สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้

เมื่อจบคู่มือนี้ คุณจะสามารถ:

• เพิ่มและจัดการข้อมูลลูกค้า
• ติดตามประวัติการซื้อของลูกค้า
• ตรวจสอบเครดิตและหนี้ของลูกค้า
• ระบุลูกค้ารายสำคัญ
• ส่งออกข้อมูลลูกค้า

---

ทำไมการจัดการลูกค้าถึงสำคัญ

ประโยชน์ของการติดตามลูกค้า:

• 📊 รู้ว่าใคือลูกค้าที่ดีที่สุดของคุณ
• 💰 ติดตามว่าใคือคนที่ค้างชำระเงินคุณ
• 📈 เข้าใจรูปแบบการซื้อ
• 🎯 ให้บริการที่เป็นส่วนตัว
• 📧 ส่งใบเสร็จและโปรโมชั่น
• 🏆 สร้างโปรแกรมความภักดี

---

การเพิ่มลูกค้าใหม่

ระหว่างการขาย (วิธีที่เร็วที่สุด)

ขณะบันทึกธุรกรรม Stock Out:

1. ในช่อง Customer แตะ ”+ Add New”
2. ป้อนข้อมูลลูกค้า:
   • Name (จำเป็น)
   • Phone (แนะนำ)
   • Email (เลือก)
   • Address (เลือก)
3. แตะ “Save”
4. ลูกค้าถูกเลือกโดยอัตโนมัติสำหรับการขายปัจจุบัน

จากส่วน Customers

1. แตะ “Customers” จากเมนูหลัก
2. แตะปุ่ม ”+” (มุมบนขวา)
3. กรอกรายละเอียดลูกค้า
4. แตะ “Save”

ข้อมูลที่ควรเก็บรวบรวม

จำเป็น (เก็บเสมอ):

• ชื่อเต็ม
• เบอร์โทรศัพท์

แนะนำ (ช่วยธุรกิจ):

• ที่อยู่อีเมล
• ที่อยู่จริง
• ชื่อธุรกิจ/บริษัท

เลือก (สำหรับการแบ่งกลุ่ม):

• หมวดหมู่ลูกค้า (VIP, Wholesale, Retail)
• บันทึก (ความชอบ ความต้องการพิเศษ)
• วันเกิด (สำหรับโปรโมชั่นวันเกิด)

---

การจัดการข้อมูลลูกค้า

ดูรายละเอียดลูกค้า

1. ไปที่ Customers
2. แตะชื่อลูกค้า
3. ดูโปรไฟล์เต็ม:
   • ข้อมูลติดต่อ
   • ยอดซื้อรวม
   • จำนวนธุรกรรม
   • ยอดคงเหลือปัจจุบัน (ถ้ามี)
   • ประวัติธุรกรรม

แก้ไขข้อมูลลูกค้า

1. เปิดรายละเอียดลูกค้า
2. แตะ “Edit” (มุมบนขวา)
3. อัปเดตช่องตามต้องการ
4. แตะ “Save”

หมายเหตุ: การอัปเดตข้อมูลลูกค้าจะอัปเดตธุรกรรมที่ผ่านมาทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับพวกเขา

ลบลูกค้า

1. เปิดรายละเอียดลูกค้า
2. แตะ “Delete” (เมนูสามจุด)
3. ยืนยันการลบ

⚠️ คำเตือน: คุณสามารถลบลูกค้าที่ ไม่มีประวัติธุรกรรม เท่านั้น สำหรับลูกค้าที่มีการซื้อในอดีต ให้เก็บบันทึกไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี

---

ทำความเข้าใจข้อมูลลูกค้า

การ์ดสรุปลูกค้า

แต่ละโปรไฟล์ลูกค้าแสดง:

ตัวชี้วัด	สิ่งที่บอกคุณ
Total Spent	มูลค่าตลอดชีวิตของลูกค้า
Transaction Count	ความถี่ในการซื้อ
Average Order	ขนาดธุรกรรมทั่วไป
Current Balance	หนี้ค้างชำระ (ถ้ามี)
First Purchase	เมื่อพวกเขากลายเป็นลูกค้า
Last Purchase	ความล่าสุดของกิจกรรม

ประวัติธุรกรรม

ดูการซื้อทั้งหมดของลูกค้า:

1. เปิดโปรไฟล์ลูกค้า
2. เลื่อนไปที่ Transaction History
3. ดูรายการการซื้อทั้งหมด:
   • วันที่
   • สินค้าที่ซื้อ
   • จำนวนเงินที่ใช้
   • สถานะการชำระเงิน

การดำเนินการจากประวัติ:

• แตะธุรกรรมเพื่อดูรายละเอียด
• พิมพ์ใบเสร็จอีกครั้ง
• เพิ่มการชำระเงิน (ถ้ายังไม่ได้ชำระ)
• ดูใบแจ้งหนี้

---

การจัดการหนี้ลูกค้า (ลูกหนี้)

ระบุลูกค้าที่มียอดคงเหลือ

วิธีที่ 1: รายการลูกค้า

1. ไปที่ Customers
2. มองหาตัวบ่งชี้ยอดคงเหลือ
3. กรองตาม “Has Balance” ถ้ามี

วิธีที่ 2: รายงานลูกหนี้

1. ไปที่ Reports → Receivables
2. ดูลูกค้าทั้งหมดที่มีจำนวนค้างชำระ
3. ดูยอดรวมที่ค้างชำระต่อลูกค้า

บันทึกการชำระเงินของลูกค้า

เมื่อลูกค้าชำระยอดคงเหลือ:

1. ไปที่ Customers
2. เลือกลูกค้า
3. แตะ “Add Payment”
4. ป้อน:
   • จำนวนเงินที่ได้รับ
   • วิธีการชำระเงิน
   • วันที่
   • บันทึก (เลือก)
5. แตะ “Save”

ผลลัพธ์: ยอดคงเหลือลดลง การชำระเงินถูกบันทึก ลูกค้าได้รับการแจ้งเตือน (ถ้าเปิดใช้งาน)

ดูประวัติการชำระเงิน

ติดตามการชำระเงินทั้งหมดจากลูกค้า:

1. เปิดโปรไฟล์ลูกค้า
2. ไปที่แท็บ Payment History
3. ดู:
   • วันที่ชำระเงิน
   • จำนวนเงินที่ได้รับ
   • วิธีการชำระเงิน
   • ธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง

---

หมวดหมู่และการแบ่งกลุ่มลูกค้า

สร้างประเภทลูกค้า

จัดระเบียบลูกค้าเพื่อการจัดการที่ดีขึ้น:

หมวดหมู่ทั่วไป:

• Retail — ผู้บริโภครายย่อย
• Wholesale — ผู้ซื้อจำนวนมาก ผู้ค้าปลีก
• VIP — ลูกค้ามูลค่าสูง
• Corporate — ลูกค้าธุรกิจ
• Member — สมาชิกโปรแกรมความภักดี

วิธีจัดหมวดหมู่:

1. แก้ไขโปรไฟล์ลูกค้า
2. เลือกหรือสร้าง Category
3. บันทึก

การใช้หมวดหมู่

การกรอง:

• ดูเฉพาะลูกค้า Wholesale
• ดูลูกค้า VIP
• กรองรายงานตามหมวดหมู่

การตั้งราคา:

• รายการราคาที่แตกต่างกันตามหมวดหมู่
• ราคา wholesale กับ retail
• ส่วนลดสมาชิก

การสื่อสาร:

• โปรโมชั่นเฉพาะกลุ่ม
• ข้อเสนอเฉพาะหมวดหมู่
• ส่งข้อความจำนวนมาก

---

การค้นหาและเรียกดูลูกค้า

การค้นหาด่วน

จากรายการ Customers:

1. แตะ search bar
2. พิมพ์:
   • ชื่อลูกค้า
   • เบอร์โทรศัพท์
   • ที่อยู่อีเมล
3. ผลลัพธ์กรองทันที

การกรองขั้นสูง

กรองลูกค้าตาม:

• Has balance — ลูกค้าที่ค้างชำระเงิน
• No transactions — ลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งาน
• High value — ลูกค้าที่ใช้จ่ายสูงสุด
• Recent activity — ลูกค้าที่ใช้งานอยู่
• Category — ประเภทลูกค้า

ตัวเลือกการเรียงลำดับ

เรียงลำดับรายการลูกค้าตาม:

• ชื่อ (A-Z)
• Total spent (สูงไปต่ำ)
• กิจกรรมล่าสุด
• วันที่เพิ่ม
• ยอดคงเหลือที่ค้างชำระ

---

รายงานและการวิเคราะห์ลูกค้า

รายงานลูกค้า

เข้าถึงข้อมูลลูกค้าที่ครอบคลุม:

1. ไปที่ Reports → Customers
2. ตั้งค่าช่วงวันที่
3. ดู:
   • จำนวนลูกค้าทั้งหมด
   • ลูกค้าใหม่
   • ลูกค้าชั้นนำตามการใช้จ่าย
   • มูลค่าลูกค้าเฉลี่ย
   • ความถี่ในการซื้อ

การส่งออกข้อมูลลูกค้า

ส่งออกไปยังสเปรดชีต:

1. ไปที่ Customers
2. แตะ “Export” (สามจุด)
3. เลือกรูปแบบ:
   • CSV (สำหรับ Excel)
   • PDF (สำหรับการพิมพ์)
4. เลือกฟิลด์ที่จะรวม
5. ดาวน์โหลดไฟล์

กรณีการใช้งาน:

• รายชื่อการตลาดทางอีเมล
• บันทึกบัญชี
• การวิเคราะห์ใน Excel
• สำรองข้อมูล

---

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การเก็บรวบรวมข้อมูล

✅ เก็บเบอร์โทรศัพท์เสมอ

• วิธีการติดต่อหลัก
• ใบเสร็จ WhatsApp
• การแจ้งเตือนการชำระเงิน

✅ ขออีเมล

• ใบเสร็จดิจิทัล
• การตลาด (ด้วยการอนุญาต)
• การสื่อสารอย่างเป็นทางการ

✅ ตรวจสอบการสะกด

• ชื่อที่ถูกต้องเพื่อความเป็นมืออาชีพ
• การบันทึกที่แม่นยำ
• การสื่อสารที่เหมาะสม

ความเป็นส่วนตัวและการปฏิบัติตาม

✅ ขอความยินยอม

• ถามก่อนเพิ่มในรายการการตลาด
• เคารพคำขอ opt-out
• ปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลในท้องถิ่น

✅ รักษาความปลอดภัยข้อมูล

• ไม่แบ่งปันรายชื่อลูกค้า
• จำกัดการเข้าถึงของพนักงานตามความเหมาะสม
• สำรองข้อมูลเป็นประจำ

การสร้างความสัมพันธ์

✅ บันทึกความชอบ

• สินค้าโปรด
• ความต้องการพิเศษ
• ความชอบในการสื่อสาร

✅ ติดตามวันสำคัญ

• ครบรอบการซื้อครั้งแรก
• วันเกิด (สำหรับโปรโมชั่น)
• ความสำเร็จทางธุรกิจ

✅ ติดตามกลับเป็นประจำ

• ลูกค้าที่ไม่ได้ใช้งาน
• การแจ้งเตือนการชำระเงิน
• การตรวจสอบความพึงพอใจ

---

การแก้ไขปัญหา

”Customer already exists”

• ค้นหาบันทึกที่มีอยู่
• อาจมีชื่อที่แตกต่างกันเล็กน้อย
• รวมรายการซ้ำหากพบ

”Cannot delete customer”

• ลูกค้ามีประวัติธุรกรรม
• Kelola ป้องกันการลบเพื่อความสมบูรณ์ทางบัญชี
• จัดเก็บแทนโดยเพิ่ม “[Inactive]” ลงในชื่อ

”Customer not showing in search”

• ตรวจสอบความแตกต่างของการสะกด
• ลองค้นหาด้วยเบอร์โทรศัพท์
• ตรวจสอบว่าลูกค้าไม่ได้ถูกลบ

”Wrong balance shown”

• ตรวจสอบธุรกรรมที่ยังไม่ซิงค์
• ดึงลงเพื่อรีเฟรช
• ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากความไม่สอดคล้องยังคงอยู่

---

FAQ

Q: ลูกค้าสามารถมีหมายเลขโทรศัพท์หลายหมายเลขได้หรือไม่? A: ปัจจุบัน หนึ่งหมายเลขโทรศัพท์หลักต่อลูกค้า เพิ่มหมายเลขเพิ่มเติมในช่องบันทึก

Q: ฉันจะรวมลูกค้าที่ซ้ำกันได้อย่างไร? A: โอนบันทึกธุรกรรมด้วยตนเองไปยังบันทึกที่ถูกต้อง จากนั้นเพิ่ม “[DUPLICATE - ดู [ชื่อที่ถูกต้อง]]” ลงในรายการซ้ำและหลีกเลี่ยงการใช้งาน

Q: ลูกค้าสามารถดูข้อมูลของตนเองได้หรือไม่? A: ไม่ Kelola ไม่มีพอร์ทัลลูกค้า พวกเขาจะได้รับใบเสร็จที่คุณส่งให้เท่านั้น

Q: มีขีดจำกัดจำนวนลูกค้าที่ฉันสามารถเพิ่มได้หรือไม่? A: ขีดจำกัดขึ้นอยู่กับแผนการสมัครสมาชิกของคุณ แผนฟรีโดยทั่วไปอนุญาต 100-500 ลูกค้า

Q: ฉันสามารถนำเข้าลูกค้าจาก Excel ได้หรือไม่? A: ใช่! ใช้อินเทอร์เฟซเว็บที่ web.kelola.co สำหรับการนำเข้า CSV รายชื่อลูกค้า

Q: ฉันจะส่งข้อความจำนวนมากถึงลูกค้าได้อย่างไร? A: ส่งออกรายชื่อลูกค้า จากนั้นใช้ WhatsApp Business หรือเครื่องมือการตลาดทางอีเมล การส่งข้อความจำนวนมากโดยตรงจะมาในการอัปเดตในอนาคต

---