Apa yang Akan Anda Pelajari

Pada akhir panduan ini, Anda akan memahami:

• Dua peran pengguna di Kelola
• Apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan setiap peran
• Cara kerja izin untuk anggota staff
• Praktik terbaik untuk kontrol akses tim

---

Ikhtisar Peran Pengguna

Kelola memiliki dua peran bawaan:

Peran	Terbaik Untuk	Tingkat Akses
Owner	Pemilik bisnis, pendiri	Akses penuh
Staff	Karyawan, kasir, pekerja	Akses terbatas berdasarkan izin

---

Peran Owner

Siapa yang Seharusnya Menjadi Owner

• Pendiri/pemilik bisnis
• Pemegang akun utama
• Orang yang bertanggung jawab atas operasi bisnis

Kemampuan

✅ Akses Penuh Ke:

• Pengaturan Bisnis

  • Mengedit informasi bisnis
  • Mengubah paket langganan
  • Mengelola semua metode pembayaran
  • Beralih antar beberapa bisnis

• Manajemen Staff

  • Mengundang staf baru
  • Menghapus anggota staf
  • Mengatur izin staff
  • Melihat daftar staff

• Manajemen Produk

  • Menambah/mengedit/menghapus semua produk
  • Mengelola kategori
  • Mengatur harga beli (biaya)
  • Impor produk via web

• Data Keuangan

  • Melihat laporan keuangan lengkap
  • Melihat harga beli dan margin keuntungan
  • Mengakses laporan akuntansi
  • Melihat laporan piutang

• Kontrol Transaksi

  • Mengedit transaksi
  • Menghapus transaksi
  • Melihat semua riwayat transaksi

• Fitur Tambahan

  • Membuat katalog online
  • Mencetak label barcode
  • Mengelola peringatan stok
  • Mengakses versi web

Batas Staff per Paket

• Gratis: 1 anggota staff
• Basic: 3 anggota staff
• Plus: 5 anggota staff
• Advance: Staff tidak terbatas

---

Peran Staff

Siapa yang Seharusnya Menjadi Staff

• Penjual
• Kasir
• Pekerja gudang
• Karyawan paruh waktu
• Anggota tim mana pun yang membutuhkan akses terbatas

Cara Kerja Izin Staff

Anggota staff menerima izin yang diatur oleh Owner. Setiap anggota staff dapat memiliki izin berbeda berdasarkan tanggung jawab mereka.

Izin yang Tersedia

Izin Produk:

• Melihat produk
• Menambah produk
• Mengedit produk
• Menghapus produk

Izin Stok:

• Stok masuk (mencatat pembelian)
• Stok keluar (mencatat penjualan)
• Audit stok/penyesuaian
• Transfer stok

Izin Transaksi:

• Melihat riwayat transaksi
• Mengedit transaksi

Izin Laporan:

• Melihat laporan akuntansi
• Melihat laporan stok
• Melihat laporan pelanggan
• Melihat laporan piutang

Izin Kontak:

• Mengelola pelanggan
• Mengelola supplier

Izin Lainnya:

• Mengelola pengeluaran
• Mengundang staff lain (jarang diberikan)
• Mengubah profil bisnis

Akses Default Staff

Saat diundang, staff biasanya memiliki akses ke:

• Mencatat stok masuk/keluar
• Melihat produk
• Melihat riwayat transaksi
• Mengelola pelanggan (jika diaktifkan)

Apa yang Tidak Dapat Dilakukan Staff (default):

• Menghapus transaksi (kecuali diberikan izin)
• Melihat harga beli (kecuali diberikan izin)
• Mengakses laporan keuangan (kecuali diberikan izin)
• Mengundang staff lain (kecuali diberikan izin)
• Mengubah pengaturan bisnis
• Mengelola langganan
• Membuat katalog online

---

Mengatur Izin Staff

Saat Mengundang Staff

1. Buka Beranda → Staff (hanya owner)
2. Ketuk ”+” untuk mengundang staff baru
3. Masukkan nomor telepon staff
4. Atur izin dengan mengaktifkan/menonaktifkan sakelar:
   • Dapat menambah produk
   • Dapat mengedit produk
   • Dapat menghapus produk
   • Dapat stok masuk
   • Dapat stok keluar
   • Dapat melihat laporan
   • dll.
5. Kirim undangan

Staff menerima:

• SMS dengan link unduhan
• Kode bergabung untuk bisnis Anda
• Instruksi untuk memulai

Mengedit Izin Staff

1. Buka Beranda → Staff
2. Ketuk anggota staff
3. Aktifkan/nonaktifkan izin
4. Simpan perubahan

💡 Praktik Terbaik: Mulailah dengan izin minimal dan tambahkan lebih banyak sesuai kebutuhan. Lebih mudah memberikan akses daripada mencabutnya.

---

Praktik Terbaik Penetapan Peran

Untuk Tim Kecil (1-5 orang)

Owner: 1 orang (pemilik bisnis)
Staff: 1-4 orang (karyawan dengan izin yang sesuai)

Untuk Tim Sedang (5-15 orang)

Owner: 1 orang
Staff: 4-14 orang dengan izin bervariasi:
- Beberapa dengan akses operasional penuh
- Beberapa dengan akses terbatas (hanya kasir)
- Beberapa dengan akses laporan (manajer)

---

Pertimbangan Keamanan

Praktik Terbaik

1. Prinsip Hak Akses Minimum

   • Berikan akses minimum yang dibutuhkan untuk pekerjaan
   • Tinjau izin secara berkala
   • Hapus akses saat staf keluar

2. Pemisahan Tugas

   • Orang berbeda untuk penjualan dan penghitungan inventori
   • Tinjauan owner untuk laporan keuangan
   • Mata banyak pada penyesuaian stok

3. Pemantauan Aktivitas

   • Periksa Riwayat secara teratur
   • Tinjau edit transaksi
   • Pantau pola yang tidak biasa

Tanda Peringatan yang Perlu Diwaspadai

Tanda Peringatan	Tindakan
Edit transaksi yang sering	Tinjau dengan anggota staf
Akses di luar jam kerja	Verifikasi jika sah
Penyesuaian stok yang tidak biasa	Selidiki segera

---

Mengelola Akses Staff

Mengundang Staff

1. Buka Beranda → Staff
2. Ketuk tombol ”+”
3. Masukkan nomor telepon
4. Atur izin
5. Kirim undangan

Menghapus Staff

1. Buka Beranda → Staff
2. Temukan anggota staf
3. Ketuk “Hapus”
4. Konfirmasi penghapusan

⚠️ Penting: Staff yang dihapus segera kehilangan akses. Riwayat transaksi mereka tetap tersimpan untuk arsip.

Mengubah Izin

1. Pilih anggota staf
2. Aktifkan/nonaktifkan izin
3. Simpan perubahan

Izin diperbarui segera.

---

Skenario Izin Umum

Skenario 1: Kasir/Penjual

Kebutuhan: Dapat menjual tetapi tidak melihat biaya Pengaturan:

• Dapat stok keluar
• Dapat melihat produk
• Dapat menambah pelanggan
• Tidak dapat melihat harga beli
• Tidak dapat mengedit transaksi
• Tidak dapat mengakses laporan

Skenario 2: Manajer Inventori

Kebutuhan: Mengelola stok tetapi tidak keuangan Pengaturan:

• Dapat stok masuk/keluar/audit
• Dapat menambah/mengedit produk
• Dapat melihat laporan stok
• Tidak dapat melihat harga beli (opsional)
• Tidak dapat melihat laporan akuntansi

Skenario 3: Manajer/Supervisor

Kebutuhan: Menjalankan operasi dan melihat laporan Pengaturan:

• Semua izin stok
• Manajemen produk
• Melihat semua laporan
• Tidak dapat mengundang staff
• Tidak dapat mengubah langganan

Skenario 4: Akuntan/Buku Keeper

Kebutuhan: Melihat data tetapi tidak beroperasi Pengaturan:

• Melihat semua transaksi
• Mengakses semua laporan
• Melihat harga beli
• Tidak dapat membuat transaksi
• Tidak dapat mengedit produk

---

Pemecahan Masalah

”Staff tidak dapat melihat produk”

• Periksa apakah mereka memiliki izin untuk melihat produk
• Verifikasi mereka login ke bisnis yang benar
• Periksa apakah produk tersedia

”Staff tidak dapat mencatat penjualan”

• Pastikan izin “Stok Keluar” diaktifkan
• Periksa apakah mereka telah mencapai batas staff (langganan)
• Verifikasi stok tersedia

”Staff melihat harga yang salah”

• Mereka melihat harga beli bukan harga jual
• Hapus izin untuk melihat harga beli
• Staff seharusnya hanya melihat harga jual

”Tidak dapat mengundang lebih banyak staff”

• Periksa batas staff paket langganan Anda
• Gratis: 1 staff, Basic: 3 staff, Plus: 5 staff, Advance: tidak terbatas
• Upgrade langganan jika diperlukan

---

FAQ

Q: Bisakah saya memiliki banyak Owner? A: Tidak, setiap bisnis memiliki satu Owner yang membuatnya. Namun, Anda dapat memberikan izin ekstensif kepada anggota staff untuk bertindak sebagai manajer.

Q: Dapatkah Staff melihat transaksi satu sama lain? A: Ya, semua staff dapat melihat riwayat transaksi lengkap di bagian Riwayat, tergantung pada izin mereka.

Q: Apa yang terjadi saat saya menurunkan langganan? A: Batasan staff berlaku. Jika Anda memiliki lebih banyak staff daripada paket baru Anda, staff berlebih akan kehilangan akses sampai Anda meningkatkan atau menghapus pengguna.

Q: Dapatkah Staff menggunakan versi web? A: Ya, staff dapat login di web.kelola.co dengan izin yang sama seperti aplikasi mobile.

Q: Bagaimana saya tahu apa yang dapat dilakukan anggota staf? A: Buka Beranda → Staff, pilih pengguna, dan lihat daftar izin mereka.

Q: Bisakah Staff mengundang staff lain? A: Hanya jika Anda memberikan izin khusus untuk mengundang staff. Sebagian besar bisnis membatasi ini hanya untuk Owner.

Q: Berapa banyak staff yang dapat saya tambahkan? A: Tergantung pada langganan Anda:

• Gratis: 1 staff
• Basic: 3 staff
• Plus: 5 staff
• Advance: Staff tidak terbatas

---

Batas Staff per Paket Langganan

Paket	Batas Staff	Batas Produk	Batas Katalog
Gratis	1	100	1
Basic	3	500	3
Plus	5	2.000	5
Advance	Tidak terbatas	Tidak terbatas	Tidak terbatas