Apa yang Akan Anda Pelajari

Pada akhir panduan ini, Anda akan dapat:

• Mengundang anggota staff ke bisnis Anda
• Memilih level izin yang sesuai
• Mengirim undangan
• Memecahkan masalah undangan
• Onboarding anggota tim baru

---

Sebelum Anda Mengundang

Prasyarat

• Anda harus menjadi Owner
• Langganan Anda mendukung jumlah staff (periksa batas paket Anda)
• Anggota staff memiliki nomor telepon
• Anda belum mencapai batas staff

Batas Staff per Paket

Paket	Batas Staff
Gratis	1 staff
Basic	3 staff
Plus	5 staff
Advance	Tidak terbatas

Rencanakan Level Izin

Pikirkan sebelum mengundang:

• Apa yang perlu dilakukan staff?
• Data apa yang boleh mereka lihat?
• Apa yang seharusnya TIDAK mereka akses?

Referensi Cepat:

Level Izin	Penggunaan Tipikal
Minimal	Hanya dapat mencatat penjualan, melihat produk
Standar	Dapat mengelola stok, menambah produk, melihat laporan
Extended	Dapat mengelola pelanggan, supplier, pengeluaran

💡 Praktik Terbaik: Mulai dengan izin lebih sedikit. Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak nanti.

---

Proses Mengundang

Langkah 1: Akses Manajemen Staff

1. Buka aplikasi Kelola
2. Dari layar Home, ketuk “Staff” (hanya Owner)
3. Lihat daftar tim saat ini

Langkah 2: Mulai Undangan

1. Ketuk tombol ”+” (kanan atas)
2. Formulir undangan terbuka

Langkah 3: Masukkan Informasi Staff

Wajib:

Kolom	Deskripsi
Nomor Telepon	Nomor ponsel staff (untuk undangan SMS)

Opsional - Atur Izin: Sebelum mengirim, Anda dapat mengaktifkan/menonaktifkan izin:

• Dapat menambah produk
• Dapat mengedit produk
• Dapat menghapus produk
• Dapat melihat harga beli
• Dapat stok masuk
• Dapat stok keluar
• Dapat audit stok
• Dapat transfer stok
• Dapat melihat riwayat transaksi
• Dapat mengedit transaksi
• Dapat melihat laporan (akuntansi, stok, pelanggan, piutang)
• Dapat mengelola pelanggan
• Dapat mengelola supplier
• Dapat mengelola pengeluaran
• Dapat mengundang staff (jarang diberikan)
• Dapat mengubah profil bisnis

Langkah 4: Kirim Undangan

1. Setelah mengatur izin, ketuk “Undang”
2. Staff menerima SMS dengan:
   • Link unduhan untuk aplikasi
   • Kode bergabung
   • Instruksi

Langkah 5: Konfirmasi

Setelah mengirim:

• Staff muncul di daftar staff Anda
• Status menunjukkan mereka belum bergabung
• Anda akan melihat mereka di daftar setelah mereka bergabung

---

Apa yang Diterima Staff

Pesan SMS

Staff menerima pesan teks dengan:

• Undangan untuk bergabung dengan bisnis Anda
• Link unduhan aplikasi
• Kode bergabung
• Instruksi untuk memasukkan kode setelah menginstal

Apa yang Perlu Dilakukan Staff

1. Unduh aplikasi dari link
2. Instal dan buka Kelola
3. Masuk dengan akun Google mereka
4. Ketuk “Gabung Bisnis” (atau opsi serupa)
5. Masukkan kode bergabung dari SMS
6. Mulai menggunakan aplikasi dengan izin yang Anda atur

---

Mengelola Staff

Melihat Daftar Staff

Di Home → Staff:

• Lihat semua staff yang diundang dan yang sudah bergabung
• Lihat nomor telepon mereka
• Lihat pengaturan izin mereka

Mengirim Ulang Undangan

Jika staff tidak menerima SMS:

1. Temukan staff di daftar
2. Ketuk nama mereka
3. Ketuk “Undang” lagi
4. SMS baru akan dikirim

Catatan: Setiap undangan menghasilkan kode baru. Kode lama mungkin masih berfungsi jika belum kedaluwarsa.

Menghapus Staff

Jika Anda mengundang seseorang oleh kesalahan atau mereka belum bergabung:

1. Temukan staff di daftar
2. Ketuk “Hapus”
3. Konfirmasi penghapusan
4. Mereka akan dihapus dari bisnis Anda

Penting: Setelah dihapus, mereka tidak dapat bergabung lagi dengan nomor telepon yang sama segera.

---

Setelah Staff Bergabung

Notifikasi

Ketika staff berhasil bergabung:

• Mereka muncul di daftar staff Anda
• Anda dapat melihat mereka memiliki akses aktif
• Transaksi mereka akan mulai muncul di History

Verifikasi Setup

Ketika staff bergabung:

1. Periksa mereka muncul di daftar staff
2. Verifikasi izin mereka sudah benar
3. Uji bahwa mereka dapat melakukan tugas yang diperlukan
4. Sambut mereka dan berikan pelatihan

Menyesuaikan Izin

Jika akses perlu berubah:

1. Buka Home → Staff
2. Pilih anggota staff
3. Aktifkan/nonaktifkan izin spesifik
4. Perubahan tersimpan otomatis

Perubahan berlaku segera. Staff mungkin perlu me-restart aplikasi untuk melihat perubahan izin.

---

Pemecahan Masalah

”Kode tidak berfungsi”

Penyebab:

• Kode kedaluwarsa
• Sudah digunakan
• Undangan dibatalkan
• Salah ketik kode

Solusi:

• Kirim undangan baru
• Verifikasi masukan kode (tanpa spasi)
• Pastikan mereka menggunakan kode terbaru

”Staff sudah di bisnis lain”

Masalah: Staff sudah memiliki akun Kelola

Solusi:

• Staff dapat bergabung dengan multiple bisnis
• Mereka harus menggunakan “Gabung Bisnis” di akun Kelola yang sudah ada
• Mereka tidak perlu membuat akun baru

”Undangan tidak diterima”

Periksa:

• Nomor telepon benar
• Ponsel memiliki sinyal
• SMS tidak diblokir

Coba:

• Kirim ulang undangan
• Periksa apakah nomor telepon benar
• Coba nomor telepon berbeda jika tersedia

”Tidak dapat mengundang lebih banyak staff”

Masalah: Batas langganan tercapai

Solusi:

• Periksa batas staff paket Anda
• Hapus staff tidak aktif terlebih dahulu
• Upgrade langganan jika diperlukan

Batas Staff:

• Gratis: 1 staff (termasuk diri Anda = 1 total)
• Basic: 3 staff
• Plus: 5 staff
• Advance: Tidak terbatas

”Izin ditolak” error

Penyebab: Hanya Owner yang dapat mengundang staff

Solusi:

• Hanya pemilik bisnis yang dapat mengundang staff
• Staff tidak dapat mengundang staff lain kecuali diberikan izin khusus
• Owner harus mengirim semua undangan

---

Checklist Onboarding

Sebelum Hari Pertama

• Kirim undangan
• Konfirmasi nomor telepon benar
• Atur izin yang sesuai
• Siapkan perangkat (jika ponsel perusahaan)
• Jadwalkan waktu pelatihan

Pelatihan Hari Pertama

Tunjukkan kepada mereka:

• Cara login (Google Sign-In)
• Cara bergabung dengan bisnis (masukkan kode)
• Di mana menemukan produk
• Cara mencatat penjualan (Stock Out)
• Cara mencatat pembelian (Stock In)
• Siapa yang harus ditanyai untuk bantuan

Jelaskan:

• Peran dan tanggung jawab mereka
• Apa yang dapat/tidak dapat mereka akses
• Prosedur penutupan harian
• Cara menangani kesalahan

Minggu Pertama

• Periksa mereka mencatat transaksi dengan benar
• Tinjau kesalahan dengan lembut
• Jawab pertanyaan
• Sesuaikan izin jika diperlukan

---

Praktik Terbaik Keamanan

Keamanan

✅ Verifikasi identitas

• Konfirmasi nomor telepon benar
• Bicara dengan orang tersebut sebelum mengundang
• Jangan kirim kode ke nomor yang tidak dikenal

✅ Prinsip hak akses minimum

• Mulai dengan akses minimum
• Tambahkan izin saat terbukti dapat dipercaya
• Audit izin secara teratur

✅ Hapus dengan cepat

• Nonaktifkan akses segera saat staff keluar
• Jangan tunggu pembaruan langganan
• Cegah akses tidak sah

Organisasi

✅ Gunakan nama asli

• Nama lengkap (bukan nama panggilan)
• Mudah diidentifikasi di History
• Catatan profesional

✅ Dokumentasikan peran

• Simpan daftar siapa yang memiliki izin apa
• Perbarui saat peran berubah
• Tinjau secara teratur

---

FAQ

Q: Berapa banyak staff yang dapat saya undang? A: Tergantung paket Anda:

• Gratis: 1 staff
• Basic: 3 staff
• Plus: 5 staff
• Advance: Tidak terbatas

Q: Dapatkah satu orang menjadi staff di multiple bisnis? A: Ya! Staff dapat bergabung dengan multiple bisnis Kelola menggunakan akun Google yang sama.

Q: Apakah staff perlu berlangganan sendiri? A: Tidak, akses staff termasuk dalam langganan owner.

Q: Dapatkah saya melihat apa yang dilakukan staff? A: Ya, lihat History untuk melihat semua transaksi yang dibuat oleh setiap anggota staff.

Q: Bagaimana jika staff tidak dapat bergabung? A: Periksa:

• Mereka mengunduh aplikasi yang benar
• Mereka menggunakan Google Sign-In
• Mereka memasukkan kode dengan benar
• Coba kirim undangan baru

Q: Dapatkah saya mentransfer kepemilikan ke staff? A: Saat ini, transfer kepemilikan tidak tersedia di aplikasi. Hubungi dukungan untuk bantuan.

Q: Apakah kode undangan kedaluwarsa? A: Ya, kode kedaluwarsa setelah periode tertentu jika tidak digunakan. Kirim undangan baru jika diperlukan.

Q: Dapatkah staff melihat data keuangan saya? A: Hanya jika Anda memberikan izin. Secara default, staff tidak dapat melihat harga beli atau margin keuntungan.

Q: Bagaimana saya tahu jika staff berhasil bergabung? A: Mereka akan muncul di daftar Home → Staff Anda sebagai anggota aktif.