สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้

เมื่อสิ้นสุดคู่มือนี้ คุณจะสามารถ:

• ค้นหาธุรกรรมใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว
• กรองและเรียงลำดับประวัติธุรกรรม
• แก้ไขและแก้ไขธุรกรรม
• ส่งออกข้อมูลธุรกรรม
• เข้าใจรายละเอียดธุรกรรม

---

เข้าใจประวัติธุรกรรม

ส่วน History เป็นบันทึกกิจกรรมธุรกิจที่สมบูรณ์ของคุณ ทุกการเคลื่อนไหวของสต็อกถูกบันทึกไว้ที่นี่:

ประเภทธุรกรรม	เมื่อปรากฏ
Stock In	รับสินค้าคงคลัง
Stock Out	ทำการขาย
Stock Audit	การปรับสต็อก
Transfer	ระหว่างธุรกิจ
Expense	ค่าใช้จ่ายธุรกิจ

---

การเข้าถึงประวัติธุรกรรม

1. แตะ “History” ในแถบนำทางด้านล่าง
2. ดูรายการธุรกรรมทั้งหมด (ใหม่สุดก่อน)
3. ค่าเริ่มต้นแสดง 30 วันล่าสุด

---

การค้นหาธุรกรรมเฉพาะ

การค้นหาอย่างรวดเร็ว

วิธีที่เร็วที่สุดในการหาธุรกรรม:

1. แตะ แถบค้นหา ด้านบน
2. พิมพ์สิ่งใดก็ได้:
   • ชื่อสินค้า (“Coffee Beans”)
   • ชื่อลูกค้า (“John Smith”)
   • ID ธุรกรรม (หากทราบ)
   • จำนวน (“50000”)
3. ผลลัพธ์กรองทันที

การกรองขั้นสูง

แตะ “Filter” เพื่อแคบลงผลลัพธ์:

ตามประเภทธุรกรรม:

• Stock In เท่านั้น
• Stock Out เท่านั้น
• Stock Audit
• ทุกประเภท

ตามช่วงวันที่:

• วันนี้
• เมื่อวาน
• 7 วันล่าสุด
• 30 วันล่าสุด
• ช่วงกำหนดเอง (เลือกวันเริ่มต้นและสิ้นสุด)

ตามสถานะการชำระเงิน:

• Paid
• Partial
• Unpaid
• ทั้งหมด

ตามลูกค้า:

• เลือกลูกค้าเฉพาะ
• หรือค้นหาชื่อลูกค้า

ตามพนักงาน:

• ธุรกรรมโดยพนักงานเฉพาะ
• มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบ

การเรียงลำดับผลลัพธ์

เปลี่ยนลำดับการเรียง:

• ใหม่สุดก่อน (ค่าเริ่มต้น)
• เก่าสุดก่อน
• จำนวนสูงสุด
• จำนวนต่ำสุด
• ตามชื่อลูกค้า

---

การดูรายละเอียดธุรกรรม

การ์ดธุรกรรม

แต่ละธุรกรรมแสดง:

• ไอคอนประเภท (in/out/audit/expense)
• วันที่และเวลา
• ชื่อลูกค้า (หากมี)
• สรุปสินค้า
• ยอดรวม
• ป้ายสถานะการชำระเงิน

มุมมองรายละเอียด

แตะธุรกรรมใดๆ เพื่อดู:

ข้อมูลหัวกระดาษ:

• ID ธุรกรรม
• วันที่และเวลา
• พนักงานที่สร้าง
• ประเภทธุรกรรม

รายละเอียดสินค้า:

• รายการสินค้าทั้งหมด
• จำนวน
• ราคาต่อหน่วย
• ยอดรวมย่อย

สรุปทางการเงิน:

• ยอดรวม
• จำนวนที่จ่าย
• ยอดคงเหลือ (หากมี)
• วิธีการชำระเงิน

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• รายละเอียดลูกค้า
• บันทึก
• ซัพพลายเออร์ (สำหรับ Stock In)
• หมายเลขอ้างอิง

การดำเนินการจากมุมมองรายละเอียด

การดำเนินการที่มี (แตกต่างตามสิทธิ์):

• Edit — แก้ไขธุรกรรม
• Delete — ลบธุรกรรม
• Print — พิมพ์ใบเสร็จ/invoice
• Share — ส่งผ่าน WhatsApp/อีเมล
• Duplicate — คัดลอกสำหรับธุรกรรมใหม่
• Return — ประมวลผล return/refund

---

การแก้ไขธุรกรรม

เมื่อคุณสามารถแก้ไขได้

การแก้ไขอนุญาตสำหรับ:

• ธุรกรรมล่าสุด (ขีดจำกัดเวลาแตกต่างกันตามการตั้งค่า)
• ธุรกรรมของคุณเอง (หากเปิดใช้งานสิทธิ์)
• ธุรกรรมใดๆ (เจ้าของ/แอดมินด้วยสิทธิ์เต็ม)

สิ่งที่คุณสามารถแก้ไขได้

ช่อง	แก้ไขได้?	หมายเหตุ
จำนวนสินค้า	✅ ใช่	มีผลต่อสต็อก
ราคา	✅ ใช่	มีผลต่อรายได้
ลูกค้า	✅ ใช่	อัปเดตการเชื่อมโยง
สถานะการชำระเงิน	✅ ใช่	อัปเดตลูกหนี้
บันทึก	✅ ใช่	ไม่มีผลกระทบต่อระบบ
วันที่	⚠️ จำกัด	อาจต้องการแอดมิน
พนักงาน	❌ ไม่	ผู้สร้างถูกเก็บรักษา

วิธีการแก้ไข

1. เปิดรายละเอียดธุรกรรม
2. แตะ “Edit” (ด้านบนขวา)
3. แก้ไขช่องตามต้องการ
4. ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง
5. แตะ “บันทึก”

⚠️ สำคัญ: การแก้ไขมีผลต่อ:

• ระดับสต็อก (คำนวณสต็อกใหม่)
• รายงานทางการเงิน (อัปเดตรายได้)
• ยอดคงเหลือลูกค้า (ปรับลูกหนี้)

แก้ไขอย่างระมัดระวังและบันทึกเหตุผลในบันทึก

---

การลบธุรกรรม

เมื่อใดควรลบ vs. แก้ไข

ลบเมื่อ:

• ธุรกรรมผิดพลาดโดยสมบูรณ์
• รายการซ้ำ
• ธุรกรรมทดสอบ

แก้ไขเมื่อ:

• ต้องการแก้ไขเล็กน้อย
• จำนวนผิดเล็กน้อย
• ลูกค้าผิด

วิธีการลบ

1. เปิดรายละเอียดธุรกรรม
2. แตะเมนูสามจุด
3. เลือก “ลบ”
4. ยืนยันการลบ
5. (ไม่บังคับ) ใส่เหตุผลสำหรับบันทึกการตรวจสอบ

⚠️ คำเตือน:

• การลบถาวร
• ระดับสต็อกคืนค่า
• บันทึกทางการเงินปรับตาม
• การดำเนินการอาจถูกบันทึก

การกู้คืน

ธุรกรรมที่ถูกลบ:

• ไม่สามารถกู้คืนได้โดยผู้ใช้
• อาจกู้คืนได้โดยฝ่ายสนับสนุน (ติดต่อภายใน 30 วัน)
• พิจารณาส่งออกข้อมูลก่อนการลบครั้งใหญ่

---

การส่งออกข้อมูลธุรกรรม

ตัวเลือกการส่งออก

สำหรับบัญชี:

1. ใช้ตัวกรอง (ช่วงวันที่ ประเภท)
2. แตะ “Export”
3. เลือกรูปแบบ:
   • Excel/CSV — สำหรับสเปรดชีต
   • PDF — สำหรับบันทึก
   • JSON — สำหรับนักพัฒนา
4. เลือกช่องที่จะรวม
5. ดาวน์โหลดไฟล์

ช่องการส่งออกที่มี

• ID ธุรกรรม
• วันที่และเวลา
• ประเภท (In/Out/Audit)
• สินค้า (พร้อมจำนวน)
• ชื่อลูกค้า
• ยอดรวม
• สถานะการชำระเงิน
• วิธีการชำระเงิน
• สมาชิกพนักงาน
• บันทึก

การส่งออกตามกำหนดเวลา

สำหรับรายงานประจำ:

แผนบางแผนสนับสนุน:

• การส่งออกอีเมลประจำสัปดาห์
• รายงานอัตโนมัติรายเดือน
• การเข้าถึง API สำหรับการผสานรวม

ติดต่อฝ่ายสนับสนุนเพื่อตั้งค่า

---

เวิร์กโฟลว์ธุรกรรม

การตรวจสอบรายวัน

กิจวัตรสิ้นวัน:

1. ไปที่ History
2. กรอง “วันนี้”
3. ตรวจสอบธุรกรรมทั้งหมด:
   • ยืนยันจำนวนตรงกับลงทะเบียนเงินสด
   • ตรวจสอบรายการที่ขาดหาย
   • บันทึกความไม่สอดคล้องใดๆ
4. ส่งออกสำหรับบันทึก
5. แก้ไขปัญหาใดๆ

การตรวจสอบรายสัปดาห์

การตรวจสอบสุขภาพธุรกิจ:

1. กรอง “7 วันล่าสุด”
2. เรียงตามจำนวน (สูงไปต่ำ)
3. ตรวจสอบ:
   • ยอดขายสูงสุด
   • ธุรกรรมที่ผิดปกติ
   • การชำระเงินที่รอดำเนินการ
4. ติดตามลูกหนี้

การรายงานรายเดือน

สรุปทางการเงิน:

1. ตั้งค่าช่วงวันที่กำหนดเอง (เดือน)
2. ส่งออกธุรกรรมทั้งหมด
3. นำเข้าไปยังซอฟต์แวร์บัญชี
4. กระทบยอดกับใบแจ้งยอดธนาคาร

---

การแก้ไขปัญหาทั่วไป

”ไม่พบธุรกรรม”

• ตรวจสอบช่วงวันที่ในตัวกรอง
• ลองคำค้นหาอื่น
• ยืนยันธุรกรรมไม่ถูกลบ
• ตรวจสอบว่ากำลังดูธุรกิจที่ถูกต้อง (ผู้ใช้หลายธุรกิจ)

“ไม่สามารถแก้ไขธุรกรรม”

• ขีดจำกัดเวลาการแก้ไขอาจหมดอายุแล้ว
• สิทธิ์ไม่เพียงพอ
• ธุรกรรมถูกส่งออกไปยังบัญชีแล้ว (ถูกล็อค)
• ติดต่อเจ้าของ/แอดมินเพื่อขอความช่วยเหลือ

”ธุรกรรมซ้ำ”

• ค้นหาจำนวน/วันที่ที่คล้ายกัน
• ลบรายการที่ไม่ถูกต้อง
• เพิ่มบันทึกอธิบายการแก้ไข
• ตรวจสอบกระบวนการเพื่อป้องกันธุรกรรมซ้ำในอนาคต

”ลูกค้าผิดแนบมา”

• แก้ไขธุรกรรมเพื่อเปลี่ยนลูกค้า
• หรือลบและสร้างใหม่
• ประวัติลูกค้าอัปเดตโดยอัตโนมัติ

”การส่งออกไม่ทำงาน”

• ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• ลดช่วงวันที่ (ลองช่วงเล็กลง)
• ล้างแคชแอป
• ลองรูปแบบอื่น

---

คำถามที่พบบ่อย

Q: ประวัติธุรกรรมเก็บรักษาไว้นานแค่ไหน? A: ตลอดไป! Kelola เก็บรักษาประวัติธุรกรรมทั้งหมดตราบเท่าที่บัญชีของคุณยังใช้งานอยู่

Q: ฉันสามารถดูธุรกรรมจากธุรกิจทั้งหมดของฉันได้หรือไม่? A: ไม่ History ต่อธุรกิจ สลับธุรกิจในเมนู Account เพื่อดูสถานที่อื่น

Q: พนักงานสามารถดูธุรกรรมทั้งหมดหรือเฉพาะของตนเอง? A: ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ พนักงานที่มี view_all_transactions สามารถดูทั้งหมด มิฉะนั้นเฉพาะของตนเอง

Q: ฉันจะหาธุรกรรมจากหลายเดือนก่อนได้อย่างไร? A: ใช้ตัวกรองช่วงวันที่กำหนดเอง หรือค้นหาด้วยชื่อลูกค้า/สินค้า

Q: ฉันสามารถลบธุรกรรมเป็นกลุ่มได้หรือไม่? A: ไม่แนะนำ การลบเป็นกลุ่มถูกจำกัด ติดต่อฝ่ายสนับสนุนหากจำเป็นจริงๆ

Q: ความแตกต่างระหว่าง Delete และ Return คืออะไร? A: Delete ลบธุรกรรมโดยสมบูรณ์ Return สร้างธุรกรรมย้อนกลับในขณะที่เก็บบันทึกต้นฉบับ

Q: ฉันสามารถแนบไฟล์กับธุรกรรมได้หรือไม่? A: ปัจจุบันยังไม่ได้ แต่คุณสามารถรวมการอ้างอิงไฟล์ (หมายเลข invoice, ID รูปภาพ) ในบันทึก

---