayar - Ingin memantau riwayat pembayaran pelanggan - Memerlukan peramalan arus kas yang akurat ## Cara Kerja Piutang Saat Anda mencatat stok keluar (penjualan), Kelola secara otomatis melacak status pembayaran: ### Perhitungan Saldo Otomatis - **Pembayaran Penuh** – Transaksi ditandai sebagai lunas, tidak ada saldo tersisa - **Pembayaran Parsial** – Jumlah sisa secara otomatis muncul di Laporan Piutang - **Tanpa Pembayaran** – Jumlah transaksi penuh dicatat sebagai piutang ### Pembaruan Real-Time Laporan Piutang diperbarui secara instan kapanpun Anda: - Mencatat stok keluar baru dengan jumlah parsial/unpaid - Menerima pembayaran dari pelanggan - Menyesuaikan jumlah pembayaran pada transaksi yang ada ## Cara Melihat Laporan Piutang Ikuti langkah-langkah ini untuk mengakses piutang Anda: ### Langkah 1: Akses Laporan 1. Buka aplikasi atau website Kelola.co 2. Dari dashboard utama, pilih **"Laporan"** 3. Opsi Laporan Piutang berada di samping laporan lainnya (Laporan Stok, Laporan Keuangan, Laporan Pelanggan) ### Langkah 2: Lihat Laporan Piutang 1. Ketuk **"Laporan Piutang"** dari daftar laporan 2. Laporan menampilkan semua pelanggan dengan saldo outstanding ### Langkah 3: Memahami Laporan Setiap entri di Laporan Piutang menampilkan: - **Nama Pelanggan** – Siapa yang berutang pembayaran - **Total Outstanding** – Total jumlah unpaid dari semua transaksi - **Jumlah Transaksi** – Jumlah transaksi yang belum dibayar - **Tanggal Transaksi Terakhir** – Tanggal penjualan terbaru ### Langkah 4: Lihat Detail Pelanggan Ketuk nama pelanggan apa saja untuk melihat: - Daftar lengkap transaksi yang belum dibayar - Jumlah masing-masing transaksi - Tanggal transaksi asli - Jumlah yang sudah dibayar vs. sisa saldo ## Mengelola Piutang ### Mencatat Pembayaran Ketika pelanggan membayar saldo outstanding mereka: 1. Buka **Laporan Piutang** 2. Ketuk nama pelanggan 3. Pilih transaksi spesifik yang mereka bayar 4. Ketuk **"Catat Pembayaran"** 5. Masukkan jumlah pembayaran (bisa parsial atau penuh) 6. Pilih tanggal dan metode pembayaran 7. Simpan – saldo akan diperbarui secara otomatis ### Menindaklanjuti Pembayaran yang Jatuh Tempo Gunakan Laporan Piutang untuk: - Mengidentifikasi pelanggan dengan saldo outstanding lama - Mengekspor laporan untuk keperluan akuntansi atau penagihan - Merencanakan arus kas berdasarkan koleksi yang diharapkan ## Praktik Terbaik Mengelola Piutang ### Tetapkan Syarat Pembayaran yang Jelas - Tetapkan syarat pembayaran sebelum melakukan penjualan - Komunikasikan tanggal jatuh tempo dengan jelas kepada pelanggan - Pertimbangkan menawarkan diskon pembayaran awal ### Pemantauan Rutin - Periksa Laporan Piutang secara mingguan - Tindaklanjuti segera akun yang jatuh tempo - Simpan catatan detail tentang kesepakatan pembayaran ### Pencatatan yang Akurat - Selalu catat pembayaran segera ketika diterima - Gunakan fitur pembayaran parsial dengan benar untuk menjaga saldo yang akurat - Tinjau dan rekonsiliasi piutang secara teratur ## Fitur Terkait ### Stok Keluar dengan Opsi Pembayaran Laporan Piutang bekerja langsung dengan fitur [Stok Keluar](../stock/record-stock-out). Pelajari lebih lanjut tentang mencatat penjualan dengan opsi pembayaran penuh atau parsial di panduan Stok Keluar. ### Laporan Pelanggan Lihat riwayat transaksi pelanggan lengkap dan pola pembayaran di [Laporan Pelanggan](./customers-report). ## Butuh Bantuan? Jika Anda memiliki pertanyaan tentang mengelola piutang atau mencatat pembayaran, silakan hubungi tim support kami melalui tombol **Hubungi Kami** di aplikasi Kelola. --- #### Laporan Stok > Pelacakan persediaan komprehensif dengan detail tingkat produk, pergerakan stok, analisis laba, dan laporan yang dapat diunduh ## Apa itu Laporan Stok? **Laporan Stok** memberikan wawasan detail tentang pergerakan dan kinerja persediaan Anda. Ini menunjukkan berapa banyak stok yang masuk, keluar, dan profitabilitas setiap produk selama periode waktu tertentu. ## Mengapa Menggunakan Laporan Stok? Laporan stok membantu Anda: - **Melacak alur persediaan** – Pantau stok masuk, keluar, dan level saat ini - **Mengidentifikasi produk terlaris** – Lihat produk mana yang memiliki volume stok keluar tinggi - **Menganalisis profitabilitas produk** – Pahami produk mana yang menghasilkan laba terbanyak - **Mengoptimalkan level stok** – Identifikasi persediaan yang bergerak lambat vs cepat - **Kinerja staf** – Lacak anggota staf mana yang menangani transaksi stok terbanyak ## Dasbor Laporan Stok Dasbor terdiri dari: ### Kartu Ringkasan | Kartu | Deskripsi | |-------|-----------| | **Total Produk** | Jumlah total produk dalam katalog Anda | | **Total Kuantitas Produk** | Jumlah semua unit yang saat ini ada di stok di semua produk | ### Tabel Detail Produk Daftar komprehensif yang menunjukkan untuk setiap produk: | Kolom | Deskripsi | |-------|-----------| | **Nama Produk** | Nama produk dengan gambar, kategori, dan SKU | | **Stok Masuk** | Total unit yang diterima selama periode yang dipilih | | **Stok Keluar** | Total unit yang terjual/keluar selama periode tersebut | | **Laba** | Laba yang dihasilkan dari produk ini (memerlukan izin) | | **Stok Saat Ini** | Kuantitas stok terbaru yang tersedia | > **Catatan:** Data laba memerlukan izin untuk melihat harga modal. Jika Anda melihat "-", Anda mungkin tidak memiliki akses. ## Cara Melihat Laporan Stok ### Langkah 1: Akses Laporan Stok 1. Masuk ke Kelola.co (Web: [web.kelola.co](https://web.kelola.co) atau Aplikasi Mobile) 2. Dari menu utama, pilih **"Laporan"** 3. Pilih **"Laporan Stok"** ### Langkah 2: Atur Rentang Tanggal Gunakan **pemilih tanggal** untuk memilih periode analisis Anda: - **Preset cepat** – 7 hari terakhir, 30 hari terakhir, bulan ini, bulan lalu, dll. - **Rentang kustom** – Pilih tanggal mulai dan berakhir tertentu Laporan akan menunjukkan pergerakan stok yang terjadi dalam rentang tanggal ini. ### Langkah 3: Filter berdasarkan Staf (Opsional) Gunakan **Filter Staf** untuk: - Melihat transaksi stok oleh anggota staf tertentu - Menganalisis kinerja individu staf - Melacak siapa yang menangani pergerakan stok tertentu Pilih satu atau beberapa staf dari dropdown. ## Memahami Tabel Produk ### Informasi Produk Setiap baris menunjukkan: - **Gambar Produk** – Thumbnail produk - **Nama Produk** – Klik untuk melihat nama lengkap jika terpotong - **Kategori** – Kategori produk - **SKU** – Kode SKU produk ### Stok Masuk Total kuantitas yang diterima melalui: - Transaksi Stok Masuk (pembelian dari supplier) - Transfer Stok dari bisnis lain - Penyesuaian Audit Stok (positif) ### Stok Keluar Total kuantitas yang keluar melalui: - Transaksi Stok Keluar (penjualan ke pelanggan) - Transfer Stok ke bisnis lain - Penyesuaian Audit Stok (negatif) ### Perhitungan Laba ``` Laba Produk = (Stok Keluar × Harga Jual) − (Stok Keluar × Harga Beli) ``` Atau disederhanakan: ``` Laba = Kuantitas Stok Keluar × (Harga Jual − Harga Beli) ``` Ini menunjukkan laba kotor untuk setiap produk selama periode yang dipilih. ### Stok Saat Ini Kuantitas terbaru yang tersedia untuk setiap produk, mencerminkan semua transaksi hingga sekarang (bukan hanya rentang tanggal yang dipilih). ## Mengurutkan Laporan Klik pada header kolom untuk mengurutkan: | Urutkan Berdasarkan | Deskripsi | |---------------------|-----------| | **Nama** | Urutan alfabet berdasarkan nama produk | | **Stok Masuk** | Kuantitas masuk tertinggi ke terendah | | **Stok Keluar** | Kuantitas keluar tertinggi ke terendah | | **Laba** | Laba tertinggi ke terendah (jika dapat diakses) | Klik lagi untuk membalik urutan pengurutan (naik/turun). ## Menganalisis Data Stok Anda ### Identifikasi Produk Cepat Laku Urutkan berdasarkan **Stok Keluar** (menurun) untuk melihat: - Produk terlaris Anda - Produk yang perlu sering diisi ulang - Performer terbaik berdasarkan volume ### Identifikasi Produk Lambat Laku Urutkan berdasarkan **Stok Keluar** (menaik) untuk melihat: - Produk dengan volume penjualan rendah - Potensi stok mati - Item yang mungkin perlu promosi ### Lacak Pola Pembelian Urutkan berdasarkan **Stok Masuk** untuk melihat: - Produk mana yang Anda isi ulang paling sering - Produk dengan aktivitas pembelian tinggi - Pola pengisian musiman ### Analisis Profitabilitas Urutkan berdasarkan **Laba** (jika dapat diakses) untuk melihat: - Produk paling menguntungkan Anda - Produk margin tinggi vs volume tinggi - Produk yang paling berkontribusi pada laba bersih ## Mengunduh Laporan Stok Ekspor data stok detail ke Excel: 1. Terapkan filter yang diinginkan (rentang tanggal, staf) 2. Atur pengurutan yang Anda inginkan 3. Klik tombol **"Unduh"** di kanan atas 4. File Excel akan mencakup: - Nama produk - Kategori - SKU - Kuantitas Stok Masuk - Kuantitas Stok Keluar - Laba (jika dapat diakses) - Kuantitas stok saat ini > **Tips:** Unduh laporan secara teratur untuk melacak tren persediaan dari waktu ke waktu. ## Kasus Penggunaan Umum ### Tinjauan Persediaan Mingguan 1. Atur rentang tanggal ke "7 Hari Terakhir" 2. Tinjau Stok Masuk untuk melihat apa yang diterima 3. Tinjau Stok Keluar untuk melihat apa yang terjual 4. Identifikasi produk yang perlu dipesan ulang ### Analisis Kinerja Bulanan 1. Atur rentang tanggal ke bulan ini 2. Urutkan berdasarkan Laba untuk melihat performer terbaik 3. Identifikasi produk dengan Stok Masuk tinggi tetapi Stok Keluar rendah (kelebihan stok) 4. Rencanakan strategi pembelian untuk bulan berikutnya ### Tinjauan Kinerja Staf 1. Filter berdasarkan anggota staf individu 2. Bandingkan volume Stok Masuk/Keluar 3. Identifikasi kebutuhan pelatihan atau performer terbaik ### Analisis Musiman 1. Atur rentang tanggal ke musim sebelumnya (misalnya, Desember lalu) 2. Bandingkan dengan periode saat ini 3. Identifikasi tren musiman 4. Rencanakan persediaan untuk musim mendatang ## Tips untuk Pelaporan Stok yang Akurat ### Catat Semua Transaksi - Pastikan semua transaksi Stok Masuk, Stok Keluar, dan Audit tercatat - Transaksi yang hilang akan mempengaruhi akurasi laporan ### Tetapkan Harga yang Akurat - Perbarui harga beli untuk perhitungan laba yang akurat - Tetapkan harga jual yang benar untuk pelacakan pendapatan ### Gunakan Unit yang Konsisten - Pastikan unit produk konsisten (pcs, kg, liter, dll.) - Unit yang bercampur dapat menyebabkan kebingungan dalam pelaporan kuantitas ### Audit Rutin - Lakukan audit stok secara berkala untuk memperbaiki ketidaksesuaian - Sesuaikan kuantitas stok agar sesuai dengan hitungan fisik ## Memahami Pergerakan Stok ### Sumber Stok Masuk Kuantitas Stok Masuk berasal dari: - **Pesanan Pembelian** – Membeli dari supplier - **Retur** – Retur pelanggan (jika dicatat sebagai Stok Masuk) - **Transfer** – Stok yang diterima dari lokasi bisnis lain - **Audit** – Penyesuaian positif dari penghitungan stok ### Tujuan Stok Keluar Kuantitas Stok Keluar pergi ke: - **Penjualan** – Dijual ke pelanggan - **Transfer** – Dikirim ke lokasi bisnis lain - **Kerusakan/Kehilangan** – Dicatat melalui Audit Stok - **Penggunaan Internal** – Digunakan untuk operasi bisnis ### Produk yang Dihapus Jika Anda melihat "Produk Dihapus" dalam laporan: - Produk tersebut dihapus dari katalog Anda - Data historis dipertahankan untuk pelaporan - SKU dan kategori mungkin menunjukkan "Info Tidak Ditemukan" ## Bagaimana Data Stok Dihitung ### Pembaruan Real-Time Pergerakan stok dicatat secara real-time saat Anda: - Mencatat transaksi Stok Masuk - Memproses penjualan Stok Keluar - Melakukan Audit Stok - Mentransfer stok antar bisnis ### Sumber Data Laporan menggabungkan data dari: - **Transaksi Stok Masuk** → Kuantitas masuk - **Transaksi Stok Keluar** → Kuantitas keluar - **Katalog Produk** → Level stok saat ini, harga, detail - **Audit Stok** → Penyesuaian kuantitas ### Dampak Rentang Tanggal - **Stok Masuk/Keluar** – Menunjukkan hanya transaksi dalam rentang tanggal yang dipilih - **Stok Saat Ini** – Menunjukkan kuantitas terbaru terlepas dari rentang tanggal (real-time) - **Laba** – Dihitung berdasarkan transaksi dalam rentang tanggal ## Fitur Terkait - **[Laporan Keuangan](./accounting-report)** – Kinerja keuangan bisnis secara keseluruhan - **[Stok Masuk](../stock/record-stock-in)** – Mencatat persediaan masuk - **[Stok Keluar](../stock/record-stock-out)** – Mencatat penjualan dan stok keluar - **[Transfer Stok](../stock/stock-transfer)** – Memindahkan stok antar bisnis - **[Daftar Produk](../features/barcode-scanner)** – Mengelola katalog produk Anda ## Butuh Bantuan? Jika Anda memiliki pertanyaan tentang laporan stok atau memerlukan bantuan menganalisis data persediaan Anda, silakan hubungi tim support kami melalui tombol **Hubungi Kami** di aplikasi Kelola. --- #### Memahami Laporan di Kelola > Panduan lengkap tentang sistem pelaporan di Kelola dan cara menggunakan berbagai laporan untuk menganalisis bisnis Anda. # Memahami Laporan di Kelola ## Ikhtisar Kelola menyediakan berbagai laporan komprehensif untuk membantu Anda menganalisis kinerja bisnis, melacak stok, memantau penjualan, dan mengelola keuangan dengan lebih baik. ## Jenis Laporan ### 1. Laporan Akuntansi Mencakup: - Ringkasan penjualan harian/bulanan/tahunan - Laporan laba rugi - Analisis metode pembayaran - Total diskon dan biaya tambahan ### 2. Laporan Stok Mencakup: - Ringkasan stok saat ini - Riwayat stok masuk dan keluar - Produk stok rendah - Nilai inventaris ### 3. Laporan Piutang Mencakup: - Daftar pelanggan yang berhutang - Total piutang per pelanggan - Riwayat pembayaran piutang ### 4. Laporan Pelanggan Mencakup: - Total pelanggan aktif - Frekuensi pembelian per pelanggan - Total pembelian per pelanggan ### 5. Laporan Pengeluaran Mencakup: - Riwayat pengeluaran bisnis - Kategori pengeluaran - Total pengeluaran per periode ## Fitur Umum Laporan ### Filter Periode Semua laporan mendukung filter periode: - Hari ini - Kemarin - 7 hari terakhir - 30 hari terakhir - Bulan ini - Bulan lalu - Kustom (pilih tanggal) ### Ekspor Data Laporan dapat diekspor ke format CSV untuk analisis lebih lanjut di Excel atau Google Sheets. ### Bagikan Laporan Gunakan fitur bagikan untuk mengirim laporan via WhatsApp, Email, atau aplikasi lain. ## Cara Mengakses Laporan 1. Buka menu **Laporan** dari navigasi utama 2. Pilih kategori laporan yang diinginkan 3. Sesuaikan filter periode sesuai kebutuhan 4. Lihat, ekspor, atau bagikan laporan ## Tips Menggunakan Laporan - **Review rutin**: Periksa laporan penjualan harian untuk memantau performa - **Analisis tren**: Gunakan filter bulanan untuk mengidentifikasi tren musiman - **Pantau stok**: Cek laporan stok rendah secara berkala untuk menghindari kehabisan - **Kelola piutang**: Pantau laporan piutang untuk menagih tepat waktu --- ### sales #### Menangani Retur Penjualan > Proses transaksi retur untuk mengembalikan produk dari pelanggan dan memperbarui stok serta laporan otomatis. # Menangani Retur Penjualan ## Ikhtisar Fitur retur penjualan di Kelola memungkinkan Anda memproses pengembalian produk dari pelanggan dengan mudah. Sistem secara otomatis memperbarui stok dan laporan keuangan Anda. ## Proses Retur ### Retur Dari Riwayat Transaksi 1. Buka menu **Riwayat Transaksi** 2. Cari dan pilih transaksi yang ingin di-retur 3. Tekan tombol **Retur** (tombol dengan ikon panah berputar) 4. Pilih item yang ingin di-retur 5. Masukkan jumlah retur dan alasan (opsional) 6. Konfirmasi retur ### Retur Langsung (Tanpa Transaksi) 1. Buka menu **Retur** 2. Tekan tombol **+** atau **Tambah Retur** 3. Cari dan pilih produk yang di-retur 4. Masukkan jumlah retur 5. Pilih atau tambah pelanggan (opsional) 6. Konfirmasi retur ## Dampak Retur Setelah retur diproses: - **Stok**: Jumlah produk akan bertambah sesuai retur - **Laporan**: Retur akan tercatat di laporan penjualan sebagai nilai negatif - **Laporan Piutang**: Jika transaksi bersifat kredit, saldo piutang akan diperbarui ## Tips Praktis - Selalu verifikasi kondisi produk sebelum memproses retur - Gunakan kolom alasan untuk tracking pola retur - Pantau laporan retur secara berkala untuk mengidentifikasi masalah produk --- #### Mengelola Riwayat Transaksi > Panduan lengkap untuk menemukan, memfilter, mengedit, dan mengelola semua transaksi bisnis Anda di Kelola. Pelajari teknik pencarian, metode ekspor, dan alur kerja transaksi. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Menemukan transaksi apa pun dengan cepat - Memfilter dan mengurutkan riwayat transaksi - Mengedit dan memperbaiki transaksi - Mengekspor data transaksi - Memahami detail transaksi --- ## Memahami Riwayat Transaksi Bagian **History** adalah log aktivitas bisnis lengkap Anda. Setiap pergerakan stok tercatat di sini: | Tipe Transaksi | Kapan Muncul | |----------------|--------------| | **Stock In** | Inventori diterima | | **Stock Out** | Penjualan dilakukan | | **Stock Audit** | Penyesuaian inventori | | **Transfer** | Antar bisnis | | **Expense** | Pengeluaran bisnis | --- ## Mengakses Riwayat Transaksi 1. Ketuk **"History"** di navigasi bawah 2. Lihat daftar semua transaksi (terbaru pertama) 3. Default menampilkan 30 hari terakhir --- ## Menemukan Transaksi Tertentu ### Pencarian Cepat Cara tercepat untuk menemukan transaksi: 1. Ketuk **bilah pencarian** di atas 2. Ketik salah satu: - Nama produk ("Coffee Beans") - Nama pelanggan ("John Smith") - ID Transaksi (jika diketahui) - Jumlah ("50000") 3. Hasil tersaring secara instan ### Filter Lanjutan Ketuk **"Filter"** untuk menyempitkan hasil: **Berdasarkan Tipe Transaksi:** - Stock In saja - Stock Out saja - Stock Audit - Semua tipe **Berdasarkan Rentang Tanggal:** - Hari ini - Kemarin - 7 hari terakhir - 30 hari terakhir - Rentang kustom (pilih tanggal mulai dan akhir) **Berdasarkan Status Pembayaran:** - Paid - Partial - Unpaid - Semua **Berdasarkan Pelanggan:** - Pilih pelanggan tertentu - Atau cari nama pelanggan **Berdasarkan Staf:** - Transaksi oleh karyawan tertentu - Berguna untuk auditing ### Mengurutkan Hasil Ubah urutan sortir: - **Terbaru pertama** (default) - **Terlama pertama** - **Jumlah tertinggi** - **Jumlah terendah** - **Berdasarkan nama pelanggan** --- ## Melihat Detail Transaksi ### Kartu Transaksi Setiap transaksi menampilkan: - **Ikon tipe** (in/out/audit/expense) - **Tanggal dan waktu** - **Nama pelanggan** (jika berlaku) - **Ringkasan produk** - **Jumlah total** - **Badge status pembayaran** ### Tampilan Detail Ketuk transaksi apa pun untuk melihat: **Informasi Header:** - ID Transaksi - Tanggal dan waktu - Staf yang membuatnya - Tipe transaksi **Detail Produk:** - Daftar semua produk - Jumlah - Harga satuan - Subtotal **Ringkasan Keuangan:** - Jumlah total - Jumlah dibayar - Saldo terutang (jika ada) - Metode pembayaran **Info Tambahan:** - Detail pelanggan - Catatan - Supplier (untuk Stock In) - Nomor referensi ### Tindakan dari Tampilan Detail Tindakan yang tersedia (berbeda berdasarkan izin): - **Edit** — Modifikasi transaksi - **Delete** — Hapus transaksi - **Print** — Cetak struk/invoice - **Share** — Kirim via WhatsApp/email - **Duplicate** — Salin untuk transaksi baru - **Return** — Proses return/refund --- ## Mengedit Transaksi ### Kapan Anda Bisa Mengedit Pengeditan diizinkan untuk: - Transaksi terbaru (batas waktu bervariasi berdasarkan pengaturan) - Transaksi Anda sendiri (jika izin diaktifkan) - Transaksi apa pun (owner/admin dengan izin penuh) ### Apa yang Bisa Anda Edit | Bidang | Dapat Diedit? | Catatan | |--------|---------------|---------| | Jumlah produk | ✅ Ya | Mempengaruhi stok | | Harga | ✅ Ya | Mempengaruhi pendapatan | | Pelanggan | ✅ Ya | Memperbarui keterkaitan | | Status pembayaran | ✅ Ya | Memperbarui piutang | | Catatan | ✅ Ya | Tidak berdampak sistem | | Tanggal | ⚠️ Terbatas | Mungkin perlu admin | | Staf | ❌ Tidak | Pembuat dipertahankan | ### Cara Mengedit 1. Buka detail transaksi 2. Ketuk **"Edit"** (kanan atas) 3. Modifikasi bidang sesuai kebutuhan 4. Review perubahan 5. Ketuk **"Simpan"** > **⚠️ Penting:** Pengeditan memengaruhi: > - Level inventori (stok dihitung ulang) > - Laporan keuangan (pendapatan diperbarui) > - Saldo pelanggan (piutang disesuaikan) > > Edit dengan hati-hati dan dokumentasikan alasan di catatan. --- ## Menghapus Transaksi ### Kapan Menghapus vs. Mengedit **Hapus saat:** - Transaksi benar-benar salah - Entri duplikat - Transaksi uji coba **Edit saat:** - Koreksi minor diperlukan - Jumlah sedikit salah - Pelanggan salah ### Cara Menghapus 1. Buka detail transaksi 2. Ketuk menu tiga titik 3. Pilih **"Hapus"** 4. Konfirmasi penghapusan 5. (Opsional) Masukkan alasan untuk audit log > **⚠️ Peringatan:** > - Penghapusan bersifat permanen > - Level stok dikembalikan > - Catatan keuangan disesuaikan > - Tindakan mungkin dicatat ### Pemulihan Transaksi yang dihapus: - Tidak dapat dipulihkan oleh pengguna - Mungkin dapat dipulihkan oleh support (hubungi dalam 30 hari) - Pertimbangkan untuk mengekspor data sebelum penghapusan besar --- ## Mengekspor Data Transaksi ### Opsi Ekspor **Untuk akuntansi:** 1. Terapkan filter (rentang tanggal, tipe) 2. Ketuk **"Export"** 3. Pilih format: - **Excel/CSV** — Untuk spreadsheet - **PDF** — Untuk catatan - **JSON** — Untuk developer 4. Pilih bidang untuk disertakan 5. Unduh file ### Bidang Ekspor yang Tersedia - ID Transaksi - Tanggal dan waktu - Tipe (In/Out/Audit) - Produk (dengan jumlah) - Nama pelanggan - Jumlah total - Status pembayaran - Metode pembayaran - Anggota staf - Catatan ### Ekspor Terjadwal **Untuk pelaporan rutin:** Beberapa paket mendukung: - Ekspor email mingguan - Laporan otomatis bulanan - Akses API untuk integrasi Hubungi support untuk mengatur. --- ## Alur Kerja Transaksi ### Rekonsiliasi Harian **Rutinitas akhir hari:** 1. Buka History 2. Filter "Hari ini" 3. Review semua transaksi: - Verifikasi jumlah cocok dengan kas register - Periksa entri yang hilang - Catat ketidaksesuaian apa pun 4. Ekspor untuk catatan 5. Selesaikan masalah apa pun ### Review Mingguan **Pemeriksaan kesehatan bisnis:** 1. Filter "7 hari terakhir" 2. Urutkan berdasarkan jumlah (tinggi ke rendah) 3. Review: - Penjualan teratas - Transaksi yang tidak biasa - Pembayaran tertunda 4. Tindak lanjuti piutang ### Pelaporan Bulanan **Ringkasan keuangan:** 1. Atur rentang tanggal kustom (bulan) 2. Ekspor semua transaksi 3. Impor ke software akuntansi 4. Rekonsiliasi dengan rekening bank --- ## Troubleshooting Masalah Umum ### "Transaksi tidak ditemukan" - Periksa rentang tanggal di filter - Coba istilah pencarian berbeda - Verifikasi transaksi tidak dihapus - Periksa apakah melihat bisnis yang benar (pengguna multi-bisnis) ### "Tidak dapat mengedit transaksi" - Batas waktu pengeditan mungkin telah berakhir - Izin tidak mencukupi - Transaksi sudah diekspor ke akuntansi (terkunci) - Hubungi owner/admin untuk bantuan ### "Transaksi duplikat" - Cari jumlah/tanggal yang mirip - Hapus yang salah - Tambahkan catatan menjelaskan koreksi - Review proses untuk mencegah duplikat di masa depan ### "Pelanggan yang salah terlampir" - Edit transaksi untuk mengubah pelanggan - Atau hapus dan buat ulang - Riwayat pelanggan diperbarui otomatis ### "Ekspor tidak berfungsi" - Periksa koneksi internet - Kurangi rentang tanggal (coba potongan lebih kecil) - Bersihkan cache aplikasi - Coba format berbeda --- ## FAQ **Q: Berapa lama riwayat transaksi disimpan?** A: Selamanya! Kelola menyimpan semua riwayat transaksi selama akun Anda aktif. **Q: Bisakah saya melihat transaksi dari semua bisnis saya?** A: Tidak, History per-bisnis. Beralih bisnis di menu Account untuk melihat lokasi lain. **Q: Bisakah staf melihat semua transaksi atau hanya milik mereka sendiri?** A: Tergantung izin. Staf dengan `view_all_transactions` dapat melihat semuanya; jika tidak hanya milik mereka sendiri. **Q: Bagaimana cara menemukan transaksi dari bulan lalu?** A: Gunakan filter rentang tanggal kustom, atau cari berdasarkan nama pelanggan/produk. **Q: Bisakah saya menghapus transaksi secara massal?** A: Tidak disarankan. Penghapusan massal dibatasi. Hubungi support jika benar-benar diperlukan. **Q: Apa perbedaan antara Delete dan Return?** A: Delete menghapus transaksi sepenuhnya. Return membuat transaksi pembalik sambil menyimpan catatan asli. **Q: Bisakah saya melampirkan file ke transaksi?** A: Saat ini tidak, tetapi Anda dapat menyertakan referensi file (nomor invoice, ID foto) di catatan. --- #### Mencatat Penjualan dan Transaksi > Panduan langkah demi langkah untuk mencatat penjualan di Kelola. Pelajari cara memproses pesanan pelanggan, menangani berbagai metode pembayaran, dan mengelola alur kerja penjualan. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Mencatat transaksi penjualan dengan cepat - Menangani berbagai metode pembayaran - Menambahkan pelanggan ke transaksi - Memproses pembayaran parsial - Melihat dan mengelola riwayat transaksi --- ## Mencatat Penjualan (Stock Out) ### Metode 1: Penjualan Cepat (Tercepat) Terbaik untuk: Kecepatan, satu atau beberapa item, produk yang sudah dikenal 1. **Ketuk tombol "+"** di navigasi bawah 2. Pilih **"Stock Out"** 3. **Temukan produk** menggunakan: - Bilah pencarian (ketik nama produk) - Filter kategori - Gulir katalog 4. **Ketuk setiap produk** untuk menambahkan ke penjualan 5. **Masukkan jumlah** untuk setiap item 6. **Atur harga** (default ke harga produk, dapat diedit) 7. (Opsional) **Pilih pelanggan** — ketuk "Tambah Pelanggan" 8. (Opsional) **Tambah catatan** — metode pembayaran, instruksi khusus 9. **Periksa total** 10. Ketuk **"Submit"** ✅ **Pemeriksaan Sukses:** Transaksi tersimpan! Stok berkurang secara otomatis. --- ### Metode 2: Dengan Pemindai Barcode Terbaik untuk: Lingkungan retail, banyak item, checkout cepat **Aplikasi Mobile:** 1. Di Stock Out, ketuk ikon **"Scan"** 2. Arahkan kamera ke barcode 3. Produk otomatis ditambahkan ke keranjang 4. Sesuaikan jumlah jika diperlukan 5. Lanjutkan memindai atau ketuk **"Selesai"** **Web dengan Pemindai:** 1. Klik tombol **"Scan Barcode"** 2. Pindai dengan pemindai barcode USB 3. Produk otomatis ditambahkan 4. Pindai item berikutnya atau selesai > **💡 Tips Pro:** Tahan tombol pemindai dan pindai beberapa item secara cepat untuk checkout massal. --- ## Menambahkan Informasi Pelanggan Lacak siapa yang melakukan pembelian untuk manajemen pelanggan yang lebih baik. ### Memilih Pelanggan yang Sudah Ada 1. Di layar Stock Out, ketuk kolom **"Pelanggan"** 2. Cari berdasarkan nama atau nomor telepon 3. Ketuk nama pelanggan untuk memilih 4. Info pelanggan terlampir pada transaksi ### Menambahkan Pelanggan Baru 1. Ketuk kolom **"Pelanggan"** 2. Ketuk **"+ Tambah Pelanggan Baru"** 3. Masukkan: - Nama (wajib) - Nomor telepon (opsional) - Email (opsional) - Alamat (opsional) 4. Ketuk **"Simpan"** 5. Pelanggan otomatis terpilih untuk transaksi ini > **Mengapa Menambahkan Pelanggan?** > - Lacak riwayat pembelian per pelanggan > - Identifikasi pelanggan terbaik > - Kelola pelacakan kredit/hutang > - Kirim struk via WhatsApp/email --- ## Penanganan Pembayaran ### Opsi Status Pembayaran | Status | Gunakan Saat... | Hasil | |--------|-----------------|-------| | **Paid** | Pelanggan membayar penuh | Tidak ada hutang tercatat | | **Partial** | Pelanggan membayar sebagian sekarang | Saldo dilacak sebagai hutang | | **Unpaid** | Akan membayar nanti | Jumlah penuh dilacak sebagai hutang | ### Mengatur Status Pembayaran 1. Sebelum submit, ketuk **"Status Pembayaran"** 2. Pilih status: - **Paid**: Masukkan jumlah diterima (default: jumlah penuh) - **Partial**: Masukkan jumlah diterima sekarang - **Unpaid**: Tidak ada pembayaran diterima 3. Ketuk **"Konfirmasi"** 4. Selesaikan transaksi ### Alur Kerja Pembayaran Parsial Saat pelanggan membayar sebagian sekarang, sisanya nanti: 1. Atur status ke **"Partial"** 2. Masukkan **jumlah diterima** (misalnya, 50000 dari total 100000) 3. Submit transaksi 4. Sisa saldo dilacak di: - Profil pelanggan - Laporan piutang - Riwayat transaksi **Mencatat Pembayaran Akhir:** 1. Buka **History** 2. Temukan transaksi asli 3. Ketuk **"Tambah Pembayaran"** 4. Masukkan jumlah pembayaran 5. Simpan --- ## Mengelola Detail Transaksi ### Menambahkan Catatan Tambahkan konteks ke transaksi: - **Metode pembayaran**: "Cash", "Credit Card", "Transfer" - **Nomor referensi**: Nomor Invoice, PO - **Instruksi khusus**: "Antar besok", "Bungkus kado" - **Referensi staf**: Siapa yang menangani penjualan Untuk menambah catatan: 1. Gulir ke kolom **"Catatan"** di Stock Out 2. Ketik catatan Anda (maks 200 karakter) 3. Termasuk dalam catatan transaksi ### Mengubah Tanggal Transaksi Untuk mencatat penjualan masa lalu: 1. Ketuk kolom **"Tanggal"** (default ke hari ini) 2. Pilih tanggal transaksi aktual 3. Pilih waktu jika diperlukan 4. Konfirmasi > **Catatan:** Mengedit tanggal mungkin memerlukan izin owner/admin. --- ## Review Ringkasan Transaksi Sebelum submit, verifikasi: | Elemen | Yang Perlu Diperiksa | |--------|---------------------| | **Daftar Produk** | Item dan jumlah yang benar | | **Harga** | Harga jual akurat | | **Subtotal** | Jumlah semua item | | **Pelanggan** | Pelanggan yang benar terpilih | | **Status Pembayaran** | Paid/Partial/Unpaid benar | | **Catatan** | Info penting tercatat | | **Tanggal** | Tanggal transaksi benar | --- ## Setelah Penjualan ### Tindakan Segera **Cetak Struk:** 1. Setelah submit, ketuk **"Cetak Struk"** 2. Hubungkan ke printer Bluetooth (hanya pertama kali) 3. Struk tercetak otomatis **Bagikan Invoice:** 1. Ketuk **"Bagikan Invoice"** 2. Pilih format: PDF, WhatsApp, Email 3. Kirim ke pelanggan ### Melihat di History Semua penjualan muncul di **History**: - Ketuk **"History"** di navigasi bawah - Filter berdasarkan tipe **"Stock Out"** - Cari berdasarkan pelanggan, produk, atau tanggal - Ketuk transaksi apa pun untuk detail --- ## Menangani Skenario Khusus ### Return dan Refund Saat pelanggan mengembalikan item: 1. Buka **History** 2. Temukan transaksi penjualan asli 3. Ketuk **"Return"** atau **"Refund"** 4. Pilih item yang dikembalikan 5. Masukkan jumlah return 6. Pilih metode refund: - Cash refund - Store credit - Exchange 7. Submit > **Hasil:** Stok bertambah secara otomatis. Catatan keuangan disesuaikan. ### Diskon dan Perubahan Harga **Penurunan Harga Sementara:** 1. Di Stock Out, ketuk kolom harga 2. Masukkan harga jual baru 3. Harga berlaku untuk transaksi ini saja **Catatan:** Untuk perubahan harga permanen, edit produk saja. ### Split Pembayaran Saat pelanggan membayar dengan beberapa metode: 1. Atur status pembayaran awal 2. Di catatan, tulis: "Cash: 50000, Card: 50000" 3. Catat jumlah aktual 4. Untuk pelacakan detail, gunakan pembayaran parsial --- ## Laporan Penjualan ### Metrik Real-time Lihat data penjualan di **Reports**: - **Penjualan Hari Ini**: Dari Home dashboard - **Penjualan per Periode**: Harian, mingguan, bulanan - **Penjualan per Produk**: Best sellers - **Penjualan per Pelanggan**: Pelanggan terbaik ### Mengekspor Data Penjualan 1. Buka **History** 2. Terapkan filter (rentang tanggal, tipe) 3. Ketuk **"Export"** 4. Pilih format: PDF, Excel, CSV 5. Bagikan atau simpan file --- ## Praktik Terbaik ### Untuk Akurasi - ✅ Selalu periksa ulang jumlah sebelum submit - ✅ Verifikasi pemilihan pelanggan untuk pelacakan kredit - ✅ Tambahkan catatan untuk transaksi yang tidak biasa - ✅ Hitung cash sebelum menandai "Paid" ### Untuk Kecepatan - ✅ Pelajari keyboard shortcuts (web) - ✅ Gunakan pemindai barcode untuk retail - ✅ Simpan pelanggan sering sebagai favorit - ✅ Gunakan quick-add untuk item umum ### Untuk Pelayanan Pelanggan - ✅ Lampirkan pelanggan ke setiap transaksi jika memungkinkan - ✅ Kirim struk digital via WhatsApp - ✅ Catat preferensi di catatan pelanggan - ✅ Tindak lanjuti transaksi yang belum dibayar dengan cepat --- ## Troubleshooting ### "Produk tidak ditemukan" - Periksa ejaan di pencarian - Coba pindai barcode sebagai gantinya - Verifikasi produk ada di katalog ### "Stok tidak mencukupi" - Periksa stok saat ini di Produk - Mungkin perlu mencatat stock in terlebih dahulu - Verifikasi tidak ada transaksi tertunda ### "Tidak dapat mengubah status pembayaran" - Pengeditan dibatasi setelah waktu tertentu - Hubungi owner/admin untuk penyesuaian - Buat transaksi penyesuaian sebagai gantinya ### "Struk tidak tercetak" - Periksa koneksi Bluetooth - Verifikasi printer memiliki kertas - Coba hubungkan ulang printer di Account → Settings --- ## FAQ **Q: Bisakah saya mengedit penjualan setelah submit?** A: Ya, dengan izin yang sesuai. Buka History, temukan transaksi, dan ketuk Edit. Beberapa bidang mungkin dibatasi. **Q: Bagaimana cara menangani tip/gratuity?** A: Tambahkan sebagai produk "Tip" terpisah, atau sertakan di catatan. Untuk pelacakan detail, buat kategori pendapatan tips. **Q: Bagaimana jika saya salah memasukkan jumlah?** A: Edit transaksi di History, atau buat transaksi return/penyesuaian untuk memperbaiki stok. **Q: Bisakah saya menduplikasi penjualan sebelumnya?** A: Temukan transaksi di History, ketuk tiga titik, dan pilih "Duplicate". Modifikasi sesuai kebutuhan. **Q: Bagaimana cara melacak penjualan per staf?** A: Setiap transaksi mencatat staf yang membuatnya. Lihat Staff Reports untuk rincian per anggota tim. --- ### Manajemen Karyawan #### Cara Undang Staff > Panduan mengundang staff di Kelola.co untuk kolaborasi tim ## Cara Undang Staff Kelola.co menyediakan akses dan izin terbatas untuk mendukung kolaborasi bersama tim. Berikut cara mengundang staff di Kelola.co: 1. **Login ke Akun**: Masuk ke akun Kelola.co Anda. 2. **Pilih menu “Staff”**. 3. **Pilih “Tambah Staff”**: Lalu pilih akses apa saja yang dapat diakses oleh staff. 4. **Pilih “Simpan”**: Anda akan mendapatkan kode undangan. 5. **Kirim Undangan**: Bagikan ke WhatsApp atau salin kode undangan. Staff yang diundang akan menerima pesan kode undangan untuk bergabung ke Bisnis Anda. --- #### Cara Staff Gabung ke Bisnis > Cara bergabung ke bisnis sebagai staff untuk bisa melakukan berbagai macam kolaborasi. ## Untuk Pengguna Baru ### 1. Dapatkan kode undangan staff Untuk mendapatkan kode undangan staff, pemilik bisnis harus membuat undangan terlebih dahulu di menu staff di dalam aplikasi Kelola versi Android ataupun Kelola versi Web. Atau baca artikel [Cara Undang Staff](../staff/invite-staff) ### 2. Buat akun Kelola Sebagai staff, daftarkan diri Anda ke aplikasi Kelola dahulu. Anda bisa download aplikasi Kelola di [kelola.co](https://kelola.co). Kemudian daftar dengan menggunakan akun Google. ### 3. Pilih Gabung Bisnis Setelah berhasil mendaftar, selanjutnya pilih tombol **Gabung Bisnis**. Kemudian masukkan kode undangan yang telah dikirimkan oleh pemilik Bisnis yang mengundang Anda. Harap perhatikan huruf besar dan kecilnya. ### 4. Selesai Jika kode yang Anda masukkan benar, maka Anda akan otomatis bergabung menjadi Staff dari bisnis tersebut. Anda hanya bisa melakukan aktivitas yang telah di izinkan oleh pemilik Bisnis. ## Untuk Pengguna yang Telah Terdaftar Jika Anda telah memiliki akun Kelola sebelumnya, Anda bisa mencari kembali ke halaman awal Kelola. Dengan cara: - Logout dan login ulang. Atau, - Klik Menu, kemudian klik **Ganti Bisnis** --- #### Mengelola Anggota Tim > Panduan untuk mengelola staf setelah mereka bergabung. Pelajari cara memperbarui izin, memantau aktivitas, menangani keberangkatan, dan menjaga efisiensi tim. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Pada akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Melihat dan memperbarui izin staf - Memantau aktivitas tim - Menangani keberangkatan staf - Memecahkan masalah akses - Menjaga efisiensi tim --- ## Dashboard Manajemen Staff ### Mengakses Manajemen Tim 1. Ketuk **"Akun"** (kanan bawah) 2. Ketuk **"Manajemen Staff"** 3. Lihat semua anggota tim ### Memahami Daftar Staff Setiap entri menunjukkan: | Elemen | Arti | |--------|------| | **Nama** | Nama anggota staf | | **Peran** | Badge Owner/Admin/Staff | | **Status** | Aktif/Nonaktif/Menunggu | | **Terakhir Aktif** | Kapan terakhir mereka menggunakan aplikasi | --- ## Melihat Detail Staff ### Profil Individual Ketuk anggota staf apa pun untuk melihat: **Informasi Dasar:** - Nama lengkap - Alamat email - Nomor telepon - Tanggal bergabung **Informasi Akses:** - Peran saat ini - Daftar izin - Asosiasi bisnis **Ringkasan Aktivitas:** - Total transaksi - Waktu terakhir aktif - Aktivitas terbaru ### Timeline Aktivitas Lihat apa yang telah dilakukan anggota staf: 1. Buka profil staf 2. Gulir ke **Aktivitas** 3. Lihat daftar kronologis: - Transaksi yang dibuat - Produk yang ditambahkan - Perubahan yang dilakukan - Waktu login > **Gunakan untuk:** Tinjauan kinerja, kebutuhan pelatihan, jejak audit. --- ## Memperbarui Izin ### Kapan Harus Memperbarui **Naikkan ketika:** - Mengambil lebih banyak tanggung jawab - Terbukti dapat dipercaya - Perlu akses tambahan **Batasi ketika:** - Perubahan peran - Kesalahan yang dilakukan - Kekhawatiran keamanan **Sesuaikan ketika:** - Fitur baru ditambahkan - Perubahan proses - Umpan balik diterima ### Cara Mengubah Izin 1. Buka **Manajemen Staff** 2. Pilih anggota staf 3. Ketuk **"Izin"** 4. Aktifkan izin spesifik: | Kategori | Opsi | |----------|------| | **Produk** | Lihat, Tambah, Edit, Hapus, Lihat Biaya | | **Stok** | Stock In, Stock Out, Audit, Edit Riwayat | | **Penjualan** | Buat, Edit Sendiri, Edit Semua, Hapus | | **Pelanggan** | Lihat, Tambah, Edit, Hapus | | **Laporan** | Lihat Dasar, Lihat Keuangan, Ekspor | | **Staff** | Lihat, Undang, Kelola | 5. Ketuk **"Simpan"** > **Perubahan berlaku segera.** Staff melihat izin baru pada tindakan berikutnya. ### Menggunakan Template Izin Set izin cepat: 1. Di layar Izin 2. Ketuk **"Terapkan Template"** 3. Pilih: - **Cashier** — Hanya penjualan - **Warehouse** — Hanya inventori - **Manager** — Operasi + laporan - **Custom** — Template tersimpan Anda 4. Sesuaikan sesuai kebutuhan 5. Simpan --- ## Mengubah Peran Staff ### Menaikkan ke Admin **Kapan harus menaikkan:** - Mengelola staf lain - Membuat keputusan operasional - Dipercaya dengan data sensitif **Cara menaikkan:** 1. Buka profil staf 2. Ketuk **"Ubah Peran"** 3. Pilih **"Admin"** 4. Konfirmasi kenaikan 5. Tinjau izin > **⚠️ Peringatan:** Admin dapat mengundang staf lain. Pastikan kepercayaan sebelum menaikkan. ### Menurunkan ke Staff **Kapan harus menurunkan:** - Pengurangan peran - Akses terlalu luas - Masalah kinerja **Cara menurunkan:** 1. Buka profil staf 2. Ketuk **"Ubah Peran"** 3. Pilih **"Staff"** 4. Konfirmasi 5. Tinjau izin yang dibatasi > **Catatan:** Penurunan segera berlaku. Staff kehilangan akses admin segera. --- ## Memantau Aktivitas Tim ### Laporan Staff Lihat performa tim: 1. Buka **Laporan → Laporan Staff** 2. Pilih rentang tanggal 3. Lihat metrik: | Metrik | Apa yang Ditunjukkan | |--------|----------------------| | **Transaksi** | Jumlah penjualan/entri stok | | **Item Terjual** | Total produk yang dipindahkan | | **Pendapatan** | Jumlah penjualan yang dihasilkan | | **Rata-rata Transaksi** | Ukuran penjualan tipikal | ### Performa Individual Telaah mendalam tentang satu anggota staf: 1. Buka Manajemen Staff 2. Pilih staf 3. Ketuk **"Performa"** 4. Lihat: - Aktivitas harian - Perbandingan dengan rata-rata tim - Tren dari waktu ke waktu ### Peringatan Aktivitas Atur notifikasi untuk: - Transaksi besar - Aktivitas jam yang tidak biasa - Beberapa edit - Upaya login yang gagal Konfigurasi di **Akun → Notifikasi**. --- ## Menangani Keberangkatan Staff ### Saat Staff Keluar **Tindakan segera:** 1. **Nonaktifkan Akses** (jangan hapus) - Buka Manajemen Staff - Pilih anggota staf - Alihkan **"Aktif"** ke OFF - Akses segera diblokir 2. **Tinjau Aktivitas Terbaru** - Periksa transaksi terakhir - Verifikasi tidak ada yang tertunda - Catat masalah apa pun 3. **Pemeriksaan Serah Terima** - Piutang yang mereka kelola - Masalah pelanggan yang sedang berlangsung - Inventori yang mereka lacak > **💡 Praktik Terbaik:** Nonaktifkan akses selama wawancara keluar atau pada hari terakhir. ### Mengapa Nonaktifkan Daripada Hapus **Simpan catatan untuk:** - Jejak audit transaksi - Pelaporan historis - Persyaratan hukum/kepatuhan - Referensi masa depan **Staff yang dinonaktifkan:** - Tidak dapat login - Tidak dihitung dalam batas langganan - Tetap ada dalam laporan historis - Dapat diaktifkan kembali jika kembali ### Mengaktifkan Kembali Staff Jika staf kembali: 1. Temukan staf di daftar (menunjukkan "Nonaktif") 2. Ketuk **"Aktifkan Kembali"** 3. Konfirmasi 4. Tinjau izin (mungkin perlu pembaruan) 5. Kirim undangan baru jika diperlukan --- ## Praktik Terbaik Manajemen Tim ### Tinjauan Berkala **Bulanan:** - Tinjau laporan aktivitas staf - Periksa penyesuaian izin yang diperlukan - Verifikasi tidak ada akses tidak sah **Triwulanan:** - Audit izin — hapus akses yang tidak perlu - Tinjauan peran — kenaikan/penurunan - Penilaian kebutuhan pelatihan ### Pemeliharaan Keamanan ✅ **Audit reguler** - Tinjau siapa yang memiliki akses - Hapus staf lama - Periksa level izin ✅ **Kebijakan password** - Dorong password kuat - Perubahan password reguler - Tidak ada berbagi password ✅ **Manajemen perangkat** - Perangkat perusahaan: pertahankan kontrol - Perangkat pribadi: hapus data saat keluar - Kemampuan penghapusan jarak jauh (jika tersedia) ### Komunikasi ✅ **Perubahan izin** - Beritahu staf saat akses berubah - Jelaskan mengapa - Tawarkan pelatihan jika diperlukan ✅ **Ekspektasi peran** - Deskripsi pekerjaan yang jelas - Izin yang ditentukan selaras dengan peran - Umpan balik reguler --- ## Pemecahan Masalah ### "Staff tidak dapat login" **Periksa:** - Akun masih Aktif (tidak dinonaktifkan) - Menggunakan email/telepon yang benar - Aplikasi diperbarui ke versi terbaru - Koneksi internet **Coba:** - Reset password - Instal ulang aplikasi - Hubungi dukungan jika persisten ### "Staff melihat bisnis yang salah" **Penyebab:** Akun multi-bisnis, pemilihan salah **Perbaiki:** 1. Staff mengetuk nama bisnis (atas aplikasi) 2. Memilih bisnis yang benar 3. Atau menggunakan Ganti Bisnis di Akun ### "Izin tidak berfungsi" **Periksa:** - Perubahan berhasil disimpan - Staff memulai ulang aplikasi - Tidak ada izin yang bertentangan - Langganan aktif **Coba:** - Alihkan izin off dan on - Log out dan login kembali - Terapkan ulang template ### "Tidak dapat mengubah peran seseorang" **Pembatasan:** - Hanya Owner yang dapat mengubah peran Admin - Tidak dapat menurunkan diri sendiri - Beberapa perubahan perlu persetujuan Owner **Solusi:** - Hubungi Owner bisnis - Minta perubahan izin - Dokumentasikan alasan untuk audit ### "Laporan staff menunjukkan data salah" **Periksa:** - Rentang tanggal yang benar - Anggota staf yang tepat dipilih - Transaksi diatribusikan dengan benar - Sinkronisasi selesai (tarik ke bawah untuk refresh) --- ## FAQ **Q: Bisakah saya melihat apa yang dilakukan staf secara real-time?** A: Aktivitas muncul dalam laporan segera setelah tindakan. Tidak benar-benar real-time tetapi mendekati real-time. **Q: Dapatkah staf melihat mereka sedang dipantau?** A: Staf tahu transaksi mereka dicatat. Laporan aktivitas hanya untuk Owner/Admin. **Q: Apa yang terjadi pada transaksi jika saya menghapus anggota staf?** A: Transaksi tetap ada tetapi menunjukkan "[Pengguna Dihapus]" sebagai pembuat. Lebih baik nonaktifkan daripada hapus. **Q: Dapatkah staf bekerja offline?** A: Ya, tetapi aktivitas sinkron saat online. Pantau masalah sinkronisasi yang tertunda. **Q: Bagaimana saya tahu jika staf membagikan login mereka?** A: Perhatikan: login bersamaan, data lokasi yang tidak biasa, aktivitas di luar jam kerja. **Q: Bisakah saya membatasi staf ke jendela waktu tertentu?** A: Saat ini belum. Pantau melalui laporan aktivitas dan tangani masalah secara langsung. **Q: Bagaimana jika staf kehilangan ponsel mereka?** A: Nonaktifkan akun mereka segera. Aktifkan kembali saat mereka memiliki perangkat baru. --- #### Memahami Peran dan Izin Pengguna > Panduan lengkap tentang sistem izin Kelola. Pelajari tentang peran Owner, Admin, dan Staff, apa yang dapat dilakukan masing-masing, dan cara mengatur kontrol akses untuk tim Anda. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Pada akhir panduan ini, Anda akan memahami: - Tiga peran pengguna di Kelola - Apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan setiap peran - Cara memberikan izin yang sesuai - Praktik terbaik untuk kontrol akses tim - Cara mengaudit dan mengelola aktivitas staf --- ## Ikhtisar Peran Pengguna Kelola memiliki tiga peran bawaan yang dirancang untuk tanggung jawab berbeda: | Peran | Terbaik Untuk | Tingkat Akses | |-------|---------------|---------------| | **Owner** | Pemilik bisnis, pendiri | Akses penuh | | **Admin** | Manajer, supervisor | Akses diperluas | | **Staff** | Karyawan, kasir, pekerja | Akses terbatas | --- ## Peran Owner ### Siapa yang Seharusnya Menjadi Owner - Pendiri/pemilik bisnis - Pemegang akun utama - Orang yang bertanggung jawab atas operasi bisnis ### Kemampuan #### ✅ Akses Penuh Ke: - **Pengaturan Bisnis** - Mengedit informasi bisnis - Mengubah paket langganan - Mengarsipkan/menghapus bisnis - Mengelola semua metode pembayaran - **Manajemen Staff** - Mengundang staf baru - Menghapus anggota staf - Mengubah peran staf - Melihat semua aktivitas staf - **Manajemen Produk** - Menambah/mengedit/menghapus semua produk - Mengelola kategori - Mengatur harga beli (biaya) - Impor produk massal - **Data Keuangan** - Melihat laporan keuangan lengkap - Melihat harga beli dan margin keuntungan - Mengakses laporan akuntansi - Mengekspor semua data - **Kontrol Transaksi** - Mengedit transaksi apa pun - Menghapus transaksi - Melihat semua riwayat transaksi - Mengesampingkan pembatasan apa pun - **Konfigurasi Sistem** - Mengatur printer - Mengkonfigurasi notifikasi - Mengelola integrasi - Mengakses pengaturan API ### Keterbatasan - Tidak dapat menghapus diri sendiri tanpa mentransfer kepemilikan - Perubahan langganan mungkin memerlukan konfirmasi pembayaran --- ## Peran Admin ### Siapa yang Seharusnya Menjadi Admin - Manajer toko - Supervisor - Staf senior yang tepercaya - Akuntan/buku keeper ### Kemampuan #### ✅ Dapat Melakukan: - **Manajemen Staff** - Mengundang pengguna level Staff - Melihat daftar staf (tidak dapat menghapus Owner) - Melihat laporan aktivitas staf - **Manajemen Produk** - Menambah dan mengedit produk - Mengelola kategori - Memperbarui jumlah stok - Melihat harga beli (jika diaktifkan) - **Transaksi** - Mencatat semua jenis transaksi - Mengedit transaksi terbaru - Melihat riwayat transaksi - Memproses retur - **Laporan** - Mengakses sebagian besar laporan - Mengekspor data - Melihat analitik #### ❌ Tidak Dapat Melakukan: - Menghapus Owner atau Admin lain - Mengubah paket langganan - Mengarsipkan/menghapus bisnis - Mengedit transaksi pribadi Owner - Mengakses beberapa pengaturan keuangan sensitif --- ## Peran Staff ### Siapa yang Seharusnya Menjadi Staff - Penjual - Kasir - Pekerja gudang - Karyawan paruh waktu ### Kemampuan Default #### ✅ Biasanya Dapat Melakukan: - **Operasi Harian** - Mencatat Stock Out (penjualan) - Melihat katalog produk - Memeriksa level stok - Mencetak struk - **Interaksi Pelanggan** - Menambah pelanggan baru - Melihat daftar pelanggan - Mencatat pembelian pelanggan - Mencetak struk pelanggan #### ❌ Tidak Dapat Melakukan (default): - Menghapus transaksi - Mengedit transaksi masa lalu - Melihat harga beli (biaya) - Melihat margin keuntungan - Mengakses laporan keuangan - Mengundang staf lain - Mengubah pengaturan bisnis - Mengelola langganan --- ## Sistem Izin Granular Selain peran dasar, Kelola memungkinkan izin yang disesuaikan dengan lebih rinci. ### Kategori Izin #### 1. Izin Produk | Izin | Deskripsi | |------|-----------| | `view_products` | Melihat katalog produk | | `add_products` | Membuat produk baru | | `edit_products` | Memodifikasi produk yang ada | | `delete_products` | Menghapus produk | | `view_buying_price` | Melihat info biaya/harga | #### 2. Izin Stok | Izin | Deskripsi | |------|-----------| | `stock_in` | Mencatat stok masuk | | `stock_out` | Mencatat penjualan/stok keluar | | `stock_audit` | Melakukan penghitungan stok | | `view_stock_history` | Melihat pergerakan stok | | `edit_stock_records` | Memodifikasi entri masa lalu | #### 3. Izin Transaksi | Izin | Deskripsi | |------|-----------| | `create_transactions` | Mencatat transaksi baru | | `edit_own_transactions` | Mengedit entri mereka sendiri | | `edit_all_transactions` | Mengedit entri siapa pun | | `delete_transactions` | Menghapus transaksi | | `view_all_transactions` | Melihat riwayat lengkap | #### 4. Izin Laporan | Izin | Deskripsi | |------|-----------| | `view_basic_reports` | Ringkasan penjualan sederhana | | `view_financial_reports` | Laba/rugi, akuntansi | | `view_staff_reports` | Performa tim | | `export_data` | Mengunduh laporan | #### 5. Izin Staff | Izin | Deskripsi | |------|-----------| | `invite_staff` | Menambah anggota tim baru | | `manage_staff` | Mengedit/menghapus staf | | `view_staff_activity` | Melihat apa yang dilakukan staf | --- ## Mengatur Izin ### Template Peran Default Saat mengundang staf, pilih preset: | Template | Terbaik Untuk | Izin Utama | |----------|---------------|------------| | **Cashier** | Penjualan front desk | Stock out, tambah pelanggan, cetak struk | | **Warehouse** | Staf inventori | Stock in/out, lihat stok, tanpa harga | | **Manager** | Supervisor toko | Semua operasi, laporan, tanpa pengaturan admin | | **Accountant** | Buku keeper | Lihat semua data, laporan, tanpa operasi stok | | **Custom** | Peran khusus | Anda memilih setiap izin | ### Membuat Izin Kustom 1. Buka **Akun → Manajemen Staff** 2. Pilih anggota staf 3. Ketuk **"Izin"** 4. Aktifkan/nonaktifkan izin individual 5. Simpan perubahan > **💡 Praktik Terbaik:** Mulailah dengan pembatasan, kemudian berikan lebih banyak akses sesuai kebutuhan. Lebih mudah menambahkan izin daripada menghapusnya. --- ## Praktik Terbaik Penetapan Peran ### Untuk Tim Kecil (1-5 orang) ``` Owner: 1 orang (pemilik bisnis) Admin: 1 orang (manajer atau staf senior) Staff: 2-3 orang (semua orang lain) ``` ### Untuk Tim Sedang (5-15 orang) ``` Owner: 1 orang Admin: 2-3 orang (supervisor shift) Staff: 5-12 orang (kasir, gudang) Custom: 1-2 orang (akuntan dengan akses khusus) ``` ### Untuk Multi-Lokasi ``` Setiap Lokasi: - 1 Admin (manajer lokasi) - 2-5 Staff (pekerja lokasi) Pusat: - Owner (pengawasan keseluruhan) - 1 Admin (manajer regional) ``` --- ## Pertimbangan Keamanan ### Praktik Terbaik 1. **Prinsip Hak Akses Minimum** - Berikan akses minimum yang dibutuhkan untuk pekerjaan - Tinjau izin secara berkala - Hapus akses saat staf keluar 2. **Pemisahan Tugas** - Orang berbeda untuk penjualan dan penghitungan inventori - Persetujuan manajer untuk transaksi besar - Tinjauan owner untuk laporan keuangan 3. **Pemantauan Aktivitas** - Periksa Laporan Staff secara teratur - Tinjau edit transaksi - Pantau pola yang tidak biasa ### Tanda Peringatan yang Perlu Diwaspadai | Tanda Peringatan | Tindakan | |------------------|----------| | Edit transaksi yang sering | Tinjau dengan anggota staf | | Akses di luar jam kerja | Verifikasi jika sah | | Penyesuaian stok yang tidak biasa | Selidiki segera | | Beberapa upaya login yang gagal | Periksa keamanan akun | --- ## Mengelola Akses Staff ### Mengundang Staff 1. Buka **Akun → Manajemen Staff** 2. Ketuk **"Undang Staff"** 3. Masukkan alamat email 4. Pilih peran (Staff/Admin) 5. Pilih template izin 6. Kirim undangan Staff menerima email dengan: - Link unduhan untuk aplikasi - Kode bergabung untuk bisnis Anda - Instruksi untuk memulai ### Menghapus Staff 1. Buka **Akun → Manajemen Staff** 2. Temukan anggota staf 3. Ketuk **"Hapus"** 4. Konfirmasi penghapusan > **⚠️ Penting:** Staff yang dihapus segera kehilangan akses. Riwayat transaksi mereka tetap tersimpan untuk arsip. ### Mengubah Peran 1. Pilih anggota staf 2. Ketuk **"Ubah Peran"** 3. Pilih peran baru 4. Sesuaikan izin jika diperlukan 5. Simpan --- ## Laporan Aktivitas Staff ### Apa yang Dapat Anda Lacak | Metrik | Mengapa Penting | |--------|-----------------| | Transaksi yang dibuat | Ukuran produktivitas | | Item terjual | Performa penjualan | | Nilai transaksi rata-rata | Indikator efisiensi | | Waktu login | Verifikasi kehadiran | | Edit yang dilakukan | Pelacakan akurasi | | Kesalahan/void | Kebutuhan pelatihan | ### Mengakses Laporan 1. Buka **Laporan → Laporan Staff** 2. Pilih rentang tanggal 3. Pilih anggota staf (atau semua) 4. Lihat ringkasan atau daftar detail 5. Ekspor jika diperlukan --- ## Skenario Izin Umum ### Skenario 1: Kasir Baru **Kebutuhan:** Dapat menjual tetapi tidak melihat biaya **Pengaturan:** - Peran: Staff - Izin: Stock out, tambah pelanggan, cetak struk - Tidak: Lihat harga beli, edit transaksi, akses laporan ### Skenario 2: Manajer Inventori **Kebutuhan:** Mengelola stok tetapi tidak keuangan **Pengaturan:** - Peran: Staff atau Admin - Izin: Stock in/out/audit, lihat riwayat stok, tambah produk - Tidak: Lihat harga beli (opsional), laporan keuangan ### Skenario 3: Manajer Toko **Kebutuhan:** Menjalankan lokasi tetapi tidak mengubah pengaturan **Pengaturan:** - Peran: Admin - Izin: Semua operasi, lihat laporan, undang staf - Tidak: Perubahan langganan, arsip bisnis, hapus owner ### Skenario 4: Akuntan **Kebutuhan:** Melihat data tetapi tidak beroperasi **Pengaturan:** - Peran: Staff (kustom) - Izin: Lihat semua transaksi, akses semua laporan, ekspor data - Tidak: Buat transaksi, edit produk, operasi stok --- ## Pemecahan Masalah ### "Staff tidak dapat melihat produk" - Periksa izin `view_products` - Verifikasi mereka berada di bisnis yang benar - Periksa apakah produk diarsipkan ### "Staff tidak dapat mencatat penjualan" - Pastikan izin `stock_out` diaktifkan - Periksa apakah mereka telah mencapai batas transaksi (langganan) - Verifikasi stok tersedia ### "Staff melihat harga yang salah" - Mereka melihat harga beli bukan harga jual - Hapus izin `view_buying_price` - Staff seharusnya hanya melihat harga jual ### "Tidak dapat mengubah peran seseorang" - Hanya Owner yang dapat mengubah peran Admin - Tidak dapat memodifikasi peran pengguna level lebih tinggi - Hubungi dukungan jika perlu transfer kepemilikan --- ## FAQ **Q: Bisakah saya memiliki banyak Owner?** A: Tidak, setiap bisnis memiliki satu Owner. Anda dapat memiliki banyak Admin dengan akses serupa. **Q: Dapatkah Staff melihat transaksi satu sama lain?** A: Tergantung pada izin `view_all_transactions`. Tanpa itu, mereka hanya melihat milik mereka sendiri. **Q: Apa yang terjadi saat saya menurunkan langganan?** A: Batasan staff mungkin berlaku. Staff berlebih kehilangan akses sampai Anda meningkatkan atau menghapus pengguna. **Q: Dapatkah Staff menggunakan versi web?** A: Ya, izin berlaku di seluruh mobile dan web. Login yang sama berfungsi di mana saja. **Q: Bagaimana saya tahu apa yang dapat dilakukan anggota staf?** A: Buka Manajemen Staff, pilih pengguna, dan lihat daftar izin mereka. **Q: Bisakah saya mengatur pembatasan berbasis waktu?** A: Saat ini belum. Staff memiliki akses kapan pun mereka login. Pantau melalui laporan aktivitas. --- #### Pengertian Staff > Keunggulan fitur staff Kelola.co untuk pemilik bisnis ## Keunggulan Fitur Staff Kelola.co ### Manajemen Tim Efisien Pemilik bisnis dapat mengundang staff dan memberikan akses berdasarkan tugas dan tanggung jawab mereka. ### Akses Staff Pemilik bisnis dapat menetapkan hak akses berbeda untuk setiap staff sesuai dengan tugas mereka. Misalnya, staff gudang hanya dapat mengakses pengelolaan stok dan tidak bisa mengakses keuangan. ### Real-Time Pemilik bisnis dapat memantau aktivitas staff secara real time, mulai dari pembaruan stok, transaksi penjualan, dan laporan keuangan, sehingga pemilik bisnis tetap dapat mengontrol operasional bisnis. ### Akses Laporan Pemilik bisnis dapat memantau aktivitas staff secara real time, mulai dari pembaruan stok, transaksi penjualan, dan laporan keuangan, sehingga pemilik bisnis tetap dapat mengontrol operasional bisnis. --- ### Manajemen Stok #### Ubah atau Hapus Riwayat > Panduan mengubah atau menghapus riwayat transaksi di Kelola.co ## Ubah atau Hapus Riwayat Kelola.co memiliki fitur yang membantu Anda untuk menghapus riwayat transaksi data secara langsung ketika terjadi kesalahan input data. Berikut langkah-langkah menghapus riwayat pada Kelola.co: 1. **Buka aplikasi atau website Kelola.co**. 2. **Pilih “Riwayat”** pada menu utama. 3. **Pilih “Transaksi”** yang akan dihapus. 4. **Pilih “Ubah/Hapus”** untuk menghapus transaksi yang diinginkan lalu tekan “Lanjut”. 5. Stok dan laporan stok akan otomatis diperbarui. Catatan: Untuk fitur ubah atau hapus riwayat saat ini hanya tersedia pada Owner. --- #### Perbedaan Stok Masuk, Keluar, Audit > Memahami perbedaan fitur stok masuk, stok keluar, dan audit di Kelola.co ## Perbedaan Stok Masuk, Keluar, Audit Kelola.co memiliki fitur terkait manajemen stok yaitu stok masuk, stok keluar, dan audit. Lalu apa perbedaan dari ketiga fitur tersebut? ### Stok Masuk Stok Masuk merupakan pencatatan barang yang ditambahkan ke dalam inventaris bisnis atau hasil pembelian dari vendor. Berikut fungsi stok masuk pada Kelola.co: - Mencatat barang baru yang dibeli dari vendor. - Menambah jumlah stok yang tersedia di gudang. - Menambahkan detail pencatatan seperti harga beli, vendor, dan tanggal penerimaan. ### Stok Keluar Stok Keluar merupakan pencatatan barang yang dikeluarkan dari inventaris bisnis atau penjualan dari pembeli. Berikut fungsi stok keluar pada Kelola.co: - Mencatat barang terjual atau keluar dari stok. - Mengurangi jumlah stok yang tersedia di gudang. - Menambahkan detail pencatatan seperti harga jual, pembeli, dan tanggal penerimaan. ### Audit Audit merupakan proses verifikasi jumlah stok real di gudang dengan stok yang tercatat dalam sistem. Berikut fungsi Audit Stok pada Kelola.co: - Memverifikasi data stok real dengan data stok pada sistem. - Mengubah jumlah stok akhir ketika terjadi kesalahan atau kelalaian saat menginput data stok masuk barang. Fitur-fitur di atas membantu pemilik bisnis untuk mengelola inventaris dengan tepat, menghindari kekurangan atau kelebihan stok, dan menjaga inventaris tetap akurat. --- #### Mengelola Peringatan Stok dan Inventori Rendah > Panduan lengkap untuk mengatur dan mengelola peringatan stok di Kelola. Pelajari cara mengkonfigurasi ambang batas stok rendah, menerima notifikasi, dan mencegah kehabisan stok. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Pada akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Mengatur peringatan stok rendah untuk produk - Mengkonfigurasi preferensi notifikasi - Merespons peringatan stok - Mencegah kehabisan stok - Mengelola proses pemesanan ulang --- ## Apa itu Peringatan Stok? **Peringatan Stok** memberi tahu Anda ketika inventori produk turun di bawah ambang batas yang ditetapkan. Ini membantu Anda: - 🔔 Tidak pernah kehabisan barang populer - 📦 Memesan ulang inventori tepat waktu - 💰 Menghindari kehilangan penjualan karena kehabisan stok - 📊 Merencanakan pembelian dengan lebih baik --- ## Mengatur Peringatan Stok ### Metode 1: Per Produk Atur peringatan saat menambahkan atau mengedit produk: 1. Buka **Produk** 2. Pilih produk 3. Ketuk **"Edit"** 4. Cari kolom **"Peringatan Stok Rendah"** 5. Masukkan jumlah minimum: - **Untuk barang laris**: Ambang batas lebih tinggi (misalnya, 50 unit) - **Untuk barang lambat**: Ambang batas lebih rendah (misalnya, 5 unit) - **Untuk barang kritis**: Tingkat stok pengaman (misalnya, 100 unit) 6. Ketuk **"Simpan"** ### Metode 2: Pengaturan Massal Atur peringatan untuk beberapa produk: 1. Buka **Peringatan Stok** (dari menu utama) 2. Lihat semua produk 3. Ketuk baris produk apa pun 4. Masukkan ambang batas peringatan 5. Simpan 6. Lanjutkan ke produk berikutnya ### Metode 3: Saat Stok Masuk Pengaturan cepat saat menerima inventori: 1. Setelah Stok Masuk, halaman produk muncul 2. Ketuk **"Atur Peringatan"** 3. Masukkan ambang batas berdasarkan: - Seberapa cepat barang terjual - Waktu tunggu pemasok - Kapasitas penyimpanan 4. Simpan --- ## Memilih Ambang Batas Peringatan ### Faktor yang Perlu Dipertimbangkan | Faktor | Dampak pada Ambang Batas | |--------|--------------------------| | **Kecepatan penjualan** | Barang laris membutuhkan peringatan lebih tinggi | | **Waktu tunggu pemasok** | Pengiriman lebih lama = peringatan lebih tinggi | | **Musiman** | Tingkatkan sebelum periode sibuk | | **Biaya penyimpanan** | Ruang terbatas = ambang batas lebih rendah | | **Pentingnya produk** | Barang kritis = stok pengaman lebih tinggi | ### Rumus yang Direkomendasikan **Perhitungan dasar:** ``` Ambang Batas Peringatan = (Penjualan Harian × Hari Waktu Tunggu) + Stok Pengaman Contoh: - Menjual 10 unit/hari - 7 hari waktu tunggu - 20 unit stok pengaman - Peringatan pada: (10 × 7) + 20 = 90 unit ``` **Pendekatan konservatif:** ``` Ambang Batas Peringatan = (Penjualan Harian × Waktu Tunggu × 1,5) + Stok Pengaman ``` ### Contoh Berdasarkan Jenis Produk | Jenis Produk | Penjualan Harian | Waktu Tunggu | Ambang Batas Peringatan | |--------------|------------------|--------------|-------------------------| | Terlaris | 50 | 5 hari | 300 unit | | Barang reguler | 10 | 7 hari | 90 unit | | Barang lambat | 2 | 14 hari | 40 unit | | Musiman | Bervariasi | 10 hari | 200 unit (puncak) | --- ## Melihat Peringatan Stok ### Dasbor Peringatan Stok Akses dari menu utama: 1. Ketuk **"Peringatan Stok"** 2. Lihat dua bagian: - **🔴 Di Bawah Ambang Batas** — Perlu perhatian - **✅ Di Atas Ambang Batas** — Semua baik ### Fitur Daftar Peringatan Setiap baris menunjukkan: | Kolom | Informasi | |-------|-----------| | Produk | Nama dan gambar | | Stok Saat Ini | Kuantitas aktual | | Peringatan Pada | Ambang batas yang ditetapkan | | Status | Seberapa mendesak | **Opsi pengurutan:** - Berdasarkan level stok (terendah pertama) - Berdasarkan nama produk - Berdasarkan kategori - Berdasarkan status peringatan ### Peringatan Dasbor Beranda Tampilan cepat dari Beranda: - Lencana pada ikon menu - Titik notifikasi - Kartu ringkasan: "3 barang stok rendah" Ketuk untuk langsung ke halaman Peringatan Stok. --- ## Pengaturan Notifikasi ### Notifikasi Dalam Aplikasi Selalu aktif: - Jumlah lencana - Peringatan dasbor - Banner dalam aplikasi ### Notifikasi Push Konfigurasi di **Akun → Notifikasi**: 1. Buka pengaturan Akun 2. Ketuk **"Notifikasi"** 3. Aktifkan **"Peringatan Stok"** 4. Atur tingkat urgensi: - **Semua peringatan** — Setiap pelanggaran ambang batas - **Kritis saja** — Barang paling mendesak - **Ringkasan harian** — Ringkasan sekali sehari ### Notifikasi Email Tersedia di paket premium: - Email status stok harian - Ringkasan stok rendah mingguan - Peringatan langsung untuk barang kritis Konfigurasi di dasbor web. --- ## Merespons Peringatan ### Saat Anda Mendapatkan Peringatan **Tindakan segera:** 1. **Periksa stok saat ini** - Verifikasi hitungan fisik - Periksa pesanan yang tertunda - Konfirmasi peringatan akurat 2. **Evaluasi urgensi** - Seberapa cepat ini terjual? - Berapa lama untuk mengisi ulang? - Bisakah pelanggan menunggu? 3. **Ambil tindakan** - Pesan dari pemasok - Transfer dari lokasi lain - Perbarui ambang batas jika salah ### Membuat Purchase Order Dari Peringatan Stok: 1. Temukan produk di daftar peringatan 2. Ketuk produk 3. Lihat stok saat ini dan ambang batas 4. Ketuk **"Pesan Stok"** (jika terintegrasi) 5. Atau catat jumlah yang dibutuhkan 6. Hubungi pemasok ### Menandai Peringatan Sebagai Sudah Ditinjau Setelah mengambil tindakan: 1. Di daftar Peringatan Stok 2. Geser kiri pada produk 3. Ketuk **"Tandai Sudah Ditinjau"** 4. Peringatan dihapus sementara 5. Muncul kembali jika stok tetap rendah --- ## Praktik Terbaik ### Menetapkan Ambang Batas ✅ **Tinjau secara teratur** - Tinjauan ambang batas bulanan - Sesuaikan untuk musiman - Perbarui untuk tren penjualan ✅ **Bedakan produk** - Barang A (20% teratas): Stok pengaman lebih tinggi - Barang B (30% tengah): Peringatan sedang - Barang C (50% bawah): Prioritas lebih rendah ✅ **Pertimbangkan waktu tunggu** - Pemasok lokal: Ambang batas lebih rendah - Internasional: Ambang batas lebih tinggi - Pemasok tidak terpercaya: Buffer ekstra ### Mengelola Peringatan ✅ **Kebiasaan tinjauan harian** - Periksa peringatan setiap pagi - Prioritaskan barang kritis - Rencanakan pembelian sesuai ✅ **Jangan abaikan peringatan** - Tindak lanjuti dalam 24 jam - Eskalasi jika ada masalah pemasok - Dokumentasikan alasan keterlambatan ✅ **Komunikasi dengan tim** - Bagikan status peringatan - Koordinasikan pembelian - Latih staf untuk melaporkan stok rendah ### Mencegah Kehabisan Stok ✅ **Rumus stok pengaman** ``` Stok Pengaman = (Penjualan Harian Maks × Waktu Tunggu Maks) - (Penjualan Harian Rata-rata × Waktu Tunggu Rata-rata) ``` ✅ **Titik pemesanan ulang** ``` Titik Pemesanan Ulang = (Penjualan Harian Rata-rata × Waktu Tunggu) + Stok Pengaman ``` --- ## Fitur Lanjutan ### Pemesanan Ulang Otomatis (Jika Tersedia) Beberapa integrasi mendukung: - Pembuatan PO otomatis - Notifikasi email pemasok - Saran kuantitas pemesanan ulang Hubungi dukungan untuk mengatur. ### Peringatan Multi-Lokasi Untuk bisnis dengan beberapa lokasi: - Atur peringatan per lokasi - Transfer stok antar lokasi - Dasbor peringatan terkonsolidasi ### Penyesuaian Musiman Sebelum musim sibuk: 1. Tingkatkan ambang batas peringatan 2. Tingkatkan stok pengaman 3. Pesan inventori di muka 4. Pantau lebih sering Setelah musim: 1. Kurangi ambang batas 2. Hapus kelebihan stok 3. Tinjau apa yang terjual --- ## Pemecahan Masalah ### "Tidak menerima peringatan" **Periksa:** - Notifikasi diaktifkan di pengaturan - Ambang batas peringatan benar-benar ditetapkan - Stok produk di bawah ambang batas - Notifikasi aplikasi diizinkan (pengaturan telepon) **Coba:** - Matikan dan hidupkan notifikasi - Restart aplikasi - Periksa pengaturan notifikasi telepon ### "Terlalu banyak peringatan" **Solusi:** - Naikkan ambang batas untuk barang non-kritis - Gunakan ringkasan harian alih-alih segera - Fokus peringatan pada barang A saja - Nonaktifkan peringatan untuk barang lambat ### "Ambang batas peringatan terus berubah" **Kemungkinan penyebab:** - Beberapa staf mengedit - Masalah sinkronisasi - Bug aplikasi **Perbaikan:** - Verifikasi hanya staf yang berwenang mengubah ambang batas - Periksa terakhir diperbarui oleh - Hubungi dukungan jika persisten ### "Level stok yang ditampilkan salah" **Periksa:** - Transaksi yang belum tersinkron - Operasi stok yang tertunda - Masalah sinkronisasi multi-perangkat **Perbaikan:** - Tarik ke bawah untuk menyegarkan - Periksa koneksi internet - Paksa sinkronisasi di pengaturan --- ## FAQ **T: Berapa banyak produk yang dapat memiliki peringatan?** J: Tidak terbatas! Atur peringatan untuk sebanyak produk yang Anda butuhkan. **T: Bisakah saya mengatur peringatan berbeda untuk lokasi berbeda?** J: Ya, setiap lokasi bisnis memiliki pengaturan peringatan independen. **T: Apakah peringatan bekerja offline?** J: Peringatan dihitung berdasarkan data terakhir yang tersinkron. Sinkronkan saat online untuk akurasi. **T: Bisakah staf juga menerima peringatan?** J: Ya, jika mereka memiliki izin yang sesuai dan notifikasi diaktifkan. **T: Apa bedanya peringatan dan titik pemesanan ulang?** J: Peringatan memberi tahu Anda. Titik pemesanan ulang adalah kapan Anda harus memesan (biasanya angka yang sama). **T: Bisakah saya mengekspor data peringatan?** J: Ya, gunakan Laporan Stok dan filter berdasarkan barang stok rendah. **T: Apakah peringatan mempertimbangkan stok masuk yang tertunda?** J: Saat ini peringatan hanya menampilkan stok saat ini. Periksa pesanan yang tertunda secara terpisah. --- #### Mencatat Stok Masuk (Pembelian) > Panduan lengkap untuk mencatat persediaan masuk dan pembelian di Kelola. Pelajari cara menambah stok, melacak informasi supplier, mengelola biaya, dan menangani alur kerja penerimaan. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan mampu: - Mencatat pembelian persediaan dan penerimaan - Menghubungkan stok ke supplier - Melacak harga beli dan biaya - Menangani pengiriman parsial - Mengelola riwayat stok masuk --- ## Apa itu Stok Masuk? **Stok Masuk** mencatat produk yang memasuki persediaan Anda. Gunakan ini saat: - ✅ Menerima barang dari supplier - ✅ Menambahkan stok awal untuk produk baru - ✅ Mencatat retur dari pelanggan - ✅ Memperbaiki persediaan (dengan catatan) - ✅ Mentransfer dari lokasi lain **Hasil:** Jumlah stok meningkat, biaya dilacak, catatan dibuat. --- ## Antarmuka Stok Masuk Kelola menyediakan antarmuka dua panel yang intuitif: | Panel | Tujuan | |-------|--------| | **Panel Kiri** | Katalog produk — cari dan pilih | | **Panel Kanan** | Item yang dipilih — jumlah dan harga | | **Bilah Bawah** | Ringkasan dan tombol aksi | ### Mobile vs. Web **Aplikasi Mobile:** - Geser antar panel - Dioptimalkan untuk sentuhan - Kamera untuk pemindaian barcode **Web (web.kelola.co):** - Panel berdampingan - Pintasan keyboard - Dukungan pemindai barcode USB --- ## Panduan Langkah demi Langkah ### Langkah 1: Akses Stok Masuk 1. Buka aplikasi Kelola 2. Ketuk **"Stok Masuk"** dari menu utama, ATAU 3. Ketuk tombol **"+"** → **"Stok Masuk"** ### Langkah 2: Pilih Produk **Metode A: Jelajahi dan Ketuk** 1. Gulir katalog produk (panel kiri) 2. Gunakan filter kategori untuk mempersempit 3. Ketuk produk untuk menambahkan ke panel kanan **Metode B: Cari** 1. Ketuk bilah pencarian 2. Ketik nama produk 3. Ketuk produk dari hasil **Metode C: Pindai Barcode (Tercepat)** 1. Ketuk ikon **"Pindai"** 2. Pindai barcode produk 3. Produk otomatis ditambahkan ke pilihan > **💡 Tip Pro:** Anda dapat menambahkan beberapa produk sebelum melanjutkan ke entri jumlah. ### Langkah 3: Masukkan Jumlah Untuk setiap produk di panel kanan: 1. Ketuk **field jumlah** 2. Masukkan jumlah yang diterima: - Gunakan tombol **+ / -** untuk penyesuaian kecil - Ketik langsung untuk angka besar 3. Jumlah diperbarui otomatis **Tips Jumlah:** - Gunakan unit pengukuran Anda (pieces, kg, box) - Konsisten dengan cara Anda menjual - Catatan: "5 box" vs "5 pieces" penting! ### Langkah 4: Atur Harga Beli (Opsional tapi Direkomendasikan) Lacak berapa yang Anda bayar untuk menghitung laba. 1. Ketuk **field harga** (menunjukkan ikon pensil) 2. Masukkan harga beli per unit 3. Ketuk **Simpan** **Mengapa Ini Penting:** - Perhitungan laba yang akurat - Pelacakan Harga Pokok Penjualan (HPP) - Riwayat perubahan harga > **Catatan:** Melihat harga beli memerlukan izin `view_buying_price`. Staf tanpa izin ini hanya akan melihat harga jual. ### Langkah 5: Pilih Supplier (Direkomendasikan) Lacak dari siapa Anda membeli. 1. Ketuk **"Pilih Supplier"** di atas 2. Opsi: - **Pilih yang ada**: Cari daftar supplier Anda - **Tambah baru**: Ketuk "+ Supplier Baru" 3. Supplier ditautkan ke transaksi **Menambahkan Supplier Baru:** 1. Ketuk **"+ Supplier Baru"** 2. Masukkan: - Nama supplier (wajib) - Nomor telepon (opsional) - Email (opsional) - Alamat (opsional) 3. Ketuk **"Simpan"** > **Manfaat:** Lacak pembelian per supplier, kelola hubungan vendor, sederhanakan pemesanan ulang. ### Langkah 6: Atur Tanggal Transaksi (Jika Diperlukan) Default adalah hari ini. Ubah untuk: - Mencatat pembelian masa lalu - Pembukuan backdated - Periode akuntansi berbeda 1. Ketuk **field tanggal** (kanan atas) 2. Pilih tanggal dari kalender 3. Pilih waktu jika perlu 4. Ketuk **"Konfirmasi"** > **Catatan:** Mengedit tanggal mungkin memerlukan izin pemilik/admin tergantung pada pengaturan Anda. ### Langkah 7: Tambahkan Catatan Referensi Tambahkan konteks untuk referensi di masa depan: - **Nomor invoice**: "INV-2024-00123" - **Nomor PO**: "PO-45678" - **Catatan pengiriman**: "Diterima via FedEx" - **Catatan kondisi**: "2 item rusak" 1. Gulir ke field **Catatan** (bawah) 2. Ketik informasi referensi 3. Maks 200 karakter ### Langkah 8: Tinjau dan Kirim Periksa semuanya sebelum menyimpan: | Periksa | Mengapa Penting | |---------|-----------------| | Produk benar? | Item salah = kesalahan persediaan | | Jumlah akurat? | Mempengaruhi level stok | | Harga dimasukkan? | Dampak pada perhitungan laba | | Supplier dipilih? | Melacak riwayat vendor | | Tanggal benar? | Mempengaruhi periode pelaporan | **Kirim:** 1. Tinjau ringkasan di bawah: - Total produk (item unik) - Total jumlah (semua unit) - Total harga beli (jika terlihat) 2. Ketuk **"Kirim"** 3. Konfirmasi sukses muncul ✅ **Cek Hasil:** - Kuantitas stok meningkat - Transaksi tersimpan ke Riwayat - Laporan Stok diperbarui - Riwayat supplier diperbarui --- ## Skenario Khusus ### Pengiriman Parsial Saat supplier mengirimkan sebagian dari pesanan Anda: 1. Catat hanya item yang diterima 2. Tambahkan catatan: "Pengiriman parsial, sisa 50 unit diharapkan 15 Jan" 3. Buat Stok Masuk baru nanti untuk item yang tersisa ### Menangani Barang Rusak Jika beberapa item tiba dalam kondisi rusak: **Opsi A: Catat semua, catat kerusakan** 1. Masukkan total jumlah yang diterima 2. Di catatan: "5 unit rusak, diklaim dengan supplier" 3. Buat Stok Keluar nanti untuk item yang rusak **Opsi B: Catat hanya item yang bagus** 1. Masukkan hanya jumlah yang dapat digunakan 2. Jangan bayar untuk item yang rusak 3. Transaksi terpisah untuk pengganti ### Pengiriman Multi-Supplier Jika pengiriman berisi item dari beberapa supplier: 1. Buat **transaksi Stok Masuk terpisah** 2. Satu per supplier 3. Menjaga kebersihan akuntansi ### Retur ke Stok Saat pelanggan mengembalikan item: 1. Buat Stok Masuk 2. Pilih produk yang dikembalikan 3. Tambahkan catatan: "Retur pelanggan - [Nama Pelanggan] - [Alasan]" 4. Opsional: Tautkan ke penjualan asli di catatan --- ## Praktik Terbaik Stok Masuk ### Untuk Akurasi ✅ **Hitung sebelum memasukkan** - Hitung fisik item - Bandingkan dengan catatan pengiriman - Kemudian masukkan di Kelola ✅ **Periksa segera** - Verifikasi kualitas saat tiba - Catat kerusakan segera - Selesaikan perbedaan dengan supplier ✅ **Gunakan nomor referensi** - Selalu tautkan ke invoice/PO - Rekonsiliasi lebih mudah - Jejak audit ### Untuk Efisiensi ✅ **Pemindaian barcode** - Gunakan untuk pengiriman besar - Jauh lebih cepat dari pencarian manual - Mengurangi kesalahan ✅ **Pendekatan template** - Pesanan umum = entri serupa - Salin pola dari riwayat - Latih staf pada alur kerja tipikal ✅ **Waktu teratur** - Tetapkan waktu penerimaan tertentu - Batch entri jika memungkinkan - Jangan biarkan backlog menumpuk ### Untuk Pelacakan Biaya ✅ **Selalu masukkan harga beli** - Bahkan jika mirip dengan terakhir kali - Harga sering berubah - Penting untuk laporan laba ✅ **Sertakan semua biaya** - Biaya produk - Pengiriman/freight - Pajak dan bea - Biaya landed penuh jika memungkinkan --- ## Mengelola Riwayat Stok Masuk ### Melihat Entri Masa Lalu 1. Pergi ke **Riwayat** (nav bawah) 2. Ketuk **Filter** → Pilih **"Stok Masuk"** 3. Terapkan rentang tanggal jika perlu 4. Ketuk transaksi apa pun untuk detail ### Mengedit Stok Masuk **Kika diizinkan (Pemilik/Admin):** 1. Buka transaksi dari Riwayat 2. Ketuk **"Edit"** 3. Ubah field sesuai kebutuhan 4. Simpan perubahan > **⚠️ Peringatan:** Mengedit mempengaruhi level persediaan dan laporan. Edit dengan hati-hati! ### Menghapus Stok Masuk **Jika salah masuk:** 1. Buka transaksi 2. Ketuk **"Hapus"** (menu tiga titik) 3. Konfirmasi penghapusan 4. Stok otomatis disesuaikan kembali > **Catatan:** Menghapus menghilangkan transaksi sepenuhnya. Pertimbangkan untuk mengedit sebagai gantinya jika Anda perlu menyimpan catatan. --- ## Pemecahan Masalah ### "Produk tidak ditemukan" - Produk mungkin belum ada — tambahkan terlebih dahulu - Periksa ejaan di pencarian - Coba cari berdasarkan SKU/barcode ### "Tidak dapat mengatur harga beli" - Memerlukan izin `view_buying_price` - Hubungi admin/owner Anda - Langganan mungkin membatasi fitur ini ### "Stok tidak diperbarui" - Periksa koneksi internet - Sinkronisasi mungkin tertunda - Tarik ke bawah untuk menyegarkan ### "Supplier tidak ada di daftar" - Tambahkan supplier baru selama Stok Masuk - Atau pergi ke bagian Suppliers terlebih dahulu - Periksa ejaan saat mencari ### "Peringatan transaksi duplikat" - Transaksi serupa baru-baru ini dibuat - Verifikasi ini adalah pengiriman baru - Periksa apakah Anda secara tidak sengaja menduplikasi --- ## FAQ **T: Bisakah saya mencatat stok masuk tanpa supplier?** J: Ya, supplier adalah opsional. Tetapi melacak supplier membantu dengan manajemen vendor dan pemesanan ulang. **T: Bagaimana jika saya tidak tahu harga beli?** J: Anda dapat membiarkannya kosong, tetapi laporan laba Anda tidak akan akurat. Masukkan harga estimasi atau perbarui nanti. **T: Bisakah saya menambahkan produk selama stok masuk?** J: Ya! Jika produk tidak ada, Anda dapat membuatnya dengan cepat tanpa meninggalkan layar Stok Masuk. **T: Bagaimana cara menangani retur ke supplier?** J: Gunakan Stok Keluar dengan efek negatif, atau buat jenis transaksi "Retur ke Supplier" tertentu (jika tersedia). **T: Bisakah saya mengimpor stok masuk massal dari Excel?** J: Ya, gunakan antarmuka web di web.kelola.co untuk impor CSV dari resi stok besar. **T: Apa perbedaan antara Stok Masuk dan Audit Stok?** J: Stok Masuk menambah persediaan (menerima). Audit Stok memperbaiki persediaan agar sesuai dengan hitungan fisik (menyesuaikan). --- #### Cara Mencatat Penjualan atau Stok Keluar > Panduan mencatat penjualan dengan opsi pembayaran penuh atau parsial dan mengelola stok keluar di Kelola.co ## Cara Mencatat Penjualan atau Stok Keluar Kelola.co menawarkan fitur manajemen stok komprehensif yang membantu Anda mengontrol persediaan sambil melacak pembayaran pelanggan. Berikut cara mencatat penjualan (stok keluar): ### Langkah 1: Akses Stok Keluar 1. **Masuk ke Kelola.co**. 2. **Pilih "Stok Keluar"** dari dashboard utama. ### Langkah 2: Pilih Produk dan Jumlah 3. **Pilih "Produk"** yang ingin Anda jual. 4. **Masukkan jumlah** yang dijual. ### Langkah 3: Pilih Pelanggan 5. **Pilih "Pelanggan"** untuk mengaitkan penjualan dengan pelanggan. Ini membantu melacak siapa yang melakukan pembelian untuk referensi di masa depan dan pelacakan pembayaran. ### Langkah 4: Atur Status Pembayaran 6. **Pilih Tipe Pembayaran** – Pilih salah satu opsi berikut: - **Lunas (Penuh)** – Pilih ini jika pelanggan telah membayar penuh. Transaksi akan ditandai sebagai selesai tanpa saldo outstanding. - **Parsial** – Pilih ini jika pelanggan melakukan pembayaran parsial. Masukkan jumlah yang diterima, dan sisa saldo akan otomatis muncul di [Laporan Piutang](../report/receivables-report). - **Belum Dibayar** – Pilih ini jika tidak ada pembayaran yang diterima. Jumlah penuh akan dicatat sebagai piutang. ### Langkah 5: Lengkapi Detail Transaksi 7. **Pilih "Tanggal"** transaksi penjualan. 8. **Tambahkan catatan** jika diperlukan (opsional). 9. **Klik "Simpan"** dan sistem akan: - Secara otomatis memperbarui jumlah stok - Mencatat status pembayaran - Memperbarui piutang jika parsial atau belum dibayar ## Memahami Opsi Pembayaran ### Pembayaran Penuh Ketika Anda memilih **Lunas (Penuh)**: - Transaksi ditandai sebagai selesai - Tidak ada saldo yang muncul di Laporan Piutang - Jumlah penuh dicatat sebagai pendapatan ### Pembayaran Parsial Ketika Anda memilih **Parsial**: - Masukkan jumlah yang telah dibayar pelanggan - Sisa saldo dihitung secara otomatis - Jumlah outstanding muncul di Laporan Piutang - Anda dapat mencatat pembayaran tambahan nanti ### Belum Dibayar Ketika Anda memilih **Belum Dibayar**: - Jumlah transaksi penuh dicatat sebagai piutang - Seluruh jumlah muncul di Laporan Piutang - Berguna untuk penjualan kredit atau transaksi berbasis invoice ## Mengelola Pembayaran Outstanding Untuk melihat dan mengelola transaksi yang belum dibayar atau parsial: 1. Buka **Laporan** → **Laporan Piutang** 2. Lihat semua pelanggan dengan saldo outstanding 3. Ketuk pelanggan untuk melihat transaksi yang belum dibayar mereka 4. Catat pembayaran tambahan saat diterima Pelajari lebih lanjut tentang mengelola piutang di [panduan Laporan Piutang](../report/receivables-report). ## Tips untuk Pencatatan yang Akurat - Selalu pilih pelanggan yang benar untuk mengaktifkan pelacakan pembayaran - Catat pembayaran segera untuk menjaga piutang tetap akurat - Gunakan opsi pembayaran parsial saat pelanggan membayar secara cicilan - Periksa Laporan Piutang secara rutin untuk menindaklanjuti pembayaran outstanding --- #### Transfer Stok Antar Bisnis > Pindahkan persediaan dengan mudah antar bisnis, gudang, atau cabang Anda dengan pemetaan produk otomatis ## Apa itu Transfer Stok? Fitur **Transfer Stok** memungkinkan Anda memindahkan persediaan antar bisnis dalam satu akun Kelola Anda. Fitur ini sangat cocok untuk bisnis yang mengoperasikan beberapa lokasi, seperti: - **Toko retail multi-cabang** – Transfer stok dari pusat ke outlet cabang - **Operasional gudang** – Pindahkan produk dari gudang pusat ke lokasi retail - **Bisnis waralaba** – Distribusikan persediaan ke mitra waralaba - **Kebutuhan konsolidasi** – Gabungkan stok dari cabang yang tutup ke cabang yang aktif ## Cara Kerja Transfer Stok Saat Anda mentransfer stok antar bisnis, Kelola menangani semuanya secara otomatis: ### Pembuatan Produk Otomatis Jika produk belum ada di bisnis tujuan, Kelola akan **membuatnya secara otomatis** dengan semua detail produk asli yang disalin. ### Pemetaan SKU Cerdas Jika produk sudah ada di bisnis tujuan, Kelola **secara otomatis mencocokkannya** menggunakan kode SKU dan memperbarui jumlah stok sesuai. ### Rekam Tersinkronisasi Kedua bisnis akan memiliki catatan transfer yang lengkap, memudahkan pelacakan pergerakan persediaan di seluruh operasional Anda. ## Cara Transfer Stok Ikuti langkah-langkah sederhana ini untuk mentransfer stok antar bisnis Anda: ### Langkah 1: Akses Transfer Stok 1. Masuk ke akun Kelola.co Anda 2. Dari dashboard utama, ketuk **"Transfer Stok"** 3. Opsi Transfer Stok berada di samping fitur Stok Masuk, Stok Keluar, dan Audit ### Langkah 2: Pilih Bisnis Tujuan 1. Pilih **bisnis tujuan** dari daftar bisnis Anda 2. Ini adalah bisnis yang akan menerima stok yang ditransfer ### Langkah 3: Pilih Produk yang Akan Ditransfer 1. Ketuk **"Pilih Produk"** untuk memilih barang yang akan ditransfer 2. Masukkan **jumlah** untuk setiap produk yang ingin ditransfer 3. Anda dapat mentransfer beberapa produk dalam satu transfer ### Langkah 4: Selesaikan Transfer 1. Periksa detail transfer 2. Tambahkan catatan jika diperlukan (opsional) 3. Ketuk **"Simpan"** untuk menyelesaikan transfer ### Langkah 5: Pembaruan Otomatis Setelah disimpan: - Stok **berkurang** dari bisnis sumber - Stok **bertambah** di bisnis tujuan - Catatan transfer disimpan di riwayat kedua bisnis ## Catatan Penting ### Sebelum Mentransfer - Pastikan kedua bisnis aktif di akun Anda - Pastikan Anda memiliki stok yang cukup di bisnis sumber - Pastikan produk memiliki SKU unik untuk pemetaan yang akurat ### Praktik Terbaik SKU Untuk pemetaan produk otomatis yang mulus, kami merekomendasikan: - Menggunakan kode SKU yang konsisten di semua bisnis Anda - Menghindari duplikasi SKU dalam satu bisnis - Menjaga format SKU tetap sederhana dan standar ### Keterbatasan Transfer - Anda hanya dapat mentransfer antar bisnis dalam satu akun Kelola yang sama - Produk yang ditransfer mempertahankan detail aslinya (nama, SKU, satuan, dll.) - Nilai stok dihitung berdasarkan pengaturan biaya masing-masing bisnis ## Mengelola Riwayat Transfer Semua transfer tercatat dan dapat dilihat di: - **Riwayat Transfer** – Daftar lengkap semua transfer - **Laporan Stok** – Termasuk aktivitas transfer dalam perhitungan - **Detail Produk** – Menampilkan riwayat transfer per produk Untuk melihat riwayat transfer: 1. Buka **Riwayat** dari menu utama 2. Pilih filter **Transfer** untuk melihat hanya catatan transfer 3. Ketuk catatan apa saja untuk melihat detail transfer lengkap ## Butuh Bantuan? Jika Anda mengalami masalah dengan transfer stok atau memiliki pertanyaan tentang mengelola beberapa bisnis, silakan hubungi tim support kami melalui tombol **Hubungi Kami** di aplikasi Kelola. --- #### Memahami Alur Stok > Pahami bagaimana stok bergerak di sistem Kelola melalui transaksi penjualan, pembelian, retur, dan penyesuaian. # Memahami Alur Stok ## Ikhtisar Alur stok di Kelola mencakup semua pergerakan produk masuk dan keluar dari inventaris Anda. Memahami alur ini penting untuk mengelola stok dengan akurat. ## Jenis Pergerakan Stok ### Stok Masuk (Stock In) Stok bertambah ketika: - **Pembelian**: Menerima produk dari supplier - **Retur Penjualan**: Pelanggan mengembalikan produk - **Penyesuaian**: Koreksi stok positif ### Stok Keluar (Stock Out) Stok berkurang ketika: - **Penjualan**: Transaksi kasir - **Retur Pembelian**: Mengembalikan produk ke supplier - **Penyesuaian**: Koreksi stok negatif - **Rusak/Hilang**: Produk tidak layak jual ### Transfer Stok Memindahkan stok antar lokasi (jika menggunakan fitur multi-lokasi): - Stok berkurang di lokasi pengirim - Stok bertambah di lokasi penerima ## Alur Stok Standar ``` Pembelian → Stok Masuk → Inventaris → Penjualan → Stok Keluar ↑ ↓ └────── Retur Penjualan ←──────┘ ``` ## Melacak Riwayat Stok ### Catatan Stok Setiap pergerakan stok tercatat dengan detail: - Tanggal dan waktu - Jenis transaksi - Jumlah perubahan - Stok sebelum dan sesudah - Staff yang bertanggung jawab - Catatan (jika ada) ### Akses Riwayat: 1. Buka menu **Stok** 2. Pilih produk 3. Tekan tab **Riwayat Stok** ## Penyesuaian Stok ### Kapan Perlu Penyesuaian: - Selisih stok fisik vs sistem - Produk rusak/expired - Produk hilang - Saldo awal stok ### Cara Penyesuaian: 1. Buka menu **Stok** → **Penyesuaian** 2. Pilih produk 3. Masukkan stok aktual 4. Sistem menghitung selisih otomatis 5. Tambahkan alasan penyesuaian 6. Konfirmasi ## Tips Mengelola Alur Stok - Lakukan **stock opname** rutin (bulanan/mingguan) - Periksa riwayat stok untuk melacak perbedaan - Pantau produk dengan pergerakan stok tinggi - Dokumentasikan setiap penyesuaian dengan alasan yang jelas --- ### Langganan & Billing #### Cara Berlangganan > Panduan berlangganan paket Kelola.co untuk Android dan iOS ## Cara Berlangganan Anda dapat berlangganan paket Kelola.co untuk menikmati fitur yang lebih luas dan maksimal. Berikut panduan berlangganan melalui perangkat Android dan iOS: ### Android 1. **Buka aplikasi Kelola.co** pada perangkat Android Anda. 2. **Pilih “Lainnya”** pada dashboard utama. 3. **Pilih “Lihat Paket Langganan”** pada informasi paling atas. 4. **Pilih jenis paket langganan** yang Anda inginkan: “Basic / Plus / Advance” dan periode waktu langganan yang diinginkan. 5. **Pilih “Berlangganan Sekarang”** untuk melanjutkan proses pembayaran. 6. **Pilih jenis pembayaran** yang Anda inginkan: “Kartu kredit/debit / Tukar Kode atau opsi lainnya”. 7. **Ikuti proses pembayaran** sesuai jenis pembayaran yang diinginkan. 8. Paket berlangganan berhasil, dan Anda dapat menggunakan fitur yang lebih luas pada Aplikasi Kelola.co. ### iOS 1. **Buka aplikasi Kelola.co** pada perangkat iPhone Anda. 2. **Pilih “Lainnya”** pada dashboard utama. 3. **Pilih “Lihat Paket Langganan”** pada informasi paling atas. 4. **Pilih jenis paket langganan** yang Anda inginkan: “Basic / Plus / Advance” dan periode waktu langganan yang diinginkan. 5. **Pilih “Berlangganan Sekarang”** untuk melanjutkan proses pembayaran. 6. **Pilih jenis pembayaran** yang Anda inginkan: “Kartu kredit/debit / Dana / Gopay / ShopeePay”. 7. **Ikuti proses pembayaran** sesuai jenis pembayaran yang diinginkan. 8. Paket berlangganan berhasil, dan Anda dapat menggunakan fitur yang lebih luas pada Aplikasi Kelola.co. --- ### suppliers #### Panduan Manajemen Supplier > Panduan lengkap mengelola supplier di Kelola. Pelajari cara menambah vendor, melacak riwayat pembelian, mengelola hubungan, dan menyederhanakan proses pengadaan. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Di akhir panduan ini, Anda akan dapat: - Menambah dan mengelola data supplier - Menghubungkan supplier dengan pembelian - Melacak riwayat pembelian per vendor - Mengevaluasi kinerja supplier - Mempermudah pemesanan ulang --- ## Mengapa Mengelola Supplier? **Manfaat pelacakan supplier:** - 📊 Mengetahui dari siapa Anda paling sering membeli - 💰 Melacak pengeluaran per vendor - 📈 Menegosiasikan syarat yang lebih baik - 🔄 Mempermudah pemesanan ulang - 📋 Menyimpan data kontak --- ## Menambah Supplier ### Saat Stock In **Metode tercepat** — saat mencatat pembelian: 1. Di Stock In, ketuk **"Pilih Supplier"** 2. Ketuk **"+ Tambah Supplier Baru"** 3. Masukkan informasi supplier: - **Nama** (wajib) - **Telepon** (opsional) - **Email** (opsional) - **Alamat** (opsional) 4. Ketuk **"Simpan"** 5. Supplier otomatis terpilih untuk pembelian ini ### Dari Bagian Supplier 1. Buka **Supplier** (menu utama) 2. Ketuk tombol **"+"** 3. Isi detail supplier 4. Ketuk **"Simpan"** ### Informasi Supplier yang Perlu Dikumpulkan **Wajib:** - Nama perusahaan - Nama kontak - Nomor telepon **Direkomendasikan:** - Alamat email - Alamat fisik - Syarat pembayaran **Opsional:** - NPWP - Detail bank - Waktu pengiriman - Catatan --- ## Mengelola Detail Supplier ### Melihat Profil Supplier 1. Buka **Supplier** 2. Ketuk nama supplier 3. Lihat: - Informasi kontak - Total nilai pembelian - Jumlah pesanan - Riwayat pembelian ### Mengedit Informasi Supplier 1. Buka profil supplier 2. Ketuk **"Edit"** 3. Perbarui kolom 4. Ketuk **"Simpan"** ### Riwayat Pembelian Supplier Lacak semua pembelian dari supplier: 1. Buka profil supplier 2. Gulir ke **Riwayat Pembelian** 3. Lihat: - Tanggal setiap pembelian - Produk yang dibeli - Jumlah - Total nilai --- ## Menghubungkan Supplier dengan Pembelian ### Penautan Otomatis Ketika Anda memilih supplier saat Stock In: - Pembelian tertaut ke supplier - Muncul dalam riwayat mereka - Masuk ke total mereka ### Manfaat Penautan | Manfaat | Cara Membantu | |---------|---------------| | **Pelacakan pengeluaran** | Tahu berapa banyak per vendor | | **Riwayat pesanan** | Lihat apa yang dibeli kapan | | **Perbandingan harga** | Bandingkan biaya dari waktu ke waktu | | **Kemudahan pemesanan ulang** | Referensi cepat untuk restock | --- ## Laporan Supplier ### Melihat Kinerja Supplier **Di bagian Laporan:** 1. Buka **Laporan → Supplier** 2. Lihat metrik: - Total pengeluaran per supplier - Jumlah pesanan - Nilai pesanan rata-rata - Frekuensi pembelian ### Supplier Teratas Identifikasi vendor terpenting Anda: 1. Urutkan berdasarkan total pengeluaran 2. Lihat siapa yang paling Anda andalkan 3. Prioritaskan hubungan 4. Negosiasikan syarat yang lebih baik --- ## Praktik Terbaik ### Pengaturan Supplier ✅ **Informasi lengkap** - Detail kontak lengkap - Beberapa metode kontak - Syarat pembayaran jelas ✅ **Penamaan konsisten** - Gunakan nama perusahaan resmi - Hindari singkatan - Tetap profesional ✅ **Pembaruan rutin** - Perbarui saat kontak berubah - Tinjau tahunan - Hapus supplier tidak aktif ### Pelacakan Pembelian ✅ **Selalu tautkan pembelian** - Pilih supplier untuk setiap Stock In - Meningkatkan akurasi pelaporan - Mempermudah referensi di masa depan ✅ **Tambahkan nomor referensi** - Nomor PO - Nomor faktur - Nomor surat jalan --- ## Pemecahan Masalah ### "Supplier tidak ada dalam daftar" - Gunakan fungsi pencarian - Periksa ejaan - Tambah baru jika perlu ### "Tidak dapat menghapus supplier" - Memiliki riwayat pembelian - Arsipkan daripada hapus - Simpan untuk catatan --- ## FAQ **Q: Berapa banyak supplier yang bisa saya tambahkan?** A: Tidak terbatas di semua paket. **Q: Bisakah supplier juga menjadi pelanggan?** A: Ya, buat kedua data secara terpisah. **Q: Bisakah saya mengekspor data supplier?** A: Ya, gunakan fungsi ekspor di bagian Supplier. --- ### troubleshooting #### Pemecahan Masalah Umum > Solusi untuk masalah Kelola yang sering terjadi. Temukan perbaikan untuk masalah login, sinkronisasi, error, dan performa aplikasi. ## Apa yang Akan Anda Pelajari Perbaikan cepat untuk masalah Kelola yang umum: - Masalah login dan autentikasi - Masalah sinkronisasi dan data - Performa aplikasi - Pesan error --- ## Masalah Login ### "Tidak Bisa Login" **Periksa:** 1. Koneksi internet 2. Email/telepon yang benar 3. Kata sandi yang benar (sensitif huruf) 4. Akun tidak dinonaktifkan **Coba:** - Reset kata sandi - Hapus cache aplikasi - Instal ulang aplikasi ### "Akun Terkunci" **Penyebab:** Terlalu banyak percobaan gagal **Perbaikan:** 1. Tunggu 30 menit 2. Coba lagi 3. Atau reset kata sandi ### "Sesi Berakhir" **Perbaikan:** 1. Login lagi 2. Centang "Ingat saya" 3. Pastikan internet stabil --- ## Masalah Sinkronisasi ### "Data Tidak Sinkron" **Gejala:** - Perubahan tidak muncul - Data lama ditampilkan - Pesan "Sinkronisasi tertunda" **Solusi:** 1. **Tarik ke bawah untuk refresh** - Di layar daftar apa pun - Memaksa sinkronisasi 2. **Periksa internet** - WiFi atau data seluler aktif - Koneksi stabil - Coba jaringan berbeda 3. **Tutup paksa dan buka kembali** - Tutup aplikasi sepenuhnya - Buka kembali - Tunggu sinkronisasi 4. **Hapus cache** - Akun → Pengaturan → Hapus Cache - Restart aplikasi ### "Transaksi Tidak Tersimpan" **Periksa:** - Semua kolom wajib terisi - Internet terhubung - Tidak dalam mode pesawat - Penyimpanan cukup **Coba:** - Simpan lagi - Periksa pesan error - Hubungi dukungan jika berlanjut --- ## Performa Aplikasi ### "Aplikasi Berjalan Lambat" **Solusi:** 1. **Tutup aplikasi lain** - Bebaskan RAM - Kurangi beban 2. **Hapus cache** - Akun → Pengaturan → Hapus Cache 3. **Perbarui aplikasi** - Dapatkan versi terbaru - Termasuk perbaikan bug 4. **Restart perangkat** - Mulai baru - Bersihkan memori ### "Aplikasi Crash" **Coba:** 1. Perbarui ke versi terbaru 2. Restart perangkat 3. Hapus data aplikasi (perlu login ulang) 4. Instal ulang aplikasi **Laporkan:** - Kirim laporan crash jika diminta - Catat apa yang sedang Anda lakukan - Hubungi dukungan --- ## Pesan Error Umum ### "Error Jaringan" **Penyebab:** - Tidak ada internet - Server maintenance - Firewall memblokir **Perbaikan:** - Periksa koneksi - Coba lagi nanti - Gunakan jaringan berbeda ### "Izin Ditolak" **Penyebab:** - Peran tidak cukup - Fitur dibatasi - Keterbatasan langganan **Perbaikan:** - Hubungi admin/owner - Periksa langganan - Minta akses ### "Server Error (500)" **Ini masalah kami, bukan masalah Anda!** **Lakukan:** - Coba lagi dalam beberapa menit - Periksa halaman status - Hubungi dukungan **Jangan:** - Terus mencoba dengan cepat - Hapus data - Panik ### "Produk Tidak Ditemukan" **Periksa:** - Ejaan benar - Produk tidak diarsipkan - Di bisnis yang benar - Cari dengan barcode --- ## Masalah Fitur Spesifik ### Printer Tidak Berfungsi **Periksa:** - Bluetooth aktif - Printer dipasangkan - Kertas terpasang - Daya menyala **Coba:** - Pasangkan ulang printer - Tes cetak dari pengaturan - Restart printer ### Barcode Tidak Terbaca **Periksa:** - Pencahayaan baik - Barcode jelas - Izin kamera diberikan - Tipe barcode benar **Coba:** - Entri manual - Bersihkan lensa kamera - Sudut berbeda ### Notifikasi Tidak Diterima **Periksa:** - Notifikasi aktif di aplikasi - Pengaturan notifikasi telepon - Tidak dalam Jangan Ganggu - Aplikasi diperbarui **Coba:** - Matikan/hidupkan notifikasi - Instal ulang aplikasi - Periksa pengaturan telepon --- ## Masalah Data ### "Jumlah Stok Salah" **Periksa:** - Transaksi tertunda - Edit terbaru - Status transfer - Catatan audit **Perbaikan:** - Verifikasi dengan hitung fisik - Audit stok jika perlu - Periksa riwayat transaksi ### "Transaksi Hilang" **Periksa:** - Rentang tanggal benar - Bisnis yang benar dipilih - Filter dihapus - Tidak dihapus **Temukan:** - Gunakan pencarian - Periksa semua tipe transaksi - Ekspor dan periksa --- ## Masih Butuh Bantuan? Jika masalah berlanjut: 📧 **Email:** support@kelola.co 💬 **In-app:** Akun → Hubungi Kami 🌐 **Help Center:** help.kelola.co **Saat menghubungi dukungan, sertakan:** - Apa yang sedang Anda lakukan - Pesan error (screenshot) - Tipe perangkat - Versi aplikasi --- ## Daftar Periksa Perbaikan Cepat Sebelum menghubungi dukungan, coba: - [ ] Restart aplikasi - [ ] Periksa internet - [ ] Perbarui aplikasi - [ ] Hapus cache - [ ] Restart perangkat - [ ] Periksa izin - [ ] Verifikasi status akun --- ## เอกสารภาษาไทย ### เกี่ยวกับ Kelola #### ความปลอดภัยของข้อมูล > ข้อมูลของคุณปลอดภัยและได้รับการปกป้อง ## ความปลอดภัยของข้อมูล Kelola จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์คลาวด์ที่เข้ารหัสพร้อมการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ข้อมูลจะไม่ถูกแชร์กับธนาคารหรือพันธมิตรฟินเทค --- ## มาตรการรักษาความปลอดภัย - **การเข้ารหัส SSL** - การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยระหว่างอุปกรณ์และเซิร์ฟเวอร์ - **การสำรองข้อมูลอัตโนมัติ** - ข้อมูลของคุณจะได้รับการสำรองทุกวัน - **การควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท** - จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทของผู้ใช้ --- #### วิธีดาวน์โหลด > วิธีดาวน์โหลดและติดตั้ง Kelola บนอุปกรณ์ของคุณ ## วิธีดาวน์โหลด Kelola ### Android 1. เปิด **Google Play Store** 2. ค้นหา **"Kelola.co"** 3. แตะ **ติดตั้ง** ### iOS 1. เปิด **App Store** 2. ค้นหา **"Kelola.co"** 3. แตะ **รับ** ### เว็บไซต์ เข้าถึงได้ที่ [web.kelola.co](https://web.kelola.co) และเข้าสู่ระบบด้วย Google หรือ Apple --- หลังจากติดตั้งแล้ว สร้างหรือเข้าร่วมธุรกิจหลังจากเข้าสู่ระบบครั้งแรกของคุณ --- #### Kelola คืออะไร > แพลตฟอร์มเทคโนโลยีสำหรับจัดการธุรกิจ SMEs **Kelola.co** เป็นแพลตฟอร์มเทคโนโลยีชั้นนำที่ออกแบบมาเพื่อทำให้การดำเนินงานธุรกิจง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (MSMEs) ด้วยคุณสมบัติที่ใช้งานง่ายและเน้นประสิทธิภาพการดำเนินงาน Kelola.co ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าคงคลัง การเงิน และการทำงานร่วมกันของทีมได้อย่างไม่ยุ่งยาก --- ## **ทำไมต้องเลือก Kelola.co?** ### **1. คุณสมบัติครบครันสำหรับการดำเนินงาน MSME** - **การจัดการสินค้าคงคลัง** ติดตามสินค้าของคุณแบบเรียลไทม์และรับการแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงการขาดสินค้าที่จำเป็น - **รายงานการเงินอัตโนมัติ** สร้างรายงานการเงินที่ละเอียดและอ่านง่ายโดยไม่ต้องคำนวณด้วยตนเอง - **การติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้า** ติดตามสินค้าเข้าและออกได้อย่างราบรื่น ทำให้บันทึกมีระเบียบและถูกต้อง - **การควบคุมการเข้าถึงของพนักงาน** เพิ่มสมาชิกในทีมได้สูงสุด 100 คนและกำหนดระดับการเข้าถึงตามบทบาทของพวกเขา ### **2. เข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง** เชื่อมต่อกับการดำเนินงานธุรกิจของคุณได้ตลอดเวลา ทุกที่ ผ่าน: - สมาร์ทโฟน Android - iPhone - คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป ### **3. ออกแบบมาสำหรับอุตสาหกรรมที่หลากหลาย** Kelola.co มีความยืดหยุ่นและรองรับภาคธุรกิจต่างๆ รวมถึง: - ค้าปลีกและร้านค้าทั่วไป - สุขภาพ - อิเล็กทรอนิกส์ - การผลิต - โลจิสติกส์ - การเกษตร - เครื่องสำอาง ### **4. ใช้งานฟรี** Kelola.co มีแผนฟรีที่ไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพง มอบโซลูชันดิจิทัลที่จับต้องได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก --- ## **Kelola.co ช่วยธุรกิจของคุณอย่างไร** - **เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน** ประหยัดเวลาและทรัพยากรด้วยระบบที่ใช้งานง่ายที่ทำให้การจัดการประจำวันง่ายขึ้น - **ลดการสูญเสีย** หลีกเลี่ยงการสต็อกมากเกินไปหรือการขาดสินค้าด้วยการติดตามสินค้าอย่างชาญฉลาดและการแจ้งเตือน - **ขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจ** มุ่งเน้นการขยายธุรกิจของคุณในขณะที่ Kelola.co จัดการกับความซับซ้อนด้านการดำเนินงาน --- ## **เริ่มต้นเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณวันนี้!** เริ่มต้นสู่การจัดการธุรกิจที่ฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย **Kelola.co** ดาวน์โหลดแอปฟรีและสัมผัสประโยชน์ด้วยตัวคุณเอง! [เรียนรู้เพิ่มเติมที่ Kelola.co](https://kelola.co) --- ### account #### การจัดการบัญชีและโปรไฟล์ > คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการจัดการการตั้งค่าบัญชี Kelola ของคุณ เรียนรู้วิธีอัปเดตโปรไฟล์ เปลี่ยนภาษา กำหนดค่าการแจ้งเตือน และจัดการความปลอดภัย ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - อัปเดตข้อมูลโปรไฟล์ - เปลี่ยนภาษาแอป - กำหนดค่าการแจ้งเตือน - จัดการการตั้งค่าความปลอดภัย - ส่งออกข้อมูลของคุณ --- ## การเข้าถึงการตั้งค่าบัญชี 1. แตะ **"บัญชี"** (ขวาล่าง) 2. ดูโปรไฟล์ของคุณ 3. แตะ **"การตั้งค่า"** สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม --- ## การจัดการโปรไฟล์ ### การอัปเดตข้อมูลส่วนตัว 1. ไปที่ **บัญชี → แก้ไขโปรไฟล์** 2. อัปเดต: - ชื่อ - อีเมล - หมายเลขโทรศัพท์ - รูปโปรไฟล์ 3. แตะ **"บันทึก"** ### การเปลี่ยนรหัสผ่าน 1. ไปที่ **บัญชี → ความปลอดภัย** 2. แตะ **"เปลี่ยนรหัสผ่าน"** 3. ป้อน: - รหัสผ่านปัจจุบัน - รหัสผ่านใหม่ - ยืนยันรหัสผ่านใหม่ 4. แตะ **"อัปเดต"** > **เคล็ดลับ:** ใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่งด้วยตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ --- ## การตั้งค่าภาษา ### การเปลี่ยนภาษาแอป 1. ไปที่ **บัญชี → ภาษา** 2. เลือกจากภาษาที่มี: - English - Bahasa Indonesia - ไทย - และอื่นๆ... 3. แอปรีสตาร์ทด้วยภาษาใหม่ --- ## การตั้งค่าการแจ้งเตือน ### การกำหนดค่าการแจ้งเตือน 1. ไปที่ **บัญชี → การแจ้งเตือน** 2. เปิด/ปิดการแจ้งเตือน: - **การแจ้งเตือนสต็อก** — คำเตือนสต็อกต่ำ - **การแจ้งเตือนธุรกรรม** — สรุปรายวัน - **กิจกรรมพนักงาน** — อัปเดตทีม - **การอัปเดตแอป** — ฟีเจอร์ใหม่ ### การแจ้งเตือน Push เปิดใช้งานบนอุปกรณ์ของคุณ: - iOS: การตั้งค่า → การแจ้งเตือน → Kelola - Android: การตั้งค่า → แอป → Kelola → การแจ้งเตือน --- ## การตั้งค่าความปลอดภัย ### การยืนยันตัวตนสองปัจจัย (2FA) หากมี: 1. ไปที่ **บัญชี → ความปลอดภัย** 2. แตะ **"เปิดใช้งาน 2FA"** 3. ทำตามขั้นตอนการตั้งค่า 4. บันทึกรหัสสำรอง ### การจัดการเซสชัน ดูเซสชันที่ใช้งาน: 1. ไปที่ **บัญชี → ความปลอดภัย** 2. ดู **"เซสชันที่ใช้งาน"** 3. ออกจากระบบจากอุปกรณ์อื่นหากจำเป็น --- ## การจัดการข้อมูล ### การส่งออกข้อมูลของคุณ 1. ไปที่ **บัญชี → ส่งออกข้อมูล** 2. เลือกประเภทข้อมูล: - สินค้า - ธุรกรรม - ลูกค้า - สำรองข้อมูลครบถ้วน 3. เลือกรูปแบบ (CSV, Excel, PDF) 4. แตะ **"ส่งออก"** 5. ดาวน์โหลดไฟล์ ### การลบบัญชี ⚠️ **คำเตือน:** นี่เป็นถาวร! 1. ไปที่ **บัญชี → การตั้งค่า** 2. เลื่อนไปที่ **"ลบบัญชี"** 3. อ่านคำเตือน 4. ยืนยันการลบ 5. ป้อนรหัสผ่าน > **หมายเหตุ:** ข้อมูลธุรกิจอาจถูกเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย --- ## การตั้งค่าแอป ### การตั้งค่าการแสดงผล - **ธีม** — โหมดสว่าง/มืด - **สกุลเงิน** — สกุลเงินเริ่มต้น - **รูปแบบวันที่** — ตามความชอบของคุณ ### การตั้งค่าเครื่องพิมพ์ 1. ไปที่ **บัญชี → เครื่องพิมพ์** 2. เพิ่มเครื่องพิมพ์ Bluetooth 3. กำหนดค่ารูปแบบใบเสร็จ 4. ทดสอบการพิมพ์ --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ✅ **รักษาข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน** - อัปเดตอีเมลหากเปลี่ยน - ยืนยันหมายเลขโทรศัพท์ - รีเฟรชรูปโปรไฟล์ ✅ **ความปลอดภัยก่อน** - ใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่ง - เปิดใช้งาน 2FA หากมี - ออกจากระบบจากอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน ✅ **สำรองข้อมูลเป็นประจำ** - ส่งออกข้อมูลรายเดือน - เก็บสำรองให้ปลอดภัย - ทดสอบกระบวนการกู้คืน --- ## การแก้ไขปัญหา ### "ไม่สามารถเปลี่ยนอีเมลได้" - อีเมลอาจถูกใช้แล้ว - ต้องมีการยืนยัน - ติดต่อฝ่ายสนับสนุน ### "การแจ้งเตือนไม่ทำงาน" - ตรวจสอบการตั้งค่าโทรศัพท์ - ยืนยันสิทธิ์แอป - ติดตั้งใหม่หากจำเป็น ### "การส่งออกข้อมูลล้มเหลว" - ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต - ลองช่วงวันที่เล็กลง - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนสำหรับการส่งออกขนาดใหญ่ --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: ฉันสามารถมีหลายบัญชีได้หรือไม่?** A: ได้ แต่บัญชีเดียวสามารถเข้าร่วมหลายธุรกิจได้ **Q: จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันลืมรหัสผ่าน?** A: ใช้ "ลืมรหัสผ่าน" ที่หน้าจอล็อกอินเพื่อรีเซ็ต **Q: ฉันสามารถโอนบัญชีให้คนอื่นได้หรือไม่?** A: ไม่ได้ แต่คุณสามารถเชิญพวกเขาเข้าร่วมธุรกิจของคุณได้ --- --- ### barcode #### การพิมพ์ฉลากบาร์โค้ด > เรียนรู้วิธีพิมพ์ฉลากบาร์โค้ดสำหรับสินค้าของคุณโดยใช้เครื่องพิมพ์ความร้อนหรือเครื่องพิมพ์ทั่วไป # การพิมพ์ฉลากบาร์โค้ด ## ภาพรวม ฉลากบาร์โค้ดช่วยให้กระบวนการธุรกรรมที่แคชเชียร์ทำได้อย่างรวดเร็วด้วยการสแกน Kelola รองรับการพิมพ์บาร์โค้ดสำหรับสินค้าทั้งหมดในสินค้าคงคลังของคุณ ## วิธีการพิมพ์ ### 1. พิมพ์จากรายละเอียดสินค้า 1. เปิดเมนู **สินค้า** 2. ค้นหาและเลือกสินค้า 3. กดปุ่ม **พิมพ์บาร์โค้ด** 4. เลือกจำนวนฉลาก 5. เลือกขนาดฉลาก 6. ยืนยันการพิมพ์ ### 2. พิมพ์เป็นชุด 1. เปิดเมนู **สินค้า** 2. กดปุ่ม **เลือก** (ไอคอนเช็คลิสต์) 3. เลือกหลายสินค้า 4. กด **พิมพ์บาร์โค้ด** 5. ตั้งค่าจำนวนต่อสินค้า 6. ยืนยันการพิมพ์ ## ขนาดฉลาก Kelola รองรับหลายขนาดฉลาก: - **เล็ก**: 30มม. x 20มม. (สำหรับสินค้าเล็ก) - **กลาง**: 50มม. x 30มม. (ขนาดมาตรฐาน) - **ใหญ่**: 70มม. x 40มม. (สำหรับสินค้าใหญ่) ## การตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ### เครื่องพิมพ์ความร้อน 1. เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ความร้อนผ่าน Bluetooth 2. ตรวจสอบว่ามีกระดาษความร้อน 3. เลือกรูปแบบการพิมพ์ความร้อนในการตั้งค่า 4. ฉลากจะพิมพ์พร้อมบาร์โค้ดและชื่อสินค้า ### เครื่องพิมพ์ทั่วไป 1. ใช้กระดาษฉลาก A4 2. ตั้งค่าเลย์เอาต์ตามขนาดฉลาก 3. พิมพ์และตัดฉลากด้วยมือ ## ข้อมูลบนฉลาก ฉลากบาร์โค้ดมาตรฐานประกอบด้วย: - **บาร์โค้ด**: หมายเลขบาร์โค้ดในรูปแบบแท่ง - **ชื่อสินค้า**: ชื่อสั้นของสินค้า - **ราคา**: ราคาขาย (ไม่บังคับ) - **SKU**: รหัส SKU (ไม่บังคับ) ## เคล็ดลับการพิมพ์ฉลาก - ใช้กระดาษฉลากคุณภาพดีเพื่อผลการสแกนที่ดี - ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์มีความละเอียดเพียงพอ (ขั้นต่ำ 203 DPI) - พิมพ์ตามความจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงฉลากคงค้าง - เก็บฉลากในที่แห้งและห่างจากความร้อน --- #### การใช้งานเครื่องสแกนบาร์โค้ดใน Kelola > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการใช้งานการสแกนบาร์โค้ดใน Kelola เรียนรู้การสแกนสินค้าสำหรับการขาย การจัดการสต็อก และการค้นหาสินค้าอย่างรวดเร็ว ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - สแกนบาร์โค้ดด้วยอุปกรณ์มือถือของคุณ - ใช้การสแกนบาร์โค้ดสำหรับการขาย - สแกนสำหรับการดำเนินการสต็อก - แก้ไขปัญหาการสแกน - ตั้งค่าการทำงานของบาร์โค้ด --- ## ภาพรวมการสแกนบาร์โค้ด **สิ่งที่คุณสามารถทำได้:** - 📱 **การสแกนบนมือถือ** — ใช้กล้องโทรศัพท์ - 🔍 **ค้นหาสินค้า** — ค้นหาสินค้าทันที - ⚡ **การขายรวดเร็ว** — ชำระเงินอย่างรวดเร็ว - 📦 **การจัดการสินค้าคงคลัง** — บันทึกสต็อกอย่างรวดเร็ว - 🏷️ **การตรวจสอบสินค้า** — ยืนยันสินค้าที่ถูกต้อง --- ## ประเภทบาร์โค้ดที่รองรับ Kelola รองรับรูปแบบบาร์โค้ดทั่วไป: | ประเภท | รูปแบบ | การใช้งาน | |--------|--------|-----------| | **EAN-13** | 13 หลัก | สินค้าปลีกทั่วโลก | | **UPC-A** | 12 หลัก | ค้าปลีกในอเมริกาเหนือ | | **Code 128** | ตัวอักษรและตัวเลข | รหัสภายใน การขนส่ง | | **Code 39** | ตัวอักษรและตัวเลข | อุตสาหกรรม กลาโหม | | **QR Code** | 2D | URL ข้อมูล | --- ## การสแกนบนแอปมือถือ ### การใช้งานเครื่องสแกนกล้อง **สำหรับการขายและสต็อก:** 1. เปิด **สต็อกออก** (หรือ สต็อกเข้า) 2. แตะไอคอน **"สแกน"** (กล้อง) 3. จัดกล้องให้ตรงกับบาร์โค้ด 4. ถือให้นิ่งจนกว่าจะได้ยินเสียงบี๊ป 5. สินค้าจะเพิ่มเข้ารายการโดยอัตโนมัติ **เคล็ดลับสำหรับความสำเร็จ:** - ✅ แสงสว่างที่ดี - ✅ มือที่นิ่ง - ✅ บาร์โค้ดชัดเจน (ไม่ยับ) - ✅ ใกล้พอที่จะเต็มเฟรม - ❌ หลีกเลี่ยงแสงสะท้อน/เงา ### การสแกนหลายรายการ **โหมดการสแกนอย่างรวดเร็ว:** 1. ให้หน้าจอสแกนเปิดไว้ 2. สแกนรายการแรก 3. สแกนรายการถัดไปทันที 4. รายการสะสมในรายการ 5. แตะ "เสร็จสิ้น" เมื่อเสร็จแล้ว > **เคล็ดลับมืออาชีพ:** ฝึกฝนจังหวะ — สแกน เคลื่อนย้าย สแกน เคลื่อนย้าย ### การป้อนข้อมูลด้วยตนเองเป็นทางเลือก **เมื่อการสแกนล้มเหลว:** 1. แตะ **"ป้อนด้วยตนเอง"** 2. พิมพ์หมายเลขบาร์โค้ด 3. แตะ **"ค้นหา"** 4. เลือกสินค้า --- ## เครื่องสแกนเว็บ (USB) ### การตั้งค่า **สำหรับเดสก์ท็อป/แล็ปท็อป:** 1. เชื่อมต่อเครื่องสแกนบาร์โค้ด USB 2. รอการติดตั้งไดรเวอร์ 3. เครื่องสแกนทำหน้าที่เหมือนการป้อนข้อมูลคีย์บอร์ด 4. ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ### การใช้งานเครื่องสแกนเว็บ **ที่ web.kelola.co:** 1. เปิด สต็อกเข้า/ออก 2. คลิกปุ่ม **"สแกนบาร์โค้ด"** 3. เครื่องสแกนบี๊ป สินค้าปรากฏขึ้น 4. จำนวนเริ่มต้นที่ 1 5. ปรับแต่งตามต้องการ 6. สแกนรายการถัดไป ### การกำหนดค่าเครื่องสแกน **เครื่องสแกนส่วนใหญ่ทำงานได้ทันที** หากมีปัญหา: 1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องสแกนอยู่ในโหมด "HID keyboard" 2. ตรวจสอบการตั้งค่าตัวอักษรต่อท้าย (ควรส่ง Enter) 3. ตรวจสอบว่าประเภทบาร์โค้ดเปิดใช้งานแล้ว 4. ทดสอบในโปรแกรมแก้ไขข้อความก่อน --- ## ขั้นตอนการทำงานของการสแกน ### การชำระเงินอย่างรวดเร็ว (ค้าปลีก) **สถานการณ์:** ลูกค้ามีหลายรายการ ``` 1. เปิด สต็อกออก 2. แตะ สแกน 3. สแกนแต่ละรายการอย่างรวดเร็ว 4. ตรวจสอบรายการ 5. เลือกลูกค้า (ไม่บังคับ) 6. ส่งการขาย 7. พิมพ์ใบเสร็จ ``` **ประหยัดเวลา:** 50-70% เทียบกับการค้นหาด้วยตนเอง ### การรับสินค้าคงคลัง **สถานการณ์:** การส่งมอบจำนวนมากจากซัพพลายเออร์ ``` 1. เปิด สต็อกเข้า 2. แตะ สแกน 3. สแกนแต่ละรายขณะขนถ่าย 4. ตรวจสอบจำนวนให้ตรงกับใบส่งสินค้า 5. ส่งสต็อกเข้า 6. จัดเรียงบนชั้นวาง ``` **ประโยช์:** - อัปเดตสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ - ไม่มีงานเอกสารค้าง - ตรวจพบความไม่สอดคล้องทันที ### การตรวจนับสต็อก **สถานการณ์:** การนับสินค้าคงคลังรายเดือน ``` 1. เปิด การตรวจสอบสต็อก 2. แตะ สแกน 3. สแกนแต่ละรายการบนชั้นวาง 4. ระบบแสดงจำนวนที่คาดหวัง 5. ป้อนจำนวนที่นับจริง 6. ไปยังรายการถัดไป ``` **ความแม่นยำ:** ขจัดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับบาร์โค้ด ### การตั้งค่าสินค้า ✅ **กำหนดบาร์โค้ดที่ไม่ซ้ำกัน** - หนึ่งบาร์โค้ดต่อ SKU - ไม่มีการซ้ำกัน - รูปแบบสม่ำเสมอ ✅ **พิมพ์ฉลากคุณภาพ** - ชัดเจน ความคมชัดสูง - ขนาดที่เหมาะสม (ขั้นต่ำ 1.5 ซม. กว้าง) - วัสดุทนทาน - การวางตำแหน่งที่เหมาะสม ✅ **ทดสอบก่อนใช้งาน** - สแกนบาร์โค้ดใหม่ - ตรวจสอบสินค้าที่ถูกต้อง - ตรวจสอบประเภทเครื่องสแกนทั้งหมด ### การดำเนินงานประจำวัน ✅ **ความสะอาดของเครื่องสแกน** - เช็ดเลนส์กล้องเป็นประจำ - เช็ดหน้าต่างเครื่องสแกน - ตรวจสอบความเสียหาย ✅ **แสงสว่างมีความสำคัญ** - หลีกเลี่ยงแสงสะท้อนโดยตรง - ตรวจสอบให้มีแสงเพียงพอ - ปรับมุมตามต้องการ ✅ **แผนสำรอง** - รู้ขั้นตอนการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง - เก็บรายการสินค้าไว้ในที่ที่เข้าถึงได้ - ฝึกอบรมพนักงานทุกคน --- ## การแก้ไขปัญหา ### "บาร์โค้ดไม่สแกน" **สาเหตุทั่วไป:** | ปัญหา | วิธีแก้ไข | |-------|-----------| | แสงสว่างไม่เพียงพอ | ย้ายไปยังบริเวณที่สว่างกว่า | | บาร์โค้ดเบลอ | ถือกล้องให้นิ่งกว่านี้ | | บาร์โค้ดเสียหาย | ป้อนด้วยตนเอง | | ประเภทบาร์โค้ดผิด | ตรวจสอบการรองรับรูปแบบ | | แสงสะท้อน/เงา | ปรับมุม | | ไกล/ใกล้เกินไป | หาระยะห่างที่เหมาะสม | ### "พบสินค้าผิด" **ตรวจสอบ:** - บาร์โค้ดกำหนดให้สินค้าที่ถูกต้อง - ไม่มีบาร์โค้ดซ้ำในระบบ - เครื่องสแกนอ่านรหัสครบถ้วน **แก้ไข:** 1. ตรวจสอบบาร์โค้ดสินค้าในระบบ 2. กำหนดใหม่หากผิด 3. ตรวจสอบการซ้ำกัน ### "เครื่องสแกนไม่ทำงาน (เว็บ)" **ตรวจสอบ:** - การเชื่อมต่อ USB แน่นหนา - เครื่องสแกนเปิดอยู่ - โหมดที่ถูกต้อง (จำลองคีย์บอร์ด) - เคอร์เซอร์อยู่ในช่องสแกน **ลอง:** - พอร์ต USB อื่น - รีสตาร์ทเบราว์เซอร์ - ทดสอบในโน้ตแพด ### "การสแกนช้า" **การปรับปรุง:** - เช็ดเลนส์กล้อง - แสงสว่างที่ดีกว่า - อัปเดตแอป - รีสตาร์ทอุปกรณ์ - ตรวจสอบอินเทอร์เน็ต (สำหรับการค้นหา) --- ## เคล็ดลับขั้นสูง ### การนำเข้าบาร์โค้ดเป็นชุด **การตั้งค่าสินค้าจำนวนมาก:** 1. เตรียม CSV ด้วย: ชื่อสินค้า บาร์โค้ด ราคา 2. ใช้เครื่องมือนำเข้าบนเว็บ 3. อัปโหลดไฟล์ 4. ตรวจสอบการจับคู่ 5. นำเข้า ### การพิมพ์บาร์โค้ด **สร้างบาร์โค้ดของคุณเอง:** - ใช้ซอฟต์แวร์สร้างบาร์โค้ด - พิมพ์บนแผ่นฉลาก - ติดกับสินค้า - สแกนเพื่อตรวจสอบ ### บาร์โค้ดที่กำหนดเอง **สำหรับสินค้าที่ไม่มีรหัสจากผู้ผลิต:** 1. สร้างรหัสที่ไม่ซ้ำกัน 2. ใช้รูปแบบ SKU ภายใน 3. พิมพ์และติดฉลาก 4. สแกนใน Kelola --- ## คำถามที่พบบ่อย **ถาม: ฉันต้องใช้อุปกรณ์พิเศษเพื่อสแกนหรือไม่?** ตอบ: ไม่! ใช้กล้องสมาร์ทโฟนของคุณ เครื่องสแกน USB เป็นตัวเลือกสำหรับปริมาณงานสูง **ถาม: ฉันสามารถสแกนได้โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตหรือไม่?** ตอบ: การค้นหาสินค้าต้องใช้อินเทอร์เน็ต การสแกนบาร์โค้ดทำงานออฟไลน์ได้หากสินค้าถูกแคช **ถาม: หากสินค้าไม่มีบาร์โค้ดควรทำอย่างไร?** ตอบ: สร้างและพิมพ์ฉลากบาร์โค้ดของคุณเอง หรือใช้การค้นหาด้วยตนเอง **ถาม: ฉันสามารถสแกนบาร์โค้ดหลายอันพร้อมกันได้หรือไม่?** ตอบ: ไม่ได้ ต้องสแกนทีละอัน แต่คุณสามารถสแกนต่อเนื่องอย่างรวดเร็วได้ **ถาม: บาร์โค้ดทำงานบนอุปกรณ์ทั้งหมดของฉันหรือไม่?** ตอบ: ใช่! บาร์โค้ดเชื่อมโยงกับสินค้า เข้าถึงได้ทั้งบนมือถือและเว็บ **ถาม: ลูกค้าสามารถสแกนบาร์โค้ดสินค้าของฉันได้หรือไม่?** ตอบ: เฉพาะเมื่อพวกเขามีการเข้าถึงระบบ Kelola ของคุณ สำหรับการสแกนของลูกค้า ให้ใช้แคตตาล็อก --- --- ### catalog #### การสร้างและจัดการแคตตาล็อกสินค้า > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการสร้างแคตตาล็อกสินค้าที่สามารถแชร์ได้ใน Kelola เรียนรู้วิธีคัดสรรสินค้า ปรับแต่งรูปลักษณ์แคตตาล็อก และแชร์กับลูกค้า ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - สร้างแคตตาล็อกสินค้า - เลือกและจัดระเบียบสินค้า - ปรับแต่งรูปลักษณ์แคตตาล็อก - แชร์แคตตาล็อกกับลูกค้า - ติดตามประสิทธิภาพแคตตาล็อก --- ## แคตตาล็อกคืออะไร? **แคตตาล็อก** คือชุดสินค้าที่คัดสรรแล้วซึ่งคุณสามารถแชร์กับลูกค้าได้ ไม่เหมือนกับสินค้าคงคลังทั้งหมดของคุณ แคตตาล็อกแสดงเฉพาะรายการที่เลือกในรูปแบบที่สวยงามและเข้าถึงได้ง่าย **ใช้แคตตาล็อกสำหรับ:** - 🛍️ **การดูสินค้าของลูกค้า** — แชร์สายผลิตภัณฑ์เฉพาะ - 📱 **การขาย WhatsApp** — ส่งคอลเลกชันสินค้า - 🎁 **คอลเลกชันตามฤดูกาล** — สินค้าพิเศษวันหยุด สินค้าใหม่ - 💼 **ราคา B2B** — แคตตาล็อกขายส่ง - 🎨 **การจัดกลุ่มตามธีม** — "สิ่งจำเป็นฤดูร้อน" "สินค้าขายดี" --- ## การสร้างแคตตาล็อก ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงฟีเจอร์แคตตาล็อก 1. แตะ **"แคตตาล็อก"** จากเมนูหลัก 2. ดูแคตตาล็อกที่มีอยู่ 3. แตะ **"+ สร้างแคตตาล็อก"** ### ขั้นตอนที่ 2: รายละเอียดแคตตาล็อก **ป้อนข้อมูลพื้นฐาน:** | ฟิลด์ | คำอธิบาย | ตัวอย่าง | |-------|----------|----------| | **ชื่อแคตตาล็อก** | สิ่งที่ลูกค้าเห็น | "คอลเลกชันฤดูร้อน 2024" | | **คำอธิบาย** | รายละเอียดเพิ่มเติม (ไม่บังคับ) | "สินค้าใหม่สดสำหรับฤดูกาลนี้" | | **รูปภาพปก** | ส่วนหัวภาพ | รูปสินค้าที่ดีที่สุดของคุณ | ### ขั้นตอนที่ 3: เลือกสินค้า **เลือกสินค้าที่จะรวม:** 1. ดูรายการสินค้าของคุณ 2. แตะเพื่อเลือกสินค้า 3. เลือกหลายรายการ 4. ใช้การค้นหาเพื่อหาสินค้าเฉพาะ 5. กรองตามหมวดหมู่ **เคล็ดลับการเลือก:** - ✅ รวม 5-50 สินค้าเพื่อประสบการณ์ที่ดีที่สุด - ✅ เลือกรูปภาพสินค้าคุณภาพสูง - ✅ โดดเด่นด้วยสินค้าขายดีของคุณ - ✅ ผสมผสานช่วงราคา - ❌ หลีกเลี่ยงสินค้าหมด ### ขั้นตอนที่ 4: จัดเรียงสินค้า **ตั้งลำดับการแสดงผล:** 1. กดค้างที่สินค้า 2. ลากเพื่อจัดเรียงใหม่ 3. ปล่อยเพื่อวาง **กลยุทธ์การจัดเรียง:** - **โดดเด่นก่อน** — สินค้าขายดีอยู่ด้านบน - **ราคาเพิ่มขึ้น** — ประหยัดถึงพรีเมียม - **กลุ่มหมวดหมู่** — สินค้าคล้ายกันอยู่ด้วยกัน - **ใหม่ล่าสุดก่อน** — สินค้าใหม่โดดเด่น ### ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าตัวเลือกแคตตาล็อก **กำหนดค่าการแสดงผล:** | ตัวเลือก | คำอธิบาย | |----------|----------| | **แสดงราคา** | แสดงราคาสินค้า | | **แสดงสต็อก** | แสดง "มีสินค้า" / "หมดสินค้า" | | **อนุญาตการสั่งซื้อ** | ลูกค้าสามารถขอสินค้าได้ | | **วันหมดอายุ** | แคตตาล็อกหมดอายุอัตโนมัติ | ### ขั้นตอนที่ 6: บันทึกและเผยแพร่ 1. ตรวจสอบตัวอย่างแคตตาล็อก 2. แตะ **"บันทึก"** 3. แคตตาล็อกออนไลน์แล้ว 4. สร้างลิงก์ที่สามารถแชร์ได้ --- ## การปรับแต่งแคตตาล็อกของคุณ ### ตัวเลือกแบรนด์ **ทำให้เป็นของคุณ:** - **โลโก้ธุรกิจ** — แสดงด้านบน - **สีแบรนด์** — สีเน้น (หากรองรับ) - **รูปภาพปก** — แบนเนอร์หลัก - **ข้อความต้อนรับ** — คำทักทายส่วนบุคคล ### การแสดงผลสินค้า **แสดงสิ่งที่สำคัญ:** | องค์ประกอบ | เมื่อแสดง | |-------------|----------| | **ชื่อสินค้า** | เสมอ | | **ราคา** | เว้นแต่ต้องการราคากำหนดเอง | | **คำอธิบาย** | สำหรับสินค้าซับซ้อน | | **สถานะสต็อก** | หากสินค้าคงคลังผันผวน | | **SKU** | สำหรับแคตตาล็อก B2B | ### ธีมแคตตาล็อก **สไตล์พรีเซ็ต:** - **กริด** — กระชับ สินค้าจำนวนมาก - **รายการ** — รายละเอียด สินค้าน้อยลง - **หมุนเวียน** — สินค้าเด่น - **มินิมอล** — สะอาด เน้นรูปภาพ --- ## การแชร์แคตตาล็อกของคุณ ### วิธีที่ 1: แชร์ลิงก์ **คัดลอกและแชร์:** 1. เปิดแคตตาล็อก 2. แตะ **"แชร์"** 3. คัดลอกลิงก์ 4. แชร์ผ่าน: - WhatsApp - อีเมล - โซเชียลมีเดีย - SMS **รูปแบบลิงก์:** ``` https://kelola.co/catalog/[business-name]/[catalog-id] ``` ### วิธีที่ 2: WhatsApp โดยตรง **ส่งไปยังรายชื่อ:** 1. แตะ **"แชร์ไปยัง WhatsApp"** 2. เลือกรายชื่อหรือกลุ่ม 3. ส่งข้อความที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าพร้อม: - ตัวอย่างแคตตาล็อก - ลิงก์ - ข้อความของคุณ ### วิธีที่ 3: รหัส QR **สำหรับสถานที่จริง:** 1. แตะ **"สร้างรหัส QR"** 2. แสดงรหัสในร้าน 3. ลูกค้าสแกนเพื่อดู 4. ใช้สำหรับ: - ป้ายตั้งโต๊ะ - โปสเตอร์ - นามบัตร - บรรจุภัณฑ์ ### วิธีที่ 4: ฝัง (เว็บ) **สำหรับเว็บไซต์ของคุณ:** 1. ในแดชบอร์ดเว็บ 2. ไปที่ แคตตาล็อก → แชร์ 3. คัดลอกรหัสฝัง 4. วางลงใน HTML เว็บไซต์ --- ## การจัดการแคตตาล็อก ### แก้ไขแคตตาล็อก **อัปเดตที่มีอยู่:** 1. ไปที่ส่วนแคตตาล็อก 2. หาแคตตาล็อกในรายการ 3. แตะ **"แก้ไข"** 4. แก้ไข: - เพิ่ม/ลบสินค้า - เปลี่ยนลำดับ - อัปเดตคำอธิบาย - สลับตัวเลือก 5. บันทึกการเปลี่ยนแปลง > **หมายเหตุ:** การเปลี่ยนแปลงสะท้อนทันทีสำหรับทุกคนที่ดู ### ทำซ้ำแคตตาล็อก **สร้างแคตตาล็อกคล้ายกัน:** 1. หาแคตตาล็อกที่มีอยู่ 2. แตะเมนูสามจุด 3. เลือก **"ทำซ้ำ"** 4. เปลี่ยนชื่อ 5. แก้ไขตามต้องการ 6. บันทึกเป็นใหม่ **กรณีการใช้งาน:** - เวอร์ชันตามฤดูกาล - ราคาเฉพาะลูกค้า - ทดสอบการเลือกที่แตกต่างกัน ### จัดเก็บ/ลบ **ลบแคตตาล็อกเก่า:** 1. เปิดแคตตาล็อก 2. แตะ **"จัดเก็บ"** หรือ **"ลบ"** 3. ยืนยัน **ความแตกต่าง:** - **จัดเก็บ** — ซ่อนแต่เก็บไว้ - **ลบ** — ลบถาวร --- ## การวิเคราะห์แคตตาล็อก ### การดูประสิทธิภาพ **ติดตามความสำเร็จของแคตตาล็อก:** 1. เปิดแคตตาล็อก 2. แตะ **"การวิเคราะห์"** 3. ดูตัวชี้วัด: | ตัวชี้วัด | สิ่งที่แสดง | |-----------|-------------| | **การดู** | เปิดกี่ครั้ง | | **ผู้เยี่ยมชมที่ไม่ซ้ำ** | บุคคล | | **สินค้าที่ดู** | สินค้ายอดนิยม | | **การแชร์** | ส่งต่อบ่อยแค่ไหน | | **การสอบถาม** | คำถามจากลูกค้า | ### การตีความข้อมูล **การดูสูง การมีส่วนร่วมต่ำ?** - สินค้าอาจไม่ตรงกับกลุ่มเป้าหมาย - ราคาอาจสูงเกินไป - ต้องการรูปภาพสินค้าที่ดีกว่า **การมีส่วนร่วมสูง การขายต่ำ?** - กระบวนการสั่งซื้อไม่ชัดเจน - ปัญหาความพร้อมของสต็อก - ความกังวลเรื่องราคา ### การใช้ข้อมูลเชิงลึก **ปรับปรุงแคตตาล็อก:** - โดดเด่นด้วยสินค้ายอดนิยม - ลบรายการที่ถูกเพิกเฉย - ทดสอบการจัดเรียงที่แตกต่างกัน - อัปเดตตามฤดูกาล --- ## คุณสมบัติแคตตาล็อกขั้นสูง ### แคตตาล็อกเฉพาะลูกค้า **การเลือกส่วนบุคคล:** 1. สร้างแคตตาล็อก 2. เพิ่มบันทึก: "สำหรับ [ชื่อลูกค้า]" 3. เลือกสินค้าที่พวกเขาชอบ 4. แชร์โดยตรง ### แคตตาล็อกจำกัดเวลา **การขายแฟลช โปรโมชั่น:** 1. ตั้งวันหมดอายุ 2. แคตตาล็อกซ่อนอัตโนมัติหลังจากนั้น 3. สร้างความเร่งด่วน 4. ติดตามประสิทธิภาพ ### แคตตาล็อกหลายสกุลเงิน **สำหรับลูกค้าต่างประเทศ:** - แสดงในสกุลเงินของลูกค้า - การแปลงอัตโนมัติ - การแสดงราคาท้องถิ่น --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### การสร้างแคตตาล็อก ✅ **รักษาความโฟกัส** - 10-30 สินค้าเป็นที่สมบูรณ์แบบ - ธีมชัดเจน - คุณภาพสม่ำเสมอ ✅ **อัปเดตเป็นประจำ** - ลบสินค้าหมด - เพิ่มสินค้าใหม่ - รีเฟรชตามฤดูกาล ✅ **รูปภาพคุณภาพ** - ภาพถ่ายชัดเจน - สไตล์สม่ำเสมอ - แสงสว่างดี ### กลยุทธ์การแชร์ ✅ **กลุ่มเป้าหมายที่เหมาะสม** - อย่าสแปมทุกคน - กลุ่มเป้าหมายลูกค้าที่สนใจ - แบ่งตามความชอบ ✅ **เวลาที่เหมาะสม** - เช้าสำหรับธุรกิจ - เย็นสำหรับผู้บริโภค - ก่อนสุดสัปดาห์ ✅ **สัมผัสส่วนบุคคล** - เพิ่มข้อความส่วนบุคคล - อธิบายความเกี่ยวข้อง - ตอบคำถามอย่างรวดเร็ว --- ## การแก้ไขปัญหา ### "แคตตาล็อกไม่แสดง" **ตรวจสอบ:** - เผยแพร่แล้ว (ไม่ใช่ร่าง) - ยังไม่หมดอายุ - ลิงก์ถูกต้อง - บัญชีธุรกิจใช้งานได้ ### "สินค้าหายจากแคตตาล็อก" **ตรวจสอบ:** - สินค้าไม่ได้ถูกจัดเก็บ - สินค้ามีสต็อก (หากต้องการ) - เลือกสินค้าที่ถูกต้อง ### "ไม่สามารถแชร์แคตตาล็อกได้" **ตรวจสอบ:** - การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต - ติดตั้ง WhatsApp (หากใช้) - เปิดใช้งานสิทธิ์ ### "การวิเคราะห์ไม่อัปเดต" **หมายเหตุ:** การวิเคราะห์อัปเดตเป็นระยะ ไม่ใช่แบบเรียลไทม์ ตรวจสอบอีกครั้งในอีกไม่กี่ชั่วโมง --- ## คำถามที่พบบ่อย **ถาม: ฉันสามารถสร้างแคตตาล็อกได้กี่รายการ?** ตอบ: ขึ้นอยู่กับแผน ฟรี: 3 แคตตาล็อก พรีเมียม: ไม่จำกัด **ถาม: ลูกค้าสามารถซื้อโดยตรงจากแคตตาล็อกได้หรือไม่?** ตอบ: ปัจจุบันแคตตาล็อกสำหรับการดูเท่านั้น ลูกค้าติดต่อคุณเพื่อสั่งซื้อ การรวมอีคอมเมิร์ซกำลังจะมา **ถาม: ฉันสามารถตั้งรหัสผ่านป้องกันแคตตาล็อกได้หรือไม่?** ตอบ: ยังไม่ได้ ลิงก์เป็นความลบกึ่งหนึ่ง (เดายาก) สำหรับราคาที่ละเอียดอ่อน แชร์อย่างเลือกสรร **ถาม: แคตตาล็อกอัปเดตเมื่อฉันเปลี่ยนราคาสินค้าหรือไม่?** ตอบ: ใช่! แคตตาล็อกสะท้อนข้อมูลสินค้าปัจจุบันโดยอัตโนมัติ **ถาม: ฉันสามารถดูว่าใครดูแคตตาล็อกของฉันบ้างได้หรือไม่?** ตอบ: ข้อมูลการดูนิรนามเท่านั้น ไม่มีการติดตามรายบุคคลเพื่อความเป็นส่วนตัว **ถาม: ลูกค้าสามารถบันทึกหรือดาวน์โหลดแคตตาล็อกได้หรือไม่?** ตอบ: พวกเขาสามารถบุ๊กมาร์กลิงก์ ไม่มีฟีเจอร์ดาวน์โหลดในตัว --- --- ### customers #### คู่มือการจัดการลูกค้า > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการจัดการลูกค้าใน Kelola เรียนรู้วิธีเพิ่มลูกค้า ติดตามประวัติการซื้อ จัดการเครดิต/หนี้ และสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - เพิ่มและจัดการข้อมูลลูกค้า - ติดตามประวัติการซื้อของลูกค้า - ตรวจสอบเครดิตและหนี้ของลูกค้า - ระบุลูกค้ารายสำคัญ - ส่งออกข้อมูลลูกค้า --- ## ทำไมการจัดการลูกค้าถึงสำคัญ **ประโยชน์ของการติดตามลูกค้า:** - 📊 รู้ว่าใคือลูกค้าที่ดีที่สุดของคุณ - 💰 ติดตามว่าใคือคนที่ค้างชำระเงินคุณ - 📈 เข้าใจรูปแบบการซื้อ - 🎯 ให้บริการที่เป็นส่วนตัว - 📧 ส่งใบเสร็จและโปรโมชั่น - 🏆 สร้างโปรแกรมความภักดี --- ## การเพิ่มลูกค้าใหม่ ### ระหว่างการขาย (วิธีที่เร็วที่สุด) ขณะบันทึกธุรกรรม Stock Out: 1. ในช่อง **Customer** แตะ **"+ Add New"** 2. ป้อนข้อมูลลูกค้า: - **Name** (จำเป็น) - **Phone** (แนะนำ) - **Email** (เลือก) - **Address** (เลือก) 3. แตะ **"Save"** 4. ลูกค้าถูกเลือกโดยอัตโนมัติสำหรับการขายปัจจุบัน ### จากส่วน Customers 1. แตะ **"Customers"** จากเมนูหลัก 2. แตะปุ่ม **"+"** (มุมบนขวา) 3. กรอกรายละเอียดลูกค้า 4. แตะ **"Save"** ### ข้อมูลที่ควรเก็บรวบรวม **จำเป็น (เก็บเสมอ):** - ชื่อเต็ม - เบอร์โทรศัพท์ **แนะนำ (ช่วยธุรกิจ):** - ที่อยู่อีเมล - ที่อยู่จริง - ชื่อธุรกิจ/บริษัท **เลือก (สำหรับการแบ่งกลุ่ม):** - หมวดหมู่ลูกค้า (VIP, Wholesale, Retail) - บันทึก (ความชอบ ความต้องการพิเศษ) - วันเกิด (สำหรับโปรโมชั่นวันเกิด) --- ## การจัดการข้อมูลลูกค้า ### ดูรายละเอียดลูกค้า 1. ไปที่ **Customers** 2. แตะชื่อลูกค้า 3. ดูโปรไฟล์เต็ม: - ข้อมูลติดต่อ - ยอดซื้อรวม - จำนวนธุรกรรม - ยอดคงเหลือปัจจุบัน (ถ้ามี) - ประวัติธุรกรรม ### แก้ไขข้อมูลลูกค้า 1. เปิดรายละเอียดลูกค้า 2. แตะ **"Edit"** (มุมบนขวา) 3. อัปเดตช่องตามต้องการ 4. แตะ **"Save"** > **หมายเหตุ:** การอัปเดตข้อมูลลูกค้าจะอัปเดตธุรกรรมที่ผ่านมาทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับพวกเขา ### ลบลูกค้า 1. เปิดรายละเอียดลูกค้า 2. แตะ **"Delete"** (เมนูสามจุด) 3. ยืนยันการลบ > **⚠️ คำเตือน:** คุณสามารถลบลูกค้าที่ **ไม่มีประวัติธุรกรรม** เท่านั้น สำหรับลูกค้าที่มีการซื้อในอดีต ให้เก็บบันทึกไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี --- ## ทำความเข้าใจข้อมูลลูกค้า ### การ์ดสรุปลูกค้า แต่ละโปรไฟล์ลูกค้าแสดง: | ตัวชี้วัด | สิ่งที่บอกคุณ | |----------|-------------| | **Total Spent** | มูลค่าตลอดชีวิตของลูกค้า | | **Transaction Count** | ความถี่ในการซื้อ | | **Average Order** | ขนาดธุรกรรมทั่วไป | | **Current Balance** | หนี้ค้างชำระ (ถ้ามี) | | **First Purchase** | เมื่อพวกเขากลายเป็นลูกค้า | | **Last Purchase** | ความล่าสุดของกิจกรรม | ### ประวัติธุรกรรม ดูการซื้อทั้งหมดของลูกค้า: 1. เปิดโปรไฟล์ลูกค้า 2. เลื่อนไปที่ **Transaction History** 3. ดูรายการการซื้อทั้งหมด: - วันที่ - สินค้าที่ซื้อ - จำนวนเงินที่ใช้ - สถานะการชำระเงิน **การดำเนินการจากประวัติ:** - แตะธุรกรรมเพื่อดูรายละเอียด - พิมพ์ใบเสร็จอีกครั้ง - เพิ่มการชำระเงิน (ถ้ายังไม่ได้ชำระ) - ดูใบแจ้งหนี้ --- ## การจัดการหนี้ลูกค้า (ลูกหนี้) ### ระบุลูกค้าที่มียอดคงเหลือ **วิธีที่ 1: รายการลูกค้า** 1. ไปที่ **Customers** 2. มองหาตัวบ่งชี้ยอดคงเหลือ 3. กรองตาม "Has Balance" ถ้ามี **วิธีที่ 2: รายงานลูกหนี้** 1. ไปที่ **Reports → Receivables** 2. ดูลูกค้าทั้งหมดที่มีจำนวนค้างชำระ 3. ดูยอดรวมที่ค้างชำระต่อลูกค้า ### บันทึกการชำระเงินของลูกค้า เมื่อลูกค้าชำระยอดคงเหลือ: 1. ไปที่ **Customers** 2. เลือกลูกค้า 3. แตะ **"Add Payment"** 4. ป้อน: - จำนวนเงินที่ได้รับ - วิธีการชำระเงิน - วันที่ - บันทึก (เลือก) 5. แตะ **"Save"** > **ผลลัพธ์:** ยอดคงเหลือลดลง การชำระเงินถูกบันทึก ลูกค้าได้รับการแจ้งเตือน (ถ้าเปิดใช้งาน) ### ดูประวัติการชำระเงิน ติดตามการชำระเงินทั้งหมดจากลูกค้า: 1. เปิดโปรไฟล์ลูกค้า 2. ไปที่แท็บ **Payment History** 3. ดู: - วันที่ชำระเงิน - จำนวนเงินที่ได้รับ - วิธีการชำระเงิน - ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง --- ## หมวดหมู่และการแบ่งกลุ่มลูกค้า ### สร้างประเภทลูกค้า จัดระเบียบลูกค้าเพื่อการจัดการที่ดีขึ้น: **หมวดหมู่ทั่วไป:** - **Retail** — ผู้บริโภครายย่อย - **Wholesale** — ผู้ซื้อจำนวนมาก ผู้ค้าปลีก - **VIP** — ลูกค้ามูลค่าสูง - **Corporate** — ลูกค้าธุรกิจ - **Member** — สมาชิกโปรแกรมความภักดี **วิธีจัดหมวดหมู่:** 1. แก้ไขโปรไฟล์ลูกค้า 2. เลือกหรือสร้าง **Category** 3. บันทึก ### การใช้หมวดหมู่ **การกรอง:** - ดูเฉพาะลูกค้า Wholesale - ดูลูกค้า VIP - กรองรายงานตามหมวดหมู่ **การตั้งราคา:** - รายการราคาที่แตกต่างกันตามหมวดหมู่ - ราคา wholesale กับ retail - ส่วนลดสมาชิก **การสื่อสาร:** - โปรโมชั่นเฉพาะกลุ่ม - ข้อเสนอเฉพาะหมวดหมู่ - ส่งข้อความจำนวนมาก --- ## การค้นหาและเรียกดูลูกค้า ### การค้นหาด่วน จากรายการ Customers: 1. แตะ **search bar** 2. พิมพ์: - ชื่อลูกค้า - เบอร์โทรศัพท์ - ที่อยู่อีเมล 3. ผลลัพธ์กรองทันที ### การกรองขั้นสูง กรองลูกค้าตาม: - **Has balance** — ลูกค้าที่ค้างชำระเงิน - **No transactions** — ลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งาน - **High value** — ลูกค้าที่ใช้จ่ายสูงสุด - **Recent activity** — ลูกค้าที่ใช้งานอยู่ - **Category** — ประเภทลูกค้า ### ตัวเลือกการเรียงลำดับ เรียงลำดับรายการลูกค้าตาม: - ชื่อ (A-Z) - Total spent (สูงไปต่ำ) - กิจกรรมล่าสุด - วันที่เพิ่ม - ยอดคงเหลือที่ค้างชำระ --- ## รายงานและการวิเคราะห์ลูกค้า ### รายงานลูกค้า เข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่ครอบคลุม: 1. ไปที่ **Reports → Customers** 2. ตั้งค่าช่วงวันที่ 3. ดู: - จำนวนลูกค้าทั้งหมด - ลูกค้าใหม่ - ลูกค้าชั้นนำตามการใช้จ่าย - มูลค่าลูกค้าเฉลี่ย - ความถี่ในการซื้อ ### การส่งออกข้อมูลลูกค้า **ส่งออกไปยังสเปรดชีต:** 1. ไปที่ **Customers** 2. แตะ **"Export"** (สามจุด) 3. เลือกรูปแบบ: - CSV (สำหรับ Excel) - PDF (สำหรับการพิมพ์) 4. เลือกฟิลด์ที่จะรวม 5. ดาวน์โหลดไฟล์ **กรณีการใช้งาน:** - รายชื่อการตลาดทางอีเมล - บันทึกบัญชี - การวิเคราะห์ใน Excel - สำรองข้อมูล --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### การเก็บรวบรวมข้อมูล ✅ **เก็บเบอร์โทรศัพท์เสมอ** - วิธีการติดต่อหลัก - ใบเสร็จ WhatsApp - การแจ้งเตือนการชำระเงิน ✅ **ขออีเมล** - ใบเสร็จดิจิทัล - การตลาด (ด้วยการอนุญาต) - การสื่อสารอย่างเป็นทางการ ✅ **ตรวจสอบการสะกด** - ชื่อที่ถูกต้องเพื่อความเป็นมืออาชีพ - การบันทึกที่แม่นยำ - การสื่อสารที่เหมาะสม ### ความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตาม ✅ **ขอความยินยอม** - ถามก่อนเพิ่มในรายการการตลาด - เคารพคำขอ opt-out - ปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลในท้องถิ่น ✅ **รักษาความปลอดภัยข้อมูล** - ไม่แบ่งปันรายชื่อลูกค้า - จำกัดการเข้าถึงของพนักงานตามความเหมาะสม - สำรองข้อมูลเป็นประจำ ### การสร้างความสัมพันธ์ ✅ **บันทึกความชอบ** - สินค้าโปรด - ความต้องการพิเศษ - ความชอบในการสื่อสาร ✅ **ติดตามวันสำคัญ** - ครบรอบการซื้อครั้งแรก - วันเกิด (สำหรับโปรโมชั่น) - ความสำเร็จทางธุรกิจ ✅ **ติดตามกลับเป็นประจำ** - ลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งาน - การแจ้งเตือนการชำระเงิน - การตรวจสอบความพึงพอใจ --- ## การแก้ไขปัญหา ### "Customer already exists" - ค้นหาบันทึกที่มีอยู่ - อาจมีชื่อที่แตกต่างกันเล็กน้อย - รวมรายการซ้ำหากพบ ### "Cannot delete customer" - ลูกค้ามีประวัติธุรกรรม - Kelola ป้องกันการลบเพื่อความสมบูรณ์ทางบัญชี - จัดเก็บแทนโดยเพิ่ม "[Inactive]" ลงในชื่อ ### "Customer not showing in search" - ตรวจสอบความแตกต่างของการสะกด - ลองค้นหาด้วยเบอร์โทรศัพท์ - ตรวจสอบว่าลูกค้าไม่ได้ถูกลบ ### "Wrong balance shown" - ตรวจสอบธุรกรรมที่ยังไม่ซิงค์ - ดึงลงเพื่อรีเฟรช - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากความไม่สอดคล้องยังคงอยู่ --- ## FAQ **Q: ลูกค้าสามารถมีหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลขได้หรือไม่?** A: ปัจจุบัน หนึ่งหมายเลขโทรศัพท์หลักต่อลูกค้า เพิ่มหมายเลขเพิ่มเติมในช่องบันทึก **Q: ฉันจะรวมลูกค้าที่ซ้ำกันได้อย่างไร?** A: โอนบันทึกธุรกรรมด้วยตนเองไปยังบันทึกที่ถูกต้อง จากนั้นเพิ่ม "[DUPLICATE - ดู [ชื่อที่ถูกต้อง]]" ลงในรายการซ้ำและหลีกเลี่ยงการใช้งาน **Q: ลูกค้าสามารถดูข้อมูลของตนเองได้หรือไม่?** A: ไม่ Kelola ไม่มีพอร์ทัลลูกค้า พวกเขาจะได้รับใบเสร็จที่คุณส่งให้เท่านั้น **Q: มีขีดจำกัดจำนวนลูกค้าที่ฉันสามารถเพิ่มได้หรือไม่?** A: ขีดจำกัดขึ้นอยู่กับแผนการสมัครสมาชิกของคุณ แผนฟรีโดยทั่วไปอนุญาต 100-500 ลูกค้า **Q: ฉันสามารถนำเข้าลูกค้าจาก Excel ได้หรือไม่?** A: ใช่! ใช้อินเทอร์เฟซเว็บที่ web.kelola.co สำหรับการนำเข้า CSV รายชื่อลูกค้า **Q: ฉันจะส่งข้อความจำนวนมากถึงลูกค้าได้อย่างไร?** A: ส่งออกรายชื่อลูกค้า จากนั้นใช้ WhatsApp Business หรือเครื่องมือการตลาดทางอีเมล การส่งข้อความจำนวนมากโดยตรงจะมาในการอัปเดตในอนาคต --- --- ### คุณสมบัติหลัก #### วิธีใช้งานเครื่องสแกนบาร์โค้ด > ป้อนสินค้าอย่างรวดเร็วโดยใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด ## การตั้งค่า ### 1. อุปกรณ์สแกนเนอร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเครื่องสแกนบาร์โค้ด หากยังไม่มี คุณสามารถซื้อได้จาก marketplace ใดก็ได้ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อ USB เพื่อใช้งานกับแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์ PC ของคุณ ### 2. การเชื่อมต่ออุปกรณ์ เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับแล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์ PC ของคุณ ## วิธีใช้งาน ### 1. เข้าใช้งาน Kelola Web เปิด Kelola Web ผ่าน [web.kelola.co](https://web.kelola.co) ### 2. นำทางไปยังหน้าสต็อก เปิดหน้าจัดการสต็อกที่คุณต้องการ: - รับสินค้าเข้า - ขายสินค้าออก - ตรวจนับสต็อก ### 3. เริ่มสแกน 1. คลิกปุ่ม **สแกนบาร์โค้ด** ในช่องค้นหา 2. หน้าต่างสำหรับสแกนจะปรากฏขึ้น 3. ชี้เครื่องสแกนของคุณไปที่บาร์โค้ดของสินค้าที่ต้องการป้อน ![วิธีสแกนบาร์โค้ดใน Kelola](/assets/features/barcode-scanner.webp) --- #### ฟีเจอร์ลูกค้า > ประโยชน์และข้อดีของฟีเจอร์ลูกค้าใน Kelola.co ## ฟีเจอร์ลูกค้า ฟีเจอร์ลูกค้าใน Kelola.co ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลลูกค้า ธุรกรรมการขาย และประวัติการซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ### ประโยชน์หลักของฟีเจอร์ลูกค้าใน Kelola.co - **เข้าถึงง่าย**: ข้อมูลลูกค้าและธุรกรรมการขายถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบและเข้าถึงได้ตลอดเวลา - **ยกระดับประสบการณ์ลูกค้า**: ประวัติการซื้อโดยละเอียดช่วยให้คุณให้บริการที่ตรงเป้าหมายและเป็นส่วนตัวมากขึ้น --- #### การพิมพ์และแชร์ใบแจ้งหนี้ > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการพิมพ์ใบเสร็จและแชร์ใบแจ้งหนี้ เรียนรู้เกี่ยวกับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ การกำหนดค่าใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ PDF A4 และการพิมพ์ใบเสร็จความร้อน ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - ตั้งค่าและเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ความร้อนบลูทูธ - กำหนดค่าลักษณะและเนื้อหาใบแจ้งหนี้ - พิมพ์ใบเสร็จความร้อน (58มม. และ 80มม.) - สร้างและแชร์ใบแจ้งหนี้ PDF A4 - ปรับแต่งส่วนท้ายใบเสร็จและแบรนด์ --- ## ประเภทใบแจ้งหนี้ Kelola มีใบแจ้งหนี้สองประเภทสำหรับการใช้งานที่แตกต่างกัน: | ประเภท | เหมาะสำหรับ | รูปแบบ | การแชร์ | |--------|------------|--------|---------| | **ใบเสร็จความร้อน** | ใบเสร็จลูกค้าด่วน POS ขายปลีก | กระดาษความร้อน 58มม. หรือ 80มม. | เครื่องพิมพ์บลูทูธ | | **ใบแจ้งหนี้ A4** | ใบแจ้งหนี้ทางการ บันทึกบัญชี | PDF A4 | แชร์เป็น PDF | --- ## เครื่องพิมพ์ที่รองรับ ### เครื่องพิมพ์ใบเสร็จความร้อน Kelola รองรับเครื่องพิมพ์ความร้อนบลูทูธที่ใช้คำสั่ง ESC/POS: **ขนาดกระดาษ:** - **58มม.** (2 นิ้ว) - ใบเสร็จกะทัดรัด - **80มม.** (3 นิ้ว) - ใบเสร็จขายปลีกมาตรฐาน **ความต้องการเครื่องพิมพ์:** - การเชื่อมต่อบลูทูธ - รองรับคำสั่ง ESC/POS - เทคโนโลยีการพิมพ์ความร้อน **เครื่องพิมพ์ที่แนะนำ:** - เครื่องพิมพ์ความร้อนบลูทูธแบบพกพา - เครื่องพิมพ์ POS/แคชเชียร์ที่ใช้กันทั่วไปในร้านอาหารและขายปลีก - มีจำหน่ายในตลาดออนไลน์เริ่มต้น ~$15 USD > **หมายเหตุ:** เครื่องพิมพ์ USB และเครือข่าย (Wi-Fi/LAN) ยังไม่รองรับสำหรับแอปมือถือ --- ## การเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ของคุณ ### ขั้นตอนที่ 1: จับคู่เครื่องพิมพ์ 1. เปิดเครื่องพิมพ์ความร้อนบลูทูธของคุณ 2. ในอุปกรณ์ของคุณ ไปที่ **การตั้งค่า → บลูทูธ** 3. ค้นหาและจับคู่กับเครื่องพิมพ์ของคุณ 4. ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์ปรากฏในอุปกรณ์ที่จับคู่ ### ขั้นตอนที่ 2: ให้สิทธิ์ Kelola ต้องการสิทธิ์เหล่านี้เพื่อพิมพ์: - **บลูทูธ** - เพื่อค้นหาและเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ - **ตำแหน่ง** - Android ต้องการสำหรับการสแกนบลูทูธ - **ที่จัดเก็บ** - เพื่อประมวลผลภาพใบเสร็จ ### ขั้นตอนที่ 3: พิมพ์ใบเสร็จใบแรกของคุณ 1. เปิดธุรกรรม **จ่ายสินค้าออก (การขาย)** ที่เสร็จสมบูรณ์ 2. แตะ **ดูใบแจ้งหนี้** 3. เลือกแท็บ **ใบเสร็จ** 4. แตะ **พิมพ์** 5. เลือกเครื่องพิมพ์ที่จับคู่จากรายการ 6. เลือกขนาดกระดาษ (58มม. หรือ 80มม.) 7. ใบเสร็จจะพิมพ์อัตโนมัติ --- ## การกำหนดค่าใบแจ้งหนี้ ปรับแต่งวิธีการแสดงใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ของคุณต่อลูกค้า ### การเข้าถึงการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ 1. เปิดมุมมองใบแจ้งหนี้ของธุรกรรมใดก็ได้ 2. แตะ **ตั้งค่าใบเสร็จ** 3. ปรับตัวเลือกด้านล่าง 4. แตะ **บันทึก** ### ตัวเลือกการกำหนดค่า | การตั้งค่า | คำอธิบาย | ค่าเริ่มต้น | |-----------|----------|------------| | **ซ่อนที่อยู่ลูกค้า** | ลบที่อยู่ลูกค้าออกจากใบเสร็จ | ปิด | | **ซ่อนโลโก้ธุรกิจ** | ลบโลโก้ธุรกิจของคุณ | ปิด | | **ซ่อนส่วนท้าย Kelola** | ลบข้อความ "สร้างโดย kelola.co" | ปิด | | **ตำแหน่งโลโก้** | วางโลโก้ที่ด้านบนหรือด้านล่าง | ล่าง | | **ข้อความส่วนท้าย** | เพิ่มข้อความกำหนดเอง (สูงสุด 200 ตัวอักษร) | ว่าง | ### ตัวเลือกตำแหน่งโลโก้ **ตำแหน่งบน:** - โลโก้และชื่อธุรกิจปรากฏที่ด้านบนของใบเสร็จ - ดูเป็นมืออาชีพสำหรับใบเสร็จทางการ **ตำแหน่งล่าง (ค่าเริ่มต้น):** - โลโก้ปรากฏหลังรายละเอียดธุรกรรม - ทั่วไปสำหรับใบเสร็จ POS ขายปลีก ### ไอเดียส่วนท้ายกำหนดเอง - "ขอบคุณสำหรับธุรกิจของคุณ!" - "ติดตามเราบน Instagram @yourbusiness" - "รับคืนได้ภายใน 7 วันพร้อมใบเสร็จ" - เวลาทำการหรือข้อมูลติดต่อของคุณ --- ## คุณสมบัติใบเสร็จความร้อน ### สิ่งที่รวมอยู่ **ส่วนหัว:** - โลโก้และชื่อธุรกิจ - ชื่อลูกค้า - วันที่และเวลาธุรกรรม - ฉลาก "ใบเสร็จ" **รายละเอียดสินค้า:** - ชื่อสินค้า (เรียงตามตัวอักษร) - จำนวน × ราคาต่อหน่วย - รวมต่อรายการ **สรุปทางการเงิน:** - ยอดรวมย่อย - ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม (ถ้ามี) - ส่วนลด (ถ้ามี) - **ยอดรวม** - จำนวนที่ชำระ (ถ้าชำระบางส่วน) - ยอดคงเหลือ (ถ้ายังไม่ชำระ) **ส่วนท้าย:** - วิธีการชำระเงิน - ชื่อพนักงานที่ดำเนินการขาย - หมายเหตุธุรกรรม - ข้อความส่วนท้ายกำหนดเอง - แบรนด์ Kelola (optional) ### ความแตกต่างขนาดกระดาษ | คุณสมบัติ | 58มม. | 80มม. | |----------|-------|-------| | ขนาดตัวอักษร | เล็กกว่า | มาตรฐาน | | ความกว้างชื่อสินค้า | แคบกว่า | กว้างกว่า | | เหมาะสำหรับ | พื้นที่จำกัด | ขายปลีกมาตรฐาน | --- ## ใบแจ้งหนี้ PDF A4 สร้างใบแจ้งหนี้ A4 มืออาชีพสำหรับธุรกรรมทางการหรือบันทึกบัญชี ### คุณสมบัติ **เค้าโครงมืออาชีพ:** - รูปแบบ A4 สะอาด มีโครงสร้าง - หมายเลขใบแจ้งหนี้และวันที่ออก - รายละเอียดจาก/ถึง **ข้อมูลธุรกิจ:** - ชื่อและที่อยู่ธุรกิจของคุณ - โลโก้ธุรกิจ - ชื่อและที่อยู่ลูกค้า **รายละเอียดทางการเงิน:** - รายการสินค้าพร้อมจำนวน - ราคาต่อหน่วยและรวมต่อรายการ - ยอดรวมย่อย ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม ส่วนลด - **ยอดรวมสุทธิ** - สถานะการชำระเงิน (ชำระแล้ว/บางส่วน/ยังไม่ชำระ) **ส่วนรายละเอียดธนาคาร:** - ชื่อธนาคาร - หมายเลขบัญชี - ชื่อเจ้าของบัญชี - หมายเลขกำกับ / รหัสเรียงลำดับ / BSB / IBAN - ข้อมูลสกุลเงิน **คุณสมบัติเพิ่มเติม:** - ส่วนหมายเหตุ - รองรับหลายภาษา (ตรวจจับอัตโนมัติ) - รองรับ RTL (ขวาไปซ้าย) สำหรับภาษาอาหรับ - หลายหน้าสำหรับใบแจ้งหนี้ยาว ### การแชร์ใบแจ้งหนี้ A4 1. เปิดมุมมองใบแจ้งหนี้ของธุรกรรม 2. เลือกแท็บ **ใบแจ้งหนี้** 3. รอให้สร้าง PDF 4. แตะ **แชร์** 5. เลือกวิธีการแชร์ของคุณ (WhatsApp, Email, ฯลฯ) > **หมายเหตุ:** การสร้างใบแจ้งหนี้ A4 ต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อโหลดฟอนต์ --- ## การแชร์ใบเสร็จ ### แชร์เป็นรูปภาพ สำหรับการแชร์ด่วนผ่านแอปส่งข้อความ: 1. เปิดมุมมองใบเสร็จ 2. แตะ **แชร์** 3. ใบเสร็จถูกจับภาพเป็น PNG 4. เลือกแอปแชร์ของคุณ **เหมาะสำหรับ:** - ข้อความ WhatsApp/Telegram - ไฟล์แนบอีเมล - โซเชียลมีเดีย ### แชร์ PDF A4 สำหรับเอกสารทางการ: 1. เปิดแท็บ ใบแจ้งหนี้ 2. รอการสร้าง PDF 3. แตะ **แชร์** 4. PDF รวมถึงรายละเอียดธุรกิจและข้อมูลธนาคารของคุณ **เหมาะสำหรับ:** - บันทึกบัญชี - ใบแจ้งหนี้ลูกค้า - เอกสารภาษี --- ## การแก้ไขปัญหา ### ไม่พบเครื่องพิมพ์ **ตรวจสอบ:** - เครื่องพิมพ์เปิดอยู่ - บลูทูธเปิดใช้งานในอุปกรณ์ของคุณ - เครื่องพิมพ์จับคู่ในการตั้งค่าอุปกรณ์ - ให้สิทธิ์ตำแหน่ง (Android) **วิธีแก้ไข:** 1. รีเฟรชรายการเครื่องพิมพ์ 2. จับคู่เครื่องพิมพ์ใหม่ในการตั้งค่าอุปกรณ์ 3. รีสตาร์ทแอป Kelola ### ปัญหาคุณภาพการพิมพ์ **ตัวอักษรจาง:** - ตรวจสอบคุณภาพกระดาษความร้อน - ตรวจสอบว่ากระดาษใส่ถูกต้อง - ทำความสะอาดหัวพิมพ์ **ตัวอักษรขาด:** - เลือกขนาดกระดาษที่ถูกต้อง (58มม. vs 80มม.) - ตรวจสอบความกว้างกระดาษตรงกับการตั้งค่า ### ไม่สามารถพิมพ์ได้ **บน Android:** - ให้สิทธิ์ทั้งหมดที่ร้องขอ - เปิดใช้งานบริการตำแหน่ง - ลองเลือกเครื่องพิมพ์อีกครั้ง **บน iOS:** - เปิดใช้งานบลูทูธในการตั้งค่า - ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์รองรับบลูทูธ iOS ### ใบแจ้งหนี้ A4 ไม่สามารถสร้างได้ - ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต - ลองโหลดแท็บใหม่ - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากฟอนต์โหลดไม่สำเร็จ --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### สำหรับธุรกิจขายปลีก 1. **ใช้เครื่องพิมพ์ 80มม.** สำหรับใบเสร็จขายปลีกมาตรฐาน 2. **เปิดใช้งานโลโก้** เพื่อการจดจำแบรนด์ 3. **เพิ่มส่วนท้ายกำหนดเอง** พร้อมโซเชียลมีเดียหรือข้อความขอบคุณ 4. **พิมพ์ทันที** หลังจากแต่ละการขาย ### สำหรับธุรกิจบริการ 1. **ใช้ใบแจ้งหนี้ A4** สำหรับการเรียกเก็บเงินทางการ 2. **กรอกรายละเอียดธนาคาร** เพื่อการชำระเงินของลูกค้าที่ง่าย 3. **รวมหมายเหตุ** สำหรับคำอธิบายบริการ 4. **แชร์ PDF** ผ่านอีเมลเพื่อเก็บบันทึก ### การจัดการใบเสร็จ - พิมพ์ใบเสร็จซ้ำสำหรับธุรกรรมมูลค่าสูง - แชร์สำเนาดิจิทัลสำหรับบันทึกลูกค้า - ใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้สำหรับการติดตาม (แสดงใน A4) --- ## คำถามที่พบบ่อย **ถ: ฉันสามารถใช้เครื่องพิมพ์ USB ได้หรือไม่?** ต: ขณะนี้รองรับเฉพาะเครื่องพิมพ์ความร้อนบลูทูธสำหรับการพิมพ์มือถือ ใช้เวอร์ชันเว็บ (web.kelola.co) สำหรับการรองรับเครื่องพิมพ์ USB **ถ: ฉันสามารถพิมพ์จากเวอร์ชันเว็บได้หรือไม่?** ต: ใช่ เวอร์ชันเว็บรองรับการพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์ที่เชื่อมต่อใดๆ โดยใช้ฟังก์ชันการพิมพ์ของเบราว์เซอร์ **ถ: ฉันจะเปลี่ยนรูปแบบหมายเลขใบแจ้งหนี้อย่างไร?** ต: หมายเลขใบแจ้งหนี้ถูกสร้างอัตโนมัติ ติดต่อฝ่ายสนับสนุนสำหรับคำขอรูปแบบกำหนดเอง **ถ: ฉันสามารถเพิ่มเลขประจำตัวผู้เสียภาษีลงในใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่?** ต: เลขประจำตัวผู้เสียภาษีสามารถเพิ่มลงในโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ จะปรากฏในใบแจ้งหนี้ A4 โดยอัตโนมัติ **ถ: ทำไมการพิมพ์ต้องการสิทธิ์ตำแหน่ง?** ต: Android ต้องการสิทธิ์ตำแหน่งสำหรับการค้นหาอุปกรณ์บลูทูธ Kelola ไม่ติดตามตำแหน่งของคุณ **ถ: ฉันสามารถพิมพ์เป็นภาษาต่างๆ ได้หรือไม่?** ต: ใบเสร็จใช้การตั้งค่าภาษาของแอปโดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ A4 รองรับหลายภาษารวมถึงอาหรับ (RTL) ไทย จีน และอื่นๆ **ถ: ฉันจะทำอย่างไรหากเครื่องพิมพ์ของฉันไม่อยู่ในรายการ?** ต: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจับคู่ในการตั้งค่าบลูทูธของอุปกรณ์ก่อน หากยังไม่อยู่ในรายการ เครื่องพิมพ์ของคุณอาจไม่รองรับมาตรฐาน ESC/POS --- --- #### ฟีเจอร์ผู้ขาย > ประโยชน์และข้อดีของฟีเจอร์ผู้ขายใน Kelola.co ## ฟีเจอร์ผู้ขาย ฟีเจอร์ผู้ขายใน Kelola.co ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น และติดตามการซื้อและสต็อกสินค้าที่มาจากผู้ขาย ### ประโยชน์หลักของฟีเจอร์ผู้ขายใน Kelola.co - **การจัดการการซื้อที่มีประสิทธิภาพ**: การจัดการและบันทึกการซื้อจากผู้ขายที่มีประสิทธิภาพ - **การผสานรวมอย่างราบรื่น**: ข้อมูลผู้ขาย การซื้อ และการชำระเงินถูกผสานรวมกับรายงานทางการเงินและการจัดการสต็อก ช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้ง่ายขึ้น --- ### getting-started #### คู่มือการนำทางในแอป > เรียนรู้วิธีใช้งานแอป Kelola และค้นหาแต่ละฟีเจอร์ได้อย่างง่ายดาย ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ หลังจากอ่านคู่มือนี้ คุณจะรู้: - ส่วนหลักของแอป Kelola - วิธีนำทางระหว่างฟีเจอร์ - ว่าจะหาฟังก์ชันเฉพาะได้ที่ไหน - ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ (เวอร์ชันเว็บ) --- ## โครงสร้างการนำทางหลัก Kelola ใช้ **แถบนำทางด้านล่าง** เพื่อเข้าถึงฟีเจอร์หลักอย่างรวดเร็ว: | ไอคอน | ส่วน | วัตถุประสงค์ | |------|------|-------------| | 🏠 **หน้าแรก** | แดชบอร์ด | ภาพรวมกิจกรรมวันนี้ | | 📦 **สินค้า** | สินค้าคงคลัง | จัดการสินค้าและดูสต็อก | | ➕ **เพิ่ม** | การดำเนินการด่วน | เข้าถึงงานทั่วไปอย่างรวดเร็ว | | 📋 **ประวัติ** | ธุรกรรม | ดูและค้นหาบันทึกทั้งหมด | | 👤 **บัญชี** | การตั้งค่า | โปรไฟล์ การสมัครสมาชิก ตัวเลือกอื่น | --- ## ส่วนหน้าแรก ศูนย์ควบคุมธุรกิจของคุณ ### สิ่งที่คุณเห็น - **สรุปวันนี้**: จำนวนการขาย รายได้ สินค้าที่ขาย - **การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ**: สินค้าที่ใกล้หมด - **กิจกรรมล่าสุด**: ธุรกรรมล่าสุด - **การดำเนินการด่วน**: ทางลัดไปยังงานทั่วไป ### การดำเนินการที่ใช้ได้ - แตะที่ตัวชี้วัดใดก็ได้เพื่อดูมุมมองรายละเอียด - ดึงลงเพื่อรีเฟรชข้อมูล - แตะที่การแจ้งเตือนเพื่อดำเนินการ --- ## ส่วนสินค้า จัดการแคตตาล็อกสินค้าทั้งหมดของคุณ ### มุมมองรายการสินค้า - **แถบค้นหา**: ค้นหาสินค้าทันที - **ตัวเลือกกรอง**: ตามหมวดหมู่ ระดับสต็อก สถานะ - **ตัวเลือกเรียงลำดับ**: ชื่อ ราคา จำนวนสต็อก - **สลับกริด/รายการ**: เปลี่ยนโหมดการแสดงผล ### การดำเนินการสินค้า แตะที่สินค้าใดก็ได้เพื่อ: - ดู/แก้ไขรายละเอียด - ตรวจสอบประวัติธุรกรรม - ปรับสต็อก - แชร์ข้อมูลสินค้า --- ## ปุ่ม "เพิ่ม" (การดำเนินการด่วน) ปุ่ม **+ ตรงกลาง** เปิดเมนูการดำเนินการด่วน: | การดำเนินการ | ใช้เมื่อ... | |------------|------------| | **สต็อกเข้า** | รับสินค้าคงคลังจากซัพพลายเออร์ | | **สต็อกออก** | ทำการขายหรือใช้สินค้าคงคลัง | | **ตรวจนับสต็อก** | นับสินค้าคงคลังจริง | | **เพิ่มสินค้า** | สร้างรายการสินค้าใหม่ | | **เพิ่มค่าใช้จ่าย** | บันทึกค่าใช้จ่ายธุรกิจ | > **💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:** เมนูนี้ตระหนักถึงบริบท แสดงการดำเนินการตามสิทธิ์และกิจกรรมล่าสุดของคุณ --- ## ส่วนประวัติ บันทึกธุรกรรมที่สมบูรณ์และการค้นหา ### ค้นหาและกรอง - **ค้นหาตาม**: ชื่อสินค้า ลูกค้า รหัสธุรกรรม - **กรองตาม**: ช่วงวันที่ ประเภทธุรกรรม พนักงาน - **เรียงลำดับตาม**: วันที่ จำนวน ชื่อสินค้า ### ประเภทธุรกรรม | ประเภท | ไอคอน | คำอธิบาย | |--------|------|----------| | สต็อกเข้า | 📥 | รับสินค้า | | สต็อกออก | 📤 | การขายหรือการใช้ | | ตรวจนับสต็อก | 🔍 | ปรับสมดุลสินค้าคงคลัง | | ค่าใช้จ่าย | 💸 | ค่าใช้จ่ายธุรกิจ | | โอน | 🔄 | ระหว่างธุรกิจ | --- ## ส่วนบัญชี การตั้งค่าและการจัดการธุรกิจ ### รายการเมนู #### การตั้งค่าธุรกิจ - **สลับธุรกิจ**: เปลี่ยนระหว่างหลายธุรกิจ - **โปรไฟล์ธุรกิจ**: แก้ไขข้อมูลธุรกิจ โลโก้ สกุลเงิน - **การจัดการพนักงาน**: เชิญและจัดการสมาชิกในทีม - **การสมัครสมาชิก**: ดูและอัปเกรดแพ็คเกจของคุณ #### การตั้งค่าส่วนตัว - **ภาษา**: เปลี่ยนภาษาแอป - **การแจ้งเตือน**: กำหนดค่าการเตือน - **การพิมพ์**: ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ใบเสร็จ - **วิธีการชำระเงิน**: จัดการประเภทการชำระเงิน #### การสนับสนุนและข้อมูล - **ศูนย์ความช่วยเหลือ**: เข้าถึงเอกสารนี้ - **ติดต่อเรา**: รับการสนับสนุน - **เกี่ยวกับ**: เวอร์ชันแอปและข้อมูลกฎหมาย --- ## การนำทางเฉพาะฟีเจอร์ ### หน้าจอการจัดการสต็อก เมื่ออยู่ในสต็อกเข้า/ออก/ตรวจนับ: - **พanel ซ้าย**: แคตตาล็อกสินค้า (ค้นหาและเลือก) - **พanel ขวา**: รายการที่เลือก - **แถบล่าง**: สรุปและปุ่มส่ง ### หน้าจอรายงาน - **ตัวเลือกวันที่**: เลือกช่วงรายงาน - **มุมมองกราฟ**: การแสดงข้อมูลแบบภาพ - **มุมมองตาราง**: ตัวเลขรายละเอียด - **ปุ่มส่งออก**: ดาวน์โหลดเป็น PDF/Excel --- ## เว็บ vs การนำทางบนมือถือ ### แอปมือถือ (iOS/Android) - การนำทางแท็บด้านล่าง - ท่าทางปัดระหว่างแท็บ - ดึง-เพื่อ-รีเฟรช - แตะค้างไว้สำหรับการดำเนินการด่วน ### เวอร์ชันเว็บ (web.kelola.co) - แถบด้านข้างซ้ายสำหรับการนำทาง - มีปุ่มลัดแป้นพิมพ์ - แสดงคำอธิบายเครื่องมือเมื่อชี้ - พื้นที่ทำงานที่ใหญ่ขึ้นสำหรับการดำเนินการสต็อก ### ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ (เว็บ) | ปุ่มลัด | การดำเนินการ | |--------|------------| | `Ctrl + K` | การค้นหาอย่างรวดเร็ว | | `Ctrl + /` | แสดงปุ่มลัด | | `Esc` | ปิดโมดัล/กลับ | | `Ctrl + Enter` | ส่งแบบฟอร์ม | | `Ctrl + 1-5` | ข้ามไปยังส่วนหลัก | --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการนำทาง ### สำหรับความเร็ว 1. **ใช้แถบค้นหา** — วิธีที่เร็วที่สุดในการหาสินค้า 2. **เรียนรู้ปุ่มลัดแป้นพิมพ์** (เว็บ) — ประหยัดเวลา 3. **ปักหมุดตัวกรองที่ใช้บ่อย** — เข้าถึงด้วยการแตะครั้งเดียว ### สำหรับความถูกต้อง 1. **ตรวจสอบหัวข้อส่วนหัว** — ยืนยันว่าคุณอยู่ที่ไหน 2. **ตรวจสอบสรุปก่อนส่ง** — ป้องกันข้อผิดพลาด 3. **ใช้เส้นทางการนำทาง** — เข้าใจเส้นทางการนำทางของคุณ ### รูปแบบการนำทางทั่วไป ``` การค้นหาสินค้า: หน้าแรก → สินค้า → ค้นหา → แตะที่สินค้า การบันทึกการขาย: แตะปุ่ม + → สต็อกออก → เลือกสินค้า → ส่ง การตรวจสอบรายงาน: บัญชี → รายงาน → เลือกประเภทรายงาน → ตั้งค่าช่วงวันที่ การเชิญพนักงาน: บัญชี → การจัดการพนักงาน → เชิญ → ป้อนอีเมล ``` --- ## การแก้ไขปัญหาการนำทาง ### "ฉันไม่สามารถหาฟีเจอร์ได้" - ตรวจสอบ **สิทธิ์** ของคุณ — บางฟีเจอร์ต้องการการเข้าถึง owner/admin - ดูที่ **บัญชี → อื่นๆ** — ตัวเลือกเพิ่มเติม - ใช้ **การค้นหา** — ทำงานในส่วนใหญ่ ### "หน้าจอดูแตกต่างออกไป" - คุณอาจอยู่ใน **แพ็คเกจที่แตกต่าง** — บางฟีเจอร์เป็นแบบพรีเมียม - ตรวจสอบ **บทบาท** ของคุณ — พนักงานเห็นอินเทอร์เฟซที่ง่ายกว่า - อัปเดตแอป — คุณอาจใช้เวอร์ชันเก่า ### "การนำทางช้า" - ตรวจสอบ **การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต** ของคุณ - ปิดและเปิดแอปใหม่ - ล้างแคชที่ บัญชี → การตั้งค่า → ล้างแคช --- --- #### คู่มือเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว > เริ่มต้นใช้งาน Kelola ในเวลาไม่ถึง 5 นาที เรียนรู้พื้นฐานการเพิ่มสินค้า การจัดการสต็อก และการบันทึกการขายครั้งแรกของคุณ ## ⚡ สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - เพิ่มสินค้าแรกของคุณใน Kelola - บันทึกการซื้อสต็อก (สต็อกเข้า) - บันทึกการขายครั้งแรก (สต็อกออก) - ตรวจสอบระดับสต็อกของคุณ ## 📋 ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี: - [ ] ดาวน์โหลดแอป Kelola (iOS หรือ Android) - [ ] สร้างบัญชีหรือเข้าสู่ระบบ - [ ] สร้างธุรกิจแรก (หรือเข้าร่วมหนึ่ง) > **ใหม่กับ Kelola?** ดาวน์โหลดแอปจาก [App Store](https://apps.apple.com) หรือ [Google Play](https://play.google.com) --- ## ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มสินค้าแรกของคุณ สินค้าเป็นพื้นฐานของสินค้าคงคลังของคุณ มาเพิ่มหนึ่งรายการกัน 1. **เปิดแอป Kelola** และแตะ **"สินค้า"** ที่ด้านล่าง 2. แตะปุ่ม **"+"** ที่มุมขวาบน 3. ป้อนรายละเอียดสินค้าของคุณ: - **ชื่อสินค้า** (จำเป็น): เช่น "กาแฟออร์แกนิค 250g" - **SKU/บาร์โค้ด** (เลือกได้): รหัสสินค้าของคุณ - **หมวดหมู่** (เลือกได้): เช่น "เครื่องดื่ม" - **ราคา** (จำเป็น): ราคาขายให้ลูกค้า - **สต็อกเริ่มต้น** (เลือกได้): จำนวนปัจจุบัน 4. **แตะ "บันทึก"** — สินค้าของคุณอยู่ในระบบแล้ว! > **💡 เคล็ดลับ:** คุณสามารถเพิ่มรูปภาพสินค้าได้โดยแตะไอคอนกล้อง ซึ่งช่วยให้พนักงานระบุสินค้าได้อย่างรวดเร็ว --- ## ขั้นตอนที่ 2: บันทึกสต็อกเข้า (การซื้อ) ตอนนี้มาบันทึกสินค้าคงคลังที่เข้ามาในธุรกิจของคุณ 1. จากเมนูหลัก แตะ **"สต็อกเข้า"** 2. คุณจะเห็นหน้าจอสองพanel: - **พanel ซ้าย**: แคตตาล็อกสินค้าของคุณ - **พanel ขวา**: รายการที่คุณเพิ่มในสต็อก 3. **ค้นหาสินค้าของคุณ** โดยเลื่อนหรือใช้แถบค้นหา 4. **แตะสินค้า** เพื่อเพิ่มลงในพanel ขวา 5. **ป้อนจำนวน** ที่ได้รับ (เช่น 50 ชิ้น) 6. (เลือกได้) **ตั้งราคาซื้อ** — จ่ายเท่าไรต่อชิ้น 7. (เลือกได้) **เลือกซัพพลายเออร์** — ซื้อจากใคร 8. แตะ **"ส่ง"** ที่ด้านล่าง ✅ **ตรวจสอบความสำเร็จ:** จำนวนสต็อกสินค้าของคุณเพิ่มขึ้นแล้ว! คุณสามารถตรวจสอบได้โดยเปิดสินค้าและตรวจสอบจำนวน --- ## ขั้นตอนที่ 3: บันทึกการขาย (สต็อกออก) มาบันทึกการขายครั้งแรกของคุณ 1. จากเมนูหลัก แตะ **"สต็อกออก"** 2. **ค้นหาและแตะ** สินค้าที่ต้องการขาย 3. **ป้อนจำนวน** ที่ขาย (เช่น 2 ชิ้น) 4. (เลือกได้) **เลือกลูกค้า** — ติดตามว่าใครซื้อ 5. (เลือกได้) **ตั้งราคาขาย** — ค่าเริ่มต้นคือราคาที่คุณตั้งไว้ 6. (เลือกได้) **เพิ่มบันทึก** — เช่น "จ่ายเงินสด" 7. แตะ **"ส่ง"** ✅ **ตรวจสอบความสำเร็จ:** สินค้าคงคลังของคุณลดลงและสร้างบันทึกธุรกรรมแล้ว! --- ## ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบแดชบอร์ดของคุณ ดูธุรกิจของคุณโดยสรุป 1. แตะ **"หน้าแรก"** ที่ด้านล่างของหน้าจอ 2. ดู **สรุปวันนี้**: - ยอดขายรวม - สินค้าที่ขาย - การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ 3. เลื่อนลงเพื่อดู **ธุรกรรมล่าสุด** --- ## 🎉 ยินดีด้วย! คุณเพิ่งเสร็จสิ้นเวิร์กโฟลว์หลักของ Kelola: ``` เพิ่มสินค้า → สต็อกเข้า → สต็อกออก → ดูแดชบอร์ด ``` วัฏจักรนี้ครอบคลุม 90% ของการดำเนินงานธุรกิจประจำวัน ## 🚀 ขั้นตอนต่อไป? เลือกเส้นทางของคุณ: **สำหรับเจ้าของธุรกิจ:** - [เพิ่มสินค้าเพิ่มเติม →](../products/adding-products) - [ตั้งค่าการเข้าถึงพนักงาน →](../staff/understanding-roles) - [ดูรายงานธุรกิจ →](../report/accounting-report) **สำหรับการดำเนินงานประจำวัน:** - [บันทึกสต็อกเข้ากับซัพพลายเออร์ →](../stock/record-stock-in) - [จัดการข้อมูลลูกค้า →](../customers/adding-customers) - [จัดการการคืนสินค้า →](../sales/handling-returns) **สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง:** - [ตั้งค่าการสแกนบาร์โค้ด →](../barcode/scanning-barcodes) - [สร้างแคตตาล็อกสินค้า →](../catalog/creating-catalogs) - [กำหนดค่าการแจ้งเตือนสต็อก →](../stock/managing-stock-alerts) --- ## ❓ คำถามที่พบบ่อย **Q: ฉันสามารถใช้ Kelola บนหลายอุปกรณ์ได้หรือไม่?** A: ได้! ข้อมูลของคุณซิงค์โดยอัตโนมัติบนทุกอุปกรณ์ เพียงเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีเดียวกัน **Q: ฉันทำผิดพลาดในการบันทึกสต็อกจะทำอย่างไร?** A: ไปที่ **ประวัติ** ค้นหาธุรกรรม และแตะเพื่อแก้ไขหรือลบ (ต้องมีสิทธิ์เจ้าของ) **Q: ฉันต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อใช้ Kelola หรือไม่?** A: คุณต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อซิงค์ข้อมูล แต่ฟีเจอร์หลายอย่างทำงานออฟไลน์และซิงค์เมื่อเชื่อมต่ออีกครั้ง **Q: มีข้อจำกัดจำนวนสินค้าที่ฉันสามารถเพิ่มได้หรือไม่?** A: แผนฟรีมีข้อจำกัด ตรวจสอบการสมัครสมาชิกของคุณที่ **บัญชี → การสมัครสมาชิก** --- ## ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม? - 📧 อีเมล: support@kelola.co - 💬 ในแอป: เมนู → ติดต่อเรา - 🌐 เว็บไซต์: [kelola.co](https://kelola.co) --- ### multi-business #### การจัดการธุรกิจหลายแห่ง > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการสร้าง สลับระหว่าง และจัดการสถานที่ธุรกิจหลายแห่งใน Kelola เรียนรู้เกี่ยวกับการโอน การรายงานแบบรวม และขั้นตอนการทำงานหลายสถานที่ ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - สร้างสถานที่ธุรกิจหลายแห่ง - สลับระหว่างธุรกิจ - โอนสต็อกระหว่างสถานที่ - เข้าใจการรายงานแบบรวม - จัดการทีมในหลายสถานที่ --- ## ภาพรวมธุรกิจหลายแห่ง **ใช้ธุรกิจหลายแห่งสำหรับ:** - 🏪 **สถานที่ร้านค้าหลายแห่ง** — การจัดการสาขา - 🏭 **สายธุรกิจที่แตกต่างกัน** — ค้าปลีก + ขายส่ง - 🌐 **การดำเนินงานระดับภูมิภาค** — การแยกเมือง/ประเทศ - 👥 **การแยกหุ้นส่วน** — นิติบุคคลที่แตกต่างกัน --- ## การสร้างธุรกิจใหม่ ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงการจัดการธุรกิจ 1. แตะ **"บัญชี"** (มุมขวาล่าง) 2. แตะ **"สลับธุรกิจ"** 3. ดูธุรกิจปัจจุบัน 4. แตะ **"+ สร้างธุรกิจใหม่"** ### ขั้นตอนที่ 2: รายละเอียดธุรกิจ **ป้อนข้อมูลธุรกิจ:** | ฟิลด์ | คำอธิบาย | ตัวอย่าง | |-------|----------|---------| | **ชื่อธุรกิจ** | ชื่อสาธารณะ | "ร้าน Kelola - ย่านกลางเมือง" | | **ประเภทธุรกิจ** | หมวดหมู่ | ค้าปลีก ขายส่ง ฯลฯ | | **ที่อยู่** | สถานที่ | ที่อยู่เต็มรูปแบบ | | **สกุลเงิน** | สกุลเงินที่ใช้ดำเนินงาน | IDR, USD, ฯลฯ | | **โทรศัพท์** | หมายเลขติดต่อ | โทรศัพท์ธุรกิจ | ### ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่าการตั้งค่า **ตั้งค่าตัวเลือกเฉพาะธุรกิจ:** - **การตั้งค่าภาษี** — อัตราต่างกันในแต่ละสถานที่ - **ส่วนหัวใบเสร็จ** — การสร้างแบรนด์เฉพาะสถานที่ - **การตั้งค่าเครื่องพิมพ์** — การเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ท้องถิ่น - **วิธีการชำระเงิน** — ยอมรับในท้องถิ่น ### ขั้นตอนที่ 4: สร้างธุรกิจ 1. ตรวจสอบรายละเอียด 2. แตะ **"สร้าง"** 3. ธุรกิจใหม่ถูกสร้าง 4. สลับไปยังธุรกิจใหม่อัตโนมัติ > **หมายเหตุ:** แต่ละธุรกิจมีแยก: > - สินค้าและสินค้าคงคลัง > - พนักงานและสิทธิ์ > - ธุรกรรมและรายงาน > - การสมัครสมาชิก (หรือเป็นส่วนหนึ่งของแผน) --- ## การสลับระหว่างธุรกิจ ### การสลับอย่างรวดเร็ว **จากหน้าจอใดก็ได้:** 1. แตะ **ชื่อธุรกิจ** ที่ด้านบนของหน้าจอ 2. เมนูเลือกธุรกิจแสดงขึ้น 3. แตะธุรกิจที่ต้องการสลับไป 4. แอปโหลดข้อมูลธุรกิจใหม่ ### จากเมนูบัญชี 1. ไปที่ **บัญชี** 2. แตะ **"สลับธุรกิจ"** 3. ดูรายการธุรกิจทั้งหมด 4. แตะเพื่อสลับ ### ตัวบ่งชี้ทางสายตา **รู้ว่าคุณอยู่ในธุรกิจใด:** - ชื่อธุรกิจในส่วนหัว - ธีมสีที่แตกต่าง (หากตั้งค่า) - การแสดงโลโก้ - ตัวบ่งชี้สถานที่ --- ## การโอนสต็อกระหว่างธุรกิจ ### เมื่อใดควรโอน **ย้ายสินค้าคงคลังระหว่างสถานที่:** - การปรับสมดุลสต็อก (แห่งหนึ่งมีส่วนเกิน อีกแห่งต้องการ) - จากคลังสินค้ากลางไปยังร้านค้า - การโอนระหว่างร้าน - การส่งคืนไปยังสถานที่หลัก ### วิธีการโอน **ขั้นตอนทีละขั้น:** 1. ไปที่ **สต็อก → โอน** 2. เลือกธุรกิจ **ต้นทาง** (จาก) 3. เลือกธุรกิจ **ปลายทาง** (ไป) 4. เลือกสินค้าที่ต้องการโอน 5. ป้อนจำนวน 6. เพิ่มหมายเหตุ (ไม่บังคับ) 7. ส่งการโอน ### กระบวนการโอน **สิ่งที่เกิดขึ้น:** 1. **ธุรกิจต้นทาง** — สต็อกลดลง 2. **บันทึกการโอน** — สร้างในทั้งสองฝ่าย 3. **ธุรกิจปลายทาง** — สต็อกเพิ่มขึ้น 4. **ประวัติอัปเดต** — ทั้งสองสถานที่แสดงการโอน **ไทม์ไลน์:** - ทันทีหากทั้งสองออนไลน์ - อยู่ในคิวหากปลายทางออฟไลน์ (ซิงค์เมื่อออนไลน์) ### การติดตามการโอน **ดูประวัติการโอน:** 1. ไปที่ **ประวัติ** 2. กรองตามประเภท **"โอน"** 3. ดู: - จาก/ไปยังสถานที่ - สินค้าที่ย้าย - จำนวน - วันที่/เวลา - สถานะ ### แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการโอน ✅ **วางแผนล่วงหน้า** - ตรวจสอบความจุปลายทาง - ตรวจสอบความพร้อมของต้นทาง - กำหนดเวลาช่วงที่ไม่คึกคัก ✅ **จัดทำเอกสารอย่างถูกต้อง** - บันทึกเหตุผลในการโอน - อ้างอิงใบสั่งซื้อหรือคำขอ - ติดตามการจัดส่ง ✅ **ยืนยันการรับ** - ปลายทางตรวจสอบการมาถึง - ตรวจสอบจำนวน - รายงานความไม่สอดคล้อง --- ## การจัดการทีมในหลายสถานที่ ### พนักงานต่อธุรกิจ **ทีมแยก:** - พนักงานได้รับมอบหมายให้ธุรกิจเฉพาะ - สิทธิ์ตั้งค่าต่อสถานที่ - กิจกรรมติดตามต่อธุรกิจ - รายงานแบบแบ่งกลุ่ม ### การย้ายพนักงานระหว่างสถานที่ **เมื่อพนักงานย้าย:** 1. ปิดใช้งานที่สถานที่เดิม 2. เชิญไปยังสถานที่ใหม่ 3. ตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสม 4. อัปเดตบันทึก > **หมายเหตุ:** พนักงานสามารถใช้งานในหลายธุรกิจพร้อมกันได้ ### การรายงานข้ามสถานที่ **มุมมองเจ้าของ/ผู้ดูแลระบบ:** - ดูสรุปธุรกิจทั้งหมด - เปรียบเทียบประสิทธิภาพ - การเงินรวม - พนักงานในหลายสถานที่ --- ## การรายงานแบบรวม ### แดชบอร์ดภาพรวมธุรกิจ **สำหรับเจ้าของที่มีธุรกิจหลายแห่ง:** 1. ไปที่ **บัญชี → ภาพรวมธุรกิจ** 2. ดูสรุปของทุกสถานที่: - รายได้รวม - สินค้าคงคลังรวม - ยอดขายรวม - จำนวนพนักงาน ### รายงานเปรียบเทียบ **เปรียบเทียบสถานที่:** | รายงาน | สิ่งที่แสดง | |--------|-------------| | **ยอดขายตามสถานที่** | ร้านไหนทำได้ดีที่สุด | | **มูลค่าสินค้าคงคลัง** | มูลค่าสต็อกต่อสถานที่ | | **ประสิทธิภาพพนักงาน** | ผลผลิตต่อทีม | | **อัตรากำไร** | ความสามารถทำกำไรต่อสถานที่ | ### การส่งออกแบบรวม **สำหรับการบัญชี:** 1. เลือกช่วงวันที่ 2. เลือก "ธุรกิจทั้งหมด" หรือเฉพาะ 3. ส่งออกรายงานรวม 4. รวมตัวระบุธุรกิจ --- ## การสมัครสมาชิกและการเรียกเก็บเงิน ### ตัวเลือกแผน **แผนธุรกิจหลายแห่ง:** | แผน | ธุรกิจที่รวม | |-----|--------------| | ฟรี | 1 ธุรกิจ | | พื้นฐาน | 1 ธุรกิจ | | พลัส | สูงสุด 3 ธุรกิจ | | ขั้นสูง | ธุรกิจไม่จำกัด | ### โครงสร้างการเรียกเก็บเงิน **ตัวเลือก:** - **การเรียกเก็บเงินต่อธุรกิจ** — แต่ละสถานที่สมัครสมาชิกแยกกัน - **การเรียกเก็บเงินแบบรวม** — ใบแจ้งหนี้เดียว ทุกสถานที่ (องค์กร) ติดต่อฝ่ายขายสำหรับการจัดเตรียมแบบกำหนดเอง --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### ระยะการตั้งค่า ✅ **การตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน** - รูปแบบ "[แบรนด์] - [สถานที่]" - ความแตกต่างที่ชัดเจน - ระบุตัวตนได้ง่าย ✅ **กระบวนการที่ได้มาตรฐาน** - การตั้งชื่อสินค้าเหมือนกัน - หมวดหมู่สอดคล้องกัน - กลยุทธ์ราคาแบบรวม ✅ **การฝึกอบรมที่เหมาะสม** - พนักงานรู้วิธีสลับ - เข้าใจกระบวนการโอน - ชัดเจนเกี่ยวกับสิทธิ์ ### การดำเนินงานประจำวัน ✅ **การโอนเป็นประจำ** - กำหนดเวลาการเคลื่อนย้ายสต็อก - ปรับสมดุลสินค้าคงคลัง - ป้องกันการหมดสต็อก ✅ **การสื่อสารข้ามสถานที่** - แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด - ประสานงานโปรโมชั่น - จัดการการโอน ✅ **การกำกับดูแลจากส่วนกลาง** - เจ้าของตรวจสอบทุกสถานที่ - รายงานรวมเป็นประจำ - นโยบายมาตรฐาน --- ## การแก้ไขปัญหา ### "ไม่สามารถสร้างธุรกิจเพิ่มได้" **สาเหตุ:** ถึงขีดจำกัดการสมัครสมาชิกแล้ว **วิธีแก้ไข:** - อัปเกรดแผน - เก็บถาวรธุรกิจที่ไม่ใช้ - ติดต่อฝ่ายขาย ### "การโอนสต็อกล้มเหลว" **ตรวจสอบ:** - ธุรกิจทั้งสองออนไลน์ - สต็อกเพียงพอที่ต้นทาง - สิทธิ์ที่เหมาะสม - ไม่มีปัญหาการซิงค์ ### "ข้อมูลธุรกิจผิดแสดงขึ้น" **แก้ไข:** - ตรวจสอบว่าเลือกธุรกิจใด - แตะชื่อธุรกิจเพื่อสลับ - ล้างแคชแอป - รีสตาร์ทแอป ### "พนักงานไม่สามารถเข้าถึงหลายสถานที่ได้" **ตรวจสอบ:** - พนักงานได้รับเชิญให้เข้าร่วมแต่ละธุรกิจแยกกัน - สิทธิ์ตั้งค่าต่อสถานที่ - บัญชีเดียวกัน (อีเมล/โทรศัพท์) --- ## คำถามที่พบบ่อย **ถาม: ฉันสามารถสร้างธุรกิจได้กี่แห่ง?** ตอบ: ขึ้นอยู่กับแผน ฟรี/พื้นฐาน: 1, พลัส: 3, ขั้นสูง: ไม่จำกัด **ถาม: ฉันสามารถมีสกุลเงินต่างกันในแต่ละธุรกิจได้หรือไม่?** ตอบ: ได้! แต่ละธุรกิจตั้งค่าสกุลเงินของตนเองระหว่างการสร้าง **ถาม: สินค้าซิงค์ระหว่างธุรกิจหรือไม่?** ตอบ: ไม่ แต่ละธุรกิจมีแคตตาล็อกสินค้าอิสระ ใช้การโอนสำหรับการเคลื่อนย้ายสต็อก **ถาม: ฉันสามารถโอนสต็อกไปยังธุรกิจใดก็ได้หรือไม่?** ตอบ: เฉพาะธุรกิจที่คุณเป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ **ถาม: รายงานรวมธุรกิจทั้งหมดหรือไม่?** ตอบ: ตามค่าเริ่มต้น รายงานต่อธุรกิจ ใช้ภาพรวมธุรกิจสำหรับมุมมองรวม **ถาม: ลูกค้าสามารถเห็นสถานที่ทั้งหมดของฉันได้หรือไม่?** ตอบ: เฉพาะเมื่อคุณแชร์ลิงก์แคตตาล็อกหลายอัน แต่ละธุรกิจแยกกัน **ถาม: หากฉันขายสถานที่ธุรกิจควรทำอย่างไร?** ตอบ: สามารถโอนกรรมสิทธิ์ให้เจ้าของใหม่ ติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อขอความช่วยเหลือ --- --- ### payment-methods #### คู่มือวิธีการชำระเงิน > คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการจัดการวิธีการชำระเงินใน Kelola เรียนรู้วิธีเพิ่มประเภทการชำระเงินแบบกำหนดเอง ติดตามวิธีการในรายงาน และกำหนดค่าตัวเลือกการชำระเงิน ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - เพิ่มวิธีการชำระเงินแบบกำหนดเอง - กำหนดค่าตัวเลือกการชำระเงิน - ติดตามยอดขายตามประเภทการชำระเงิน - ตั้งค่าวิธีการชำระเงินเริ่มต้น --- ## ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน **วิธีการชำระเงินเริ่มต้น:** - 💵 เงินสด - 💳 บัตรเครดิต/เดบิต - 🏦 โอนเงินผ่านธนาคาร - 📱 กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ (TrueMoney, Rabbit LINE Pay, ฯลฯ) **วิธีการชำระเงินแบบกำหนดเองที่คุณสามารถเพิ่มได้:** - ผ่อนชำระ/เครดิต - คูปอง - คะแนน/ความภักดี - คริปโต - ประเภทใดก็ตามที่คุณต้องการ --- ## การเพิ่มวิธีการชำระเงิน ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงการตั้งค่าการชำระเงิน 1. ไปที่ **บัญชี** 2. แตะ **"วิธีการชำระเงิน"** 3. ดูวิธีการที่มีอยู่ 4. แตะ **"+ เพิ่มวิธีการชำระเงิน"** ### ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าวิธีการ **ป้อนรายละเอียด:** | ฟิลด์ | คำอธิบาย | ตัวอย่าง | |-------|----------|----------| | **ชื่อ** | ชื่อที่แสดง | "TrueMoney" | | **ประเภท** | หมวดหมู่ | กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ | | **ใช้งาน** | เปิด/ปิด | ON | ### ขั้นตอนที่ 3: บันทึก 1. ตรวจสอบการตั้งค่า 2. แตะ **"บันทึก"** 3. วิธีการปรากฏในหน้าจอขาย --- ## การใช้งานวิธีการชำระเงิน ### ระหว่างการขาย **เลือกวิธีการชำระเงิน:** 1. บันทึก Stock Out (การขาย) 2. ก่อนส่ง แตะ **"วิธีการชำระเงิน"** 3. เลือกจากรายการ 4. เสร็จสิ้นธุรกรรม ### หลายวิธีการชำระเงิน **สำหรับการแบ่งจ่าย:** 1. เลือก **"หลายวิธี"** หรือ **"แบ่งจ่าย"** 2. ป้อนจำนวนสำหรับวิธีแรก 3. เลือกวิธีการ 4. เพิ่มการชำระเงินที่สอง 5. ดำเนินต่อจนกว่าจะครบยอด --- ## รายงานวิธีการชำระเงิน ### ดูตามประเภทการชำระเงิน **ติดตามความชอบในการชำระเงิน:** 1. ไปที่ **รายงาน → การขาย** 2. กรองตาม **"วิธีการชำระเงิน"** 3. ดูรายละเอียด: - ยอดขายเงินสด - ยอดขายบัตร - ยอดขายกระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ - วิธีอื่นๆ ### การกระทบยอด **จับคู่การชำระเงินกับการฝากธนาคาร:** - เงินสด = นับเงินสดจริง - บัตร = รายการเดินบัญชี - โอน = รายการเดินบัญชี - กระเป๋าเงินอิเล็กทรอนิกส์ = รายการแอพ --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ✅ **รักษาความเรียบง่าย** - อย่าเพิ่มวิธีการมากเกินไป - มุ่งเน้นสิ่งที่ลูกค้าใช้ - ลบวิธีการที่ไม่ได้ใช้ ✅ **ฝึกอบรมพนักงาน** - ตรวจสอบการเลือกที่ถูกต้อง - รู้ว่าเมื่อใดใช้ "หลายวิธี" - จัดการข้อผิดพลาดอย่างเหมาะสม ✅ **กระทบยอดรายวัน** - จับคู่วิธีการกับการฝากจริง - ตรวจสอบความแตกต่าง - เก็บบันทึกที่ถูกต้อง --- ## การแก้ไขปัญหา ### "วิธีการชำระเงินไม่แสดง" - ตรวจสอบว่าเปิดใช้งาน - ยืนยันไม่ได้ซ่อน - รีสตาร์ทแอป ### "ยอดรวมผิดในรายงาน" - ตรวจสอบรายการแบ่งจ่าย - ยืนยันการเลือกวิธีการ - ตรวจสอบประวัติธุรกรรม --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: เพิ่มวิธีการชำระเงินได้กี่วิธี?** A: ไม่จำกัด แต่รักษาให้จัดการได้ **Q: ฉันสามารถเปลี่ยนชื่อวิธีการเริ่มต้นได้หรือไม่?** A: ใช่ แก้ไขชื่อวิธีการชำระเงินใดก็ได้ **Q: วิธีการชำระเงินมีผลต่อสต็อกหรือไม่?** A: ไม่ ใช้เพื่อติดตามวิธีที่ลูกค้าชำระเท่านั้น --- --- ### products #### การเพิ่มและจัดการสินค้า > คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการเพิ่มสินค้าใน Kelola เรียนรู้เกี่ยวกับ SKU บาร์โค้ด หมวดหมู่ ราคา และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - เพิ่มสินค้าพร้อมรายละเอียดครบถ้วน - ใช้ SKU และบาร์โค้ดอย่างมีประสิทธิภาพ - จัดระเบียบสินค้าด้วยหมวดหมู่ - ตั้งราคาและสต็อกเริ่มต้น - จัดการรูปภาพสินค้า --- ## การเพิ่มสินค้ารายการเดียว ### ขั้นตอนที่ 1: เปิดหน้าจอเพิ่มสินค้า 1. แตะ **"สินค้า"** ในการนำทางด้านล่าง 2. แตะปุ่ม **"+"** (มุมขวาบน) 3. แบบฟอร์ม **เพิ่มสินค้า** เปิดขึ้น ### ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูลพื้นฐาน #### ช่องข้อมูลที่จำเป็น | ช่อง | คำอธิบาย | ตัวอย่าง | |------|----------|----------| | **ชื่อสินค้า** | สิ่งที่คุณเรียกสินค้า | "ชาเขียวออร์แกนิค 100g" | | **ราคา** | ราคาขายให้ลูกค้า | 50000 | #### ช่องข้อมูลเสริม (แนะนำ) | ช่อง | คำอธิบาย | ตัวอย่าง | |------|----------|----------| | **SKU** | รหัสสินค้าภายใน | "TEA-GRN-100" | | **บาร์โค้ด** | รหัสสินค้าที่สามารถสแกนได้ | "8991234567890" | | **หมวดหมู่** | การจัดกลุ่มสินค้า | "เครื่องดื่ม" | | **สต็อกเริ่มต้น** | จำนวนปัจจุบัน | 50 | | **คำอธิบาย** | รายละเอียดสินค้า | "ชาออร์แกนิคพรีเมียมจากสุมาตรา" | ### ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรูปภาพสินค้า 1. แตะไอคอน **กล้อง** หรือ placeholder รูปภาพ 2. เลือกแหล่งที่มา: - **ถ่ายรูป** — ใช้กล้อง (มือถือ) - **เลือกจากแกลเลอรี่** — เลือกรูปที่มีอยู่ - **ลบ** — ลบรูปปัจจุบัน 3. (เลือกได้) **ครอบตัด** รูปภาพเพื่อโฟกัสที่สินค้า 4. แตะ **"เสร็จสิ้น"** > **แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:** ใช้รูปที่ชัดเจน แสงดี พื้นหลังขาว/เป็นกลาง รูปสี่เหลี่ยมจัตุรัสทำงานได้ดีที่สุด ### ขั้นตอนที่ 4: บันทึกสินค้า 1. ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดที่ป้อน 2. แตะ **"บันทึก"** (มุมขวาบน) 3. ข้อความสำเร็จปรากฏ ✅ **ตรวจสอบความสำเร็จ:** สินค้าของคุณปรากฏในรายการสินค้าแล้ว! --- ## ความเข้าใจเกี่ยวกับช่องข้อมูลสินค้า ### SKU (Stock Keeping Unit) ตัวระบุสินค้าภายในของคุณ **ทำไมต้องใช้ SKU?** - ติดตามสินค้าโดยไม่ต้องใช้บาร์โค้ด - สร้างระบบการตั้งชื่อของคุณเอง - การสื่อสารภายในที่ง่ายขึ้น **แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ SKU:** ``` รูปแบบ: [หมวดหมู่]-[ตัวเลือก]-[ขนาด] ตัวอย่าง: - TEA-GRN-100 (ชา, เขียว, 100g) - SHRT-BLU-L (เสื้อ, น้ำเงิน, ใหญ่) - SNCK-CHIP-50 (ขนม, ชิปส์, 50g) ``` ### บาร์โค้ด ตัวระบุสินค้าที่สามารถสแกนได้ **ประเภทที่รองรับ:** - UPC/EAN (สินค้าปลีก) - Code 128 (การใช้งานภายใน) - รหัส QR (การใช้งานที่ยืดหยุ่น) **วิธีเพิ่ม:** 1. **ป้อนด้วยตนเอง**: พิมพ์หมายเลขบาร์โค้ด 2. **สแกน**: ใช้กล้องสแกน (แอปมือถือ) 3. **เครื่องสแกนภายนอก**: ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ด (เว็บ) > **หมายเหตุ:** บาร์โค้ดต้องไม่ซ้ำกัน หากคุณได้รับข้อผิดพลาด บาร์โค้ดอาจถูกกำหนดให้กับสินค้าอื่นแล้ว ### หมวดหมู่ จัดระเบียบสินค้าเป็นกลุ่ม **ทำไมหมวดหมู่ถึงสำคัญ:** - การค้นหาสินค้าที่เร็วขึ้น - การรายงานที่ดีขึ้น - การจัดระเบียบที่สะอาดตา **การสร้างหมวดหมู่:** 1. ในช่องหมวดหมู่ แตะ **"เพิ่มใหม่"** 2. ป้อนชื่อหมวดหมู่ 3. แตะ **"บันทึก"** **ตัวอย่างหมวดหมู่:** - อาหารและเครื่องดื่ม - อิเล็กทรอนิกส์ - เสื้อผ้า - ของใช้ในบ้าน - วัตถุดิบ --- ## การเพิ่มสินค้าจำนวนมาก สำหรับการเพิ่มสินค้าหลายรายการอย่างรวดเร็ว: ### วิธีที่ 1: การทำซ้ำ 1. ค้นหาสินค้าที่คล้ายกัน 2. แตะ **"ทำซ้ำ"** (เมนูสามจุด) 3. แก้ไขรายละเอียด 4. บันทึกเป็นสินค้าใหม่ ### วิธีที่ 2: การนำเข้าจากเว็บ 1. เปิด **web.kelola.co** บนคอมพิวเตอร์ 2. นำทางไปที่ **สินค้า → นำเข้า** 3. ดาวน์โหลด **เทมเพลต CSV** 4. กรอกสินค้าของคุณ 5. อัปโหลดไฟล์ --- ## การจัดการรายละเอียดสินค้า ### การดูข้อมูลสินค้า 1. เปิด **สินค้า** 2. แตะสินค้าใดก็ได้ 3. ดู: - ข้อมูลพื้นฐาน (ชื่อ, SKU, บาร์โค้ด) - จำนวนสต็อกปัจจุบัน - ประวัติราคา - ประวัติธุรกรรม - รูปภาพสินค้า ### การแก้ไขสินค้า 1. เปิดรายละเอียดสินค้า 2. แตะ **"แก้ไข"** (มุมขวาบน) 3. แก้ไขช่องใดก็ได้ 4. แตะ **"บันทึก"** > **⚠️ สำคัญ:** การแก้ไขสินค้าจะอัปเดตทุกที่ ธุรกรรมก่อนหน้าจะเก็บราคาเดิมไว้เพื่อการรายงานที่ถูกต้อง ### การลบสินค้า 1. เปิดรายละเอียดสินค้า 2. แตะ **"ลบ"** (เมนูสามจุด) 3. ยืนยันการลบ > **⚠️ คำเตือน:** คุณสามารถลบสินค้าที่มี **สต็อกเป็นศูนย์และไม่มีประวัติธุรกรรม** เท่านั้น พิจารณาการเก็บถาวรโดยการตั้งสต็อกเป็น 0 --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบสินค้า ### หลักการตั้งชื่อ **ชื่อสินค้าที่ดี:** - ✅ "เมล็ดกาแฟออร์แกนิค - Dark Roast 250g" - ✅ "เสื้อยืดคอตตอน - สีดำ - ไซส์ M" - ✅ "เมาส์ไร้สาย - Logitech M185" **หลีกเลี่ยง:** - ❌ "กาแฟ" (กว้างเกินไป) - ❌ "สินค้า 1" (ไม่มีคำอธิบาย) - ❌ "สินค้าใหม่" (ไม่เป็นประโยชน์) ### เคล็ดลับลำดับชั้นหมวดหมู่ รักษาความเรียบง่ายแต่มีความหมาย: ``` ระดับ 1: หมวดหมู่หลัก (5-10) → เครื่องดื่ม → อาหาร → อิเล็กทรอนิกส์ ระดับ 2: การจัดกลุ่มย่อย (ถ้าจำเป็น) → เครื่องดื่ม → กาแฟและชา → เครื่องดื่ม → น้ำอัดลม ``` ### การตั้งค่าการจัดการสต็อก **สต็อกเริ่มต้น:** - เพิ่มจำนวนปัจจุบันเมื่อสร้างสินค้า - ใช้สต็อกเข้าสำหรับการซื้อในอนาคต - ใช้สต็อกออกสำหรับการขาย **การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ:** 1. เปิด **การแจ้งเตือนสต็อก** จากเมนูหลัก 2. ตั้งจำนวนขั้นต่ำต่อสินค้า 3. รับการแจ้งเตือนเมื่อสต็อกใกล้หมด --- ## ฟีเจอร์สินค้าขั้นสูง ### ตัวเลือกสินค้า สำหรับสินค้าที่มีตัวเลือก (ขนาด, สี, ฯลฯ): **ตัวเลือก 1: สินค้าแยก** - สร้างแต่ละตัวเลือกเป็นสินค้าแยก - ใช้การตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน: "เสื้อ - แดง - M", "เสื้อ - แดง - L" **ตัวเลือก 2: สินค้าเดียวพร้อมหมายเหตุ** - ใช้คอลัมน์คำอธิบายสำหรับตัวเลือก - ติดตามเฉพาะจำนวนรวม ### สินค้าชุด สำหรับการขายหลายรายการพร้อมกัน: 1. สร้างสินค้า "ชุด" 2. กำหนดราคาสำหรับชุด 3. ในหมายเหตุ ระบุสินค้าประกอบ 4. เมื่อขาย หักสต็อกส่วนประกอบด้วยตนเอง > **หมายเหตุ:** การติดตามชุดอัตโนมัติจะมาในการอัปเดตที่จะถึงนี้ --- ## การแก้ไขปัญหา ### "บาร์โค้ดมีอยู่แล้ว" - ตรวจสอบว่าสินค้ามีอยู่แล้วในแคตตาล็อกของคุณ - ตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ทำซ้ำบาร์โค้ด - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากคุณเชื่อว่านี่เป็นข้อผิดพลาด ### "ไม่สามารถลบสินค้าได้" - สินค้ามีประวัติสต็อก — ใช้สต็อกออกเพื่อล้างก่อน - สินค้ามีธุรกรรม — ไม่สามารถลบได้ แก้ไขเท่านั้น ### "สินค้าไม่ปรากฏในการค้นหา" - ตรวจสอบการสะกดในชื่อสินค้า - ลองค้นหาด้วย SKU หรือบาร์โค้ด - ตรวจสอบว่าสินค้าไม่ได้ถูกเก็บถาวร ### "การอัปโหลดรูปภาพล้มเหลว" - ตรวจสอบขนาดไฟล์ (สูงสุด 5MB) - ใช้รูปแบบ JPG หรือ PNG - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเสถียน --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: ฉันสามารถเพิ่มสินค้าได้กี่รายการ?** A: ขึ้นอยู่กับแพ็คเกจของคุณ แผนฟรีอนุญาตสูงสุด 100 รายการ แพ็คเกจพรีเมียมเสนอสินค้าไม่จำกัด **Q: ฉันสามารถนำเข้าสินค้าจาก Excel ได้หรือไม่?** A: ได้! ใช้อินเทอร์เฟซเว็บที่ web.kelola.co สำหรับการนำเข้า CSV **Q: ความแตกต่างระหว่าง SKU และบาร์โค้ดคืออะไร?** A: SKU เป็นรหัสภายในของคุณ บาร์โค้ดเป็นรหัสที่สามารถสแกนได้จากผู้ผลิต ทั้งคู่ช่วยระบุสินค้า **Q: ฉันสามารถเปลี่ยนบาร์โค้ดสินค้าภายหลังได้หรือไม่?** A: ได้ แก้ไขสินค้าและอัปเดตช่องบาร์โค้ด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบาร์โค้ดใหม่ยังไม่ถูกใช้ **Q: ฉันจะติดตามประวัติต้นทุน/ราคาสินค้าได้อย่างไร?** A: Kelola ติดตามต้นทุนผ่านธุรกรรมสต็อกเข้า ดูประวัติธุรกรรมในแต่ละหน้าสินค้า --- --- #### การจัดหมวดหมู่สินค้า > เรียนรู้วิธีสร้างและจัดการหมวดหมู่สินค้าเพื่อจัดระเบียบแคตตาล็อกของคุณให้ดีขึ้น # การจัดหมวดหมู่สินค้า ## ภาพรวม หมวดหมู่สินค้าช่วยให้คุณจัดระเบียบสินค้าคงคลังและค้นหาสินค้าได้ง่ายขึ้นเมื่อทำธุรกรรม Kelola ช่วยให้คุณสร้างและจัดการหมวดหมู่ได้อย่างยืดหยุ่น ## การสร้างหมวดหมู่ ### ขั้นตอน: 1. เปิดเมนู **สินค้า** → **หมวดหมู่** 2. กดปุ่ม **+** หรือ **เพิ่มหมวดหมู่** 3. ใส่ชื่อหมวดหมู่ (เช่น อาหาร, เครื่องดื่ม, อิเล็กทรอนิกส์) 4. เลือกสีหมวดหมู่ (ไม่บังคับ) 5. บันทึก ## การจัดสินค้าในหมวดหมู่ ### เมื่อเพิ่มสินค้า: - เลือกหมวดหมู่จาก dropdown เมื่อสร้างสินค้าใหม่ - สินค้าหนึ่งรายการอยู่ได้หนึ่งหมวดหมู่ ### เปลี่ยนหมวดหมู่สินค้า: 1. เปิดรายละเอียดสินค้า 2. กดปุ่ม **แก้ไข** 3. เลือกหมวดหมู่ใหม่จาก dropdown 4. บันทึกการเปลี่ยนแปลง ## การจัดการหมวดหมู่ ### แก้ไขหมวดหมู่ 1. เปิดเมนู **สินค้า** → **หมวดหมู่** 2. กดหมวดหมู่ที่ต้องการแก้ไข 3. แก้ไขชื่อหรือสี 4. บันทึก ### ลบหมวดหมู่ 1. เปิดเมนู **สินค้า** → **หมวดหมู่** 2. กดค้างหมวดหมู่ที่ต้องการลบ 3. ยืนยันการลบ > **หมายเหตุ**: หมวดหมู่ที่มีสินค้าอยู่ไม่สามารถลบได้ ย้ายสินค้าไปหมวดหมู่อื่นก่อน ## ประโยชน์ของการใช้หมวดหมู่ - **ค้นหารวดเร็ว**: กรองสินค้าตามหมวดหมู่ที่แคชเชียร์ - **รายงานแยกตามกลุ่ม**: วิเคราะห์ยอดขายตามหมวดหมู่ - **นำทางง่าย**: ค้นหาสินค้าได้เร็วขึ้นในแคตตาล็อก --- #### การใช้งานบาร์โค้ดและ SKU > คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการใช้บาร์โค้ดและ SKU สำหรับการระบุและติดตามสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ # การใช้งานบาร์โค้ดและ SKU ## ภาพรวม บาร์โค้ดและ SKU (Stock Keeping Unit) เป็นระบบการระบุที่ช่วยให้คุณติดตามสินค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ Kelola รองรับรูปแบบบาร์โค้ดหลากหลายและอนุญาตให้กำหนด SKU เองได้ ## ความแตกต่างระหว่างบาร์โค้ดและ SKU | ฟีเจอร์ | บาร์โค้ด | SKU | |---------|----------|-----| | รูปแบบ | ตัวเลข (มัก 8-13 หลัก) | ตัวอักษรและตัวเลข (อิสระ) | | มาตรฐาน | EAN-8, EAN-13, UPC | กำหนดเอง | | การพิมพ์ | ต้องใช้เครื่องพิมพ์บาร์โค้ด | พิมพ์ธรรมดาได้ | | การสแกน | ใช้เครื่องสแกน | พิมพ์/พิมพ์ด้วยมือ | ## การเพิ่มบาร์โค้ด ### เมื่อสร้างสินค้า: 1. ในแบบฟอร์มเพิ่มสินค้า กรอกช่อง **บาร์โค้ด** 2. ใส่หมายเลขบาร์โค้ด (มักพิมพ์ไว้บนแพคเกจสินค้า) 3. บันทึกสินค้า ### สแกนบาร์โค้ด: 1. แตะช่องบาร์โค้ด 2. หันกล้องไปที่บาร์โค้ดสินค้า 3. ระบบจะกรอกหมายเลขบาร์โค้ดโดยอัตโนมัติ ### สำหรับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด: คุณสามารถสร้างบาร์โค้ดเองโดยใช้เครื่องมือสร้างบาร์โค้ดออนไลน์ แล้วพิมพ์และติดที่สินค้า ## การเพิ่ม SKU SKU เป็นรหัสภายในของคุณสำหรับระบุสินค้า รูปแบบอิสระตามความต้องการของธุรกิจ ### ตัวอย่างรูปแบบ SKU: - `F&B-BRG-001` (อาหารและเครื่องดื่ม - เบอร์เกอร์ - 001) - `ELC-HP-SMG-001` (อิเล็กทรอนิกส์ - โทรศัพท์ - Samsung - 001) - `MIN-COL-330` (เครื่องดื่ม - โค้ก - 330 มล.) ### เคล็ดลับการสร้าง SKU: - ใช้ตัวย่อหมวดหมู่ - ใส่ยี่ห้อ/รุ่น - ลงท้ายด้วยเลขลำดับ - ใช้รูปแบบให้สม่ำเสมอ ## การใช้บาร์โค้ดที่แคชเชียร์ 1. เปิดเมนู **แคชเชียร์** 2. หันเครื่องสแกนไปที่บาร์โค้ดสินค้า 3. สินค้าจะถูกเพิ่มลงตะกร้าอัตโนมัติ หรือ: 1. กดไอคอน **สแกน** ที่แคชเชียร์ 2. สแกนบาร์โค้ดโดยใช้กล้อง 3. สินค้าจะถูกเพิ่มอัตโนมัติ ## การจัดการบาร์โค้ด ### บาร์โค้ดหลายอันต่อสินค้า Kelola รองรับหนึ่งบาร์โค้ดต่อสินค้า สำหรับรุ่น/สี (ขนาด/สี) ให้สร้างสินค้าแยกต่างหาก ### ค้นหาด้วยบาร์โค้ด ใช้ฟีเจอร์ค้นหาในหน้าสินค้าโดยใส่หมายเลขบาร์โค้ด --- ### รายงานธุรกิจ #### รายงานการเงิน > คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการเข้าใจผลประกอบการทางการเงินของธุรกิจด้วยการติดตามยอดขาย กำไร ค่าใช้จ่าย และการวิเคราะห์แบบภาพ ## รายงานการเงินคืออะไร? **รายงานการเงิน** ให้ภาพรวมที่ครบถ้วนเกี่ยวกับผลประกอบการทางการเงินของธุรกิจ โดยรวมข้อมูลจากยอดขาย การซื้อ ค่าใช้จ่าย และกำไรเข้าสู่แดชบอร์ดที่อ่านง่ายพร้อมกราฟภาพและตารางรายละเอียดธุรกรรม ## ทำไมต้องใช้รายงานการเงิน? รายงานการเงินช่วยให้คุณ: - **ติดตามสุขภาพธุรกิจ** – ติดตามรายได้ ต้นทุน และความสามารถทำกำไร - **ระบุแนวโน้ม** – ดูรูปแบบในยอดขายและค่าใช้จ่ายตลอดเวลา - **ตัดสินใจอย่างมีข้อมูล** – ใช้ข้อมูลเพื่อกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ - **ลดความซับซ้อนของบัญชี** – ส่งออกข้อมูลสำหรับรายงานภาษีและการทำบัญชี - **ติดตามการขายที่ยังไม่ได้ชำระ** – ติดตามการชำระเงินที่ค้างอยู่ของลูกค้า ## แดชบอร์ดรายงานการเงิน แดชบอร์ดประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญหลายประการ: ### 1. กราฟการเงิน กราฟแท่งภาพแสดง: - **ยอดขาย** – มูลค่ายอดขายรวม (รวมที่ยังไม่ได้ชำระ) - **ยอดขายที่ชำระแล้ว** – ยอดขายที่ได้รับการชำระเงินแล้ว - **การซื้อ** – ต้นทุนการซื้อสต็อกทั้งหมด (รับสินค้าเข้า) - **ค่าใช้จ่าย** – ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่บันทึกไว้ - **กำไร** – การคำนวณกำไรสุทธิ > **เคล็ดลับ:** วางเมาส์เหนือแท่งกราฟเพื่อดูค่าที่แน่นอนสำหรับแต่ละช่วงเวลา ### 2. การ์ดสรุป ตัวชี้วัดสำคัญที่แสดงเป็นการ์ดสรุป: | การ์ด | คำอธิบาย | |-------|----------| | **ยอดขายรวม** | ผลรวมของยอดขายทั้งหมด (ชำระแล้ว + ยังไม่ชำระ) ในช่วงเวลาที่เลือก | | **ยอดขายที่ชำระแล้ว** – ยอดขายที่ลูกค้าได้ชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว | | **การซื้อรวม** | ต้นทุนการซื้อสต็อกทั้งหมด (ราคาซื้อ × จำนวน) | | **ค่าใช้จ่ายรวม** | ผลรวมของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดที่บันทึกไว้ | | **กำไรรวม** | ยอดขายที่ชำระแล้ว − การซื้อ − ค่าใช้จ่าย | | **มูลค่าสินทรัพย์** | มูลค่าปัจจุบันของสินค้าคงคลังทั้งหมด (ราคาซื้อ × สต็อกปัจจุบัน) | | **ยอดขายค้างชำระสะสม** – ยอดรวมลูกหนี้จากทุกช่วงเวลา | > **หมายเหตุ:** ตัวชี้วัดบางประการต้องการสิทธิ์ในการดูราคาทุน หากคุณเห็น "-" คุณอาจไม่มีสิทธิ์เข้าถึงราคาซื้อ ### 3. ตารางรายงานธุรกรรม รายละเอียดแยกตามวันแสดง: - **วันที่** – วันที่/วัน/สัปดาห์/เดือนของธุรกรรม - **ยอดขาย** – ยอดขายรวมสำหรับช่วงเวลานั้น - **ยอดขายที่ชำระแล้ว** – จำนวนเงินที่ได้รับจากลูกค้า (พร้อมรายละเอียดวิธีการชำระเงิน) - **การซื้อ** – ต้นทุนการซื้อสต็อก - **ค่าใช้จ่าย** – ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ - **กำไร** – กำไรสุทธิสำหรับช่วงเวลานั้น คลิกที่แถวใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม หรือคลิกลูกศรถัดจากยอดขายที่ชำระแล้วเพื่อดูวิธีการชำระเงินที่ใช้ ## วิธีดูรายงานการเงิน ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงรายงานการเงิน 1. เข้าสู่ระบบ Kelola.co (เว็บ: [web.kelola.co](https://web.kelola.co) หรือแอปมือถือ) 2. จากเมนูหลัก เลือก **"รายงาน"** 3. เลือก **"รายงานการเงิน"** ### ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าช่วงวันที่ ใช้ **ตัวเลือกวันที่** เพื่อเลือกช่วงเวลาการวิเคราะห์ของคุณ: - **ชุดค่าเร็ว** – 7 วันล่าสุด 30 วันล่าสุด เดือนนี้ เดือนที่แล้ว ฯลฯ - **ช่วงที่กำหนดเอง** – เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเฉพาะ > **หมายเหตุ:** บัญชีฟรีอาจมีข้อจำกัดในช่วงข้อมูลย้อนหลัง อัปเกรดเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เก่ากว่า ### ขั้นตอนที่ 3: เลือกกรอบเวลา เลือกวิธีจัดกลุ่มข้อมูลโดยใช้ดรอปดาวน์ **กรอบเวลา**: | กรอบเวลา | เหมาะสำหรับ | คำอธิบาย | |----------|-------------|----------| | **วัน** | การวิเคราะห์ระยะสั้น | รายละเอียดรายวันของธุรกรรม | | **สัปดาห์** | เทรนด์รายสัปดาห์ | สรุปกลุ่ม 7 วัน | | **เดือน** | รายงานรายเดือน | ข้อมูลสะสมรายเดือน | | **ปี** | มุมมองระยะยาว | สรุปรายปี | > **เคล็ดลับ:** กรอบเวลาปรับโดยอัตโนมัติตามช่วงวันที่ของคุณ ช่วงเวลาที่ยาวขึ้นจะเริ่มต้นที่มุมมองเดือนหรือปี ### ขั้นตอนที่ 4: กรองตามพนักงาน (ไม่บังคับ) ใช้ **ตัวกรองพนักงาน** เพื่อ: - ดูธุรกรรมโดยสมาชิกในทีมเฉพาะ - วิเคราะห์ประสิทธิภาพของแต่ละบุคคล - เปรียบเทียบยอดขายระหว่างสมาชิกในทีม เลือกพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคนจากดรอปดาวน์ ล้างตัวกรองเพื่อดูธุรกรรมทั้งหมด ## ความเข้าใจเกี่ยวกับตัวชี้วัดสำคัญ ### ยอดขาย vs. ยอดขายที่ชำระแล้ว - **ยอดขาย** = มูลค่ารวมของธุรกรรมขายสินค้าออกทั้งหมด - **ยอดขายที่ชำระแล้ว** = ส่วนของยอดขายที่ลูกค้าได้ชำระเงินจริง - **ยอดขายที่ยังไม่ชำระ** = ยอดขาย − ยอดขายที่ชำระแล้ว (ปรากฏในรายงานลูกหนี้) ตัวอย่าง: - คุณขายสินค้ามูลค่า $1,000 - ลูกค้าชำระ $600 ทันที - ลูกค้าค้างชำระ $400 (ยังไม่ชำระ) - ยอดขาย = $1,000 | ยอดขายที่ชำระแล้ว = $600 ### การคำนวณกำไร ``` กำไร = ยอดขายที่ชำระแล้ว − การซื้อ − ค่าใช้จ่าย ``` **ตัวอย่าง:** - ยอดขายที่ชำระแล้ว: $5,000 - การซื้อ: $2,000 - ค่าใช้จ่าย: $500 - **กำไร: $2,500** ### มูลค่าสินทรัพย์ นี่แสดงถึงมูลค่าปัจจุบันของสินค้าคงคลังของคุณ: ``` มูลค่าสินทรัพย์ = สต็อกปัจจุบัน × ราคาซื้อ ``` สิ่งนี้ช่วยให้คุณเข้าใจเงินทุนทั้งหมดที่ถูกผูกไว้ในสินค้าคงคลัง ### ยอดขายค้างชำระสะสม จำนวนรวมที่ลูกค้าค้างชำระจากทุกช่วงเวลา ไม่ใช่แค่ช่วงเวลาที่เลือก นี่คือลูกหนี้รวมของคุณ ## การดาวน์โหลดรายงานการเงิน ส่งออกข้อมูลทางการเงินโดยละเอียดเป็น Excel: 1. ตั้งค่าตัวกรองที่ต้องการ (ช่วงวันที่ กรอบเวลา พนักงาน) 2. คลิกปุ่ม **"ดาวน์โหลด"** ที่มุมขวาบน 3. ไฟล์ Excel จะรวมถึง: - วันที่ - จำนวนยอดขาย - จำนวนยอดขายที่ชำระแล้ว - การซื้อ - ค่าใช้จ่าย - กำไร - รายละเอียดวิธีการชำระเงิน > **เคล็ดลับ:** ดาวน์โหลดรายงานรายเดือนสำหรับบันทึกบัญชีและการเตรียมภาษี ## การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินของคุณ ### การวิเคราะห์แนวโน้มรายสัปดาห์ เลือก "สัปดาห์" เป็นกรอบเวลาเพื่อ: - ระบุสัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพดีที่สุดและแย่ที่สุด - สังเกตรูปแบบตามฤดูกาล - วางแผนสินค้าคงคลังและพนักงาน ### การเปรียบเทียบรายเดือน เลือก "เดือน" เพื่อ: - เปรียบเทียบการเติบโตเดือนต่อเดือน - ระบุแนวโน้มตามฤดูกาล - ตั้งเป้าหมายรายเดือน ### การติดตามรายวัน เลือก "วัน" สำหรับการวิเคราะห์โดยละเอียด: - ดูรูปแบบยอดขายรายวัน - ระบุวันธุรกิจที่คึกคักที่สุด - ติดตามค่าใช้จ่ายรายวัน ## กรณีการใช้งานทั่วไป ### ติดตามการเติบโตของธุรกิจ 1. ตั้งค่าช่วงวันที่เป็น 6 เดือนล่าสุด 2. เลือกกรอบเวลา "เดือน" 3. เปรียบเทียบแนวโน้มยอดขายและกำไรเดือนต่อเดือน ### ติดตามกระแสเงินสด 1. ตรวจสอบ "ยอดขายที่ชำระแล้ว" เทียบกับ "ยอดขาย" เพื่อดูอัตราการเก็บเงิน 2. ตรวจสอบ "ยอดขายค้างชำระสะสม" เพื่อติดตามลูกหนี้ 3. เปรียบเทียบรายรับ (ยอดขายที่ชำระแล้ว) เทียบกับรายจ่าย (การซื้อ + ค่าใช้จ่าย) ### ปรับปรุงสินค้าคงคลัง 1. เปรียบเทียบ "มูลค่าสินทรัพย์" กับ "ยอดขาย" 2. มูลค่าสินทรัพย์สูง + ยอดขายต่ำ = มีโอกาสสต็อกเกิน 3. ใช้ร่วมกับรายงานสต็อกเพื่อปรับระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม ### ตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน 1. กรองตามสมาชิกในทีมแต่ละคน 2. เปรียบเทียบตัวเลขยอดขายของพวกเขา 3. ระบุผู้ที่มีผลงานดีที่สุดและความต้องการด้านการฝึกอบรม ## เคล็ดลับสำหรับการรายงานที่แม่นยำ ### บันทึกธุรกรรมทันที - ป้อนรับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และค่าใช้จ่ายในวันเดียวกัน - ความล่าช้าในการบันทึกส่งผลต่อความถูกต้องของรายงานตามช่วงเวลา ### ใช้ราคาซื้อที่สอดคล้องกัน - ตั้งค่าราคาซื้อที่แม่นยำเมื่อรับสต็อก - สิ่งนี้ช่วยให้การคำนวณกำไรถูกต้อง ### จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง - ใช้หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม - สิ่งนี้ช่วยแยกต้นทุนการดำเนินงานสำหรับการวิเคราะห์ที่ดีขึ้น ### กำหนดตารางตรวจสอบประจำ - **รายวัน** – ตรวจสอบยอดขายและสถานะเงินสด - **รายสัปดาห์** – ตรวจสอบแนวโน้มและปรับการดำเนินงาน - **รายเดือน** – ตรวจสอบทางการเงินอย่างครบถ้วนและการรายงาน ## วิธีการคำนวณข้อมูลทางการเงิน ### แหล่งข้อมูล รายงานการเงินรวมข้อมูลจาก: - **ขายสินค้าออก** → ยอดขายและยอดขายที่ชำระแล้ว - **รับสินค้าเข้า** → การซื้อ - **ค่าใช้จ่าย** → ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ - **แคตตาล็อกสินค้า** → ราคาซื้อสำหรับการคำนวณกำไร ### การอัปเดตแบบเรียลไทม์ ข้อมูลทางการเงินจะอัปเดตแบบเรียลไทม์เมื่อคุณ: - บันทึกการขายใหม่ (ขายสินค้าออก) - รับสินค้าคงคลัง (รับสินค้าเข้า) - เพิ่มค่าใช้จ่าย - บันทึกการชำระเงินของลูกค้า ### ประกาศความล่าช้าของข้อมูล อาจมีความล่าช้าเล็กน้อย (ไม่กี่นาที) สำหรับข้อมูลที่จะซิงค์อย่างเต็มที่ในทุกรายงานเนื่องจากการประมวลผล ## ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง - **[รายงานสต็อก](./stock-report)** – ดูการเคลื่อนไหวและการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลัง - **[รายงานค่าใช้จ่าย](./expense)** – รายละเอียดค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ - **[รายงานลูกหนี้](./receivables-report)** – ติดตามใบแจ้งหนี้ลูกค้าที่ยังไม่ได้ชำระ - **[รายงานลูกค้า](./customers-report)** – ประวัติการซื้อของลูกค้ารายบุคคล ## ต้องการความช่วยเหลือ? หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับรายงานการเงินหรือต้องการความช่วยเหลือในการตีความข้อมูลของคุณ กรุณาติดต่อทีมสนับสนุนของเราผ่านปุ่ม **ติดต่อเรา** ในแอป Kelola --- #### รายงานลูกค้า > คู่มือการดูและดาวน์โหลดรายงานลูกค้าใน Kelola.co ## รายงานลูกค้า ฟีเจอร์รายงานลูกค้าใน Kelola.co ให้ข้อมูลเชิงลึกและการวิเคราะห์การซื้อที่ลูกค้าของคุณทำ นี่คือวิธีการดูและดาวน์โหลดรายงานการซื้อใน Kelola.co: 1. **เปิดแอปหรือเว็บไซต์ Kelola.co** 2. **เลือก "รายงาน"** จากหน้าหลัก 3. **เลือก "รายงานลูกค้า"** และเลือกช่วงเวลาที่ต้องการ 4. Kelola.co จะแสดงยอดธุรกรรมทั้งหมด ยอดขาย และกำไร 5. คุณสามารถดาวน์โหลดรายงานลูกค้าโดยคลิก "ดาวน์โหลด" 6. รายงานลูกค้าจะถูกดาวน์โหลดในรูปแบบ Excel โดยอัตโนมัติ --- #### การจัดการค่าใช้จ่าย > ติดตาม จัดหมวดหมู่ และจัดการค่าใช้จ่ายธุรกิจของคุณด้วยการวิเคราะห์แบบภาพและรายงานที่สามารถส่งออกได้ ## การจัดการค่าใช้จ่ายคืออะไร? ฟีเจอร์ **ค่าใช้จ่าย** ช่วยให้คุณสามารถติดตามและจัดการค่าใช้จ่ายทั้งหมดของธุรกิจในที่เดียว ตั้งแต่ต้นทุนการดำเนินงานไปจนถึงค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด คุณสามารถบันทึก จัดหมวดหมู่ และวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายเพื่อเข้าใจกระแสเงินสดของธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น ## ทำไมต้องติดตามค่าใช้จ่าย? การติดตามค่าใช้จ่ายมีความสำคัญสำหรับ: - **ความชัดเจนทางการเงิน** – รู้ว่าเงินของคุณไปที่ไหน - **การวางแผนงบประมาณ** – ระบุรูปแบบการใช้จ่ายและวางแผนตามนั้น - **การเตรียมภาษี** – เก็บบันทึกที่เป็นระเบียบสำหรับการรายงานภาษี - **การวิเคราะห์กำไร** – เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายกับรายได้เพื่อคำนวณกำไรที่แม่นยำ - **การลดต้นทุน** – ระบุพื้นที่ที่คุณสามารถตัดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ## แดชบอร์ดค่าใช้จ่าย หน้าค่าใช้จ่ายให้มุมมองที่ครอบคลุมของการใช้จ่ายของคุณ: ### การวิเคราะห์แบบภาพ - **แผนภูมิวงกลม** – การแบ่งค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่แบบภาพ - **คำอธิบายหมวดหมู่** – รายการรหัสสีแสดงจำนวนเงินต่อหมวดหมู่ - **ค่าใช้จ่ายรวม** – การใช้จ่ายโดยรวมสำหรับช่วงเวลาที่เลือก ### รายการค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายจัดกลุ่มตามเดือนเพื่อการติดตามที่ง่าย: - **ส่วนหัวเดือน** – แสดงเดือน ปี และยอดรวมสำหรับช่วงนั้น - **รายการแยก** – วันที่ หมวดหมู่ บันทึก และจำนวนเงินสำหรับแต่ละค่าใช้จ่าย - **เลื่อนแบบไม่สิ้นสุด** – โหลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อคุณเลื่อนลง ## วิธีเพิ่มค่าใช้จ่าย ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงค่าใช้จ่าย 1. เข้าสู่ระบบ Kelola.co (เว็บ: [web.kelola.co](https://web.kelola.co)) 2. จากเมนูหลัก เลือก **"ค่าใช้จ่าย"** ### ขั้นตอนที่ 2: เปิดกล่องโต้ตอบเพิ่มค่าใช้จ่าย คลิก **ปุ่มลอย "+"** ที่มุมขวาล่างของหน้าจอ ### ขั้นตอนที่ 3: ป้อนรายละเอียดค่าใช้จ่าย #### จำนวนเงิน (บังคับ) 1. ป้อนจำนวนค่าใช้จ่ายในช่อง **จำนวนเงิน** 2. ใช้รูปแบบสกุลเงิน (จัดรูปแบบโดยอัตโนมัติ) #### หมวดหมู่ (บังคับ) 1. เลือกหมวดหมู่จากดรอปดาวน์ 2. หากไม่มีหมวดหมู่ คลิกปุ่ม **"+"** ถัดจากช่อง 3. ป้อนชื่อหมวดหมู่ใหม่และบันทึก > **เคล็ดลับ:** หมวดหมู่ช่วยให้คุณจัดระเบียบค่าใช้จ่ายตามประเภท (เช่น ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค อุปกรณ์ การขนส่ง) #### บันทึก (ไม่บังคับ) เพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย: - สูงสุด 100 ตัวอักษร - ใช้สิ่งนี้เพื่ออธิบายว่าค่าใช้จ่ายนั้นเพื่ออะไร #### วันที่ - ค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน - คลิกช่องวันที่เพื่อเลือกวันที่อื่น - ใช้ตัวเลือกปฏิทินเพื่อเลือกวันที่ในอดีต ### ขั้นตอนที่ 4: บันทึกค่าใช้จ่าย เลือกวิธีที่คุณต้องการบันทึก: - **"บันทึก"** – บันทึกและปิดกล่องโต้ตอบ - **"บันทึกและเพิ่มอีก"** – บันทึกและเปิดกล่องโต้ตอบค้างไว้เพื่อป้อนค่าใช้จ่ายรายการต่อไปอย่างรวดเร็ว > **แป้นพิมพ์ลัด:** กด `Cmd + Enter` (Mac) หรือ `Ctrl + Enter` (Windows) เพื่อบันทึกอย่างรวดเร็ว ## การจัดการหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ### สร้างหมวดหมู่ใหม่ 1. ในกล่องโต้ตอบเพิ่มค่าใช้จ่าย คลิกปุ่ม **"+"** ถัดจากช่องหมวดหมู่ 2. ป้อนชื่อหมวดหมู่ 3. คลิก **บันทึก** ### ไอเดียหมวดหมู่ยอดนิยม - ค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค - อุปกรณ์สำนักงาน - การขนส่ง - การตลาดและโฆษณา - เงินเดือนพนักงาน - การบำรุงรักษาและซ่อมแซม - บริการมืออาชีพ - อาหารและความบันเทิง ## การดูและกรองค่าใช้จ่าย ### กรองตามวันที่ ใช้ **ตัวเลือกเดือน** ที่ด้านบนเพื่อ: - ดูค่าใช้จ่ายสำหรับเดือนเฉพาะ - เปรียบเทียบการใช้จ่ายในแต่ละช่วงเวลา ### กรองตามหมวดหมู่ ใช้ดรอปดาวน์ **ตัวกรองหมวดหมู่** เพื่อ: - ดูค่าใช้จ่ายจากหมวดหมู่เฉพาะเท่านั้น - โฟกัสที่ประเภทการใช้จ่ายเฉพาะ ### ล้างตัวกรอง คลิก **ไอคอนรีเซ็ต** เพื่อกลับสู่มุมมองเริ่มต้น (เดือนนี้ ทุกหมวดหมู่) ## การแก้ไขหรือลบค่าใช้จ่าย ### แก้ไขค่าใช้จ่าย 1. ค้นหาค่าใช้จ่ายในรายการ 2. คลิก **ไอคอนดินสอ** ถัดจากค่าใช้จ่าย 3. อัปเดตรายละเอียด 4. คลิก **อัปเดต** เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง ### ลบค่าใช้จ่าย 1. ค้นหาค่าใช้จ่ายในรายการ 2. คลิก **ไอคอนถังขยะ** ถัดจากค่าใช้จ่าย 3. ยืนยันการลบ > **หมายเหตุ:** การแก้ไขและลบค่าใช้จ่ายต้องการสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสม ## การดาวน์โหลดรายงานค่าใช้จ่าย ส่งออกข้อมูลค่าใช้จ่ายของคุณเป็น Excel: 1. ใช้ตัวกรองที่ต้องการ (ช่วงวันที่ หมวดหมู่) 2. คลิกปุ่ม **"ดาวน์โหลด"** ที่มุขวาบน 3. ไฟล์ Excel จะรวมถึง: - วันที่ของแต่ละค่าใช้จ่าย - หมวดหมู่ - บันทึก/คำอธิบาย - จำนวนเงิน - สกุลเงิน > **เคล็ดลับ:** ดาวน์โหลดรายงานรายเดือนหรือรายไตรมาสเพื่อวัตถุประสงค์ด้านบัญชีและภาษี ## การเข้าใจแผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแสดงการกระจายค่าใช้จ่ายของคุณตามหมวดหมู่: - **วางเมาส์** บนส่วนต่างๆ เพื่อดูจำนวนเงินที่แน่นอน - **สี** ช่วยระบุพื้นที่การใช้จ่ายหลักได้อย่างรวดเร็ว - **คำอธิบาย** แสดงชื่อหมวดหมู่และจำนวนเงิน ใช้ภาพนี้เพื่อ: - ระบุหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดของคุณ - สังเกตรูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติ - ตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณอย่างถูกต้อง ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามค่าใช้จ่าย ### บันทึกค่าใช้จ่ายทันที - ป้อนค่าใช้จ่ายในวันเดียวกันหากเป็นไปได้ - อย่าปล่อยให้ใบเสร็จรับเงินกอง up – บันทึกทันที ### ใช้บันทึกที่อธิบายได้ - เพิ่มคำอธิบายที่ชัดเจนเพื่อจำว่าค่าใช้จ่ายนั้นเพื่ออะไร - รวมหมายเลขอ้างอิงหรือชื่อผู้ขายเมื่อเกี่ยวข้อง ### จัดหมวดหมู่อย่างสม่ำเสมอ - ใช้หมวดหมู่เดียวกันสำหรับค่าใช้จ่ายที่คล้ายกัน - สร้างหมวดหมู่เฉพาะสำหรับความต้องการธุรกิจของคุณ ### ตรวจสอบเป็นประจำ - ตรวจสอบแดชบอร์ดค่าใช้จ่ายของคุณทุกสัปดาห์ - เปรียบเทียบการใช้จ่ายเดือนต่อเดือน - มองหาการเพิ่มขึ้นที่ไม่คาดคิด ### เก็บบันทึกดิจิตอล - ดาวน์โหลดรายงานรายเดือนสำหรับการสำรองข้อมูล - เก็บรายงานค่าใช้จ่ายพร้อมกับบันทึกบัญชีของคุณ ## ค่าใช้จ่ายส่งผลต่อรายงานทางการเงินอย่างไร ค่าใช้จ่ายรวมโดยอัตโนมัติใน: - **รายงานทางการเงิน** – หักจากรายได้เพื่อคำนวณกำไร - **รายงานบัญชี** – จัดระเบียบตามวันที่และหมวดหมู่ - **การวิเคราะห์กระแสเงินสด** – ติดตามเงินที่ออกจากธุรกิจของคุณ ## ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง - **[รายงานการเงิน](./accounting-report)** – ดูประสิทธิภาพทางการเงินที่สมบูรณ์รวมถึงค่าใช้จ่าย - **[รายงานลูกหนี้](./receivables-report)** – ติดตามเงินเข้าเทียบกับค่าใช้จ่ายออก - **[รับสินค้าเข้า](../stock/record-stock-in)** – บันทึกการซื้อสินค้าคงคลัง (แตกต่างจากค่าใช้จ่าย) ## ต้องการความช่วยเหลือ? หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับการติดตามค่าใช้จ่ายหรือต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับฟีเจอร์ค่าใช้จ่าย กรุณาติดต่อทีมสนับสนุนของเราผ่านปุ่ม **ติดต่อเรา** ในแอป Kelola --- #### รายงานลูกหนี้ > ติดตามและจัดการธุรกรรมค้างชำระของลูกค้าด้วยการคำนวณยอดคงเหลืออัตโนมัติ ## รายงานลูกหนี้คืออะไร? **รายงานลูกหนี้** ช่วยให้คุณติดตามการชำระเงินที่ค้างอยู่ทั้งหมดจากลูกค้าของคุณ ระบบจะคำนวณยอดค้างชำระจากธุรกรรมขายสินค้าออกโดยอัตโนมัติ ให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่าใครเป็นหนี้คุณและจำนวนเท่าไร ฟีเจอร์นี้มีความสำคัญสำหรับธุรกิจที่: - ขายด้วยเงื่อนไขเครดิตหรือการชำระบางส่วน - ต้องติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ - ต้องการตรวจสอบประวัติการชำระเงินของลูกค้า - ต้องการคาดการณ์กระแสเงินสดที่แม่นยำ ## การทำงานของลูกหนี้ เมื่อคุณบันทึกการขายสินค้าออก (การขาย) Kelola จะติดตามสถานะการชำระเงินโดยอัตโนมัติ: ### การคำนวณยอดคงเหลืออัตโนมัติ - **ชำระเต็มจำนวน** – ธุรกรรมถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว ไม่มียอดคงเหลือ - **ชำระบางส่วน** – ยอดคงเหลือจะปรากฏในรายงานลูกหนี้โดยอัตโนมัติ - **ยังไม่ชำระ** – ยอดธุรกรรมเต็มจำนวนถูกบันทึกเป็นลูกหนี้ ### การอัปเดตแบบเรียลไทม์ รายงานลูกหนี้จะอัปเดตทันทีเมื่อใดก็ตามที่คุณ: - บันทึกการขายสินค้าออกใหม่ด้วยจำนวนบางส่วน/ยังไม่ชำระ - ได้รับการชำระเงินจากลูกค้า - ปรับยอดการชำระเงินในธุรกรรมที่มีอยู่ ## วิธีดูรายงานลูกหนี้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเข้าถึงลูกหนี้ของคุณ: ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงรายงาน 1. เปิดแอปหรือเว็บไซต์ Kelola.co 2. จากแดชบอร์ดหลัก เลือก **"รายงาน"** 3. ตัวเลือกรายงานลูกหนี้อยู่ถัดจากรายงานอื่นๆ (รายงานสต็อก รายงานการเงิน รายงานลูกค้า) ### ขั้นตอนที่ 2: ดูรายงานลูกหนี้ 1. แตะ **"รายงานลูกหนี้"** จากรายการรายงาน 2. รายงานจะแสดงลูกค้าทั้งหมดที่มียอดค้างชำระ ### ขั้นตอนที่ 3: เข้าใจรายงาน แต่ละรายการในรายงานลูกหนี้แสดง: - **ชื่อลูกค้า** – ใครเป็นหนี้การชำระเงิน - **ยอดรวมค้างชำระ** – ยอดรวมที่ยังไม่ได้ชำระจากทุกธุรกรรม - **จำนวนธุรกรรม** – จำนวนธุรกรรมที่ยังไม่ได้ชำระ - **วันที่ธุรกรรมล่าสุด** – วันที่ขายล่าสุด ### ขั้นตอนที่ 4: ดูรายละเอียดลูกค้า แตะชื่อลูกค้าใดก็ได้เพื่อดู: - รายการธุรกรรมที่ยังไม่ได้ชำระทั้งหมด - ยอดธุรกรรมแต่ละรายการ - วันที่ธุรกรรมต้นฉบับ - ยอดที่ชำระแล้วเทียบกับยอดคงเหลือ ## การจัดการลูกหนี้ ### บันทึกการชำระเงิน เมื่อลูกค้าชำระยอดค้างชำระของตน: 1. ไปที่ **รายงานลูกหนี้** 2. แตะชื่อลูกค้า 3. เลือกธุรกรรมเฉพาะที่พวกเขากำลังชำระ 4. แตะ **"บันทึกการชำระเงิน"** 5. ป้อนยอดการชำระเงิน (สามารถเป็นบางส่วนหรือเต็มจำนวน) 6. เลือกวันที่และวิธีการชำระเงิน 7. บันทึก – ยอดคงเหลือจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ ### ติดตามการชำระเงินที่เลยกำหนด ใช้รายงานลูกหนี้เพื่อ: - ระบุลูกค้าที่มียอดค้างชำระเป็นเวลานาน - ส่งออกรายงานสำหรับการบัญชีหรือการติดตามหนี้ - วางแผนกระแสเงินสดตามการเก็บหนี้ที่คาดว่าจะได้รับ ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการลูกหนี้ ### กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน - กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินก่อนทำการขาย - สื่อสารวันครบกำหนดอย่างชัดเจนกับลูกค้า - พิจารณาเสนอส่วนลดการชำระเงินล่วงหน้า ### การตรวจสอบเป็นประจำ - ตรวจสอบรายงานลูกหนี้ทุกสัปดาห์ - ติดตามบัญชีที่เลยกำหนดทันที - เก็บบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับข้อตกลงการชำระเงิน ### การบันทึกที่แม่นยำ - บันทึกการชำระเงินทันทีเมื่อได้รับ - ใช้ฟีเจอร์การชำระเงินบางส่วนอย่างถูกต้องเพื่อรักษายอดคงเหลือที่แม่นยำ - ตรวจสอบและกระทบยอดลูกหนี้อย่างสม่ำเสมอ ## ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง ### ขายสินค้าออกด้วยตัวเลือกการชำระเงิน รายงานลูกหนี้ทำงานโดยตรงกับฟีเจอร์ [ขายสินค้าออก](../stock/record-stock-out) เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกการขายด้วยตัวเลือกการชำระเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วนในคู่มือขายสินค้าออก ### รายงานลูกค้า ดูประวัติธุรกรรมลูกค้าอย่างครบถ้วนและรูปแบบการชำระเงินใน [รายงานลูกค้า](./customers-report) ## ต้องการความช่วยเหลือ? หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับการจัดการลูกหนี้หรือการบันทึกการชำระเงิน กรุณาติดต่อทีมสนับสนุนของเราผ่านปุ่ม **ติดต่อเรา** ในแอป Kelola --- #### รายงานสต็อก > การติดตามสินค้าคงคลังแบบครอบคลุมพร้อมรายละเอียดระดับสินค้า การเคลื่อนไหวสต็อก การวิเคราะห์กำไร และรายงานที่สามารถดาวน์โหลดได้ ## รายงานสต็อกคืออะไร? **รายงานสต็อก** ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวและประสิทธิภาพของสินค้าคงคลังของคุณ แสดงให้เห็นว่ามีสต็อกเข้ามา ออกไปเท่าใด และความสามารถในการทำกำไรของแต่ละสินค้าในช่วงเวลาที่กำหนด ## ทำไมต้องใช้รายงานสต็อก? รายงานสต็อกช่วยให้คุณ: - **ติดตามการไหลของสินค้าคงคลัง** – ติดตามสต็อกเข้า ออก และระดับปัจจุบัน - **ระบุสินค้าขายดี** – ดูว่าสินค้าใดมีปริมาณสต็อกออกสูง - **วิเคราะห์ความสามารถทำกำไรของสินค้า** – เข้าใจว่าสินค้าใดสร้างกำไรมากที่สุด - **เพิ่มประสิทธิภาพระดับสต็อก** – ระบุสินค้าคงคลังที่เคลื่อนไหวช้า vs เร็ว - **ประสิทธิภาพของพนักงาน** – ติดตามว่าพนักงานคนใดจัดการธุรกรรมสต็อกมากที่สุด ## แดชบอร์ดรายงานสต็อก แดชบอร์ดประกอบด้วย: ### การ์ดสรุป | การ์ด | คำอธิบาย | |-------|----------| | **สินค้าทั้งหมด** | จำนวนสินค้าทั้งหมดในแคตตาล็อกของคุณ | | **จำนวนสินค้ารวม** | ผลรวมของหน่วยทั้งหมดที่มีอยู่ในสต็อกในขณะนี้ทุกสินค้า | ### ตารางรายละเอียดสินค้า รายการครอบคลุมที่แสดงสำหรับแต่ละสินค้า: | คอลัมน์ | คำอธิบาย | |--------|----------| | **ชื่อสินค้า** | ชื่อสินค้าพร้อมรูปภาพ หมวดหมู่ และ SKU | | **รับสินค้าเข้า** | จำนวนหน่วยทั้งหมดที่ได้รับในช่วงเวลาที่เลือก | | **ขายสินค้าออก** | จำนวนหน่วยที่ขาย/ออกทั้งหมดในช่วงเวลานั้น | | **กำไร** | กำไรที่สร้างจากสินค้านี้ (ต้องมีสิทธิ์) | | **สต็อกปัจจุบัน** | จำนวนสต็อกล่าสุดที่มีอยู่ | > **หมายเหตุ:** ข้อมูลกำไรต้องการสิทธิ์ในการดูราคาทุน หากคุณเห็น "-" คุณอาจไม่มีสิทธิ์เข้าถึง ## วิธีดูรายงานสต็อก ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงรายงานสต็อก 1. เข้าสู่ระบบ Kelola.co (เว็บ: [web.kelola.co](https://web.kelola.co) หรือแอปมือถือ) 2. จากเมนูหลัก เลือก **"รายงาน"** 3. เลือก **"รายงานสต็อก"** ### ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าช่วงวันที่ ใช้ **ตัวเลือกวันที่** เพื่อเลือกช่วงเวลาการวิเคราะห์ของคุณ: - **ชุดค่าเร็ว** – 7 วันล่าสุด 30 วันล่าสุด เดือนนี้ เดือนที่แล้ว ฯลฯ - **ช่วงที่กำหนดเอง** – เลือกวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเฉพาะ รายงานจะแสดงการเคลื่อนไหวสต็อกที่เกิดขึ้นในช่วงวันที่นี้ ### ขั้นตอนที่ 3: กรองตามพนักงาน (ไม่บังคับ) ใช้ **ตัวกรองพนักงาน** เพื่อ: - ดูธุรกรรมสต็อกโดยพนักงานเฉพาะ - วิเคราะห์ประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคน - ติดตามว่าใครจัดการการเคลื่อนไหวสต็อกเฉพาะ เลือกพนักงานหนึ่งคนหรือหลายคนจากดรอปดาวน์ ## การเข้าใจตารางสินค้า ### ข้อมูลสินค้า แต่ละแถวแสดง: - **รูปภาพสินค้า** – รูปขนาดย่อของสินค้า - **ชื่อสินค้า** – คลิกเพื่อดูชื่อเต็มหากถูกตัด - **หมวดหมู่** – หมวดหมู่สินค้า - **SKU** – รหัส SKU สินค้า ### รับสินค้าเข้า จำนวนรวมที่ได้รับผ่าน: - ธุรกรรมรับสินค้าเข้า (การซื้อจากผู้ขาย) - การโอนย้ายสต็อกจากธุรกิจอื่น - การปรับปรุงการตรวจนับสต็อก (บวก) ### ขายสินค้าออก จำนวนรวมที่ออกผ่าน: - ธุรกรรมขายสินค้าออก (การขายให้ลูกค้า) - การโอนย้ายสต็อกไปยังธุรกิจอื่น - การปรับปรุงการตรวจนับสต็อก (ลบ) ### การคำนวณกำไร ``` กำไรสินค้า = (ขายสินค้าออก × ราคาขาย) − (ขายสินค้าออก × ราคาซื้อ) ``` หรือแบบง่าย: ``` กำไร = จำนวนขายสินค้าออก × (ราคาขาย − ราคาซื้อ) ``` สิ่งนี้แสดงกำไรขั้นต้นสำหรับแต่ละสินค้าในช่วงเวลาที่เลือก ### สต็อกปัจจุบัน จำนวนล่าสุดที่มีสำหรับแต่ละสินค้า สะท้อนธุรกรรมทั้งหมดจนถึงปัจจุบัน (ไม่ใช่แค่ช่วงวันที่ที่เลือก) ## การเรียงลำดับรายงาน คลิกที่ส่วนหัวคอลัมน์เพื่อเรียงลำดับ: | เรียงตาม | คำอธิบาย | |----------|----------| | **ชื่อ** | ลำดับตัวอักษรตามชื่อสินค้า | | **รับสินค้าเข้า** | จำนวนเข้าสูงสุดไปต่ำสุด | | **ขายสินค้าออก** | จำนวนออกสูงสุดไปต่ำสุด | | **กำไร** | กำไรสูงสุดไปต่ำสุด (หากเข้าถึงได้) | คลิกอีกครั้งเพื่อกลับลำดับการเรียง (น้อยไปมาก/มากไปน้อย) ## การวิเคราะห์ข้อมูลสต็อกของคุณ ### ระบุสินค้าขายดี เรียงลำดับตาม **ขายสินค้าออก** (จากมากไปน้อย) เพื่อดู: - สินค้าขายดีของคุณ - สินค้าที่ต้องเติมสต็อกบ่อย - สินค้าขายดีตามปริมาณ ### ระบุสินค้าขายช้า เรียงลำดับตาม **ขายสินค้าออก** (จากน้อยไปมาก) เพื่อดู: - สินค้าที่มีปริมาณการขายต่ำ - สต็อกที่อาจค้างสต็อก - รายการที่อาจต้องมีการส่งเสริมการขาย ### ติดตามรูปแบบการซื้อ เรียงลำดับตาม **รับสินค้าเข้า** เพื่อดู: - สินค้าใดที่คุณเติมสต็อกบ่อยที่สุด - สินค้าที่มีกิจกรรมการซื้อสูง - รูปแบบการเติมสต็อกตามฤดูกาล ### การวิเคราะห์ความสามารถทำกำไร เรียงลำดับตาม **กำไร** (หากเข้าถึงได้) เพื่อดู: - สินค้าที่ทำกำไรได้มากที่สุดของคุณ - สินค้ามาร์จิ้นสูง vs ปริมาณสูง - สินค้าที่มีส่วนช่วยกำไรสุทธิมากที่สุด ## การดาวน์โหลดรายงานสต็อก ส่งออกข้อมูลสต็อกโดยละเอียดเป็น Excel: 1. ใช้ตัวกรองที่ต้องการ (ช่วงวันที่ พนักงาน) 2. ตั้งค่าการเรียงลำดับที่คุณต้องการ 3. คลิกปุ่ม **"ดาวน์โหลด"** ที่มุมขวาบน 4. ไฟล์ Excel จะรวมถึง: - ชื่อสินค้า - หมวดหมู่ - SKU - จำนวนรับสินค้าเข้า - จำนวนขายสินค้าออก - กำไร (หากเข้าถึงได้) - จำนวนสต็อกปัจจุบัน > **เคล็ดลับ:** ดาวน์โหลดรายงานเป็นประจำเพื่อติดตามแนวโน้มสินค้าคงคลังตลอดเวลา ## กรณีการใช้งานทั่วไป ### ตรวจสอบสินค้าคงคลังรายสัปดาห์ 1. ตั้งค่าช่วงวันที่เป็น "7 วันล่าสุด" 2. ตรวจสอบรับสินค้าเข้าเพื่อดูว่าได้รับอะไรบ้าง 3. ตรวจสอบขายสินค้าออกเพื่อดูว่าขายอะไรบ้าง 4. ระบุสินค้าที่ต้องสั่งซื้อเพิ่ม ### การวิเคราะห์ประสิทธิภาพรายเดือน 1. ตั้งค่าช่วงวันที่เป็นเดือนปัจจุบัน 2. เรียงลำดับตามกำไรเพื่อดูสินค้าขายดี 3. ระบุสินค้าที่มีรับสินค้าเข้าสูงแต่ขายสินค้าออกต่ำ (สต็อกเกิน) 4. วางแผนกลยุทธ์การซื้อสำหรับเดือนหน้า ### ตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน 1. กรองตามพนักงานแต่ละคน 2. เปรียบเทียบปริมาณรับ/จ่ายสินค้า 3. ระบุความต้องการด้านการฝึกอบรมหรือพนักงานที่มีผลงานดี ### การวิเคราะห์ตามฤดูกาล 1. ตั้งค่าช่วงวันที่เป็นฤดูกาลก่อนหน้า (เช่น ธันวาคมที่แล้ว) 2. เปรียบเทียบกับช่วงปัจจุบัน 3. ระบุแนวโน้มตามฤดูกาล 4. วางแผนสินค้าคงคลังสำหรับฤดูกาลที่จะถึง ## เคล็ดลับสำหรับการรายงานสต็อกที่แม่นยำ ### บันทึกธุรกรรมทั้งหมด - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกรรมรับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และตรวจนับทั้งหมดได้รับการบันทึก - ธุรกรรมที่หายไปจะส่งผลต่อความถูกต้องของรายงาน ### ตั้งค่าราคาที่ถูกต้อง - อัปเดตราคาซื้ออย่างสม่ำเสมอสำหรับการคำนวณกำไรที่แม่นยำ - ตั้งค่าราคาขายที่ถูกต้องสำหรับการติดตามรายได้ ### ใช้หน่วยที่สอดคล้องกัน - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน่วยสินค้าสอดคล้องกัน (ชิ้น กก. ลิตร ฯลฯ) - หน่วยที่ผสมกันอาจทำให้เกิดความสับสนในการรายงานปริมาณ ### ตรวจนับเป็นประจำ - ดำเนินการตรวจนับสต็อกเป็นระยะเพื่อแก้ไขความแตกต่าง - ปรับจำนวนสต็อกให้ตรงกับการนับจริง ## การเข้าใจการเคลื่อนไหวสต็อก ### แหล่งที่มารับสินค้าเข้า จำนวนรับสินค้าเข้ามาจาก: - **คำสั่งซื้อ** – การซื้อจากผู้ขาย - **การคืนสินค้า** – การคืนสินค้าจากลูกค้า (หากบันทึกเป็นรับสินค้าเข้า) - **การโอนย้าย** – สต็อกที่ได้รับจากสถานที่ธุรกิจอื่น - **การตรวจนับ** – การปรับปรุงบวกจากการนับสต็อก ### จุดหมายปลายทางขายสินค้าออก จำนวนขายสินค้าออกไปที่: - **การขาย** – ขายให้ลูกค้า - **การโอนย้าย** – ส่งไปยังสถานที่ธุรกิจอื่น - **ความเสียหาย/การสูญหาย** – บันทึกผ่านการตรวจนับสต็อก - **การใช้ภายใน** – ใช้สำหรับการดำเนินงานธุรกิจ ### สินค้าที่ถูกลบ หากคุณเห็น "สินค้าที่ถูกลบ" ในรายงาน: - สินค้านั้นถูกลบออกจากแคตตาล็อกของคุณ - ข้อมูลย้อนหลังถูกเก็บรักษาไว้สำหรับการรายงาน - SKU และหมวดหมู่อาจแสดงเป็น "ไม่พบข้อมูล" ## วิธีการคำนวณข้อมูลสต็อก ### การอัปเดตแบบเรียลไทม์ การเคลื่อนไหวสต็อกถูกบันทึกแบบเรียลไทม์เมื่อคุณ: - บันทึกธุรกรรมรับสินค้าเข้า - ประมวลผลการขายขายสินค้าออก - ดำเนินการตรวจนับสต็อก - โอนย้ายสต็อกระหว่างธุรกิจ ### แหล่งข้อมูล รายงานรวมข้อมูลจาก: - **ธุรกรรมรับสินค้าเข้า** → จำนวนเข้า - **ธุรกรรมขายสินค้าออก** → จำนวนออก - **แคตตาล็อกสินค้า** → ระดับสต็อกปัจจุบัน ราคา รายละเอียด - **การตรวจนับสต็อก** → การปรับปรุงจำนวน ### ผลกระทบของช่วงวันที่ - **รับ/จ่ายสินค้า** – แสดงเฉพาะธุรกรรมในช่วงวันที่ที่เลือก - **สต็อกปัจจุบัน** – แสดงจำนวนล่าสุดโดยไม่คำนึงถึงช่วงวันที่ (เรียลไทม์) - **กำไร** – คำนวณตามธุรกรรมในช่วงวันที่ ## ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง - **[รายงานการเงิน](./accounting-report)** – ประสิทธิภาพทางการเงินของธุรกิจโดยรวม - **[รับสินค้าเข้า](../stock/record-stock-in)** – บันทึกสินค้าคงคลังเข้า - **[ขายสินค้าออก](../stock/record-stock-out)** – บันทึกการขายและสต็อกออก - **[โอนย้ายสต็อก](../stock/stock-transfer)** – ย้ายสต็อกระหว่างธุรกิจ - **[รายการสินค้า](../features/barcode-scanner)** – จัดการแคตตาล็อกสินค้าของคุณ ## ต้องการความช่วยเหลือ? หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับรายงานสต็อกหรือต้องการความช่วยเหลือในการวิเคราะห์ข้อมูลสินค้าคงคลังของคุณ กรุณาติดต่อทีมสนับสนุนของเราผ่านปุ่ม **ติดต่อเรา** ในแอป Kelola --- #### ทำความเข้าใจรายงานใน Kelola > คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับระบบรายงานใน Kelola และวิธีใช้รายงานต่างๆ เพื่อวิเคราะห์ธุรกิจของคุณ # ทำความเข้าใจรายงานใน Kelola ## ภาพรวม Kelola มีรายงานที่ครอบคลุมหลากหลายประเภทเพื่อช่วยให้คุณวิเคราะห์ประสิทธิภาพธุรกิจ ติดตามสต็อก ตรวจสอบยอดขาย และจัดการการเงินได้ดีขึ้น ## ประเภทรายงาน ### 1. รายงานบัญชี ครอบคลุม: - สรุปยอดขายรายวัน/เดือน/ปี - รายงานกำไรขาดทุน - วิเคราะห์วิธีการชำระเงิน - ส่วนลดและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมทั้งหมด ### 2. รายงานสต็อก ครอบคลุม: - สรุปสต็อกปัจจุบัน - ประวัติรับและจ่ายสต็อก - สินค้าสต็อกต่ำ - มูลค่าสินค้าคงคลัง ### 3. รายงานลูกหนี้ ครอบคลุม: - รายชื่อลูกค้าที่มีหนี้ - ยอดลูกหนี้รวมต่อลูกค้า - ประวัติการชำระลูกหนี้ ### 4. รายงานลูกค้า ครอบคลุม: - จำนวนลูกค้าที่ใช้งาน - ความถี่ในการซื้อต่อลูกค้า - ยอดซื้อรวมต่อลูกค้า ### 5. รายงานค่าใช้จ่าย ครอบคลุม: - ประวัติค่าใช้จ่ายธุรกิจ - หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย - ค่าใช้จ่ายรวมต่อช่วงเวลา ## ฟีเจอร์ทั่วไปของรายงาน ### ตัวกรองช่วงเวลา รายงานทั้งหมดรองรับตัวกรองช่วงเวลา: - วันนี้ - เมื่อวาน - 7 วันล่าสุด - 30 วันล่าสุด - เดือนนี้ - เดือนที่แล้ว - กำหนดเอง (เลือกวันที่) ### ส่งออกข้อมูล สามารถส่งออกรายงานเป็นรูปแบบ CSV เพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมใน Excel หรือ Google Sheets ### แชร์รายงาน ใช้ฟีเจอร์แชร์เพื่อส่งรายงานผ่าน WhatsApp, Email หรือแอพอื่น ## วิธีเข้าถึงรายงาน 1. เปิดเมนู **รายงาน** จากเมนูหลัก 2. เลือกประเภทรายงานที่ต้องการ 3. ปรับตัวกรองช่วงเวลาตามความต้องการ 4. ดู, ส่งออก หรือแชร์รายงาน ## เคล็ดลับการใช้รายงาน - **ตรวจสอบประจำ**: ตรวจสอบรายงานการขายรายวันเพื่อติดตามผลงาน - **วิเคราะห์แนวโน้ม**: ใช้ตัวกรองรายเดือนเพื่อระบุแนวโน้มตามฤดูกาล - **ติดตามสต็อก**: ตรวจสอบรายงานสต็อกต่ำเป็นประจำเพื่อป้องกันสินค้าหมด - **จัดการลูกหนี้**: ติดตามรายงานลูกหนี้เพื่อเก็บเงินตรงเวลา --- ### sales #### การจัดการการคืนสินค้า > กระบวนการทำธุรกรรมการคืนสินค้าเพื่อรับคืนสินค้าจากลูกค้าและอัปเดตสต็อกและรายงานโดยอัตโนมัติ # การจัดการการคืนสินค้า ## ภาพรวม ฟีเจอร์การคืนสินค้าใน Kelola ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการคืนสินค้าจากลูกค้าได้อย่างง่ายดาย ระบบจะอัปเดตสต็อกและรายงานทางการเงินโดยอัตโนมัติ ## กระบวนการคืนสินค้า ### คืนสินค้าจากประวัติธุรกรรม 1. เปิดเมนู **ประวัติธุรกรรม** 2. ค้นหาและเลือกธุรกรรมที่ต้องการคืน 3. กดปุ่ม **คืนสินค้า** (ปุ่มที่มีไอคอนลูกศรหมุน) 4. เลือกรายการที่ต้องการคืน 5. ใส่จำนวนที่คืนและเหตุผล (ไม่บังคับ) 6. ยืนยันการคืน ### คืนสินค้าโดยตรง (ไม่มีธุรกรรม) 1. เปิดเมนู **คืนสินค้า** 2. กดปุ่ม **+** หรือ **เพิ่มการคืน** 3. ค้นหาและเลือกสินค้าที่ต้องการคืน 4. ใส่จำนวนที่คืน 5. เลือกหรือเพิ่มลูกค้า (ไม่บังคับ) 6. ยืนยันการคืน ## ผลกระทบของการคืน หลังจากดำเนินการคืน: - **สต็อก**: จำนวนสินค้าจะเพิ่มขึ้นตามการคืน - **รายงาน**: การคืนจะถูกบันทึกในรายงานการขายเป็นค่าลบ - **รายงานลูกหนี้**: หากธุรกรรมเป็นเครดิต ยอดลูกหนี้จะถูกอัปเดต ## เคล็ดลับการใช้งาน - ตรวจสอบสภาพสินค้าก่อนดำเนินการคืนเสมอ - ใช้ช่องเหตุผลเพื่อติดตามรูปแบบการคืน - ตรวจสอบรายงานการคืนเป็นประจำเพื่อระบุปัญหาสินค้า --- #### การจัดการประวัติธุรกรรม > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการค้นหา กรอง แก้ไข และจัดการธุรกรรมธุรกิจทั้งหมดของคุณใน Kelola เรียนรู้เทคนิคการค้นหา วิธีการส่งออก และเวิร์กโฟลว์ธุรกรรม ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อสิ้นสุดคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - ค้นหาธุรกรรมใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว - กรองและเรียงลำดับประวัติธุรกรรม - แก้ไขและแก้ไขธุรกรรม - ส่งออกข้อมูลธุรกรรม - เข้าใจรายละเอียดธุรกรรม --- ## เข้าใจประวัติธุรกรรม ส่วน **History** เป็นบันทึกกิจกรรมธุรกิจที่สมบูรณ์ของคุณ ทุกการเคลื่อนไหวของสต็อกถูกบันทึกไว้ที่นี่: | ประเภทธุรกรรม | เมื่อปรากฏ | |----------------|-----------| | **Stock In** | รับสินค้าคงคลัง | | **Stock Out** | ทำการขาย | | **Stock Audit** | การปรับสต็อก | | **Transfer** | ระหว่างธุรกิจ | | **Expense** | ค่าใช้จ่ายธุรกิจ | --- ## การเข้าถึงประวัติธุรกรรม 1. แตะ **"History"** ในแถบนำทางด้านล่าง 2. ดูรายการธุรกรรมทั้งหมด (ใหม่สุดก่อน) 3. ค่าเริ่มต้นแสดง 30 วันล่าสุด --- ## การค้นหาธุรกรรมเฉพาะ ### การค้นหาอย่างรวดเร็ว วิธีที่เร็วที่สุดในการหาธุรกรรม: 1. แตะ **แถบค้นหา** ด้านบน 2. พิมพ์สิ่งใดก็ได้: - ชื่อสินค้า ("Coffee Beans") - ชื่อลูกค้า ("John Smith") - ID ธุรกรรม (หากทราบ) - จำนวน ("50000") 3. ผลลัพธ์กรองทันที ### การกรองขั้นสูง แตะ **"Filter"** เพื่อแคบลงผลลัพธ์: **ตามประเภทธุรกรรม:** - Stock In เท่านั้น - Stock Out เท่านั้น - Stock Audit - ทุกประเภท **ตามช่วงวันที่:** - วันนี้ - เมื่อวาน - 7 วันล่าสุด - 30 วันล่าสุด - ช่วงกำหนดเอง (เลือกวันเริ่มต้นและสิ้นสุด) **ตามสถานะการชำระเงิน:** - Paid - Partial - Unpaid - ทั้งหมด **ตามลูกค้า:** - เลือกลูกค้าเฉพาะ - หรือค้นหาชื่อลูกค้า **ตามพนักงาน:** - ธุรกรรมโดยพนักงานเฉพาะ - มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบ ### การเรียงลำดับผลลัพธ์ เปลี่ยนลำดับการเรียง: - **ใหม่สุดก่อน** (ค่าเริ่มต้น) - **เก่าสุดก่อน** - **จำนวนสูงสุด** - **จำนวนต่ำสุด** - **ตามชื่อลูกค้า** --- ## การดูรายละเอียดธุรกรรม ### การ์ดธุรกรรม แต่ละธุรกรรมแสดง: - **ไอคอนประเภท** (in/out/audit/expense) - **วันที่และเวลา** - **ชื่อลูกค้า** (หากมี) - **สรุปสินค้า** - **ยอดรวม** - **ป้ายสถานะการชำระเงิน** ### มุมมองรายละเอียด แตะธุรกรรมใดๆ เพื่อดู: **ข้อมูลหัวกระดาษ:** - ID ธุรกรรม - วันที่และเวลา - พนักงานที่สร้าง - ประเภทธุรกรรม **รายละเอียดสินค้า:** - รายการสินค้าทั้งหมด - จำนวน - ราคาต่อหน่วย - ยอดรวมย่อย **สรุปทางการเงิน:** - ยอดรวม - จำนวนที่จ่าย - ยอดคงเหลือ (หากมี) - วิธีการชำระเงิน **ข้อมูลเพิ่มเติม:** - รายละเอียดลูกค้า - บันทึก - ซัพพลายเออร์ (สำหรับ Stock In) - หมายเลขอ้างอิง ### การดำเนินการจากมุมมองรายละเอียด การดำเนินการที่มี (แตกต่างตามสิทธิ์): - **Edit** — แก้ไขธุรกรรม - **Delete** — ลบธุรกรรม - **Print** — พิมพ์ใบเสร็จ/invoice - **Share** — ส่งผ่าน WhatsApp/อีเมล - **Duplicate** — คัดลอกสำหรับธุรกรรมใหม่ - **Return** — ประมวลผล return/refund --- ## การแก้ไขธุรกรรม ### เมื่อคุณสามารถแก้ไขได้ การแก้ไขอนุญาตสำหรับ: - ธุรกรรมล่าสุด (ขีดจำกัดเวลาแตกต่างกันตามการตั้งค่า) - ธุรกรรมของคุณเอง (หากเปิดใช้งานสิทธิ์) - ธุรกรรมใดๆ (เจ้าของ/แอดมินด้วยสิทธิ์เต็ม) ### สิ่งที่คุณสามารถแก้ไขได้ | ช่อง | แก้ไขได้? | หมายเหตุ | |------|-----------|----------| | จำนวนสินค้า | ✅ ใช่ | มีผลต่อสต็อก | | ราคา | ✅ ใช่ | มีผลต่อรายได้ | | ลูกค้า | ✅ ใช่ | อัปเดตการเชื่อมโยง | | สถานะการชำระเงิน | ✅ ใช่ | อัปเดตลูกหนี้ | | บันทึก | ✅ ใช่ | ไม่มีผลกระทบต่อระบบ | | วันที่ | ⚠️ จำกัด | อาจต้องการแอดมิน | | พนักงาน | ❌ ไม่ | ผู้สร้างถูกเก็บรักษา | ### วิธีการแก้ไข 1. เปิดรายละเอียดธุรกรรม 2. แตะ **"Edit"** (ด้านบนขวา) 3. แก้ไขช่องตามต้องการ 4. ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง 5. แตะ **"บันทึก"** > **⚠️ สำคัญ:** การแก้ไขมีผลต่อ: > - ระดับสต็อก (คำนวณสต็อกใหม่) > - รายงานทางการเงิน (อัปเดตรายได้) > - ยอดคงเหลือลูกค้า (ปรับลูกหนี้) > > แก้ไขอย่างระมัดระวังและบันทึกเหตุผลในบันทึก --- ## การลบธุรกรรม ### เมื่อใดควรลบ vs. แก้ไข **ลบเมื่อ:** - ธุรกรรมผิดพลาดโดยสมบูรณ์ - รายการซ้ำ - ธุรกรรมทดสอบ **แก้ไขเมื่อ:** - ต้องการแก้ไขเล็กน้อย - จำนวนผิดเล็กน้อย - ลูกค้าผิด ### วิธีการลบ 1. เปิดรายละเอียดธุรกรรม 2. แตะเมนูสามจุด 3. เลือก **"ลบ"** 4. ยืนยันการลบ 5. (ไม่บังคับ) ใส่เหตุผลสำหรับบันทึกการตรวจสอบ > **⚠️ คำเตือน:** > - การลบถาวร > - ระดับสต็อกคืนค่า > - บันทึกทางการเงินปรับตาม > - การดำเนินการอาจถูกบันทึก ### การกู้คืน ธุรกรรมที่ถูกลบ: - ไม่สามารถกู้คืนได้โดยผู้ใช้ - อาจกู้คืนได้โดยฝ่ายสนับสนุน (ติดต่อภายใน 30 วัน) - พิจารณาส่งออกข้อมูลก่อนการลบครั้งใหญ่ --- ## การส่งออกข้อมูลธุรกรรม ### ตัวเลือกการส่งออก **สำหรับบัญชี:** 1. ใช้ตัวกรอง (ช่วงวันที่ ประเภท) 2. แตะ **"Export"** 3. เลือกรูปแบบ: - **Excel/CSV** — สำหรับสเปรดชีต - **PDF** — สำหรับบันทึก - **JSON** — สำหรับนักพัฒนา 4. เลือกช่องที่จะรวม 5. ดาวน์โหลดไฟล์ ### ช่องการส่งออกที่มี - ID ธุรกรรม - วันที่และเวลา - ประเภท (In/Out/Audit) - สินค้า (พร้อมจำนวน) - ชื่อลูกค้า - ยอดรวม - สถานะการชำระเงิน - วิธีการชำระเงิน - สมาชิกพนักงาน - บันทึก ### การส่งออกตามกำหนดเวลา **สำหรับรายงานประจำ:** แผนบางแผนสนับสนุน: - การส่งออกอีเมลประจำสัปดาห์ - รายงานอัตโนมัติรายเดือน - การเข้าถึง API สำหรับการผสานรวม ติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อตั้งค่า --- ## เวิร์กโฟลว์ธุรกรรม ### การตรวจสอบรายวัน **กิจวัตรสิ้นวัน:** 1. ไปที่ History 2. กรอง "วันนี้" 3. ตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมด: - ยืนยันจำนวนตรงกับลงทะเบียนเงินสด - ตรวจสอบรายการที่ขาดหาย - บันทึกความไม่สอดคล้องใดๆ 4. ส่งออกสำหรับบันทึก 5. แก้ไขปัญหาใดๆ ### การตรวจสอบรายสัปดาห์ **การตรวจสอบสุขภาพธุรกิจ:** 1. กรอง "7 วันล่าสุด" 2. เรียงตามจำนวน (สูงไปต่ำ) 3. ตรวจสอบ: - ยอดขายสูงสุด - ธุรกรรมที่ผิดปกติ - การชำระเงินที่รอดำเนินการ 4. ติดตามลูกหนี้ ### การรายงานรายเดือน **สรุปทางการเงิน:** 1. ตั้งค่าช่วงวันที่กำหนดเอง (เดือน) 2. ส่งออกธุรกรรมทั้งหมด 3. นำเข้าไปยังซอฟต์แวร์บัญชี 4. กระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคาร --- ## การแก้ไขปัญหาทั่วไป ### "ไม่พบธุรกรรม" - ตรวจสอบช่วงวันที่ในตัวกรอง - ลองคำค้นหาอื่น - ยืนยันธุรกรรมไม่ถูกลบ - ตรวจสอบว่ากำลังดูธุรกิจที่ถูกต้อง (ผู้ใช้หลายธุรกิจ) ### "ไม่สามารถแก้ไขธุรกรรม" - ขีดจำกัดเวลาการแก้ไขอาจหมดอายุแล้ว - สิทธิ์ไม่เพียงพอ - ธุรกรรมถูกส่งออกไปยังบัญชีแล้ว (ถูกล็อค) - ติดต่อเจ้าของ/แอดมินเพื่อขอความช่วยเหลือ ### "ธุรกรรมซ้ำ" - ค้นหาจำนวน/วันที่ที่คล้ายกัน - ลบรายการที่ไม่ถูกต้อง - เพิ่มบันทึกอธิบายการแก้ไข - ตรวจสอบกระบวนการเพื่อป้องกันธุรกรรมซ้ำในอนาคต ### "ลูกค้าผิดแนบมา" - แก้ไขธุรกรรมเพื่อเปลี่ยนลูกค้า - หรือลบและสร้างใหม่ - ประวัติลูกค้าอัปเดตโดยอัตโนมัติ ### "การส่งออกไม่ทำงาน" - ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต - ลดช่วงวันที่ (ลองช่วงเล็กลง) - ล้างแคชแอป - ลองรูปแบบอื่น --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: ประวัติธุรกรรมเก็บรักษาไว้นานแค่ไหน?** A: ตลอดไป! Kelola เก็บรักษาประวัติธุรกรรมทั้งหมดตราบเท่าที่บัญชีของคุณยังใช้งานอยู่ **Q: ฉันสามารถดูธุรกรรมจากธุรกิจทั้งหมดของฉันได้หรือไม่?** A: ไม่ History ต่อธุรกิจ สลับธุรกิจในเมนู Account เพื่อดูสถานที่อื่น **Q: พนักงานสามารถดูธุรกรรมทั้งหมดหรือเฉพาะของตนเอง?** A: ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ พนักงานที่มี `view_all_transactions` สามารถดูทั้งหมด มิฉะนั้นเฉพาะของตนเอง **Q: ฉันจะหาธุรกรรมจากหลายเดือนก่อนได้อย่างไร?** A: ใช้ตัวกรองช่วงวันที่กำหนดเอง หรือค้นหาด้วยชื่อลูกค้า/สินค้า **Q: ฉันสามารถลบธุรกรรมเป็นกลุ่มได้หรือไม่?** A: ไม่แนะนำ การลบเป็นกลุ่มถูกจำกัด ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากจำเป็นจริงๆ **Q: ความแตกต่างระหว่าง Delete และ Return คืออะไร?** A: Delete ลบธุรกรรมโดยสมบูรณ์ Return สร้างธุรกรรมย้อนกลับในขณะที่เก็บบันทึกต้นฉบับ **Q: ฉันสามารถแนบไฟล์กับธุรกรรมได้หรือไม่?** A: ปัจจุบันยังไม่ได้ แต่คุณสามารถรวมการอ้างอิงไฟล์ (หมายเลข invoice, ID รูปภาพ) ในบันทึก --- --- #### บันทึกการขายและธุรกรรม > คู่มือแบบทีละขั้นตอนสำหรับการบันทึกการขายใน Kelola เรียนรู้วิธีการประมวลผลคำสั่งซื้อของลูกค้า จัดการกับวิธีการชำระเงินต่างๆ และจัดการเวิร์กโฟลว์การขาย ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อสิ้นสุดคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - บันทึกธุรกรรมการขายได้อย่างรวดเร็ว - จัดการกับวิธีการชำระเงินต่างๆ - เพิ่มลูกค้าในธุรกรรม - ประมวลผลการชำระเงินบางส่วน - ดูและจัดการประวัติธุรกรรม --- ## การบันทึกการขาย (Stock Out) ### วิธีที่ 1: การขายแบบด่วน (เร็วที่สุด) เหมาะสำหรับ: ความเร็ว สินค้าหนึ่งชิ้นหรือไม่กี่ชิ้น สินค้าที่รู้จัก 1. **แตะปุ่ม "+"** ในแถบนำทางด้านล่าง 2. เลือก **"Stock Out"** 3. **ค้นหาสินค้า** โดยใช้: - แถบค้นหา (พิมพ์ชื่อสินค้า) - ตัวกรองหมวดหมู่ - เลื่อนดูแคตตาล็อก 4. **แตะแต่ละสินค้า** เพื่อเพิ่มในการขาย 5. **ใส่จำนวน** สำหรับแต่ละรายการ 6. **ตั้งค่าราคา** (ค่าเริ่มต้นเป็นราคาสินค้า สามารถแก้ไขได้) 7. (ไม่บังคับ) **เลือกลูกค้า** — แตะ "เพิ่มลูกค้า" 8. (ไม่บังคับ) **เพิ่มบันทึก** — วิธีการชำระเงิน คำสั่งพิเศษ 9. **ตรวจสอบยอดรวม** 10. แตะ **"Submit"** ✅ **การตรวจสอบความสำเร็จ:** ธุรกรรมถูกบันทึกแล้ว! สต็อกลดลงโดยอัตโนมัติ --- ### วิธีที่ 2: ด้วยเครื่องสแกนบาร์โค้ด เหมาะสำหรับ: สภาพแวดล้อมค้าปลีก สินค้าจำนวนมาก การชำระเงินที่รวดเร็ว **แอปมือถือ:** 1. ใน Stock Out แตะไอคอน **"Scan"** 2. จัดกล้องไปที่บาร์โค้ด 3. สินค้าเพิ่มเข้าตะกร้าโดยอัตโนมัติ 4. ปรับจำนวนหากจำเป็น 5. สแกนต่อหรือแตะ **"เสร็จสิ้น"** **เว็บกับเครื่องสแกน:** 1. คลิกปุ่ม **"Scan Barcode"** 2. สแกนด้วยเครื่องสแกนบาร์โค้ด USB 3. สินค้าเพิ่มเข้าโดยอัตโนมัติ 4. สแกนรายการถัดไปหรือเสร็จสิ้น > **💡 เคล็ดลับมือโปร:** กดปุ่มสแกนค้างไว้และสแกนสินค้าหลายชิ้นอย่างรวดเร็วสำหรับการชำระเงินเป็นกลุ่ม --- ## การเพิ่มข้อมูลลูกค้า ติดตามว่าใครทำการซื้อเพื่อการจัดการลูกค้าที่ดีขึ้น ### เลือกลูกค้าที่มีอยู่ 1. ในหน้าจอ Stock Out แตะช่อง **"ลูกค้า"** 2. ค้นหาด้วยชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์ 3. แตะชื่อลูกค้าเพื่อเลือก 4. ข้อมูลลูกค้าแนบกับธุรกรรม ### เพิ่มลูกค้าใหม่ 1. แตะช่อง **"ลูกค้า"** 2. แตะ **"+ เพิ่มลูกค้าใหม่"** 3. ใส่: - ชื่อ (จำเป็น) - หมายเลขโทรศัพท์ (ไม่บังคับ) - อีเมล (ไม่บังคับ) - ที่อยู่ (ไม่บังคับ) 4. แตะ **"บันทึก"** 5. ลูกค้าถูกเลือกโดยอัตโนมัติสำหรับธุรกรรมนี้ > **ทำไมต้องเพิ่มลูกค้า?** > - ติดตามประวัติการซื้อต่อลูกค้า > - ระบุลูกค้ารายใหญ่ > - จัดการการติดตามเครดิต/หนี้ > - ส่งใบเสร็จทาง WhatsApp/อีเมล --- ## การจัดการการชำระเงิน ### ตัวเลือกสถานะการชำระเงิน | สถานะ | ใช้เมื่อ... | ผลลัพธ์ | |-------|-------------|---------| | **Paid** | ลูกค้าจ่ายเต็มจำนวน | ไม่มีหนี้ถูกบันทึก | | **Partial** | ลูกค้าจ่ายบางส่วนตอนนี้ | ยอดคงเหลือถูกติดตามเป็นหนี้ | | **Unpaid** | จะจ่ายภายหลัง | จำนวนเต็มถูกติดตามเป็นหนี้ | ### การตั้งค่าสถานะการชำระเงิน 1. ก่อน submit แตะ **"สถานะการชำระเงิน"** 2. เลือกสถานะ: - **Paid**: ใส่จำนวนที่ได้รับ (ค่าเริ่มต้น: จำนวนเต็ม) - **Partial**: ใส่จำนวนที่ได้รับตอนนี้ - **Unpaid**: ไม่ได้รับการชำระเงิน 3. แตะ **"ยืนยัน"** 4. เสร็จสิ้นธุรกรรม ### เวิร์กโฟลว์การชำระเงินบางส่วน เมื่อลูกค้าจ่ายบางส่วนตอนนี้ ที่เหลือภายหลัง: 1. ตั้งค่าสถานะเป็น **"Partial"** 2. ใส่ **จำนวนที่ได้รับ** (เช่น 50000 จากยอดรวม 100000) 3. Submit ธุรกรรม 4. ยอดคงเหลือถูกติดตามใน: - โปรไฟล์ลูกค้า - รายงานลูกหนี้ - ประวัติธุรกรรม **การบันทึกการชำระเงินครั้งสุดท้าย:** 1. ไปที่ **History** 2. ค้นหาธุรกรรมต้นฉบับ 3. แตะ **"เพิ่มการชำระเงิน"** 4. ใส่จำนวนการชำระเงิน 5. บันทึก --- ## การจัดการรายละเอียดธุรกรรม ### การเพิ่มบันทึก เพิ่มบริบทให้กับธุรกรรม: - **วิธีการชำระเงิน**: "Cash", "Credit Card", "Transfer" - **หมายเลขอ้างอิง**: Invoice #, PO number - **คำสั่งพิเศษ**: "ส่งมอบพรุ่งนี้", "ห่อของขวัญ" - **อ้างอิงพนักงาน**: ใครจัดการการขาย การเพิ่มบันทึก: 1. เลื่อนไปที่ช่อง **"บันทึก"** ใน Stock Out 2. พิมพ์บันทึกของคุณ (สูงสุด 200 ตัวอักษร) 3. รวมอยู่ในบันทึกธุรกรรม ### การเปลี่ยนวันที่ธุรกรรม สำหรับการบันทึกการขายในอดีต: 1. แตะช่อง **"วันที่"** (ค่าเริ่มต้นเป็นวันนี้) 2. เลือกวันที่ธุรกรรมจริง 3. เลือกเวลาหากจำเป็น 4. ยืนยัน > **หมายเหตุ:** การแก้ไขวันที่อาจต้องได้รับอนุญาตจากเจ้าของ/แอดมิน --- ## การตรวจสอบสรุปธุรกรรม ก่อน submit ตรวจสอบ: | องค์ประกอบ | สิ่งที่ต้องตรวจสอบ | |------------|-------------------| | **รายการสินค้า** | สินค้าและจำนวนที่ถูกต้อง | | **ราคา** | ราคาขายถูกต้อง | | **ยอดรวมย่อย** | ผลรวมของทุกรายการ | | **ลูกค้า** | เลือกลูกค้าที่ถูกต้อง | | **สถานะการชำระเงิน** | Paid/Partial/Unpaid ถูกต้อง | | **บันทึก** | ข้อมูลสำคัญถูกบันทึก | | **วันที่** | วันที่ธุรกรรมถูกต้อง | --- ## หลังจากการขาย ### การดำเนินการทันที **พิมพ์ใบเสร็จ:** 1. หลังจาก submit แตะ **"พิมพ์ใบเสร็จ"** 2. เชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ Bluetooth (ครั้งแรกเท่านั้น) 3. ใบเสร็จพิมพ์อัตโนมัติ **แชร์ Invoice:** 1. แตะ **"แชร์ Invoice"** 2. เลือกรูปแบบ: PDF, WhatsApp, Email 3. ส่งให้ลูกค้า ### การดูใน History การขายทั้งหมดปรากฏใน **History**: - แตะ **"History"** ในแถบนำทางด้านล่าง - กรองตามประเภท **"Stock Out"** - ค้นหาด้วยลูกค้า สินค้า หรือวันที่ - แตะธุรกรรมใดๆ สำหรับรายละเอียด --- ## การจัดการสถานการณ์พิเศษ ### การคืนสินค้าและการคืนเงิน เมื่อลูกค้าคืนสินค้า: 1. ไปที่ **History** 2. ค้นหาธุรกรรมขายต้นฉบับ 3. แตะ **"Return"** หรือ **"Refund"** 4. เลือกสินค้าที่กำลังคืน 5. ใส่จำนวนที่คืน 6. เลือกวิธีการคืนเงิน: - Cash refund - Store credit - Exchange 7. Submit > **ผลลัพธ์:** สต็อกเพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ บันทึกทางการเงินปรับตาม ### ส่วนลดและการเปลี่ยนแปลงราคา **การลดราคาชั่วคราว:** 1. ใน Stock Out แตะช่องราคา 2. ใส่ราคาขายใหม่ 3. ราคาสมัครใช้กับธุรกรรมนี้เท่านั้น **หมายเหตุ:** สำหรับการเปลี่ยนแปลงราคาถาวร แก้ไขสินค้าแทน ### การแบ่งชำระเงิน เมื่อลูกค้าจ่ายด้วยวิธีหลายแบบ: 1. ตั้งค่าสถานะการชำระเงินเริ่มต้น 2. ในบันทึก เขียน: "Cash: 50000, Card: 50000" 3. บันทึกจำนวนจริง 4. สำหรับการติดตามแบบละเอียด ใช้การชำระเงินบางส่วน --- ## รายงานการขาย ### เมตริก Real-time ดูข้อมูลการขายใน **Reports**: - **ยอดขายวันนี้**: จาก Home dashboard - **ยอดขายตามช่วงเวลา**: รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน - **ยอดขายตามสินค้า**: สินค้าขายดี - **ยอดขายตามลูกค้า**: ลูกค้ารายใหญ่ ### การส่งออกข้อมูลการขาย 1. ไปที่ **History** 2. ใช้ตัวกรอง (ช่วงวันที่ ประเภท) 3. แตะ **"Export"** 4. เลือกรูปแบบ: PDF, Excel, CSV 5. แชร์หรือบันทึกไฟล์ --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### เพื่อความถูกต้อง - ✅ ตรวจสอบจำนวนให้แน่ใจเสมอก่อน submit - ✅ ยืนยันการเลือกลูกค้าสำหรับการติดตามเครดิต - ✅ เพิ่มบันทึกสำหรับธุรกรรมที่ไม่ปกติ - ✅ นับเงินสดก่อนทำเครื่องหมาย "Paid" ### เพื่อความเร็ว - ✅ เรียนรู้คีย์ลัดแป้นพิมพ์ (web) - ✅ ใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดสำหรับค้าปลีก - ✅ บันทึกลูกค้าที่ใช้บ่อยเป็นรายการโปรด - ✅ ใช้ quick-add สำหรับรายการทั่วไป ### เพื่อการบริการลูกค้า - ✅ แนบลูกค้ากับทุกธุรกรรมเมื่อเป็นไปได้ - ✅ ส่งใบเสร็จดิจิตอลทาง WhatsApp - ✅ บันทึกความต้องการในบันทึกลูกค้า - ✅ ติดตามธุรกรรมที่ยังไม่ได้ชำระเงินอย่างรวดเร็ว --- ## การแก้ไขปัญหา ### "ไม่พบสินค้า" - ตรวจสอบการสะกดในค้นหา - ลองสแกนบาร์โค้ดแทน - ยืนยันสินค้ามีอยู่ในแคตตาล็อก ### "สต็อกไม่เพียงพอ" - ตรวจสอบสต็อกปัจจุบันใน Products - อาจต้องบันทึก stock in ก่อน - ยืนยันไม่มีธุรกรรมที่รอดำเนินการ ### "ไม่สามารถเปลี่ยนสถานะการชำระเงิน" - การแก้ไขถูกจำกัดหลังจากเวลาที่กำหนด - ติดต่อเจ้าของ/แอดมินเพื่อการปรับ - สร้างธุรกรรมการปรับแทน ### "ใบเสร็จไม่พิมพ์" - ตรวจสอบการเชื่อมต่อ Bluetooth - ยืนยันเครื่องพิมพ์มีกระดาษ - ลองเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ใหม่ใน Account → Settings --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: ฉันสามารถแก้ไขการขายหลังจาก submit ได้หรือไม่?** A: ได้ ด้วยสิทธิ์ที่เหมาะสม ไปที่ History ค้นหาธุรกรรม และแตะ Edit บางช่องอาจถูกจำกัด **Q: ฉันจัดการกับทิป/ค่าตอบแทนอย่างไร?** A: เพิ่มเป็นสินค้า "Tip" แยกต่างหาก หรือรวมในบันทึก สำหรับการติดตามแบบละเอียด สร้างหมวดหมู่รายได้ทิป **Q: หากฉันทำผิดพลาดในจำนวน?** A: แก้ไขธุรกรรมใน History หรือสร้างธุรกรรม return/การปรับเพื่อแก้ไขสต็อก **Q: ฉันสามารถทำซ้ำการขายก่อนหน้าได้หรือไม่?** A: ค้นหาธุรกรรมใน History แตะสามจุด และเลือก "Duplicate" ปรับแต่งตามต้องการ **Q: ฉันจะติดตามยอดขายตามพนักงานได้อย่างไร?** A: แต่ละธุรกรรมบันทึกพนักงานที่สร้าง ดู Staff Reports สำหรับรายละเอียดตามสมาชิกในทีม --- --- ### การจัดการพนักงาน #### วิธีเชิญพนักงาน > คู่มือการเชิญสมาชิกในทีมบน Kelola.co สำหรับการทำงานร่วมกัน ## วิธีเชิญพนักงาน Kelola.co ให้การเข้าถึงและสิทธิ์ที่จำกัดเพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นทีม นี่คือวิธีการเชิญสมาชิกในทีมบน Kelola.co: 1. **เข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ**: ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Kelola.co ของคุณ 2. **นำทางไปยัง "พนักงาน"**: เลือกเมนูพนักงาน 3. **เลือก "เพิ่มพนักงาน"**: เลือกสิทธิ์การเข้าถึงที่ต้องการมอบให้กับพนักงาน 4. **คลิก "บันทึก"**: คุณจะได้รับรหัสคำเชิญ 5. **ส่งคำเชิญ**: แชร์ผ่าน WhatsApp หรือคัดลอกรหัสคำเชิญ พนักงานที่ได้รับเชิญจะได้รับข้อความรหัสคำเชิญเพื่อเข้าร่วมธุรกิจของคุณ --- #### วิธีให้พนักงานเข้าร่วมธุรกิจ > คู่มือสำหรับพนักงานในการเข้าร่วมธุรกิจและเริ่มต้นทำงานร่วมกัน ## สำหรับผู้ใช้ใหม่ ### 1. รับรหัสคำเชิญพนักงาน หากต้องการรับรหัสคำเชิญพนักงาน เจ้าของธุรกิจต้องสร้างคำเชิญผ่านเมนูพนักงานในแอป Kelola Android หรือเวอร์ชัน Kelola Web ก่อน หรืออ่านบทความ [วิธีเชิญพนักงาน](../staff/invite-staff) ### 2. สร้างบัญชี Kelola ในฐานะพนักงาน คุณจะต้องลงทะเบียนบัญชี Kelola ก่อน คุณสามารถดาวน์โหลดแอป Kelola ได้ที่ [kelola.co](https://kelola.co) จากนั้นลงทะเบียนโดยใช้บัญชี Google ของคุณ ### 3. เลือกเข้าร่วมธุรกิจ หลังจากลงทะเบียนสำเร็จแล้ว คลิกปุ่ม **เข้าร่วมธุรกิจ** ป้อนรหัสคำเชิญที่เจ้าของธุรกิจส่งให้คุณ โปรดทราบว่ารหัสนี้ต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ### 4. เสร็จสิ้น หากคุณป้อนรหัสถูกต้อง คุณจะเข้าร่วมเป็นพนักงานของธุรกิจนั้นโดยอัตโนมัติ คุณจะสามารถทำกิจกรรมที่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของธุรกิจเท่านั้น ## สำหรับผู้ใช้ปัจจุบัน หากคุณมีบัญชี Kelola อยู่แล้ว คุณสามารถกลับไปที่หน้าแรกของ Kelola ได้โดย: - ออกจากระบบและเข้าสู่ระบบใหม่ หรือ - คลิกเมนู จากนั้นเลือก **สลับธุรกิจ** --- #### การจัดการสมาชิกในทีม > คู่มือการจัดการพนักงานหลังจากที่พวกเขาเข้าร่วมแล้ว เรียนรู้วิธีอัปเดตสิทธิ์ ติดตามกิจกรรม จัดการการลาออก และรักษาประสิทธิภาพของทีม ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - ดูและอัปเดตสิทธิ์ของพนักงาน - ติดตามกิจกรรมของทีม - จัดการการลาออกของพนักงาน - แก้ไขปัญหาการเข้าถึง - รักษาประสิทธิภาพของทีม --- ## แดชบอร์ดการจัดการพนักงาน ### การเข้าถึงการจัดการทีม 1. แตะ **"บัญชี"** (ล่างขวา) 2. แตะ **"การจัดการพนักงาน"** 3. ดูสมาชิกในทีมทั้งหมด ### ความเข้าใจรายชื่อพนักงาน แต่ละรายการแสดง: | องค์ประกอบ | ความหมาย | |------------|----------| | **ชื่อ** | ชื่อสมาชิกพนักงาน | | **บทบาท** | ป้าย Owner/Admin/Staff | | **สถานะ** | ใช้งาน/ไม่ใช้งาน/รอดำเนินการ | | **ใช้งานล่าสุด** | เมื่อพวกเขาใช้แอปล่าสุด | --- ## การดูรายละเอียดพนักงาน ### โปรไฟล์ส่วนบุคคล แตะพนักงานคนใดก็ได้เพื่อดู: **ข้อมูลพื้นฐาน:** - ชื่อเต็ม - ที่อยู่อีเมล - หมายเลขโทรศัพท์ - วันที่เข้าร่วม **ข้อมูลการเข้าถึง:** - บทบาทปัจจุบัน - รายการสิทธิ์ - ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ **สรุปกิจกรรม:** - ธุรกรรมทั้งหมด - เวลาที่ใช้งานล่าสุด - กิจกรรมล่าสุด ### ไทม์ไลน์กิจกรรม ดูสิ่งที่สมาชิกพนักงานทำ: 1. เปิดโปรไฟล์พนักงาน 2. เลื่อนไปที่ **กิจกรรม** 3. ดูรายการตามลำดับเวลา: - ธุรกรรมที่สร้าง - สินค้าที่เพิ่ม - การเปลี่ยนแปลงที่ทำ - เวลาเข้าสู่ระบบ > **ใช้สำหรับ:** การตรวจสอบประสิทธิภาพ ความต้องการการฝึกอบรม การตรวจสอบ --- ## การอัปเดตสิทธิ์ ### เมื่อใดควรอัปเดต **เลื่อนตำแหน่งเมื่อ:** - รับความรับผิดชอบเพิ่มเติม - ได้รับความไว้วางใจ - ต้องการการเข้าถึงเพิ่มเติม **จำกัดเมื่อ:** - เปลี่ยนบทบาท - ทำผิดพลาด - ความกังวลด้านความปลอดภัย **ปรับเมื่อ:** - เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ - เปลี่ยนกระบวนการ - ได้รับความคิดเห็น ### วิธีเปลี่ยนสิทธิ์ 1. ไปที่ **การจัดการพนักงาน** 2. เลือกสมาชิกพนักงาน 3. แตะ **"สิทธิ์"** 4. เปิดสิทธิ์เฉพาะ: | หมวดหมู่ | ตัวเลือก | |----------|----------| | **สินค้า** | ดู, เพิ่ม, แก้ไข, ลบ, ดูต้นทุน | | **สต็อก** | Stock In, Stock Out, Audit, แก้ไขประวัติ | | **การขาย** | สร้าง, แก้ไขของตน, แก้ไขทั้งหมด, ลบ | | **ลูกค้า** | ดู, เพิ่ม, แก้ไข, ลบ | | **รายงาน** | ดูพื้นฐาน, ดูการเงิน, ส่งออก | | **พนักงาน** | ดู, เชิญ, จัดการ | 5. แตะ **"บันทึก"** > **การเปลี่ยนแปลงมีผลทันที** พนักงานจะเห็นสิทธิ์ใหม่ในการดำเนินการถัดไป ### การใช้เทมเพลตสิทธิ์ ชุดสิทธิ์ด่วน: 1. ในหน้าจอสิทธิ์ 2. แตะ **"ใช้เทมเพลต"** 3. เลือก: - **Cashier** — การขายเท่านั้น - **Warehouse** — สต็อกเท่านั้น - **Manager** — การดำเนินงาน + รายงาน - **Custom** — เทมเพลตที่บันทึกไว้ของคุณ 4. ปรับตามต้องการ 5. บันทึก --- ## การเปลี่ยนบทบาทพนักงาน ### การเลื่อนเป็น Admin **เมื่อใดควรเลื่อน:** - จัดการพนักงานคนอื่น - ตัดสินใจเชิงปฏิบัติการ - ไว้วางใจด้วยข้อมูลละเอียดอ่อน **วิธีเลื่อน:** 1. เปิดโปรไฟล์พนักงาน 2. แตะ **"เปลี่ยนบทบาท"** 3. เลือก **"Admin"** 4. ยืนยันการเลื่อนตำแหน่ง 5. ตรวจสอบสิทธิ์ > **⚠️ คำเตือน:** Admin สามารถเชิญพนักงานคนอื่นได้ ตรวจสอบความไว้วางใจก่อนเลื่อนตำแหน่ง ### การลดเป็น Staff **เมื่อใดควรลด:** - ลดบทบาท - การเข้าถึงกว้างเกินไป - ปัญหาประสิทธิภาพ **วิธีลด:** 1. เปิดโปรไฟล์พนักงาน 2. แตะ **"เปลี่ยนบทบาท"** 3. เลือก **"Staff"** 4. ยืนยัน 5. ตรวจสอบสิทธิ์ที่ถูกจำกัด > **หมายเหตุ:** การลดมีผลทันที พนักงานสูญเสียการเข้าถึงแอดมินทันที --- ## การติดตามกิจกรรมของทีม ### รายงานพนักงาน ดูประสิทธิภาพของทีม: 1. ไปที่ **รายงาน → รายงานพนักงาน** 2. เลือกช่วงวันที่ 3. ดูตัวชี้วัด: | ตัวชี้วัด | สิ่งที่แสดง | |-----------|-------------| | **ธุรกรรม** | จำนวนการขาย/การบันทึกสต็อก | | **รายการขาย** | ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ย้าย | | **รายได้** | จำนวนการขายที่สร้าง | | **ธุรกรรมเฉลี่ย** | ขนาดการขายทั่วไป | ### ประสิทธิภาพส่วนบุคคล การวิเคราะห์เชิงลึกของพนักงานคนหนึ่ง: 1. ไปที่การจัดการพนักงาน 2. เลือกพนักงาน 3. แตะ **"ประสิทธิภาพ"** 4. ดู: - กิจกรรมประจำวัน - การเปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยของทีม - แนวโน้มตามเวลา ### การแจ้งเตือนกิจกรรม ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับ: - ธุรกรรมขนาดใหญ่ - กิจกรรมชั่วโมงที่ผิดปกติ - การแก้ไขหลายครั้ง - การพยายามเข้าสู่ระบบที่ล้มเหลว กำหนดค่าใน **บัญชี → การแจ้งเตือน** --- ## การจัดการการลาออกของพนักงาน ### เมื่อพนักงานลาออก **การดำเนินการทันที:** 1. **ปิดใช้งานการเข้าถึง** (อย่าลบ) - ไปที่การจัดการพนักงาน - เลือกสมาชิกพนักงาน - สลับ **"ใช้งาน"** เป็น OFF - การเข้าถึงถูกบล็อกทันที 2. **ตรวจสอบกิจกรรมล่าสุด** - ตรวจสอบธุรกรรมล่าสุด - ตรวจสอบว่าไม่มีอะไรค้างอยู่ - บันทึกปัญหาใดๆ 3. **ตรวจสอบการส่งมอบ** - ลูกหนี้ที่ค้างชำระที่พวกเขาจัดการ - ปัญหาลูกค้าที่กำลังดำเนินการ - สินค้าคงคลังที่พวกเขาติดตาม > **💡 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:** ปิดใช้งานการเข้าถึงระหว่างสัมภาษณ์ออกหรือในวันสุดท้าย ### ทำไมถึงปิดใช้งานแทนที่จะลบ **เก็บบันทึกสำหรับ:** - เส้นทางการตรวจสอบธุรกรรม - การรายงานย้อนหลัง - ข้อกำหนดทางกฎหมาย/การปฏิบัติตาม - การอ้างอิงในอนาคต **พนักงานที่ปิดใช้งาน:** - ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ - ไม่นับรวมในขีดจำกัดการสมัครสมาชิก - ยังคงอยู่ในรายงานย้อนหลัง - สามารถเปิดใช้งานอีกครั้งหากกลับมา ### การเปิดใช้งานพนักงานอีกครั้ง หากพนักงานกลับมา: 1. ค้นหาพนักงานในรายการ (แสดงเป็น "ไม่ใช้งาน") 2. แตะ **"เปิดใช้งานอีกครั้ง"** 3. ยืนยัน 4. ตรวจสอบสิทธิ์ (อาจต้องอัปเดต) 5. ส่งคำเชิญใหม่หากจำเป็น --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการทีม ### การตรวจสอบเป็นประจำ **รายเดือน:** - ตรวจสอบรายงานกิจกรรมพนักงาน - ตรวจสอบการปรับสิทธิ์ที่จำเป็น - ตรวจสอบว่าไม่มีการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต **รายไตรมาส:** - ตรวจสอบสิทธิ์ — ลบการเข้าถึงที่ไม่จำเป็น - ตรวจสอบบทบาท — การเลื่อน/ลดตำแหน่ง - ประเมินความต้องการการฝึกอบรม ### การบำรุงรักษาความปลอดภัย ✅ **การตรวจสอบเป็นประจำ** - ตรวจสอบว่าใครมีการเข้าถึง - ลบพนักงานเก่า - ตรวจสอบระดับสิทธิ์ ✅ **นโยบายรหัสผ่าน** - สนับสนุนรหัสผ่านที่แข็งแกร่ง - เปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ - ไม่แชร์รหัสผ่าน ✅ **การจัดการอุปกรณ์** - อุปกรณ์บริษัท: รักษาการควบคุม - อุปกรณ์ส่วนตัว: ล้างข้อมูลเมื่อออก - ความสามารถลบระยะไกล (หากมี) ### การสื่อสาร ✅ **การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์** - แจ้งพนักงานเมื่อการเข้าถึงเปลี่ยนแปลง - อธิบายเหตุผล - เสนอการฝึกอบรมหากจำเป็น ✅ **ความคาดหวังในบทบาท** - คำอธิบายงานที่ชัดเจน - สิทธิ์ที่กำหนดสอดคล้องกับบทบาท - ข้อเสนอแนะเป็นประจำ --- ## การแก้ไขปัญหา ### "พนักงานไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้" **ตรวจสอบ:** - บัญชียังใช้งานอยู่ (ไม่ได้ปิดใช้งาน) - ใช้อีเมล/โทรศัพท์ที่ถูกต้อง - แอปอัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุด - การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต **ลอง:** - รีเซ็ตรหัสผ่าน - ติดตั้งแอปใหม่ - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากยังคงมีปัญหา ### "พนักงานเห็นธุรกิจผิด" **สาเหตุ:** บัญชีหลายธุรกิจ เลือกผิด **แก้ไข:** 1. พนักงานแตะชื่อธุรกิจ (ด้านบนของแอป) 2. เลือกธุรกิจที่ถูกต้อง 3. หรือใช้สลับธุรกิจในบัญชี ### "สิทธิ์ไม่ทำงาน" **ตรวจสอบ:** - การเปลี่ยนแปลงบันทึกสำเร็จ - พนักงานรีสตาร์ทแอป - ไม่มีสิทธิ์ขัดแย้งกัน - การสมัครสมาชิกใช้งานอยู่ **ลอง:** - สลับสิทธิ์ปิดและเปิด - ออกจากระบบและเข้าสู่ระบบใหม่ - ใช้เทมเพลตใหม่ ### "ไม่สามารถเปลี่ยนบทบาทของใครบางคนได้" **ข้อจำกัด:** - เฉพาะ Owner เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนบทบาท Admin - ไม่สามารถลดตำแหน่งตนเองได้ - การเปลี่ยนแปลงบางอย่างต้องการการอนุมัติจาก Owner **วิธีแก้:** - ติดต่อ Owner ของธุรกิจ - ขอเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ - เอกสารเหตุผลสำหรับการตรวจสอบ ### "รายงานพนักงานแสดงข้อมูลผิด" **ตรวจสอบ:** - ช่วงวันที่ที่ถูกต้อง - พนักงานที่ถูกต้องถูกเลือก - ธุรกรรมถูกระบุถูกต้อง - การซิงค์เสร็จสมบูรณ์ (ดึงลงเพื่อรีเฟรช) --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: ฉันสามารถดูสิ่งที่พนักงานกำลังทำแบบเรียลไทม์ได้หรือไม่?** A: กิจกรรมปรากฏในรายงานไม่นานหลังจากการดำเนินการ ไม่ใช่เรียลไทม์อย่างแท้จริงแต่ใกล้เคียงเรียลไทม์ **Q: พนักงานรู้หรือไม่ว่าพวกเขากำลังถูกตรวจสอบ?** A: พนักงานรู้ว่าธุรกรรมของพวกเขาถูกบันทึก รายงานกิจกรรมสำหรับ Owner/Admin เท่านั้น **Q: เกิดอะไรขึ้นกับธุรกรรมหากฉันลบสมาชิกพนักงาน?** A: ธุรกรรมยังคงอยู่แต่แสดง "[ผู้ใช้ที่ถูกลบ]" เป็นผู้สร้าง ดีกว่าที่จะปิดใช้งานแทนที่จะลบ **Q: พนักงานสามารถทำงานออฟไลน์ได้หรือไม่?** A: ได้ แต่กิจกรรมจะซิงค์เมื่อออนไลน์ ตรวจสอบปัญหาการซิงค์ที่รอดำเนินการ **Q: ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานแชร์การเข้าสู่ระบบของพวกเขา?** A: มองหา: การเข้าสู่ระบบพร้อมกัน ข้อมูลตำแหน่งที่ผิดปกติ กิจกรรมนอกเวลาทำงาน **Q: ฉันสามารถจำกัดพนักงานให้อยู่ในช่วงเวลาเฉพาะได้หรือไม่?** A: ขณะนี้ยังไม่ได้ ตรวจสอบผ่านรายงานกิจกรรมและจัดการปัญหาโดยตรง **Q: หากพนักงานทำโทรศัพท์หายล่ะ?** A: ปิดใช้งานบัญชีของพวกเขาทันที เปิดใช้งานอีกครั้งเมื่อพวกเขามีอุปกรณ์ใหม่ --- --- #### ความเข้าใจบทบาทและสิทธิ์ของผู้ใช้ > คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับระบบสิทธิ์ของ Kelola เรียนรู้เกี่ยวกับบทบาท Owner, Admin และ Staff ว่าแต่ละบทบาททำอะไรได้บ้าง และวิธีตั้งค่าการควบคุมการเข้าถึงสำหรับทีมของคุณ ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะเข้าใจ: - บทบาทผู้ใช้สามบทบาทใน Kelola - แต่ละบทบาททำอะไรได้และทำอะไรไม่ได้ - วิธีกำหนดสิทธิ์ที่เหมาะสม - แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการควบคุมการเข้าถึงของทีม - วิธีตรวจสอบและจัดการกิจกรรมของพนักงาน --- ## ภาพรวมบทบาทผู้ใช้ Kelola มีบทบาทในตัวสามบทบาทที่ออกแบบมาสำหรับความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน: | บทบาท | เหมาะสำหรับ | ระดับการเข้าถึง | |-------|------------|----------------| | **Owner** | เจ้าของธุรกิจ ผู้ก่อตั้ง | เข้าถึงได้เต็มที่ | | **Admin** | ผู้จัดการ หัวหน้างาน | เข้าถึงขยาย | | **Staff** | พนักงาน แคชเชียร์ คนงาน | เข้าถึงจำกัด | --- ## บทบาท Owner ### ใควรเป็น Owner - ผู้ก่อตั้ง/เจ้าของธุรกิจ - ผู้ถือบัญชีหลัก - บุคคลที่รับผิดชอบการดำเนินงานของธุรกิจ ### ความสามารถ #### ✅ เข้าถึงได้เต็มที่: - **การตั้งค่าธุรกิจ** - แก้ไขข้อมูลธุรกิจ - เปลี่ยนแผนการสมัครสมาชิก - เก็บถาวร/ลบธุรกิจ - จัดการวิธีการชำระเงินทั้งหมด - **การจัดการพนักงาน** - เชิญพนักงานใหม่ - ลบสมาชิกพนักงาน - เปลี่ยนบทบาทพนักงาน - ดูกิจกรรมของพนักงานทั้งหมด - **การจัดการสินค้า** - เพิ่ม/แก้ไข/ลบสินค้าทั้งหมด - จัดการหมวดหมู่ - ตั้งราคาซื้อ (ต้นทุน) - นำเข้าสินค้าเป็นกลุ่ม - **ข้อมูลทางการเงิน** - ดูรายงานทางการเงินทั้งหมด - ดูราคาซื้อและอัตรากำไร - เข้าถึงรายงานบัญชี - ส่งออกข้อมูลทั้งหมด - **การควบคุมธุรกรรม** - แก้ไขธุรกรรมใดก็ได้ - ลบธุรกรรม - ดูประวัติธุรกรรมทั้งหมด - แทรกแซงข้อจำกัดใดก็ได้ - **การกำหนดค่าระบบ** - ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ - กำหนดค่าการแจ้งเตือน - จัดการการผสานรวม - เข้าถึงการตั้งค่า API ### ข้อจำกัด - ไม่สามารถลบตัวเองได้โดยไม่โอนสิทธิ์ความเป็นเจ้าของ - การเปลี่ยนแปลงการสมัครสมาชิกอาจต้องยืนยันการชำระเงิน --- ## บทบาท Admin ### ใควรเป็น Admin - ผู้จัดการร้าน - หัวหน้างาน - พนักงานอาวุโสที่ไว้วางใจได้ - นักบัญชี/ผู้ทำบัญชี ### ความสามารถ #### ✅ ทำได้: - **การจัดการพนักงาน** - เชิญผู้ใช้ระดับ Staff - ดูรายชื่อพนักงาน (ไม่สามารถลบ Owner ได้) - ดูรายงานกิจกรรมพนักงาน - **การจัดการสินค้า** - เพิ่มและแก้ไขสินค้า - จัดการหมวดหมู่ - อัปเดตจำนวนสต็อก - ดูราคาซื้อ (หากเปิดใช้งาน) - **ธุรกรรม** - บันทึกประเภทธุรกรรมทั้งหมด - แก้ไขธุรกรรมล่าสุด - ดูประวัติธุรกรรม - ประมวลผลการคืนสินค้า - **รายงาน** - เข้าถึงรายงานส่วนใหญ่ - ส่งออกข้อมูล - ดูการวิเคราะห์ #### ❌ ทำไม่ได้: - ลบ Owner หรือ Admin อื่น - เปลี่ยนแผนการสมัครสมาชิก - เก็บถาวร/ลบธุรกิจ - แก้ไขธุรกรรมส่วนตัวของ Owner - เข้าถึงการตั้งค่าการเงินที่ละเอียดอ่อนบางอย่าง --- ## บทบาท Staff ### ใควรเป็น Staff - พนักงานขาย - แคชเชียร์ - พนักงานคลังสินค้า - พนักงานพาร์ทไทม์ ### ความสามารถเริ่มต้น #### ✅ มักทำได้: - **การดำเนินงานประจำวัน** - บันทึก Stock Out (การขาย) - ดูแคตตาล็อกสินค้า - ตรวจสอบระดับสต็อก - พิมพ์ใบเสร็จ - **การติดต่อกับลูกค้า** - เพิ่มลูกค้าใหม่ - ดูรายชื่อลูกค้า - บันทึกการซื้อของลูกค้า - พิมพ์ใบเสร็จลูกค้า #### ❌ ทำไม่ได้ (เริ่มต้น): - ลบธุรกรรม - แก้ไขธุรกรรมที่ผ่านมา - ดูราคาซื้อ (ต้นทุน) - ดูอัตรากำไร - เข้าถึงรายงานทางการเงิน - เชิญพนักงานอื่น - เปลี่ยนการตั้งค่าธุรกิจ - จัดการการสมัครสมาชิก --- ## ระบบสิทธิ์แบบละเอียด นอกเหนือจากบทบาทพื้นฐาน Kelola ยังอนุญาตให้ปรับแต่งสิทธิ์ได้อย่างละเอียด ### หมวดหมู่สิทธิ์ #### 1. สิทธิ์สินค้า | สิทธิ์ | คำอธิบาย | |--------|----------| | `view_products` | ดูแคตตาล็อกสินค้า | | `add_products` | สร้างสินค้าใหม่ | | `edit_products` | แก้ไขสินค้าที่มีอยู่ | | `delete_products` | ลบสินค้า | | `view_buying_price` | ดูข้อมูลต้นทุน/ราคา | #### 2. สิทธิ์สต็อก | สิทธิ์ | คำอธิบาย | |--------|----------| | `stock_in` | บันทึกสต็อกเข้า | | `stock_out` | บันทึกการขาย/สต็อกออก | | `stock_audit` | ดำเนินการนับสต็อก | | `view_stock_history` | ดูการเคลื่อนไหวสต็อก | | `edit_stock_records` | แก้ไขรายการที่ผ่านมา | #### 3. สิทธิ์ธุรกรรม | สิทธิ์ | คำอธิบาย | |--------|----------| | `create_transactions` | บันทึกธุรกรรมใหม่ | | `edit_own_transactions` | แก้ไขรายการของตนเอง | | `edit_all_transactions` | แก้ไขรายการของใครก็ได้ | | `delete_transactions` | ลบธุรกรรม | | `view_all_transactions` | ดูประวัติทั้งหมด | #### 4. สิทธิ์รายงาน | สิทธิ์ | คำอธิบาย | |--------|----------| | `view_basic_reports` | สรุปยอดขายอย่างง่าย | | `view_financial_reports` | กำไร/ขาดทุน บัญชี | | `view_staff_reports` | ประสิทธิภาพของทีม | | `export_data` | ดาวน์โหลดรายงาน | #### 5. สิทธิ์พนักงาน | สิทธิ์ | คำอธิบาย | |--------|----------| | `invite_staff` | เพิ่มสมาชิกทีมใหม่ | | `manage_staff` | แก้ไข/ลบพนักงาน | | `view_staff_activity` | ดูสิ่งที่พนักงานทำ | --- ## การตั้งค่าสิทธิ์ ### เทมเพลตบทบาทเริ่มต้น เมื่อเชิญพนักงาน เลือกพรีเซ็ต: | เทมเพลต | เหมาะสำหรับ | สิทธิ์หลัก | |---------|------------|-----------| | **Cashier** | พนักงานขายหน้าร้าน | Stock out, เพิ่มลูกค้า, พิมพ์ใบเสร็จ | | **Warehouse** | พนักงานสต็อกสินค้า | Stock in/out, ดูสต็อก, ไม่มีราคา | | **Manager** | หัวหน้าร้าน | การดำเนินงานทั้งหมด, รายงาน, ไม่มีการตั้งค่าแอดมิน | | **Accountant** | ผู้ทำบัญชี | ดูข้อมูลทั้งหมด, รายงาน, ไม่มีการดำเนินงานสต็อก | | **Custom** | บทบาทพิเศษ | คุณเลือกแต่ละสิทธิ์ | ### การสร้างสิทธิ์แบบกำหนดเอง 1. ไปที่ **บัญชี → การจัดการพนักงาน** 2. เลือกสมาชิกพนักงาน 3. แตะ **"สิทธิ์"** 4. เปิด/ปิดสิทธิ์แต่ละรายการ 5. บันทึกการเปลี่ยนแปลง > **💡 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:** เริ่มต้นด้วยข้อจำกัด จากนั้นให้สิทธิ์เพิ่มเติมตามความจำเป็น การเพิ่มสิทธิ์ง่ายกว่าการลบสิทธิ์ --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการกำหนดบทบาท ### สำหรับทีมขนาดเล็ก (1-5 คน) ``` Owner: 1 คน (เจ้าของธุรกิจ) Admin: 1 คน (ผู้จัดการหรือพนักงานอาวุโส) Staff: 2-3 คน (คนอื่นๆ) ``` ### สำหรับทีมขนาดกลาง (5-15 คน) ``` Owner: 1 คน Admin: 2-3 คน (หัวหน้ากะ) Staff: 5-12 คน (แคชเชียร์, คลังสินค้า) Custom: 1-2 คน (นักบัญชีที่มีการเข้าถึงพิเศษ) ``` ### สำหรับหลายสถานที่ ``` แต่ละสถานที่: - 1 Admin (ผู้จัดการสถานที่) - 2-5 Staff (พนักงานสถานที่) ศูนย์กลาง: - Owner (การกำกับดูแลโดยรวม) - 1 Admin (ผู้จัดการภูมิภาค) ``` --- ## ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย ### แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 1. **หลักการสิทธิ์น้อยที่สุด** - ให้สิทธิ์เข้าถึงขั้นต่ำที่จำเป็นสำหรับงาน - ตรวจสอบสิทธิ์เป็นประจำ - ลบการเข้าถึงเมื่อพนักงานออก 2. **การแยกหน้าที่** - บุคคลที่แตกต่างกันสำหรับการขายและการนับสต็อก - การอนุมัติจากผู้จัดการสำหรับธุรกรรมขนาดใหญ่ - การตรวจสอบจาก Owner สำหรับรายงานทางการเงิน 3. **การติดตามกิจกรรม** - ตรวจสอบรายงานพนักงานเป็นประจำ - ตรวจสอบการแก้ไขธุรกรรม - เฝ้าระวังรูปแบบที่ผิดปกติ ### สัญญาณเตือนที่ควรเฝ้าระวัง | สัญญาณเตือน | การดำเนินการ | |-------------|--------------| | การแก้ไขธุรกรรมบ่อยครั้ง | ตรวจสอบกับสมาชิกพนักงาน | | การเข้าถึงนอกเวลาทำงาน | ตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่ | | การปรับสต็อกที่ผิดปกติ | สอบสวนทันที | | การพยายามเข้าสู่ระบบล้มเหลวหลายครั้ง | ตรวจสอบความปลอดภัยของบัญชี | --- ## การจัดการการเข้าถึงของพนักงาน ### การเชิญพนักงาน 1. ไปที่ **บัญชี → การจัดการพนักงาน** 2. แตะ **"เชิญพนักงาน"** 3. ป้อนที่อยู่อีเมล 4. เลือกบทบาท (Staff/Admin) 5. เลือกเทมเพลตสิทธิ์ 6. ส่งคำเชิญ พนักงานได้รับอีเมลพร้อม: - ลิงก์ดาวน์โหลดสำหรับแอป - รหัสเข้าร่วมสำหรับธุรกิจของคุณ - คำแนะนำในการเริ่มต้น ### การลบพนักงาน 1. ไปที่ **บัญชี → การจัดการพนักงาน** 2. ค้นหาสมาชิกพนักงาน 3. แตะ **"ลบ"** 4. ยืนยันการลบ > **⚠️ สำคัญ:** พนักงานที่ถูกลบจะสูญเสียการเข้าถึงทันที ประวัติธุรกรรมของพวกเขายังคงอยู่สำหรับบันทึก ### การเปลี่ยนบทบาท 1. เลือกสมาชิกพนักงาน 2. แตะ **"เปลี่ยนบทบาท"** 3. เลือกบทบาทใหม่ 4. ปรับสิทธิ์หากจำเป็น 5. บันทึก --- ## รายงานกิจกรรมของพนักงาน ### สิ่งที่คุณสามารถติดตามได้ | ตัวชี้วัด | ความสำคัญ | |-----------|-----------| | ธุรกรรมที่ทำ | การวัดผลิตภาพ | | รายการที่ขาย | ประสิทธิภาพการขาย | | มูลค่าธุรกรรมเฉลี่ย | ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ | | เวลาเข้าสู่ระบบ | การตรวจสอบการเข้าร่วม | | การแก้ไขที่ทำ | การติดตามความถูกต้อง | | ข้อผิดพลาด/การยกเลิก | ความต้องการการฝึกอบรม | ### การเข้าถึงรายงาน 1. ไปที่ **รายงาน → รายงานพนักงาน** 2. เลือกช่วงวันที่ 3. เลือกสมาชิกพนักงาน (หรือทั้งหมด) 4. ดูสรุปหรือรายการละเอียด 5. ส่งออกหากจำเป็น --- ## สถานการณ์สิทธิ์ที่พบบ่อย ### สถานการณ์ 1: แคชเชียร์ใหม่ **ต้องการ:** สามารถขายได้แต่ไม่เห็นต้นทุน **การตั้งค่า:** - บทบาท: Staff - สิทธิ์: Stock out, เพิ่มลูกค้า, พิมพ์ใบเสร็จ - ไม่มี: ดูราคาซื้อ, แก้ไขธุรกรรม, เข้าถึงรายงาน ### สถานการณ์ 2: ผู้จัดการสต็อก **ต้องการ:** จัดการสต็อกแต่ไม่ใช่การเงิน **การตั้งค่า:** - บทบาท: Staff หรือ Admin - สิทธิ์: Stock in/out/audit, ดูประวัติสต็อก, เพิ่มสินค้า - ไม่มี: ดูราคาซื้อ (เลือกได้), รายงานทางการเงิน ### สถานการณ์ 3: ผู้จัดการร้าน **ต้องการ:** ดำเนินการสถานที่แต่ไม่เปลี่ยนการตั้งค่า **การตั้งค่า:** - บทบาท: Admin - สิทธิ์: การดำเนินงานทั้งหมด, ดูรายงาน, เชิญพนักงาน - ไม่มี: การเปลี่ยนแปลงการสมัครสมาชิก, เก็บถาวรธุรกิจ, ลบ owner ### สถานการณ์ 4: นักบัญชี **ต้องการ:** ดูข้อมูลแต่ไม่ดำเนินการ **การตั้งค่า:** - บทบาท: Staff (กำหนดเอง) - สิทธิ์: ดูธุรกรรมทั้งหมด, เข้าถึงรายงานทั้งหมด, ส่งออกข้อมูล - ไม่มี: สร้างธุรกรรม, แก้ไขสินค้า, การดำเนินงานสต็อก --- ## การแก้ไขปัญหา ### "พนักงานไม่สามารถดูสินค้าได้" - ตรวจสอบสิทธิ์ `view_products` - ตรวจสอบว่าพวกเขาอยู่ในธุรกิจที่ถูกต้อง - ตรวจสอบว่าสินค้าถูกเก็บถาวรหรือไม่ ### "พนักงานไม่สามารถบันทึกการขายได้" - ตรวจสอบว่าเปิดใช้งานสิทธิ์ `stock_out` - ตรวจสอบว่าพวกเขาถึงขีดจำกัดธุรกรรม (การสมัครสมาชิก) หรือไม่ - ตรวจสอบว่าสต็อกมีอยู่ ### "พนักงานเห็นราคาผิด" - พวกเขาเห็นราคาซื้อแทนราคาขาย - ลบสิทธิ์ `view_buying_price` - พนักงานควรเห็นเฉพาะราคาขาย ### "ไม่สามารถเปลี่ยนบทบาทของใครบางคนได้" - เฉพาะ Owner เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนบทบาท Admin - ไม่สามารถแก้ไขบทบาทของผู้ใช้ระดับสูงกว่าได้ - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากต้องการโอนความเป็นเจ้าของ --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: ฉันสามารถมี Owner หลายคนได้หรือไม่?** A: ไม่ได้ แต่ละธุรกิจมีหนึ่ง Owner คุณสามารถมี Admin หลายคนที่มีการเข้าถึงคล้ายกันได้ **Q: Staff สามารถดูธุรกรรมของกันและกันได้หรือไม่?** A: ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ `view_all_transactions` หากไม่มี พวกเขาจะเห็นเฉพาะของตนเองเท่านั้น **Q: เกิดอะไรขึ้นเมื่อฉันดowngrade การสมัครสมาชิก?** A: อาจมีข้อจำกัดพนักงาน พนักงานส่วนเกินจะสูญเสียการเข้าถึงจนกว่าคุณจะอัปเกรดหรือลบผู้ใช้ **Q: Staff สามารถใช้เวอร์ชันเว็บได้หรือไม่?** A: ได้ สิทธิ์ใช้งานได้ทั้งบนมือถือและเว็บ การเข้าสู่ระบบเดียวกันทำงานได้ทุกที่ **Q: ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าสมาชิกพนักงานสามารถทำอะไรได้?** A: ไปที่การจัดการพนักงาน เลือกผู้ใช้ และดูรายการสิทธิ์ของพวกเขา **Q: ฉันสามารถตั้งค่าข้อจำกัดตามเวลาได้หรือไม่?** A: ขณะนี้ยังไม่ได้ Staff มีการเข้าถึงเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาเข้าสู่ระบบ ตรวจสอบผ่านรายงานกิจกรรม --- --- #### การจัดการพนักงานคืออะไร > วิธีจัดการพนักงานใน Kelola ## การจัดการพนักงานคืออะไร การจัดการพนักงานใน Kelola ช่วยให้คุณสามารถ: - เชิญพนักงานเข้าร่วมธุรกิจของคุณ - กำหนดบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึง - ติดตามกิจกรรมของพนักงาน - จำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน --- ## บทบาทที่มีให้ - **เจ้าของ** - มีสิทธิ์เข้าถึงทั้งหมด - **แอดมิน** - จัดการธุรกิจ แต่ไม่สามารถลบธุรกิจได้ - **พนักงาน** - เข้าถึงตามสิทธิ์ที่กำหนด --- ### การจัดการสต็อก #### แก้ไขหรือลบรายการ > คู่มือการแก้ไขหรือลบประวัติธุรกรรมใน Kelola.co ## แก้ไขหรือลบรายการ Kelola.co มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขหรือลบประวัติธุรกรรมได้โดยตรงเมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล นี่คือวิธีการจัดการประวัติธุรกรรมของคุณใน Kelola.co: 1. **เปิดแอปหรือเว็บไซต์ Kelola.co** 2. **เลือก "ประวัติ"** จากเมนูหลัก 3. **เลือก "ธุรกรรม"** ที่คุณต้องการแก้ไข 4. **คลิก "แก้ไข/ลบ"** เพื่อแก้ไขธุรกรรมที่เลือก จากนั้นกด "ดำเนินการต่อ" 5. ระดับสต็อกและรายงานสต็อกจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ หมายเหตุ: ฟีเจอร์แก้ไขหรือลบประวัติปัจจุบันมีให้ใช้งานเฉพาะบัญชีเจ้าของเท่านั้น --- #### ทำความเข้าใจการรับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และตรวจนับ > เรียนรู้ความแตกต่างระหว่างฟีเจอร์รับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และตรวจนับใน Kelola.co ## ทำความเข้าใจการรับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และตรวจนับ Kelola.co มีฟีเจอร์การจัดการสต็อกสินค้าสามประการที่สำคัญ: รับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และตรวจนับ นี่คือวิธีการทำงานของแต่ละฟีเจอร์: ### รับสินค้าเข้า รับสินค้าเข้าบันทึกสินค้าที่เพิ่มเข้าไปในสต็อกธุรกิจของคุณ โดยทั่วไปมาจากการซื้อจากผู้ขาย ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณ: - บันทึกสินค้าใหม่ที่ซื้อจากผู้ขาย - เพิ่มจำนวนสต็อกที่มีในคลัง - ติดตามรายละเอียดการซื้อรวมถึงต้นทุน ข้อมูลผู้ขาย และวันที่รับสินค้า ### ขายสินค้าออก ขายสินค้าออกติดตามสินค้าที่ออกจากสต็อกของคุณผ่านการขายหรือช่องทางอื่นๆ ใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อ: - บันทึกสินค้าที่ขายหรือนำออก - ลดจำนวนสต็อกที่มีในคลัง - บันทึกรายละเอียดธุรกรรมรวมถึงราคาขาย ข้อมูลผู้ซื้อ และวันที่ทำธุรกรรม ### ตรวจนับ ตรวจนับตรวจสอบสต็อกสินค้าจริงกับข้อมูลในระบบ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณ: - เปรียบเทียบระดับสต็อกจริงกับข้อมูลในระบบ - ปรับจำนวนสต็อกสุดท้ายเมื่อเกิดความไม่สอดคล้อง - แก้ไขข้อผิดพลาดการป้อนข้อมูลจากธุรกรรมสต็อกก่อนหน้า ฟีเจอร์เหล่านี้ทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจรักษาระดับสต็อกที่แม่นยำ ป้องกันการขาดสต็อกหรือสต็อกเกิน และให้ข้อมูลสต็อกที่ถูกต้อง --- #### การจัดการการแจ้งเตือนสต็อกและสินค้าคงคลังต่ำ > คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการตั้งค่าและจัดการการแจ้งเตือนสต็อกใน Kelola เรียนรู้วิธีกำหนดค่าเกณฑ์สต็อกต่ำ รับการแจ้งเตือน และป้องกันการหมดสต็อก ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - ตั้งค่าการแจ้งเตือนสต็อกต่ำสำหรับสินค้า - กำหนดค่าการตั้งค่าการแจ้งเตือน - ตอบสนองต่อการแจ้งเตือนสต็อก - ป้องกันการหมดสต็อก - จัดการกระบวนการสั่งซื้อใหม่ --- ## การแจ้งเตือนสต็อกคืออะไร? **การแจ้งเตือนสต็อก** แจ้งให้คุณทราบเมื่อสินค้าคงคลังต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด สิ่งนี้ช่วยให้คุณ: - 🔔 ไม่มีวันหมดสินค้ายอดนิยม - 📦 สั่งซื้อสินค้าใหม่ตรงเวลา - 💰 หลีกเลี่ยงการสูญเสียยอดขายจากการหมดสต็อก - 📊 วางแผนการจัดซื้อได้ดีขึ้น --- ## การตั้งค่าการแจ้งเตือนสต็อก ### วิธีที่ 1: ต่อสินค้า ตั้งค่าการแจ้งเตือนขณะเพิ่มหรือแก้ไขสินค้า: 1. ไปที่ **สินค้า** 2. เลือกสินค้า 3. แตะ **"แก้ไข"** 4. ค้นหาช่อง **"การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ"** 5. ป้อนจำนวนขั้นต่ำ: - **สำหรับสินค้าขายดี**: เกณฑ์สูงขึ้น (เช่น 50 ชิ้น) - **สำหรับสินค้าขายช้า**: เกณฑ์ต่ำลง (เช่น 5 ชิ้น) - **สำหรับสินค้าสำคัญ**: ระดับสต็อกนิรภัย (เช่น 100 ชิ้น) 6. แตะ **"บันทึก"** ### วิธีที่ 2: ตั้งค่าเป็นชุด ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับหลายสินค้า: 1. ไปที่ **การแจ้งเตือนสต็อก** (จากเมนูหลัก) 2. ดูสินค้าทั้งหมด 3. แตะแถวสินค้าใดก็ได้ 4. ป้อนเกณฑ์การแจ้งเตือน 5. บันทึก 6. ไปยังสินค้าถัดไป ### วิธีที่ 3: ขณะรับสต็อก ตั้งค่าอย่างรวดเร็วขณะรับสินค้า: 1. หลังจากรับสต็อก หน้าสินค้าจะแสดง 2. แตะ **"ตั้งค่าการแจ้งเตือน"** 3. ป้อนเกณฑ์ตาม: - ความเร็วในการขายสินค้า - เวลานำส่งของผู้จัดจำหน่าย - ความจุในการจัดเก็บ 4. บันทึก --- ## การเลือกเกณฑ์การแจ้งเตือน ### ปัจจัยที่ควรพิจารณา | ปัจจัย | ผลกระทบต่อเกณฑ์ | |--------|----------------| | **ความเร็วในการขาย** | สินค้าขายดีต้องการการแจ้งเตือนที่สูงกว่า | | **เวลานำส่ง** | ส่งนานขึ้น = การแจ้งเตือนสูงขึ้น | | **ฤดูกาล** | เพิ่มขึ้นก่อนช่วงที่ยุ่ง | | **ต้นทุนการจัดเก็บ** | พื้นที่จำกัด = เกณฑ์ต่ำลง | | **ความสำคัญของสินค้า** | สินค้าสำคัญ = สต็อกนิรภัยสูงกว่า | ### สูตรที่แนะนำ **การคำนวณพื้นฐาน:** ``` เกณฑ์การแจ้งเตือน = (ยอดขายรายวัน × วันเวลานำส่ง) + สต็อกนิรภัย ตัวอย่าง: - ขาย 10 ชิ้นต่อวัน - 7 วันเวลานำส่ง - 20 ชิ้นสต็อกนิรภัย - แจ้งเตือนที่: (10 × 7) + 20 = 90 ชิ้น ``` **วิธีการอนุรักษ์:** ``` เกณฑ์การแจ้งเตือน = (ยอดขายรายวัน × เวลานำส่ง × 1.5) + สต็อกนิรภัย ``` ### ตัวอย่างตามประเภทสินค้า | ประเภทสินค้า | ยอดขายรายวัน | เวลานำส่ง | เกณฑ์การแจ้งเตือน | |--------------|--------------|-----------|-------------------| | สินค้าขายดี | 50 | 5 วัน | 300 ชิ้น | | สินค้าทั่วไป | 10 | 7 วัน | 90 ชิ้น | | สินค้าขายช้า | 2 | 14 วัน | 40 ชิ้น | | สินค้าตามฤดูกาล | แตกต่างกัน | 10 วัน | 200 ชิ้น (ช่วงพีค) | --- ## การดูการแจ้งเตือนสต็อก ### แดชบอร์ดการแจ้งเตือนสต็อก เข้าถึงจากเมนูหลัก: 1. แตะ **"การแจ้งเตือนสต็อก"** 2. ดูสองส่วน: - **🔴 ต่ำกว่าเกณฑ์** — ต้องการความสนใจ - **✅ สูงกว่าเกณฑ์** — ทุกอย่างเรียบร้อย ### คุณสมบัติรายการแจ้งเตือน แต่ละแถวแสดง: | คอลัมน์ | ข้อมูล | |--------|--------| | สินค้า | ชื่อและรูปภาพ | | สต็อกปัจจุบัน | จำนวนจริง | | แจ้งเตือนที่ | เกณฑ์ที่ตั้ง | | สถานะ | ความเร่งด่วน | **ตัวเลือกการเรียงลำดับ:** - ตามระดับสต็อก (ต่ำสุดก่อน) - ตามชื่อสินค้า - ตามหมวดหมู่ - ตามสถานะการแจ้งเตือน ### การแจ้งเตือนแดชบอร์ดหน้าหลัก มุมมองด่วนจากหน้าหลัก: - ตัวบ่งชี้บนไอคอนเมนู - จุดแจ้งเตือน - การ์ดสรุป: "สินค้าต่ำ 3 รายการ" แตะเพื่อไปยังหน้าการแจ้งเตือนสต็อกโดยตรง --- ## การตั้งค่าการแจ้งเตือน ### การแจ้งเตือนในแอป เปิดใช้งานตลอดเวลา: - จำนวนตัวบ่งชี้ - การแจ้งเตือนแดชบอร์ด - แบนเนอร์ในแอป ### การแจ้งเตือนแบบพุช กำหนดค่าใน **บัญชี → การแจ้งเตือน**: 1. ไปที่การตั้งค่าบัญชี 2. แตะ **"การแจ้งเตือน"** 3. เปิด **"การแจ้งเตือนสต็อก"** 4. ตั้งระดับความเร่งด่วน: - **การแจ้งเตือนทั้งหมด** — ทุกการละเมิดเกณฑ์ - **สำคัญเท่านั้น** — สินค้าเร่งด่วนที่สุด - **สรุปรายวัน** — สรุปครั้งเดียวต่อวัน ### การแจ้งเตือนทางอีเมล ใช้ได้ในแผนพรีเมียม: - อีเมลสถานะสต็อกรายวัน - สรุปสต็อกต่ำรายสัปดาห์ - การแจ้งเตือนทันทีสำหรับสินค้าสำคัญ กำหนดค่าในแดชบอร์ดเว็บ --- ## การตอบสนองต่อการแจ้งเตือน ### เมื่อคุณได้รับการแจ้งเตือน **การดำเนินการทันที:** 1. **ตรวจสอบสต็อกปัจจุบัน** - ตรวจสอบการนับจริง - ตรวจสอบคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการ - ยืนยันการแจ้งเตือนถูกต้อง 2. **ประเมินความเร่งด่วน** - สินค้านี้ขายเร็วแค่ไหน? - ใช้เวลาเติมสต็อกนานแค่ไหน? - ลูกค้ารอได้หรือไม่? 3. **ดำเนินการ** - สั่งซื้อจากผู้จัดจำหน่าย - โอนจากสถานที่อื่น - อัปเดตเกณฑ์หากผิด ### การสร้างใบสั่งซื้อ จากการแจ้งเตือนสต็อก: 1. หาสินค้าในรายการแจ้งเตือน 2. แตะสินค้า 3. ดูสต็อกปัจจุบันและเกณฑ์ 4. แตะ **"สั่งซื้อสต็อก"** (หากรวมอยู่) 5. หรือบันทึกจำนวนที่ต้องการ 6. ติดต่อผู้จัดจำหน่าย ### การทำเครื่องหมายการแจ้งเตือนว่าตรวจสอบแล้ว หลังจากดำเนินการ: 1. ในรายการการแจ้งเตือนสต็อก 2. ปัดซ้ายบนสินค้า 3. แตะ **"ทำเครื่องหมายว่าตรวจสอบแล้ว"** 4. การแจ้งเตือนถูกลบชั่วคราว 5. ปรากฏอีกครั้งหากสต็อกยังต่ำ --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### การตั้งค่าเกณฑ์ ✅ **ตรวจสอบเป็นประจำ** - ตรวจสอบเกณฑ์รายเดือน - ปรับตามฤดูกาล - อัปเดตตามแนวโน้มการขาย ✅ **แยกแยะสินค้า** - สินค้า A (20% แรก): สต็อกนิรภัยสูงกว่า - สินค้า B (30% กลาง): การแจ้งเตือนปานกลาง - สินค้า C (50% ล่าง): ลำดับความสำคัญต่ำกว่า ✅ **พิจารณาเวลานำส่ง** - ผู้จัดจำหน่ายท้องถิ่น: เกณฑ์ต่ำลง - นานาชาติ: เกณฑ์สูงขึ้น - ผู้จัดจำหน่ายไม่น่าเชื่อถือ: บัฟเฟอร์เพิ่มเติม ### การจัดการการแจ้งเตือน ✅ **นิสัยตรวจสอบรายวัน** - ตรวจสอบการแจ้งเตือนทุกเช้า - ให้ความสำคัญกับสินค้าสำคัญ - วางแผนการจัดซื้อตาม ✅ **อย่าละเลยการแจ้งเตือน** - ดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมง - ขยายความหากมีปัญหาผู้จัดจำหน่าย - บันทึกเหตุผลสำหรับความล่าช้า ✅ **สื่อสารกับทีม** - แบ่งปันสถานะการแจ้งเตือน - ประสานงานการจัดซื้อ - อบรมพนักงานให้รายงานสต็อกต่ำ ### การป้องกันการหมดสต็อก ✅ **สูตรสต็อกนิรภัย** ``` สต็อกนิรภัย = (ยอดขายรายวันสูงสุด × เวลานำส่งสูงสุด) - (ยอดขายรายวันเฉลี่ย × เวลานำส่งเฉลี่ย) ``` ✅ **จุดสั่งซื้อใหม่** ``` จุดสั่งซื้อใหม่ = (ยอดขายรายวันเฉลี่ย × เวลานำส่ง) + สต็อกนิรภัย ``` --- ## คุณสมบัติขั้นสูง ### การสั่งซื้ออัตโนมัติ (หากมี) การรวมระบบบางอย่างสนับสนุน: - การสร้าง PO อัตโนมัติ - การแจ้งเตือนทางอีเมลผู้จัดจำหน่าย - คำแนะนำจำนวนสั่งซื้อใหม่ ติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อตั้งค่า ### การแจ้งเตือนหลายสถานที่ สำหรับธุรกิจที่มีหลายสถานที่: - ตั้งค่าการแจ้งเตือนต่อสถานที่ - โอนสต็อกระหว่างสถานที่ - แดชบอร์ดการแจ้งเตือนรวม ### การปรับตามฤดูกาล ก่อนช่วงที่ยุ่ง: 1. เพิ่มเกณฑ์การแจ้งเตือน 2. เพิ่มสต็อกนิรภัย 3. สั่งซื้อสินค้าล่วงหน้า 4. ตรวจสอบบ่อยขึ้น หลังฤดูกาล: 1. ลดเกณฑ์ 2. ล้างสต็อกส่วนเกิน 3. ตรวจสอบสิ่งที่ขาย --- ## การแก้ไขปัญหา ### "ไม่ได้รับการแจ้งเตือน" **ตรวจสอบ:** - เปิดใช้งานการแจ้งเตือนในการตั้งค่า - ตั้งค่าเกณฑ์การแจ้งเตือนแล้ว - สต็อกสินค้าต่ำกว่าเกณฑ์ - อนุญาตการแจ้งเตือนแอป (การตั้งค่าโทรศัพท์) **ลอง:** - ปิดและเปิดการแจ้งเตือน - รีสตาร์ทแอป - ตรวจสอบการตั้งค่าการแจ้งเตือนโทรศัพท์ ### "การแจ้งเตือนมากเกินไป" **วิธีแก้:** - เพิ่มเกณฑ์สำหรับสินค้าที่ไม่สำคัญ - ใช้สรุปรายวันแทนทันที - โฟกัสการแจ้งเตือนเฉพาะสินค้า A - ปิดการแจ้งเตือนสำหรับสินค้าขายช้า ### "เกณฑ์การแจ้งเตือนเปลี่ยนไปเรื่อยๆ" **สาเหตุที่เป็นไปได้:** - พนักงานหลายคนแก้ไข - ปัญหาการซิงค์ - บั๊กแอป **แก้ไข:** - ตรวจสอบว่ามีเฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่เปลี่ยนเกณฑ์ - ตรวจสอบผู้ที่อัปเดตล่าสุด - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากยังคงมีปัญหา ### "แสดงระดับสต็อกผิด" **ตรวจสอบ:** - ธุรกรรมที่ยังไม่ซิงค์ - การดำเนินการสต็อกที่รอดำเนินการ - ปัญหาการซิงค์อุปกรณ์หลายเครื่อง **แก้ไข:** - ดึงลงเพื่อรีเฟรช - ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต - บังคับซิงค์ในการตั้งค่า --- ## คำถามที่พบบ่อย **ถาม: สินค้ากี่รายการสามารถมีการแจ้งเตือนได้?** ตอบ: ไม่จำกัด! ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับสินค้าตามที่คุณต้องการ **ถาม: ฉันสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละสถานที่ได้หรือไม่?** ตอบ: ใช่ แต่ละสถานที่ธุรกิจมีการตั้งค่าการแจ้งเตือนอิสระ **ถาม: การแจ้งเตือนทำงานแบบออฟไลน์ได้หรือไม่?** ตอบ: การแจ้งเตือนคำนวณจากข้อมูลที่ซิงค์ล่าสุด ซิงค์เมื่อออนไลน์เพื่อความแม่นยำ **ถาม: พนักงานสามารถรับการแจ้งเตือนได้ด้วยหรือไม่?** ตอบ: ใช่ หากพวกเขามีสิทธิ์ที่เหมาะสมและเปิดใช้งานการแจ้งเตือน **ถาม: ความแตกต่างระหว่างการแจ้งเตือนและจุดสั่งซื้อคืออะไร?** ตอบ: การแจ้งเตือนแจ้งให้คุณทราบ จุดสั่งซื้อคือเมื่อคุณควรสั่งซื้อ (โดยปกติเป็นตัวเลขเดียวกัน) **ถาม: ฉันสามารถส่งออกข้อมูลการแจ้งเตือนได้หรือไม่?** ตอบ: ใช่ ใช้รายงานสต็อกและกรองตามสินค้าสต็อกต่ำ **ถาม: การแจ้งเตือนพิจารณาสต็อกที่เข้ามารออยู่หรือไม่?** ตอบ: ปัจจุบันการแจ้งเตือนแสดงเฉพาะสต็อกปัจจุบัน ตรวจสอบคำสั่งซื้อที่รอแยกต่างหาก --- --- #### การบันทึกรับสินค้าเข้า (การซื้อ) > คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการบันทึกสินค้าคงคลังที่รับเข้าและการซื้อใน Kelola เรียนรู้วิธีเพิ่มสต็อก ติดตามข้อมูลซัพพลายเออร์ จัดการต้นทุน และจัดการเวิร์กโฟลว์การรับสินค้า ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - บันทึกการซื้อสินค้าคงคลังและการรับสินค้า - เชื่อมโยงสต็อกกับซัพพลายเออร์ - ติดตามราคาซื้อและต้นทุน - จัดการการจัดส่งบางส่วน - จัดการประวัติการรับสินค้าเข้า --- ## อะไรคือการรับสินค้าเข้า? **รับสินค้าเข้า** บันทึกสินค้าที่เข้าสู่สินค้าคงคลังของคุณ ใช้สิ่งนี้เมื่อ: - ✅ รับสินค้าจากซัพพลายเออร์ - ✅ เพิ่มสต็อกเริ่มต้นสำหรับสินค้าใหม่ - ✅ บันทึกการคืนสินค้าจากลูกค้า - ✅ แก้ไขสินค้าคงคลัง (พร้อมบันทึก) - ✅ โอนย้ายจากสถานที่อื่น **ผลลัพธ์:** จำนวนสต็อกเพิ่มขึ้น ต้นทุนถูกติดตาม สร้างบันทึก --- ## อินเทอร์เฟซรับสินค้าเข้า Kelola มีอินเทอร์เฟซแบบสองพาเนลที่ใช้งานง่าย: | พาเนล | วัตถุประสงค์ | |-------|-------------| | **พาเนลซ้าย** | แคตตาล็อกสินค้า — ค้นหาและเลือก | | **พาเนลขวา** | รายการที่เลือก — จำนวนและราคา | | **แถบล่าง** | สรุปและปุ่มดำเนินการ | ### มือถือ vs เว็บ **แอปมือถือ:** - ปัดระหว่างพาเนล - ปรับให้เหมาะสมกับการสัมผัส - กล้องสำหรับการสแกนบาร์โค้ด **เว็บ (web.kelola.co):** - พาเนลเคียงข้างกัน - ปุ่มลัดแป้นพิมพ์ - รองรับเครื่องสแกนบาร์โค้ด USB --- ## คู่มือทีละขั้นตอน ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงรับสินค้าเข้า 1. เปิดแอป Kelola 2. แตะ **"รับสินค้าเข้า"** จากเมนูหลัก หรือ 3. แตะปุ่ม **"+"** → **"รับสินค้าเข้า"** ### ขั้นตอนที่ 2: เลือกสินค้า **วิธี A: เรียกดูและแตะ** 1. เลื่อนดูแคตตาล็อกสินค้า (พาเนลซ้าย) 2. ใช้ตัวกรองหมวดหมู่เพื่อแคบลง 3. แตะสินค้าเพื่อเพิ่มลงในพาเนลขวา **วิธี B: ค้นหา** 1. แตะแถบค้นหา 2. พิมพ์ชื่อสินค้า 3. แตะสินค้าจากผลลัพธ์ **วิธี C: สแกนบาร์โค้ด (เร็วที่สุด)** 1. แตะไอคอน **"สแกน"** 2. สแกนบาร์โค้ดสินค้า 3. สินค้าเพิ่มเข้าสู่การเลือกโดยอัตโนมัติ > **💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:** คุณสามารถเพิ่มสินค้าหลายรายการก่อนดำเนินการต่อไปยังการป้อนจำนวน ### ขั้นตอนที่ 3: ป้อนจำนวน สำหรับแต่ละสินค้าในพาเนลขวา: 1. แตะ **ช่องจำนวน** 2. ป้อนจำนวนที่ได้รับ: - ใช้ปุ่ม **+ / -** สำหรับการปรับเปลี่ยนเล็กน้อย - พิมพ์โดยตรงสำหรับตัวเลขใหญ่ 3. จำนวนปรับปรุงโดยอัตโนมัติ **เคล็ดลับจำนวน:** - ใช้หน่วยวัดของคุณ (ชิ้น กก กล่อง) - สอดคล้องกับวิธีการขายของคุณ - หมายเหตุ: "5 กล่อง" กับ "5 ชิ้น" สำคัญ! ### ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าราคาซื้อ (ไม่บังคับแต่แนะนำ) ติดตามสิ่งที่คุณจ่ายเพื่อคำนวณกำไร 1. แตะ **ช่องราคา** (แสดงไอคอนดินสอ) 2. ป้อนราคาซื้อต่อหน่วย 3. แตะ **บันทึก** **ทำไมสิ่งนี้ถึงสำคัญ:** - การคำนวณกำไรที่แม่นยำ - การติดตามต้นทุนขาย (COGS) - ประวัติการเปลี่ยนแปลงราคา > **หมายเหตุ:** การดูราคาซื้อต้องมีสิทธิ์ `view_buying_price` พนักงานที่ไม่มีสิทธิ์นี้จะเห็นเฉพาะราคาขาย ### ขั้นตอนที่ 5: เลือกซัพพลายเออร์ (แนะนำ) ติดตามว่าคุณซื้อจากใคร 1. แตะ **"เลือกซัพพลายเออร์** ด้านบน 2. ตัวเลือก: - **เลือกที่มีอยู่**: ค้นหารายการซัพพลายเออร์ของคุณ - **เพิ่มใหม่**: แตะ "+ ซัพพลายเออร์ใหม่" 3. ซัพพลายเออร์เชื่อมโยงกับธุรกรรม **การเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่:** 1. แตะ **"+ ซัพพลายเออร์ใหม่"** 2. ป้อน: - ชื่อซัพพลายเออร์ (จำเป็น) - หมายเลขโทรศัพท์ (ไม่บังคับ) - อีเมล (ไม่บังคับ) - ที่อยู่ (ไม่บังคับ) 3. แตะ **"บันทึก"** > **ประโยชน์:** ติดตามการซื้อต่อซัพพลายเออร์ จัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย ทำให้การสั่งซื้อซ้ำง่ายขึ้น ### ขั้นตอนที่ 6: ตั้งค่าวันที่ธุรกรรม (หากจำเป็น) ค่าเริ่มต้นคือวันนี้ เปลี่ยนสำหรับ: - บันทึกการซื้อที่ผ่านมา - การทำบัญชีย้อนหลัง - ช่วงบัญชีที่แตกต่างกัน 1. แตะ **ช่องวันที่** (ด้านบนขวา) 2. เลือกวันที่จากปฏิทิน 3. เลือกเวลาหากจำเป็น 4. แตะ **"ยืนยัน"** > **หมายเหตุ:** การแก้ไขวันที่อาจต้องมีสิทธิ์เจ้าของ/ผู้ดูแลระบบขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ ### ขั้นตอนที่ 7: เพิ่มบันทึกอ้างอิง เพิ่มบริบทสำหรับการอ้างอิงในอนาคต: - **หมายเลขใบแจ้งหนี้**: "INV-2024-00123" - **หมายเลข PO**: "PO-45678" - **บันทึกการจัดส่ง**: "ได้รับผ่าน FedEx" - **บันทึกสภาพ**: "2 รายการเสียหาย" 1. เลื่อนไปที่ช่อง **บันทึก** (ด้านล่าง) 2. พิมพ์ข้อมูลอ้างอิง 3. สูงสุด 200 ตัวอักษร ### ขั้นตอนที่ 8: ตรวจสอบและส่ง ตรวจสอบทุกอย่างก่อนบันทึก: | ตรวจสอบ | ทำไมถึงสำคัญ | |---------|-------------| | สินค้าถูกต้อง? | สินค้าผิด = ข้อผิดพลาดสินค้าคงคลัง | | จำนวนแม่นยำ? | ส่งผลต่อระดับสต็อก | | ราคาป้อนเข้า? | มีผลต่อการคำนวณกำไร | | เลือกซัพพลายเออร์? | ติดตามประวัติผู้ขาย | | วันที่ถูกต้อง? | ส่งผลต่อช่วงการรายงาน | **ส่ง:** 1. ตรวจสอบสรุปด้านล่าง: - สินค้ารวม (รายการที่ไม่ซ้ำ) - จำนวนรวม (ทุกหน่วย) - ราคาซื้อรวม (หากมองเห็น) 2. แตะ **"ส่ง"** 3. ข้อความยืนยันความสำเร็จปรากฏขึ้น ✅ **ตรวจสอบผลลัพธ์:** - ปริมาณสต็อกเพิ่มขึ้น - บันทึกธุรกรรมไปยังประวัติ - อัปเดตรายงานสต็อก - อัปเดตประวัติซัพพลายเออร์ --- ## สถานการณ์พิเศษ ### การจัดส่งบางส่วน เมื่อซัพพลายเออร์ส่งมอบเฉพาะบางส่วนของคำสั่งซื้อของคุณ: 1. บันทึกเฉพาะรายการที่ได้รับ 2. เพิ่มบันทึก: "การจัดส่งบางส่วน ที่เหลืออีก 50 หน่วยคาดว่า 15 ม.ค." 3. สร้างรับสินค้าเข้าใหม่ในภายหลังสำหรับรายการที่เหลือ ### การจัดการสินค้าเสียหาย หากสินค้าบางรายการมาถึงในสภาพเสียหาย: **ตัวเลือก A: บันทึกทั้งหมด บันทึกความเสียหาย** 1. ป้อนจำนวนรวมที่ได้รับ 2. ในบันทึก: "5 หน่วยเสียหาย แจ้งเคลมกับซัพพลายเออร์" 3. สร้างขายสินค้าออกในภายหลังสำหรับรายการที่เสียหาย **ตัวเลือก B: บันทึกเฉพาะสินค้าที่ใช้งานได้** 1. ป้อนเฉพาะจำนวนที่ใช้งานได้ 2. อย่าจ่ายเงินสำหรับสินค้าที่เสียหาย 3. ธุรกรรมแยกสำหรับสินค้าทดแทน ### การจัดส่งหลายซัพพลายเออร์ หากการจัดส่งมีสินค้าจากซัพพลายเออร์หลายราย: 1. สร้าง **ธุรกรรมรับสินค้าเข้าแยกกัน** 2. หนึ่งรายต่อซัพพลายเออร์ 3. รักษาความสะอาดทางบัญชี ### การคืนสินค้าเข้าสต็อก เมื่อลูกค้าคืนสินค้า: 1. สร้างรับสินค้าเข้า 2. เลือกสินค้าที่คืน 3. เพิ่มบันทึก: "ลูกค้าคืนสินค้า - [ชื่อลูกค้า] - [เหตุผล]" 4. ไม่บังคับ: เชื่อมโยงกับการขายต้นฉบับในบันทึก --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับรับสินค้าเข้า ### เพื่อความถูกต้อง ✅ **นับก่อนป้อน** - นับรายการทางกายภาพ - เปรียบเทียบกับใบส่งสินค้า - จากนั้นป้อนใน Kelola ✅ **ตรวจสอบทันที** - ตรวจสอบคุณภาพเมื่อมาถึง - บันทึกความเสียหายทันที - แก้ไขความแตกต่างกับซัพพลายเออร์ ✅ **ใช้หมายเลขอ้างอิง** - เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้/PO เสมอ - การกระทบยอดง่ายขึ้น - รอยตามการตรวจสอบ ### เพื่อประสิทธิภาพ ✅ **การสแกนบาร์โค้ด** - ใช้สำหรับการจัดส่งจำนวนมาก - เร็วกว่าการค้นหาด้วยตนเองมาก - ลดข้อผิดพลาด ✅ **แนวทางเทมเพลต** - คำสั่งซื้อทั่วไป = รายการที่คล้ายกัน - คัดลอกรูปแบบจากประวัติ - ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ทั่วไป ✅ **เวลาที่สม่ำเสมอ** - กำหนดเวลารับสินค้าเฉพาะ - รายการชุดหากเป็นไปได้ - อย่าให้งานค้างสะสม ### เพื่อการติดตามต้นทุน ✅ **ป้อนราคาซื้อเสมอ** - แม้ว่าจะคล้ายกับครั้งสุดท้าย - ราคาเปลี่ยนแปลงบ่อย - สำคัญสำหรับรายงานกำไร ✅ **รวมต้นทุนทั้งหมด** - ต้นทุนสินค้า - ค่าขนส่ง/ขนส่งสินค้า - ภาษีและอากร - ต้นทุน landed ทั้งหมดหากเป็นไปได้ --- ## การจัดการประวัติการรับสินค้าเข้า ### การดูรายการที่ผ่านมา 1. ไปที่ **ประวัติ** (nav ด้านล่าง) 2. แตะ **ตัวกรอง** → เลือก **"รับสินค้าเข้า"** 3. ใช้ช่วงวันที่หากจำเป็น 4. แตะธุรกรรมใดก็ได้สำหรับรายละเอียด ### การแก้ไขรับสินค้าเข้า **เมื่ออนุญาต (เจ้าของ/ผู้ดูแลระบบ):** 1. เปิดธุรกรรมจากประวัติ 2. แตะ **"แก้ไข"** 3. แก้ไขฟิลด์ตามต้องการ 4. บันทึกการเปลี่ยนแปลง > **⚠️ คำเตือน:** การแก้ไขส่งผลต่อระดับสินค้าคงคลังและรายงาน แก้ไขด้วยความระมัดระวัง! ### การลบรับสินค้าเข้า **หากป้อนผิด:** 1. เปิดธุรกรรม 2. แตะ **"ลบ"** (เมนูสามจุด) 3. ยืนยันการลบ 4. ปรับสต็อกโดยอัตโนมัติกลับ > **หมายเหตุ:** การลบจะลบธุรกรรมทั้งหมด พิจารณาการแก้ไขแทนหากคุณต้องการการเก็บรักษาบันทึก --- ## การแก้ไขปัญหา ### "ไม่พบสินค้า" - สินค้าอาจยังไม่มีอยู่ — เพิ่มก่อน - ตรวจสอบการสะกดในช่องค้นหา - ลองค้นหาด้วย SKU/บาร์โค้ด ### "ไม่สามารถตั้งค่าราคาซื้อได้" - ต้องมีสิทธิ์ `view_buying_price` - ติดต่อผู้ดูแลระบบ/เจ้าของของคุณ - การสมัครสมาชิกอาจจำกัดฟีเจอร์นี้ ### "สต็อกไม่อัปเดต" - ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต - การซิงค์อาจรอดำเนินการ - ดึงลงเพื่อรีเฟรช ### "ซัพพลายเออร์ไม่อยู่ในรายการ" - เพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่ระหว่างรับสินค้าเข้า - หรือไปที่ส่วน Suppliers ก่อน - ตรวจสอบการสะกดเมื่อค้นหา ### "คำเตือนธุรกรรมซ้ำ" - สร้างธุรกรรมที่คล้ายกันเมื่อเร็ว ๆ นี้ - ตรวจสอบว่านี่เป็นการจัดส่งใหม่ - ตรวจสอบว่าคุณกำลังทำซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ --- ## คำถามที่พบบ่อย **ถ: ฉันสามารถบันทึกรับสินค้าเข้าโดยไม่มีซัพพลายเออร์ได้หรือไม่?** ต: ได้ ซัพพลายเออร์เป็น ไม่บังคับ แต่การติดตามซัพพลายเออร์จะช่วยในการจัดการผู้ขายและการสั่งซื้อซ้ำ **ถ: หากฉันไม่ทราบราคาซื้อจะทำอย่างไร?** ต: คุณสามารถปล่อยให้ว่างเปล่าได้ แต่รายงานกำไรของคุณจะไม่แม่นยำ ป้อนราคาโดยประมาณหรืออัปเดตในภายหลัง **ถ: ฉันสามารถเพิ่มสินค้าระหว่างรับสินค้าเข้าได้หรือไม่?** ต: ได้! หากสินค้าไม่มีอยู่ คุณสามารถสร้างได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกจากหน้าจอรับสินค้าเข้า **ถ: ฉันจัดการการคืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์อย่างไร?** ต: ใช้ขายสินค้าออกด้วยผลกระทบเชิงลบ หรือสร้างประเภทธุรกรรม "คืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์" เฉพาะ (หากมี) **ถ: ฉันสามารถนำเข้ารับสินค้าเข้าเป็นชุดจาก Excel ได้หรือไม่?** ต: ได้ ใช้อินเทอร์เฟซเว็บที่ web.kelola.co สำหรับการนำเข้า CSV จากใบเสร็จรับสินค้าจำนวนมาก **ถ: ความแตกต่างระหว่างรับสินค้าเข้ากับตรวจนับสต็อกคืออะไร?** ต: รับสินค้าเข้าเพิ่มสินค้าคงคลัง (รับ) ตรวจนับสต็อกแก้ไขสินค้าคงคลังให้ตรงกับการนับทางกายภาพ (ปรับ) --- --- #### วิธีบันทึกการขายหรือขายสินค้าออก > คู่มือการบันทึกการขายด้วยตัวเลือกการชำระเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วน และจัดการสต็อกขาออกใน Kelola.co ## วิธีบันทึกการขายหรือขายสินค้าออก Kelola.co มีฟีเจอร์การจัดการสต็อกที่ครอบคลุมที่ช่วยให้คุณควบคุมสินค้าคงคลังพร้อมติดตามการชำระเงินของลูกค้า นี่คือวิธีการบันทึกการขาย (ขายสินค้าออก): ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงการขายสินค้าออก 1. **เข้าสู่ระบบ Kelola.co** 2. **เลือก "ขายสินค้าออก"** จากแดชบอร์ดหลัก ### ขั้นตอนที่ 2: เลือกสินค้าและจำนวน 3. **เลือก "สินค้า"** ที่ต้องการขาย 4. **ป้อนจำนวน** ที่ขาย ### ขั้นตอนที่ 3: เลือกลูกค้า 5. **เลือก "ลูกค้า"** เพื่อเชื่อมโยงการขายกับลูกค้า สิ่งนี้ช่วยในการติดตามว่าใครเป็นผู้ซื้อเพื่ออ้างอิงในอนาคตและการติดตามการชำระเงิน ### ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าสถานะการชำระเงิน 6. **เลือกประเภทการชำระเงิน** – เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้: - **ชำระแล้ว (เต็มจำนวน)** – เลือกตัวเลือกนี้หากลูกค้าชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว ธุรกรรมจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์โดยไม่มียอดค้างชำระ - **บางส่วน** – เลือกตัวเลือกนี้หากลูกค้าชำระเงินบางส่วน ป้อนจำนวนเงินที่ได้รับ และยอดคงเหลือจะปรากฏใน [รายงานลูกหนี้](../report/receivables-report) โดยอัตโนมัติ - **ยังไม่ชำระ** – เลือกตัวเลือกนี้หากยังไม่ได้รับการชำระเงิน ยอดเต็มจะถูกบันทึกเป็นลูกหนี้ ### ขั้นตอนที่ 5: กรอกรายละเอียดธุรกรรมให้ครบถ้วน 7. **เลือก "วันที่"** ของธุรกรรมการขาย 8. **เพิ่มบันทึก** หากจำเป็น (ไม่บังคับ) 9. **คลิก "บันทึก"** และระบบจะ: - อัปเดตจำนวนสต็อกโดยอัตโนมัติ - บันทึกสถานะการชำระเงิน - อัปเดตลูกหนี้หากเป็นบางส่วนหรือยังไม่ชำระ ## ความเข้าใจเกี่ยวกับตัวเลือกการชำระเงิน ### การชำระเงินเต็มจำนวน เมื่อคุณเลือก **ชำระแล้ว (เต็มจำนวน)**: - ธุรกรรมถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ - ไม่มียอดคงเหลือปรากฏในรายงานลูกหนี้ - บันทึกยอดเต็มเป็นรายได้ ### การชำระเงินบางส่วน เมื่อคุณเลือก **บางส่วน**: - ป้อนจำนวนเงินที่ลูกค้าชำระแล้ว - ยอดคงเหลือคำนวณโดยอัตโนมัติ - ยอดค้างชำระปรากฏในรายงานลูกหนี้ - คุณสามารถบันทึกการชำระเงินเพิ่มเติมในภายหลังได้ ### ยังไม่ชำระ เมื่อคุณเลือก **ยังไม่ชำระ**: - บันทึกยอดธุรกรรมเต็มจำนวนเป็นลูกหนี้ - ยอดทั้งหมดปรากฏในรายงานลูกหนี้ - มีประโยชน์สำหรับการขายเครดิตหรือธุรกรรมที่อ้างอิงใบแจ้งหนี้ ## การจัดการการชำระเงินที่ค้างอยู่ หากต้องการดูและจัดการธุรกรรมที่ยังไม่ชำระหรือชำระบางส่วน: 1. ไปที่ **รายงาน** → **รายงานลูกหนี้** 2. ดูลูกค้าทั้งหมดที่มียอดค้างชำระ 3. แตะที่ลูกค้าเพื่อดูธุรกรรมที่ยังไม่ได้ชำระของพวกเขา 4. บันทึกการชำระเงินเพิ่มเติมเมื่อได้รับ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการลูกหนี้ใน [คู่มือรายงานลูกหนี้](../report/receivables-report) ## เคล็ดลับสำหรับการบันทึกที่แม่นยำ - เลือกลูกค้าที่ถูกต้องเสมอเพื่อเปิดใช้งานการติดตามการชำระเงิน - บันทึกการชำระเงินทันทีเพื่อรักษาความถูกต้องของลูกหนี้ - ใช้ตัวเลือกการชำระเงินบางส่วนเมื่อลูกค้าชำระเป็นงวด - ตรวจสอบรายงานลูกหนี้เป็นประจำเพื่อติดตามการชำระเงินที่ค้างอยู่ --- #### โอนย้ายสต็อกระหว่างธุรกิจ > โอนย้ายสินค้าคงคลังอย่างราบรื่นระหว่างธุรกิจ คลังสินค้า หรือสาขาของคุณ พร้อมระบบจับคู่สินค้าอัตโนมัติ ## โอนย้ายสต็อกคืออะไร? ฟีเจอร์ **โอนย้ายสต็อก** ช่วยให้คุณสามารถย้ายสินค้าคงคลังระหว่างธุรกิจต่างๆ ภายในบัญชี Kelola ของคุณได้ ฟีเจอร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีหลายสาขา เช่น: - **ร้านค้าปลีกหลายสาขา** – โอนย้ายสต็อกจากสำนักงานใหญ่ไปยังสาขา - **การดำเนินงานคลังสินค้า** – ย้ายสินค้าจากคลังสินค้ากลางไปยังร้านค้า - **ธุรกิจแฟรนไชส์** – กระจายสินค้าไปยังพันธมิตรแฟรนไชส์ - **การรวมธุรกิจ** – รวมสต็อกจากสาขาที่ปิดตัวไปยังสาขาที่ยังดำเนินการอยู่ ## การทำงานของโอนย้ายสต็อก เมื่อคุณโอนย้ายสต็อกระหว่างธุรกิจ Kelola จะจัดการทุกอย่างให้โดยอัตโนมัติ: ### การสร้างสินค้าอัตโนมัติ หากสินค้ายังไม่มีอยู่ในธุรกิจปลายทาง Kelola จะ **สร้างสินค้าให้อัตโนมัติ** พร้อมคัดลอกรายละเอียดสินค้าต้นฉบับทั้งหมด ### การจับคู่ SKU อัจฉริยะ หากสินค้ามีอยู่แล้วในธุรกิจปลายทาง Kelola จะ **จับคู่อัตโนมัติ** โดยใช้รหัส SKU และอัปเดตจำนวนสต็อกให้ตรงกัน ### บันทึกที่ซิงค์กัน ธุรกิจทั้งสองจะมีบันทึกการโอนย้ายที่สมบูรณ์ ทำให้ติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าได้ง่ายทั่วทั้งการดำเนินงานของคุณ ## วิธีโอนย้ายสต็อก ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อโอนย้ายสต็อกระหว่างธุรกิจของคุณ: ### ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงการโอนย้ายสต็อก 1. เข้าสู่ระบบบัญชี Kelola.co ของคุณ 2. จากแดชบอร์ดหลัก แตะ **"โอนย้ายสต็อก"** 3. ตัวเลือกโอนย้ายสต็อกอยู่ถัดจากฟีเจอร์รับสินค้าเข้า ขายสินค้าออก และตรวจนับ ### ขั้นตอนที่ 2: เลือกธุรกิจปลายทาง 1. เลือก **ธุรกิจปลายทาง** จากรายการธุรกิจของคุณ 2. นี่คือธุรกิจที่จะรับสต็อกที่โอนย้าย ### ขั้นตอนที่ 3: เลือกสินค้าที่จะโอนย้าย 1. แตะ **"เลือกสินค้า"** เพื่อเลือกรายการที่ต้องการโอนย้าย 2. ป้อน **จำนวน** สำหรับแต่ละสินค้าที่ต้องการโอนย้าย 3. คุณสามารถโอนย้ายหลายสินค้าในการโอนย้ายเดียวกันได้ ### ขั้นตอนที่ 4: ดำเนินการโอนย้ายให้เสร็จสิ้น 1. ตรวจสอบรายละเอียดการโอนย้าย 2. เพิ่มบันทึกหากจำเป็น (ไม่บังคับ) 3. แตะ **"บันทึก"** เพื่อดำเนินการโอนย้ายให้เสร็จสิ้น ### ขั้นตอนที่ 5: การอัปเดตอัตโนมัติ เมื่อบันทึกแล้ว: - สต็อกจะ **ลดลง** จากธุรกิจต้นทาง - สต็อกจะ **เพิ่มขึ้น** ในธุรกิจปลายทาง - บันทึกการโอนย้ายจะถูกบันทึกไว้ในประวัติของทั้งสองธุรกิจ ## หมายเหตุสำคัญ ### ก่อนโอนย้าย - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจทั้งสองเปิดใช้งานในบัญชีของคุณ - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสต็อกเพียงพอในธุรกิจต้นทาง - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสินค้ามี SKU ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับการจับคู่ที่แม่นยำ ### แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ SKU เพื่อการจับคู่สินค้าอัตโนมัติที่ราบรื่น เราแนะนำให้: - ใช้รหัส SKU ที่สอดคล้องกันในธุรกิจทั้งหมดของคุณ - หลีกเลี่ยง SKU ที่ซ้ำกันในธุรกิจเดียวกัน - รักษารูปแบบ SKU ให้เรียบง่ายและเป็นมาตรฐาน ### ข้อจำกัดของการโอนย้าย - คุณสามารถโอนย้ายได้เฉพาะระหว่างธุรกิจในบัญชี Kelola เดียวกันเท่านั้น - สินค้าที่โอนย้ายจะคงรายละเอียดต้นฉบับไว้ (ชื่อ SKU หน่วย ฯลฯ) - มูลค่าสต็อกคำนวณตามการตั้งค่าต้นทุนของแต่ละธุรกิจ ## จัดการประวัติการโอนย้าย การโอนย้ายทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้และสามารถดูได้ที่: - **ประวัติการโอนย้าย** – รายการโอนย้ายทั้งหมด - **รายงานสต็อก** – รวมกิจกรรมการโอนย้ายในการคำนวณ - **รายละเอียดสินค้า** – แสดงประวัติการโอนย้ายต่อสินค้า หากต้องการดูประวัติการโอนย้าย: 1. ไปที่ **ประวัติ** จากเมนูหลัก 2. เลือกตัวกรอง **โอนย้าย** เพื่อดูเฉพาะบันทึกการโอนย้าย 3. แตะบันทึกใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียดการโอนย้ายทั้งหมด ## ต้องการความช่วยเหลือ? หากคุณพบปัญหาการโอนย้ายสต็อกหรือมีคำถามเกี่ยวกับการจัดการหลายธุรกิจ กรุณาติดต่อทีมสนับสนุนของเราผ่านปุ่ม **ติดต่อเรา** ในแอป Kelola --- #### ทำความเข้าใจการไหลของสต็อก > เข้าใจว่าสต็อกเคลื่อนไหวอย่างไรในระบบ Kelola ผ่านธุรกรรมการขาย การซื้อ การคืน และการปรับปรุง # ทำความเข้าใจการไหลของสต็อก ## ภาพรวม การไหลของสต็อกใน Kelola ครอบคลุมการเคลื่อนไหวทั้งหมดของสินค้าเข้าและออกจากสินค้าคงคลัง การเข้าใจการไหลนี้มีความสำคัญในการจัดการสต็อกอย่างแม่นยำ ## ประเภทการเคลื่อนไหวของสต็อก ### รับสต็อก (Stock In) สต็อกเพิ่มขึ้นเมื่อ: - **การซื้อ**: รับสินค้าจากซัพพลายเออร์ - **การคืนจากลูกค้า**: ลูกค้าคืนสินค้า - **การปรับปรุง**: แก้ไขสต็อกบวก ### จ่ายสต็อก (Stock Out) สต็อกลดลงเมื่อ: - **การขาย**: ธุรกรรมแคชเชียร์ - **การคืนให้ซัพพลายเออร์**: คืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์ - **การปรับปรุง**: แก้ไขสต็อกลบ - **เสียหาย/สูญหาย**: สินค้าใช้ขายไม่ได้ ### โอนย้ายสต็อก ย้ายสต็อกระหว่างสาขา (หากใช้ฟีเจอร์หลายสาขา): - สต็อกลดที่สาขาต้นทาง - สต็อกเพิ่มที่สาขาปลายทาง ## การไหลของสต็อกมาตรฐาน ``` การซื้อ → รับสต็อก → สินค้าคงคลัง → การขาย → จ่ายสต็อก ↑ ↓ └────── การคืนจากลูกค้า ←──────┘ ``` ## การติดตามประวัติสต็อก ### บันทึกสต็อก ทุกการเคลื่อนไหวของสต็อกมีบันทึกรายละเอียด: - วันที่และเวลา - ประเภทธุรกรรม - จำนวนที่เปลี่ยนแปลง - สต็อกก่อนและหลัง - พนักงานที่รับผิดชอบ - หมายเหตุ (ถ้ามี) ### เข้าถึงประวัติ: 1. เปิดเมนู **สต็อก** 2. เลือกสินค้า 3. กดแท็บ **ประวัติสต็อก** ## การปรับปรุงสต็อก ### เมื่อต้องปรับปรุง: - สต็อกจริงไม่ตรงกับระบบ - สินค้าเสียหาย/หมดอายุ - สินค้าสูญหาย - ยอดยกมาเริ่มต้น ### วิธีปรับปรุง: 1. เปิดเมนู **สต็อก** → **การปรับปรุง** 2. เลือกสินค้า 3. ใส่สต็อกจริง 4. ระบบคำนวณความแตกต่างอัตโนมัติ 5. ใส่เหตุผลการปรับปรุง 6. ยืนยัน ## เคล็ดลับการจัดการการไหลของสต็อก - ทำ **นับสต็อก** เป็นประจำ (รายเดือน/รายสัปดาห์) - ตรวจสอบประวัติสต็อกเพื่อติดตามความแตกต่าง - ติดตามสินค้าที่มีการเคลื่อนไหวสูง - บันทึกทุกการปรับปรุงด้วยเหตุผลที่ชัดเจน --- ### การสมัครสมาชิก #### วิธีอัปเกรด > วิธีอัปเกรดบัญชีของคุณเพื่อรับคุณสมบัติเพิ่มเติม ## วิธีอัปเกรดแผนของคุณ ปรับปรุงบัญชี Kelola ของคุณเพื่อปลดล็อคคุณสมบัติเพิ่มเติม: ### ขั้นตอนการอัปเกรด 1. เปิดแอป Kelola 2. ไปที่ **เพิ่มเติม** > **ดูแผนการสมัครสมาชิก** 3. เลือกแผนที่ต้องการ 4. แตะ **สมัครสมาชิกตอนนี้** 5. ชำระเงินตามคำแนะนำ ### แผนที่มีให้ - **ฟรี** - สำหรับผู้เริ่มต้น - **พื้นฐาน** - สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก - **พลัส** - สำหรับธุรกิจที่เติบโต - **ขั้นสูง** - สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ --- ต้องการความช่วยเหลือ? ติดต่อเราที่ support@kelola.co --- ### suppliers #### คู่มือการจัดการซัพพลายเออร์ > คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการจัดการซัพพลายเออร์ใน Kelola เรียนรู้วิธีเพิ่มผู้ขาย ติดตามประวัติการซื้อ จัดการความสัมพันธ์ และทำให้กระบวนการจัดซื้อง่ายขึ้น ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ: - เพิ่มและจัดการข้อมูลซัพพลายเออร์ - เชื่อมโยงซัพพลายเออร์กับการซื้อ - ติดตามประวัติการซื้อต่อผู้ขาย - ประเมินประสิทธิภาพซัพพลายเออร์ - ทำให้การสั่งซื้อซ้ำง่ายขึ้น --- ## ทำไมต้องจัดการซัพพลายเออร์? **ประโยชน์ของการติดตามซัพพลายเออร์:** - 📊 รู้ว่าคุณซื้อจากใครมากที่สุด - 💰 ติดตามการใช้จ่ายต่อผู้ขาย - 📈 ต่อรองเงื่อนไขที่ดีกว่า - 🔄 ทำให้การสั่งซื้อซ้ำง่ายขึ้น - 📋 เก็บข้อมูลการติดต่อ --- ## การเพิ่มซัพพลายเออร์ ### ขณะทำ Stock In **วิธีที่เร็วที่สุด** — ขณะบันทึกการซื้อ: 1. ใน Stock In แตะ **"เลือกซัพพลายเออร์"** 2. แตะ **"+ เพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่"** 3. ป้อนข้อมูลซัพพลายเออร์: - **ชื่อ** (จำเป็น) - **โทรศัพท์** (เลือกได้) - **อีเมล** (เลือกได้) - **ที่อยู่** (เลือกได้) 4. แตะ **"บันทึก"** 5. ซัพพลายเออร์ถูกเลือกโดยอัตโนมัติสำหรับการซื้อนี้ ### จากส่วนซัพพลายเออร์ 1. ไปที่ **ซัพพลายเออร์** (เมนูหลัก) 2. แตะปุ่ม **"+"** 3. กรอกรายละเอียดซัพพลายเออร์ 4. แตะ **"บันทึก"** ### ข้อมูลซัพพลายเออร์ที่ควรเก็บ **จำเป็น:** - ชื่อบริษัท - ชื่อผู้ติดต่อ - หมายเลขโทรศัพท์ **แนะนำ:** - ที่อยู่อีเมล - ที่อยู่จริง - เงื่อนไขการชำระเงิน **เลือกได้:** - เลขประจำตัวผู้เสียภาษี - รายละเอียดธนาคาร - เวลานำส่ง - บันทึก --- ## การจัดการรายละเอียดซัพพลายเออร์ ### ดูโปรไฟล์ซัพพลายเออร์ 1. ไปที่ **ซัพพลายเออร์** 2. แตะชื่อซัพพลายเออร์ 3. ดู: - ข้อมูลการติดต่อ - ยอดซื้อรวม - จำนวนคำสั่งซื้อ - ประวัติการซื้อ ### แก้ไขข้อมูลซัพพลายเออร์ 1. เปิดโปรไฟล์ซัพพลายเออร์ 2. แตะ **"แก้ไข"** 3. อัปเดตข้อมูล 4. แตะ **"บันทึก"** ### ประวัติการซื้อของซัพพลายเออร์ ติดตามการซื้อทั้งหมดจากซัพพลายเออร์: 1. เปิดโปรไฟล์ซัพพลายเออร์ 2. เลื่อนไปที่ **ประวัติการซื้อ** 3. ดู: - วันที่ของแต่ละการซื้อ - สินค้าที่ซื้อ - จำนวน - ยอดรวม --- ## การเชื่อมโยงซัพพลายเออร์กับการซื้อ ### การเชื่อมโยงอัตโนมัติ เมื่อคุณเลือกซัพพลายเออร์ระหว่าง Stock In: - การซื้อเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์ - ปรากฏในประวัติของพวกเขา - นับเข้าสู่ยอดรวมของพวกเขา ### ประโยชน์ของการเชื่อมโยง | ประโยชน์ | วิธีช่วยเหลือ | |---------|---------------| | **ติดตามการใช้จ่าย** | รู้ว่าใช้เท่าไรต่อผู้ขาย | | **ประวัติคำสั่งซื้อ** | ดูว่าซื้ออะไรเมื่อไหร่ | | **เปรียบเทียบราคา** | เปรียบเทียบต้นทุนตลอดเวลา | | **ความสะดวกในการสั่งซื้อซ้ำ** | อ้างอิงด่วนสำหรับเติมสต็อก | --- ## รายงานซัพพลายเออร์ ### ดูประสิทธิภาพซัพพลายเออร์ **ในส่วนรายงาน:** 1. ไปที่ **รายงาน → ซัพพลายเออร์** 2. ดูตัวชี้วัด: - ยอดใช้จ่ายรวมต่อซัพพลายเออร์ - จำนวนคำสั่งซื้อ - มูลค่าคำสั่งซื้อเฉลี่ย - ความถี่ในการซื้อ ### ซัพพลายเออร์ชั้นนำ ระบุผู้ขายที่สำคัญที่สุดของคุณ: 1. เรียงลำดับตามยอดใช้จ่ายรวม 2. ดูว่าคุณพึ่งพาใครมากที่สุด 3. ให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์ 4. ต่อรองเงื่อนไขที่ดีกว่า --- ## แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ### การตั้งค่าซัพพลายเออร์ ✅ **ข้อมูลครบถ้วน** - รายละเอียดการติดต่อครบถ้วน - หลายวิธีการติดต่อ - เงื่อนไขการชำระเงินชัดเจน ✅ **การตั้งชื่อที่สม่ำเสมอ** - ใช้ชื่อบริษัทอย่างเป็นทางการ - หลีกเลี่ยงตัวย่อ - เป็นมืออาชีพ ✅ **อัปเดตเป็นประจำ** - อัปเดตเมื่อข้อมูลติดต่อเปลี่ยน - ตรวจสอบรายปี - ลบซัพพลายเออร์ที่ไม่ใช้งาน ### การติดตามการซื้อ ✅ **เชื่อมโยงการซื้อเสมอ** - เลือกซัพพลายเออร์สำหรับทุก Stock In - ปรับปรุงความถูกต้องของรายงาน - ทำให้การอ้างอิงในอนาคตง่ายขึ้น ✅ **เพิ่มหมายเลขอ้างอิง** - หมายเลข PO - หมายเลขใบแจ้งหนี้ - หมายเลขใบส่งสินค้า --- ## การแก้ไขปัญหา ### "ไม่มีซัพพลายเออร์ในรายการ" - ใช้ฟังก์ชันค้นหา - ตรวจสอบการสะกด - เพิ่มใหม่ถ้าจำเป็น ### "ไม่สามารถลบซัพพลายเออร์ได้" - มีประวัติการซื้อ - เก็บถาวรแทนการลบ - เก็บไว้สำหรับบันทึก --- ## คำถามที่พบบ่อย **Q: เพิ่มซัพพลายเออร์ได้กี่ราย?** A: ไม่จำกัดในทุกแผน **Q: ซัพพลายเออร์สามารถเป็นลูกค้าได้ด้วยหรือไม่?** A: ใช่ สร้างทั้งสองข้อมูลแยกกัน **Q: ฉันสามารถส่งออกข้อมูลซัพพลายเออร์ได้หรือไม่?** A: ใช่ ใช้ฟังก์ชันส่งออกในส่วนซัพพลายเออร์ --- --- ### troubleshooting #### การแก้ไขปัญหาที่พบบ่อย > วิธีแก้ปัญหา Kelola ที่พบบ่อย ค้นหาวิธีแก้ไขสำหรับปัญหาการเข้าสู่ระบบ การซิงค์ ข้อผิดพลาด และประสิทธิภาพแอป ## สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้ แก้ไขปัญหา Kelola ที่พบบ่อยอย่างรวดเร็ว: - ปัญหาการเข้าสู่ระบบและการตรวจสอบสิทธิ์ - ปัญหาการซิงค์และข้อมูล - ประสิทธิภาพแอป - ข้อความแสดงข้อผิดพลาด --- ## ปัญหาการเข้าสู่ระบบ ### "ไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้" **ตรวจสอบ:** 1. การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต 2. อีเมล/โทรศัพท์ที่ถูกต้อง 3. รหัสผ่านที่ถูกต้อง (ตัวพิมพ์ใหญ่-เล็กมีผล) 4. บัญชีไม่ถูกปิดใช้งาน **ลอง:** - รีเซ็ตรหัสผ่าน - ล้างแคชแอป - ติดตั้งแอปใหม่ ### "บัญชีถูกล็อก" **สาเหตุ:** พยายามผิดหลายครั้ง **แก้ไข:** 1. รอ 30 นาที 2. ลองอีกครั้ง 3. หรือรีเซ็ตรหัสผ่าน ### "เซสชันหมดอายุ" **แก้ไข:** 1. เข้าสู่ระบบอีกครั้ง 2. ตรวจสอบ "จดจำฉัน" 3. ตรวจสอบให้มีอินเทอร์เน็ตเสถียร --- ## ปัญหาการซิงค์ ### "ข้อมูลไม่ซิงค์" **อาการ:** - การเปลี่ยนแปลงไม่ปรากฏ - แสดงข้อมูลเก่า - ข้อความ "กำลังรอซิงค์" **วิธีแก้ไข:** 1. **ดึงลงเพื่อรีเฟรช** - บนหน้าจอรายการใดก็ได้ - บังคับซิงค์ 2. **ตรวจสอบอินเทอร์เน็ต** - WiFi หรือข้อมูลมือถือเปิด - การเชื่อมต่อเสถียน - ลองเครือข่ายอื่น 3. **ปิดบังคับและเปิดใหม่** - ปิดแอปให้สมบูรณ์ - เปิดใหม่ - รอซิงค์ 4. **ล้างแคช** - บัญชี → การตั้งค่า → ล้างแคช - รีสตาร์ทแอป ### "ธุรกรรมไม่บันทึก" **ตรวจสอบ:** - กรอกช่องที่จำเป็นครบถ้วน - อินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อ - ไม่อยู่ในโหมดเครื่องบิน - พื้นที่เพียงพอ **ลอง:** - บันทึกอีกครั้ง - ตรวจสอบข้อความข้อผิดพลาด - ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากยังคงมีปัญหา --- ## ประสิทธิภาพแอป ### "แอปทำงานช้า" **วิธีแก้ไข:** 1. **ปิดแอปอื่น** - เพิ่มพื้นที่ RAM - ลดภาระ 2. **ล้างแคช** - บัญชี → การตั้งค่า → ล้างแคช 3. **อัปเดตแอป** - รับเวอร์ชันล่าสุด - รวมการแก้ไขบั๊ก 4. **รีสตาร์ทอุปกรณ์** - เริ่มใหม่ - ล้างหน่วยความจำ ### "แอปค้าง" **ลอง:** 1. อัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุด 2. รีสตาร์ทอุปกรณ์ 3. ล้างข้อมูลแอป (ต้องเข้าสู่ระบบใหม่) 4. ติดตั้งแอปใหม่ **รายงาน:** - ส่งรายงานค้างหากมีให้ - บันทึกสิ่งที่คุณกำลังทำ - ติดต่อฝ่ายสนับสนุน --- ## ข้อความแสดงข้อผิดพลาดทั่วไป ### "ข้อผิดพลาดเครือข่าย" **สาเหตุ:** - ไม่มีอินเทอร์เน็ต - บำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์ - ไฟร์วอลล์บล็อก **แก้ไข:** - ตรวจสอบการเชื่อมต่อ - ลองอีกครั้งในภายหลัง - ใช้เครือข่ายอื่น ### "การอนุญาตถูกปฏิเสธ" **สาเหตุ:** - บทบาทไม่เพียงพอ - จำกัดฟีเจอร์ - ข้อจำกัดการสมัครสมาชิก **แก้ไข:** - ติดต่อผู้ดูแล/เจ้าของ - ตรวจสอบการสมัครสมาชิก - ขอสิทธิ์เข้าถึง ### "Server Error (500)" **นี่เป็นปัญหาของเรา ไม่ใช่ปัญหาของคุณ!** **ทำ:** - ลองอีกครั้งในอีกไม่กี่นาที - ตรวจสอบหน้าสถานะ - ติดต่อฝ่ายสนับสนุน **อย่า:** - พยายามซ้ำอย่างรวดเร็ว - ลบข้อมูล - ตกใจ ### "ไม่พบสินค้า" **ตรวจสอบ:** - การสะกดถูกต้อง - สินค้าไม่ได้ถูกเก็บถาวร - อยู่ในธุรกิจที่ถูกต้อง - ค้นหาด้วยบาร์โค้ด --- ## ปัญหาฟีเจอร์เฉพาะ ### เครื่องพิมพ์ไม่ทำงาน **ตรวจสอบ:** - บลูทูธเปิด - เครื่องพิมพ์จับคู่ - กระดาษใส่ - เปิดเครื่อง **ลอง:** - จับคู่เครื่องพิมพ์ใหม่ - ทดสอบพิมพ์จากการตั้งค่า - รีสตาร์ทเครื่องพิมพ์ ### บาร์โค้ดไม่อ่าน **ตรวจสอบ:** - แสงสว่างดี - บาร์โค้ดชัดเจน - ให้สิทธิ์กล้อง - ประเภทบาร์โค้ดถูกต้อง **ลอง:** - ป้อนด้วยตนเอง - ทำความสะอาดเลนส์กล้อง - มุมต่างกัน ### ไม่ได้รับการแจ้งเตือน **ตรวจสอบ:** - การแจ้งเตือนเปิดในแอป - การตั้งค่าการแจ้งเตือนโทรศัพท์ - ไม่อยู่ในโหมดห้ามรบกวน - แอปอัปเดต **ลอง:** - ปิด/เปิดการแจ้งเตือน - ติดตั้งแอปใหม่ - ตรวจสอบการตั้งค่าโทรศัพท์ --- ## ปัญหาข้อมูล ### "จำนวนสต็อกผิด" **ตรวจสอบ:** - ธุรกรรมที่รอดำเนินการ - การแก้ไขล่าสุด - สถานะการโอน - บันทึกการตรวจนับ **แก้ไข:** - ตรวจสอบกับการนับจริง - ตรวจนับสต็อกหากจำเป็น - ตรวจสอบประวัติธุรกรรม ### "ธุรกรรมหาย" **ตรวจสอบ:** - ช่วงวันที่ถูกต้อง - เลือกธุรกิจที่ถูกต้อง - ล้างตัวกรอง - ไม่ได้ลบ **ค้นหา:** - ใช้การค้นหา - ตรวจสอบประเภทธุรกรรมทั้งหมด - ส่งออกและตรวจสอบ --- ## ยังต้องการความช่วยเหลือ? หากปัญหายังคงมีอยู่: 📧 **อีเมล:** support@kelola.co 💬 **In-app:** บัญชี → ติดต่อเรา 🌐 **Help Center:** help.kelola.co **เมื่อติดต่อฝ่ายสนับสนุน ให้ระบุ:** - สิ่งที่คุณกำลังทำ - ข้อความข้อผิดพลาด (screenshot) - ประเภทอุปกรณ์ - เวอร์ชันแอป --- ## รายการตรวจสอบการแก้ไขอย่างรวดเร็ว ก่อนติดต่อฝ่ายสนับสนุน ลอง: - [ ] รีสตาร์ทแอป - [ ] ตรวจสอบอินเทอร์เน็ต - [ ] อัปเดตแอป - [ ] ล้างแคช - [ ] รีสตาร์ทอุปกรณ์ - [ ] ตรวจสอบสิทธิ์ - [ ] ยืนยันสถานะบัญชี --- --- ## Technical Reference ### Data Security Kelola stores all data on encrypted cloud servers with automatic backups. No data is shared with banks or fintech partners. ### Device Support | Category | Supported | |----------|-----------| | Mobile OS | Android 8+, iOS 13+ | | Browsers | Chrome, Safari, Edge, Firefox (latest two versions) | | Printers | Bluetooth thermal 48 mm & 80 mm | | Barcode Scanners | USB HID scanners (web app) | ## Frequently Asked Questions ### General **Q: Does Kelola handle decimal quantities?** A: Not yet. Create products in their smallest sellable unit (e.g., grams instead of kg). **Q: Do products have SKU, expiry date, and description?** A: Yes, all three fields are available. **Q: What is the Online Catalog?** A: A shareable link that shows your live product list with price and stock but customers cannot make purchases. **Q: Does Kelola support multiple currencies?** A: Yes – you can choose any currency worldwide. **Q: Which languages does the app support?** A: Bahasa Indonesia, English, Thai, Vietnamese, Filipino, Arabic, and Malay. **Q: What happens to my history data when my plan's History Window limit is reached?** A: Your historical data is not deleted from the system. It becomes hidden based on your plan's history window. When you upgrade, you'll be able to access all your previously hidden historical data again. **Q: Can I import products from Excel or add products in bulk?** A: Yes, you can import products from Excel using the bulk import feature at https://web.kelola.co. This feature is available on all plans including Free. **Q: Can I use Kelola on multiple devices?** A: Yes, you can use Kelola on multiple devices by signing in with the same account or add staff to your business so that all the data is in sync. ## Contact & Support - **In-App**: Menu → Contact Us - **Help Center**: https://help.kelola.co - **Website**: https://kelola.co - **Email**: support@kelola.co Kelola's support replies in Bahasa Indonesia, English, Thai, or any other supported language based on your message. --- *This documentation is maintained by the Kelola Team* *For the most up-to-date information, visit https://help.kelola.co*