Apa yang Akan Anda Pelajari

Pada akhir panduan ini, Anda akan memahami:

• Tiga peran pengguna di Kelola
• Apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan setiap peran
• Cara memberikan izin yang sesuai
• Praktik terbaik untuk kontrol akses tim
• Cara mengaudit dan mengelola aktivitas staf

---

Ikhtisar Peran Pengguna

Kelola memiliki tiga peran bawaan yang dirancang untuk tanggung jawab berbeda:

Peran	Terbaik Untuk	Tingkat Akses
Owner	Pemilik bisnis, pendiri	Akses penuh
Admin	Manajer, supervisor	Akses diperluas
Staff	Karyawan, kasir, pekerja	Akses terbatas

---

Peran Owner

Siapa yang Seharusnya Menjadi Owner

• Pendiri/pemilik bisnis
• Pemegang akun utama
• Orang yang bertanggung jawab atas operasi bisnis

Kemampuan

✅ Akses Penuh Ke:

• Pengaturan Bisnis

  • Mengedit informasi bisnis
  • Mengubah paket langganan
  • Mengarsipkan/menghapus bisnis
  • Mengelola semua metode pembayaran

• Manajemen Staff

  • Mengundang staf baru
  • Menghapus anggota staf
  • Mengubah peran staf
  • Melihat semua aktivitas staf

• Manajemen Produk

  • Menambah/mengedit/menghapus semua produk
  • Mengelola kategori
  • Mengatur harga beli (biaya)
  • Impor produk massal

• Data Keuangan

  • Melihat laporan keuangan lengkap
  • Melihat harga beli dan margin keuntungan
  • Mengakses laporan akuntansi
  • Mengekspor semua data

• Kontrol Transaksi

  • Mengedit transaksi apa pun
  • Menghapus transaksi
  • Melihat semua riwayat transaksi
  • Mengesampingkan pembatasan apa pun

• Konfigurasi Sistem

  • Mengatur printer
  • Mengkonfigurasi notifikasi
  • Mengelola integrasi
  • Mengakses pengaturan API

Keterbatasan

• Tidak dapat menghapus diri sendiri tanpa mentransfer kepemilikan
• Perubahan langganan mungkin memerlukan konfirmasi pembayaran

---

Peran Admin

Siapa yang Seharusnya Menjadi Admin

• Manajer toko
• Supervisor
• Staf senior yang tepercaya
• Akuntan/buku keeper

Kemampuan

✅ Dapat Melakukan:

• Manajemen Staff

  • Mengundang pengguna level Staff
  • Melihat daftar staf (tidak dapat menghapus Owner)
  • Melihat laporan aktivitas staf

• Manajemen Produk

  • Menambah dan mengedit produk
  • Mengelola kategori
  • Memperbarui jumlah stok
  • Melihat harga beli (jika diaktifkan)

• Transaksi

  • Mencatat semua jenis transaksi
  • Mengedit transaksi terbaru
  • Melihat riwayat transaksi
  • Memproses retur

• Laporan

  • Mengakses sebagian besar laporan
  • Mengekspor data
  • Melihat analitik

❌ Tidak Dapat Melakukan:

• Menghapus Owner atau Admin lain
• Mengubah paket langganan
• Mengarsipkan/menghapus bisnis
• Mengedit transaksi pribadi Owner
• Mengakses beberapa pengaturan keuangan sensitif

---

Peran Staff

Siapa yang Seharusnya Menjadi Staff

• Penjual
• Kasir
• Pekerja gudang
• Karyawan paruh waktu

Kemampuan Default

✅ Biasanya Dapat Melakukan:

• Operasi Harian

  • Mencatat Stock Out (penjualan)
  • Melihat katalog produk
  • Memeriksa level stok
  • Mencetak struk

• Interaksi Pelanggan

  • Menambah pelanggan baru
  • Melihat daftar pelanggan
  • Mencatat pembelian pelanggan
  • Mencetak struk pelanggan

❌ Tidak Dapat Melakukan (default):

• Menghapus transaksi
  • Mengedit transaksi masa lalu
  • Melihat harga beli (biaya)
  • Melihat margin keuntungan
  • Mengakses laporan keuangan
  • Mengundang staf lain
  • Mengubah pengaturan bisnis
  • Mengelola langganan

---

Sistem Izin Granular

Selain peran dasar, Kelola memungkinkan izin yang disesuaikan dengan lebih rinci.

Kategori Izin

1. Izin Produk

Izin	Deskripsi
view_products	Melihat katalog produk
add_products	Membuat produk baru
edit_products	Memodifikasi produk yang ada
delete_products	Menghapus produk
view_buying_price	Melihat info biaya/harga

2. Izin Stok

Izin	Deskripsi
stock_in	Mencatat stok masuk
stock_out	Mencatat penjualan/stok keluar
stock_audit	Melakukan penghitungan stok
view_stock_history	Melihat pergerakan stok
edit_stock_records	Memodifikasi entri masa lalu

3. Izin Transaksi

Izin	Deskripsi
create_transactions	Mencatat transaksi baru
edit_own_transactions	Mengedit entri mereka sendiri
edit_all_transactions	Mengedit entri siapa pun
delete_transactions	Menghapus transaksi
view_all_transactions	Melihat riwayat lengkap

4. Izin Laporan

Izin	Deskripsi
view_basic_reports	Ringkasan penjualan sederhana
view_financial_reports	Laba/rugi, akuntansi
view_staff_reports	Performa tim
export_data	Mengunduh laporan

5. Izin Staff

Izin	Deskripsi
invite_staff	Menambah anggota tim baru
manage_staff	Mengedit/menghapus staf
view_staff_activity	Melihat apa yang dilakukan staf

---

Mengatur Izin

Template Peran Default

Saat mengundang staf, pilih preset:

Template	Terbaik Untuk	Izin Utama
Cashier	Penjualan front desk	Stock out, tambah pelanggan, cetak struk
Warehouse	Staf inventori	Stock in/out, lihat stok, tanpa harga
Manager	Supervisor toko	Semua operasi, laporan, tanpa pengaturan admin
Accountant	Buku keeper	Lihat semua data, laporan, tanpa operasi stok
Custom	Peran khusus	Anda memilih setiap izin

Membuat Izin Kustom

1. Buka Akun → Manajemen Staff
2. Pilih anggota staf
3. Ketuk “Izin”
4. Aktifkan/nonaktifkan izin individual
5. Simpan perubahan

💡 Praktik Terbaik: Mulailah dengan pembatasan, kemudian berikan lebih banyak akses sesuai kebutuhan. Lebih mudah menambahkan izin daripada menghapusnya.

---

Praktik Terbaik Penetapan Peran

Untuk Tim Kecil (1-5 orang)

Owner: 1 orang (pemilik bisnis)
Admin: 1 orang (manajer atau staf senior)
Staff: 2-3 orang (semua orang lain)

Untuk Tim Sedang (5-15 orang)

Owner: 1 orang
Admin: 2-3 orang (supervisor shift)
Staff: 5-12 orang (kasir, gudang)
Custom: 1-2 orang (akuntan dengan akses khusus)

Untuk Multi-Lokasi

Setiap Lokasi:
- 1 Admin (manajer lokasi)
- 2-5 Staff (pekerja lokasi)

Pusat:
- Owner (pengawasan keseluruhan)
- 1 Admin (manajer regional)

---

Pertimbangan Keamanan

Praktik Terbaik

1. Prinsip Hak Akses Minimum

   • Berikan akses minimum yang dibutuhkan untuk pekerjaan
   • Tinjau izin secara berkala
   • Hapus akses saat staf keluar

2. Pemisahan Tugas

   • Orang berbeda untuk penjualan dan penghitungan inventori
   • Persetujuan manajer untuk transaksi besar
   • Tinjauan owner untuk laporan keuangan

3. Pemantauan Aktivitas

   • Periksa Laporan Staff secara teratur
   • Tinjau edit transaksi
   • Pantau pola yang tidak biasa

Tanda Peringatan yang Perlu Diwaspadai

Tanda Peringatan	Tindakan
Edit transaksi yang sering	Tinjau dengan anggota staf
Akses di luar jam kerja	Verifikasi jika sah
Penyesuaian stok yang tidak biasa	Selidiki segera
Beberapa upaya login yang gagal	Periksa keamanan akun

---

Mengelola Akses Staff

Mengundang Staff

1. Buka Akun → Manajemen Staff
2. Ketuk “Undang Staff”
3. Masukkan alamat email
4. Pilih peran (Staff/Admin)
5. Pilih template izin
6. Kirim undangan

Staff menerima email dengan:

• Link unduhan untuk aplikasi
• Kode bergabung untuk bisnis Anda
• Instruksi untuk memulai

Menghapus Staff

1. Buka Akun → Manajemen Staff
2. Temukan anggota staf
3. Ketuk “Hapus”
4. Konfirmasi penghapusan

⚠️ Penting: Staff yang dihapus segera kehilangan akses. Riwayat transaksi mereka tetap tersimpan untuk arsip.

Mengubah Peran

1. Pilih anggota staf
2. Ketuk “Ubah Peran”
3. Pilih peran baru
4. Sesuaikan izin jika diperlukan
5. Simpan

---

Laporan Aktivitas Staff

Apa yang Dapat Anda Lacak

Metrik	Mengapa Penting
Transaksi yang dibuat	Ukuran produktivitas
Item terjual	Performa penjualan
Nilai transaksi rata-rata	Indikator efisiensi
Waktu login	Verifikasi kehadiran
Edit yang dilakukan	Pelacakan akurasi
Kesalahan/void	Kebutuhan pelatihan

Mengakses Laporan

1. Buka Laporan → Laporan Staff
2. Pilih rentang tanggal
3. Pilih anggota staf (atau semua)
4. Lihat ringkasan atau daftar detail
5. Ekspor jika diperlukan

---

Skenario Izin Umum

Skenario 1: Kasir Baru

Kebutuhan: Dapat menjual tetapi tidak melihat biaya Pengaturan:

• Peran: Staff
• Izin: Stock out, tambah pelanggan, cetak struk
• Tidak: Lihat harga beli, edit transaksi, akses laporan

Skenario 2: Manajer Inventori

Kebutuhan: Mengelola stok tetapi tidak keuangan Pengaturan:

• Peran: Staff atau Admin
• Izin: Stock in/out/audit, lihat riwayat stok, tambah produk
• Tidak: Lihat harga beli (opsional), laporan keuangan

Skenario 3: Manajer Toko

Kebutuhan: Menjalankan lokasi tetapi tidak mengubah pengaturan Pengaturan:

• Peran: Admin
• Izin: Semua operasi, lihat laporan, undang staf
• Tidak: Perubahan langganan, arsip bisnis, hapus owner

Skenario 4: Akuntan

Kebutuhan: Melihat data tetapi tidak beroperasi Pengaturan:

• Peran: Staff (kustom)
• Izin: Lihat semua transaksi, akses semua laporan, ekspor data
• Tidak: Buat transaksi, edit produk, operasi stok

---

Pemecahan Masalah

”Staff tidak dapat melihat produk”

• Periksa izin view_products
• Verifikasi mereka berada di bisnis yang benar
• Periksa apakah produk diarsipkan

”Staff tidak dapat mencatat penjualan”

• Pastikan izin stock_out diaktifkan
• Periksa apakah mereka telah mencapai batas transaksi (langganan)
• Verifikasi stok tersedia

”Staff melihat harga yang salah”

• Mereka melihat harga beli bukan harga jual
• Hapus izin view_buying_price
• Staff seharusnya hanya melihat harga jual

”Tidak dapat mengubah peran seseorang”

• Hanya Owner yang dapat mengubah peran Admin
• Tidak dapat memodifikasi peran pengguna level lebih tinggi
• Hubungi dukungan jika perlu transfer kepemilikan

---

FAQ

Q: Bisakah saya memiliki banyak Owner? A: Tidak, setiap bisnis memiliki satu Owner. Anda dapat memiliki banyak Admin dengan akses serupa.

Q: Dapatkah Staff melihat transaksi satu sama lain? A: Tergantung pada izin view_all_transactions. Tanpa itu, mereka hanya melihat milik mereka sendiri.

Q: Apa yang terjadi saat saya menurunkan langganan? A: Batasan staff mungkin berlaku. Staff berlebih kehilangan akses sampai Anda meningkatkan atau menghapus pengguna.

Q: Dapatkah Staff menggunakan versi web? A: Ya, izin berlaku di seluruh mobile dan web. Login yang sama berfungsi di mana saja.

Q: Bagaimana saya tahu apa yang dapat dilakukan anggota staf? A: Buka Manajemen Staff, pilih pengguna, dan lihat daftar izin mereka.

Q: Bisakah saya mengatur pembatasan berbasis waktu? A: Saat ini belum. Staff memiliki akses kapan pun mereka login. Pantau melalui laporan aktivitas.